Xu Hướng 2/2024 # 24 Thủ Thuật Sử Dụng Nhân Viên Văn Phòng Cần Biết # Top 2 Xem Nhiều

Bạn đang xem bài viết 24 Thủ Thuật Sử Dụng Nhân Viên Văn Phòng Cần Biết được cập nhật mới nhất tháng 2 năm 2024 trên website Globaltraining.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.

1. Truy cập dữ liệu ngoại tuyến

Dù là dịch vụ dựa trên nền điện toán đám mây, Google Drive vẫn cho phép người dùng truy cập dữ liệu ngoại tuyến chỉ với vài phút thiết lập. Nói cách khác, bạn vẫn có thể xem và biên tập tài liệu của mình mà không cần kết nối Internet – nhưng phải với trình duyệt Chrome của Google.

Tuy khá tiện lợi, chế độ này cũng có một lưu ý mà bạn nên để ý là việc kích hoạt cần phải được thực hiện đơn lẻ trên từng máy tính khác nhau chứ không có giá trị mặc định – trừ khi bạn đang sử dụng Chromebook.

2. Chuyển Google Drive thành ổ cứng trên máy tính

Ngoài việc quản lý các tài liệu mà không cần kết nối Internet, Google Drive cũng cho phép bạn thực hiện đồng bộ dữ liệu giữa những thứ đang có trên kho đám mây với thư mục ngay trên ổ cứng của bạn (gần tương tự như mô hình của Dropbox) với các thao tác kéo thả tiện lợi. Để sử dụng chức năng này, bạn cần tải ứng dụng đồng bộ Google Drive cho hệ thống của mình (lưu ý chọn đúng phiên bản cho Windows hoặc Mac). Sau khi cài đặt xong, bạn sẽ có thể chọn một thư mục trên ổ đĩa của máy để đồng bộ theo thời gian thực dữ liệu với kho trực tuyến của mình trên Google Drive.

Dù chức năng đồng bộ dữ liệu mặc định đã cho phép đưa các tập tin từ ổ trực tuyến lên máy tính nhưng với tài liệu văn bản hoặc bảng tính được tạo ra từ Google Docs, cơ chế đó không thực sự hiệu quả. Những tập tin nhóm này được lưu ở chuẩn Docs độc quyền của Google – điều khiến cho chúng không thể được mở trên các ứng dụng văn phòng thông dụng như Microsoft Word.

Do đó, bạn sẽ cần tới một công cụ như Syncdocs – thứ cho phép đồng bộ dữ liệu từ Google Drive và thư mục trên ổ cứng máy tính như thông thường, nhưng sẽ có thể chuyển đổi các tập tin Docs của Google sang dạng tiêu chuẩn cho Microsoft Word hoặc Open Office và ngược lại.

Nhược điểm duy nhất? Bạn chỉ có một khoảng lưu trữ giới hạn đối với phiên bản miễn phí hoặc chấp nhận chi 19,95 USD để mở rộng thêm dung lượng và các chức năng khác.

5. Bổ sung hình ảnh dễ dàng hơn

Khi biên tập một tài liệu, bạn luôn có thể chèn thêm hình ảnh thông qua thanh công cụ phía trên màn hình. Tuy nhiên thực tế có một phương án đơn giản hơn: kéo và thả tập tin ảnh từ trong máy tính của bạn vào thẳng tài liệu. Nó sẽ tự động được chèn vào dòng soạn thảo.

Để thực hiện thao tác này, bạn có thể sử dụng trình đơn File hoặc nhấn phím tắt Ctrl+Alt+Shift+G.

Với nhiều người dùng, phím tắt là ‘món’ không thể thiếu với bất cứ ứng dụng nào – kể cả là Google Drive. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ các phím tắt mà dịch vụ này hỗ trợ bằng việc nhấn tổ hợp Ctrl + / từ bất cứ nơi nào trong trang web của Google Drive.

Thực tế, phần lớn người dùng Windows thường có thói quen biên tập tài liệu ở chế độ toàn màn hình để hạn chế tối đa sự phân tâm. Nếu bạn cũng nằm trong nhóm này, hãy tìm tới lệnh Full Screen trong trình đơn View của Google Docs.

Lệnh này sẽ ‘dẹp’ mọi thứ khỏi cửa sổ truy cập ‘,ngoại trừ phần nội dung của tài liệu đang mở. Để quay về chế độ hiển thị thông thường, bạn chỉ việc nhấn Esc mà thôi.

12. Quản lý dữ liệu hiệu quả hơn

Dù Google Drive cho phép bạn quản lý dữ liệu thông qua các thư mục, nhưng một thao tác có thể sẽ giúp việc phân loại nội dung trở nên hiệu quả hơn: đánh dấu mã màu cho từng đối tượng. Đây là chức năng tương tự như trong Finder của Mac OS X.

Để làm điều này, bạn chỉ việc nhấn chuột phải vào các thư mục trong Google Drive và chọn Change Color từ trình đơn hiện ra.

Hiện tại, Google Docs chưa cho phép bạn tạo phong bì với thiết kế riêng theo yêu cầu. Tuy nhiên, một ứng dụng của nhà phát triển thứ ba cho Chrome mang tên Envelopes for Google Docs sẽ bỏ sung chức năng còn thiếu này. Tất cả những gì bạn cần làm là cài ứng dụng rồi chạy nó. Tiện ích sẽ hỏi bạn kích thước phong bì bạn cần và tạo một tài liệu mới cho phép bạn in chính xác kích thước đó.

Nếu có ý định tải lên các tập tin PDF hoặc hình ảnh với kích thước lớn, bạn có thể sử dụng chức năng chuyển đổi định dạng của Google Drive. Nó sẽ rà quét và phát hiện văn bản trong PDF cũng như các hình ảnh sau đó đưa chúng vào một tập tin tài liệu có thể biên tập được.

Bạn có thể tìm thấy tuỳ chọn để làm điều này bằng việc nhấn vào biểu tượng bánh răng trong cửa sổ chính của Google Drive và xem mục Upload Settings.

Một khả năng thú vị của Google Docs là việc nó có thể dịch ngay các tài liệu sang ngôn ngữ khác cho bạn. Để sử dụng chức năng tiện lợi này, bạn chỉ việc nhấn vào trình đơn Tools khi đang biên tập tài liệu và chọn “Translate Document”.

Khi đó, ứng dụng sẽ đưa cho bạn danh sách các ngôn ngữ đích. Sau khi được xác nhận, nó sẽ chuyển toàn bộ nội dung tài liệu đang mở sang ngôn ngữ mới trong một tập tin văn bản mới.

Nếu thường xuyên phải lưu nhiều nội dung từ các trang web vào Google Drive của mình, bạn có thể xem xét sử dụng một phần mở rộng của Google Chrome mang tên “Save to Google Drive” để đơn giản hoá thao tác này.

Công cụ do chính Google phát triển này sẽ bổ sung thêm lệnh với cùng tên gọi vào trình đơn phím phải chuột của Chrome. Nó sẽ có thể lưu hình ảnh, tài liệu, ảnh chụp màn hình của nguyên trang web và thậm chí là các tập tin hình ảnh, phim vào thẳng Google Drive.

Dù công nghệ fax đã khá cũ kĩ, nó vẫn là một trong những hình thức chuyển văn bản thông dụng hiện tại. Với một phần mở rộng mang tên HelloFax, bạn có thể yêu cầu Google Drive vận hành như máy fax của chính mình.

Nếu trả thêm một khoản phí (theo tháng hoặc theo năm), bạn có thể mở rộng thêm giới hạn này và sử dụng một số tính năng mới – kể cả nhận fax gửi tới thông qua dịch vụ này với một số điện thoại chọn trước.

19. Khởi tạo tài liệu nhanh chóng

Bạn có thể tiết kiệm thời gian đáng kể bằng cách đặt nút khởi tạo tài liệu mới nhanh cho Google Docs ngay trên trình duyệt Chrome. Bạn chỉ cần cài phần mở rộng (Extension) mang tên Google Docs Quick Create và nút bấm mới này sẽ xuất hiện cho phép bạn tạo nhanh không chỉ tập tin văn bản mà cả bảng tính và các bản trình chiếu.

Bạn có thể tạo ra các bảng trưng cầu ý kiến từ Google Drive bằng việc mở trình đơn Tools trong một bảng tính Google Docs và chọn “Create a form” sau đó làm theo các bước hướng dẫn. Với tính năng này, bạn có thể kết hợp mọi loại hình câu hỏi như văn bản đơn thuần, chọn câu trả lời có sẵn (với hộp kiểm) hoặc nhiều loại hình khác.

Với tài liệu văn bản thông thường, Google Docs vận hành khá tốt, tuy nhiên nếu bạn thường xuyên làm việc với các đoạn mã máy tính, ứng dụng Chrome mang tên Drive Notepad sẽ là lựa chọn hợp lý hơn. Nó cho phép bạn xem và chỉnh sửa văn bản đơn thuần rồi lưu vào ổ Google Drive. Điểm mạnh của công cụ này là cho phép đánh dấu các cú pháp lệnh hay các đoạn mã của những ngôn ngữ lập trình thông dụng ví dụ như HTML, Python, Perl, Ruby hay JSON…

Với các doanh nghiệp thường xuyên có dự án chung, việc sử dụng Google Drive để theo dõi, lên kế hoạch cũng là điều khả thi – với ứng dụng Chrome mang tên Gantter. Nó cho phép lập lịch trình theo đúng những gì các doanh nghiệp cần tới.

24. Biến Google Drive thành kho đám mây đa nền tảng

Các Thủ Thuật Máy Tính Hiệu Quả Cho Nhân Viên Văn Phòng

Các thủ thuật máy tính hiệu quả Các thủ thuật máy tính mở lại tab vô tình bị đóng

Nếu bạn muốn mở lại tab vô tình bị đóng, hãy bấm Control/Command (cho máy Mac) + Shift + T, và tab bị đóng sẽ xuất hiện lại một cách thần kỳ.

Chụp ảnh lại một phần màn hình

Nếu bạn chỉ muốn chụp ảnh một phần màn hình, đây là cách đơn giản nhất để làm việc đó, dù bạn dùng máy Mac hay một Windows PC:

Với máy Mac, hãy bấm Command + Shift + 4 và công cụ này xẽ xuất hiện. Chỉ cần kéo thả vào đúng phần màn hình mà bạn muốn chụp. Thả tay và thế là ảnh sẽ được lưu luôn vào desktop,

Đối với máy Windows, vào Start và chọn Snipping Tool.

Thực hiện lại lệnh vừa làm trên Exel

Các thủ thuật máy tính quá đơn giản, chỉ cần F4, thế là xong. Ví dụ, bạn đặt lệnh bôi đen một cell và tô vàng toàn bộ. Bây giờ, để tô vàng một cell khác, bạn chỉ cần bôi đen ô đó và bấm F4.

Các thủ thuật máy tính cho người mới Sao chép một tập tin bằng cách kéo thả Tạm ngừng video đang phát trên YouTube

Bạn sẽ bấm nút nào để tạm ngừng video đang phát trên YouTube? Cách trống chăng? Nếu vậy thì bạn nhầm to rồi. Để tạm ngừng một video trên YouTube, hãy bấm phím K, để phát tiếp, lại bấm lại phím K. Để tua nhanh về trước 10 giây, bấm J, để tua lùi 10 giây, bấm L.

Chuyển cửa sổ đến bất cứ phía nào trên màn hình hoặc sang màn hình tiếp theo Các phím tắt đơn giản hiệu quả

Như bạn đã biết sử dụng phím cách để tạm dừng một video trên YouTube nhưng có thể bạn không biết sử dụng phím K cũng cho kết quả tương tự. Ngoài ra bạn có thể sử dụng phím J và L sẽ tua lại hoặc tua đi 10 giây, M để tắt tiếng.

Nhấn print screen trên bàn phím là cách dễ nhất để chụp ảnh màn hình. Nhưng Windows và macOS cung cấp một số cách khác để chụp màn hình. Bạn có thể sử dụng Monosnap (Mac, Windows), một công cụ đơn giản, tốc độ và hỗ trợ đa nền tảng.

Menu Windows Power User

Các thủ thuật máy tính bạn có thể mở menu Windows Power User bằng cách nhấp chuột phải vào dưới cùng bên trái của nút Start trên Windows 8 và 10 để mở menu ngữ cảnh với các phím tắt cho các tùy chọn nguồn, trình xem sự kiện, quản lý thiết bị, v.v… Menu này cũng có thể truy cập bằng cách nhấn phím Windows + X.

Dễ dàng trích xuất hình ảnh từ tệp Word (.docx)

Thay đổi tên tệp từ .docx thành .zip và mở tệp. Hình ảnh sẽ nằm trong một trong những thư mục này.

Tìm hoặc xóa các tập tin lớn lãng phí không gian lưu trữ

Một công cụ tiện dụng được gọi là Space Sniffer có thể được sử dụng để dễ dàng tìm thấy những tập tin và thư mục đang chiếm nhiều không gian nhất trên ổ đĩa. Từ đó, bạn có thể xóa chúng và giải phóng không gian lưu trữ. Các lựa chọn Windows khác (miễn phí) bao gồm WinDirStat và TreeSize. Trên macOS bạn có thể sử dụng Finder hoặc Siri để tìm các tệp lớn mà không cần ứng dụng của bên thứ ba.

Giảm chương trình chạy khi khởi động

Nếu máy tính khởi động chậm thì có thể do có quá nhiều chương trình chạy khi khởi động. Thật dễ dàng để giảm những chương trình này và làm máy tính khởi động nhanh hơn. Tuy nhiên bạn nên kiểm tra các chương trình xóa khi khởi động để không làm sụp đổ hệ thống.

Windows: Mở trình quản lý tác vụ ( Ctrl + Shift + Esc) và đi tới tab khởi động để định cấu hình những chương trình bạn muốn khởi chạy cùng với hệ thống.

Windows 7 và phiên bản trước đó: Mở Run (phím Windows + R) và nhập msconfig để truy cập cửa sổ có phần khởi động tương tự.

Lộc Đạt-tổng hợp

Tham khảo ( quantrimang, zingnews, … )

20 Thủ Thuật Sử Dụng Máy Tính Nhanh Dành Riêng Cho Dân Văn Văn Phòng

20 thủ thuật máy tính cho dân văn phòng đơn giản, hữu hiệu 1. Mail merge

Mail merge – trộn thư là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

Thủ thuật máy tính cho dân văn phòng: trộn Mial merge trong word như sau

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, chọn Letters trong Select document type rồi nhấn Next: Starting document.

Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

Bước 4: Trong Select recipients, chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới rồi nhấn Next: Write your letter.

Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.

Bước 6: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.

Bước 7: Trong Mail Merge Recipients, bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó trong Data Source, sau đó nhấn OK.

Bước 10: Hộp thoại Insert Merge Field xuất hiện, bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn ” Insert” để chèn. Sau đó nhấn ” close” để đóng.

Bước 13: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters. Sau đó chọn All và nhấn OK

2. Chèn file PDF vào EXCEL

Do nhu cầu công việc cần liên kết các file với nhau nên đôi lúc bạn cần chèn file word hay pdf vào bảng tính excel để công việc của bạn được thuận tiện hơn, dễ dàng hơn.

Bước 1: Vào vị trí cần chèn file

Bước 2: Tại Create New chọn Adobe Acrobat Document từ Menu Object type.

Chọn change icon để thay đổi

Nhấn chọn OK để thay đổi

3. Cách chụp ảnh lại một phần màn hình

Nếu bạn chỉ muốn chụp ảnh một phần màn hình, đây là thủ thuật máy tính cho dân văn phòng đơn giản nhất để làm việc đó, dù bạn dùng máy Mac hay một Windows PC:

Với máy Mac: Command + Shift + 4 và công cụ này xẽ xuất hiện. Chỉ cần kéo thả vào đúng phần màn hình mà bạn muốn chụp. Thả tay và thế là ảnh sẽ được lưu luôn vào desktop,

4. Mở lại tab đã đóng

Nếu bạn vô tính đóng một tab chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + T để mở lại tab vừa mới đóng.

Trên máy Mac: nhấn Cmd + Shift + T.

5. Tính năng snap và đa màn hình Windows

Nhấn phím ” Windows + phím mũi” tên sẽ khiến các cửa sổ nhanh chóng thu nhỏ về một bên của màn hình.

6. Bảo vệ tệp bằng mật khẩu

Một cách đơn giản để ngăn chặn người khác truy cập vào các tệp quan trọng của bạn là mã hóa tệp. Có thể bạn đã sở hữu 7-Zip, WinRAR, The Unarchiver, hoặc một phần mềm tương đương, tạo một kho lưu trữ mới, chọn để mã hóa nội dung và mật khẩu bảo vệ.

7. Sao chép một tập tin bằng cách kéo thả 8. Chuyển cửa sổ đến bất cứ phía nào trên màn hình hoặc sang màn hình tiếp theo

Bạn chọn Windows kèm theo một phím mũi tên (phải, trái, trên, dưới), cửa sổ hiện tại của bạn sẽ được chuyển sang các phía tương ứng của màn hình.

Tương tự, khi bạn bấm Windows + Shift + phím mũi tên, bạn sẽ di chuyển cửa sổ Windows đến bất cứ màn hình nào ở phía tương ứng.

9. Xóa bộ nhớ đệm trong vài giây

Một thủ thuật máy tính cho dân văn phòng là xóa nhanh bộ nhớ đệm, chỉ cần bấm “Control + Shift + R”, t hao tác này cũng sẽ làm mới trang của bạn.

10. Khóa máy nhanh

Nếu bạn cần đứng lên ra ngoài trong vài phút và không muốn ai ngó vào màn hình máy tính, công trình dở dang của mình đang làm, thì bạn hãy ngay lập tức bấm tổ hợp phím ” Windows + L”

11. Biến một cửa sổ trình duyệt thành công cụ chỉnh sửa văn bản

Bấm Control/Command + 0 để đưa về cỡ màn hình mặc định

Control/Command + dấu “+” để phóng to

Control/Command + dấu “- ” để thu nhỏ

13. Giảm chương trình chạy khi khởi động

Nếu máy tính khởi động chậm thì có thể do có quá nhiều chương trình chạy khi khởi động. Để giảm những chương trình này và làm máy tính khởi động nhanh hơn trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên bạn nên kiểm tra các chương trình xóa khi khởi động để không làm sụp đổ hệ thống.

Windows: Mở trình quản lý tác vụ “Ctrl + Shift + Esc” và đi tới tab khởi động để định cấu hình những chương trình bạn muốn khởi chạy cùng với hệ thống.

14. Phím tắt cho YouTube

Như bạn đã biết sử dụng phím cách để tạm dừng một video trên YouTube nhưng có thể bạn không biết sử dụng phím K cũng cho kết quả tương tự. Ngoài ra bạn có thể sử dụng phím J và L sẽ tua lại hoặc tua đi 10 giây, M để tắt tiếng.

15. Thư mục Control Panel ẩn của Windows

Windows cung cấp Control Panel chứa tất cả các cài đặt hệ điều hành, giúp người dùng dễ dàng tinh chỉnh mọi thứ từ hình nền máy tính để bàn đến thiết lập VPN.

Để vào chế độ này, tạo một thư mục mới với tên chính xác như thế này God Mode.{ED7BA470-8E54-465E-825C-99712043E01C}. Biểu tượng thư mục sẽ chuyển thành biểu tượng của Control Panel và bạn có thể truy cập và thay đổi tất cả các loại cài đặt.

16. Sử dụng Spotlight

Tìm kiếm tích hợp sẵn của Windows không phải là vô ích, nhưng nó chắc chắn không đáng tin cậy và chậm. Tuy nhiên Spotlight của macOS là công cụ “thông minh”. Bạn hãy nhấn tổ hợp phím “Cmd + phím cách” để mở một ứng dụng bằng cách chỉ cần gõ 2 đến 3 ký tự đầu tiên của tên ứng dụng, nó sẽ tìm kiếm các tập tin hoặc thậm chí làm các phép tính.

17. Chuyển đổi giữa các cửa sổ đang mở

Trong macOS sử dụng phím tắt “Cmd + Tab”

18. Khởi động chương trình bằng các phím nóng 19.Thủ thuật máy tính cho dân văn phòng: Đóng cửa sổ/tab hiện tại

Nhất nút X để tắt cửa sổ hiện tại? Không cần mất thời gian như vậy đâu, chỉ cần nhấn Ctrl + W và cửa sổ hiện tại sẽ đóng lại.

20.Sử dụng duyệt web riêng tư Bật mí cách đánh máy nhanh dành cho dân văn phòng

Bước 1: Trước tiên, bạn mở Unikey lên, nhấn vào mở rộng ở mục tùy chọn gõ tắt bạn tích vào 2 ô như hình dưới, sau đó nhấn đóng để lưu thiết lập lại.

Bước 2: Bạn hãy nhấp chuột phải vào Unikey nhấn vào Bật tính năng gõ tắt

Bước 3: Tiếp tục bạn nhấy phải chuột và chọn Soạn bảng gõ tắt…

Bước 4: Ở bước này một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn nhập từ khóa viết tắt ở mục Thay thế, sau đó viết tên đầy đủ vào ô Bởi.

Như vậy là bạn đã có thể thực hiện xong các bước cài đặt để có thể đánh máy nhanh hơn rồi.

24 Thủ Thuật Google Drive Hữu Ích Cho Dân Văn Phòng

1. Truy cập dữ liệu ngoại tuyến

Dù là dịch vụ dựa trên nền điện toán đám mây, Google Drive vẫn cho phép người dùng truy cập dữ liệu ngoại tuyến chỉ với vài phút thiết lập. Nói cách khác, bạn vẫn có thể xem và biên tập tài liệu của mình mà không cần kết nối Internet – nhưng phải với trình duyệt Chrome của Google.

Để làm điều này, từ trong Chrome, bạn cài ứng dụng Drive của Google cung cấp rồi truy cập vào chúng tôi sau đó nhấn vào tuỳ chọn More Option trong trình đơn phía bên trái, chọn tiếp Offline để kích hoạt việc truy cập ngoại tuyến với toàn bộ các tài liệu trong Google Drive trên máy tính đang sử dụng.

Tuy khá tiện lợi, chế độ này cũng có một lưu ý mà bạn nên để ý là việc kích hoạt cần phải được thực hiện đơn lẻ trên từng máy tính khác nhau chứ không có giá trị mặc định – trừ khi bạn đang sử dụng Chromebook.

2. Chuyển Google Drive thành ổ cứng trên máy tính

Ngoài việc quản lý các tài liệu mà không cần kết nối Internet, thủ thuật Google Drive này cũng cho phép bạn thực hiện đồng bộ dữ liệu giữa những thứ đang có trên kho đám mây với thư mục ngay trên ổ cứng của bạn (gần tương tự như mô hình của Dropbox) với các thao tác kéo thả tiện lợi. Để sử dụng chức năng này, bạn cần tải ứng dụng đồng bộ Google Drive cho hệ thống của mình (lưu ý chọn đúng phiên bản cho Windows hoặc Mac). Sau khi cài đặt xong, bạn sẽ có thể chọn một thư mục trên ổ đĩa của máy để đồng bộ theo thời gian thực dữ liệu với kho trực tuyến của mình trên Google Drive.

3. Mở rộng chức năng đồng bộ dữ liệu

Dù chức năng đồng bộ dữ liệu mặc định đã cho phép đưa các tập tin từ ổ trực tuyến lên máy tính nhưng với tài liệu văn bản hoặc bảng tính được tạo ra từ Google Docs, cơ chế đó không thực sự hiệu quả. Những tập tin nhóm này được lưu ở chuẩn Docs độc quyền của Google – điều khiến cho chúng không thể được mở trên các ứng dụng văn phòng thông dụng như Microsoft Word. Do đó, bạn sẽ cần tới một công cụ như Syncdocs – thứ cho phép đồng bộ dữ liệu từ Google Drive và thư mục trên ổ cứng máy tính như thông thường nhưng sẽ có thể chuyển đổi các tập tin Docs của Google sang dạng tiêu chuẩn cho Microsoft Word hoặc Open Office và ngược lại. Nhược điểm duy nhất? Bạn chỉ có một khoảng lưu trữ giới hạn đối với phiên bản miễn phí hoặc chấp nhận chi 19,95 USD để mở rộng thêm dung lượng và các chức năng khác.

4. Kéo-thả các tập tin

Bạn có một tập tin muốn đưa lên Drive càng nhanh càng tốt? Thay vì phải thực hiện các lệnh sao chép hay tải lên phức tạp, hãy đơn giản kéo và thả chúng vào trang Drive đang mở. Thủ thuật Google Drive này sẽ ngay lập tức kích hoạt việc tải lên mà không cần bạn phải can thiệp thêm bất cứ điều gì.

5. Bổ sung hình ảnh dễ dàng hơn

Khi biên tập một tài liệu, bạn luôn có thể chèn thêm hình ảnh vào thông qua thanh công cụ phía trên màn hình. Tuy nhiên thực tế có một phương án đơn giản hơn: kéo và thả tập tin ảnh từ trong máy tính của bạn vào thẳng tài liệu. Nó sẽ tự động được chèn vào dòng soạn thảo.

6. Tìm kiếm các liên kết

Khi thêm một liên kết vào tài liệu bằng cách nhấn Ctrl+K hoặc sử dụng thanh công cụ phía trên màn hình, bạn chỉ việc gõ một đoạn đầu vào hộp thoại, Google sẽ tự động tìm kiếm trên web theo nội dung bạn nhập và đưa ra liên kết URL để bạn chọn nhanh theo ý muốn.

7. Theo dõi các thay đổi

Google Docs không có chức năng theo dõi thay đổi (Track Changes) như trong Microsoft Word – dù nhiều người dùng thường xuyên cần tới tính năng cực kì tiện dụng này. Tuy nhiên, bạn có thể kiểm tra lại danh sách chi tiết những thay đổi đối với tài liệu của mình hoặc thậm chí tìm lại các phiên bản cũ của chúng, hãy mở chức năng Revision History của Google Docs. Để thực hiện thao tác này, bạn có thể sử dụng trình đơn File hoặc nhấn phím tắt Ctrl+Alt+Shift+G.

Với nhiều người dùng, phím tắt là món không thể thiếu với bất cứ ứng dụng nào – kể cả là Google Drive. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ các phím tắt mà dịch vụ này hỗ trợ bằng việc nhấn tổ hợp Ctrl + / từ bất cứ nơi nào trong trang web của Google Drive.

9. Tăng cường sự tập trung với chức năng toàn màn hình

Thực tế, phần lớn người dùng Windows thường có thói quen biên tập tài liệu ở chế độ toàn màn hình để hạn chế tối đa sự phân tâm. Nếu bạn cũng nằm trong nhóm này, hãy tìm tới lệnh Full Screen trong trình đơn View của Google Docs. Lệnh này sẽ “dẹp” mọi thứ khỏi cửa sổ truy cập ngoại trừ phần nội dung của tài liệu đang mở. Để quay về chế độ hiển thị thông thường, bạn chỉ việc nhấn Esc mà thôi.

10. Chia sẻ dữ liệu với người dùng khác 11. Tuỳ biến giao diện

Bạn có thể thay đổi giao diện của Google Drive để phù hợp với thói quen làm việc của mình hơn. Để làm điều này, từ cửa sổ chính của Drive, bạn nhấn chuột vào nút nhỏ bên góc phải (biểu tượng với bốn ô vuông nhỏ) để chuyển chế độ hiển thị từ danh sách sang dạng lưới biểu tượng trực quan hơn. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấn vào biểu tượng bên cạnh đó (với các dòng kẻ ngang) để trở lại chế độ cũ.

Bên trái hai biểu tượng kể trên, bạn cũng sẽ nhìn thấy cơ chế chuyển đổi sắp xếp các tập tin. Nhấn vào biểu tượng hình bánh răng, thủ thuật Google Drive này cho phép bạn thay đổi mật độ hiển thị tập tin trên cửa sổ ứng dụng theo nhiều chế độ khác nhau.

12. Quản lý dữ liệu hiệu quả hơn

Dù Google Drive cho phép bạn quản lý dữ liệu thông qua các thư mục nhưng một thao tác có thể sẽ giúp việc phân loại nội dung trở nên hiệu quả hơn: đánh dấu mã màu cho từng đối tượng. Đây là chức năng tương tự như trong Finder của Mac OS X. Để làm điều này, bạn chỉ việc nhấn chuột phải vào các thư mục trong Google Drive và chọn Change Color từ trình đơn hiện ra.

13. Thiết kế phong bì riêng

Hiện tại, Google Docs chưa cho phép bạn tạo phong bì với thiết kế riêng theo yêu cầu. Tuy nhiên, một ứng dụng của nhà phát triển thứ ba cho Chrome mang tên Envelopes for Google Docs sẽ bỏ sung chức năng còn thiếu này. Tất cả những gì bạn cần làm là cài ứng dụng rồi chạy nó. Tiện ích sẽ hỏi bạn kích thước phong bì bạn cần và tạo một tài liệu mới cho phép bạn in chính xác kích thước đó.

14. Chuyển đổi định dạng tập tin

Nếu có ý định tải lên các tập tin PDF hoặc hình ảnh với kích thước lớn, bạn có thể sử dụng chức năng chuyển đổi định dạng của Google Drive. Nó sẽ rà quét và phát hiện văn bản trong PDF cũng như các hình ảnh sau đó đưa chúng vào một tập tin tài liệu có thể biên tập được. Bạn có thể tìm thấy tuỳ chọn để làm điều này bằng việc nhấn vào biểu tượng bánh răng trong cửa sổ chính của Google Drive và xem mục Upload Settings.

15. Tra cứu thông tin nhanh 16. Dịch tài liệu ngay trong Google Docs

Một thủ thuật Google Drive khá thú vị là việc nó có thể dịch ngay các tài liệu sang ngôn ngữ khác cho bạn ngay trên Google Docs. Để sử dụng chức năng tiện lợi này, bạn chỉ việc nhấn vào trình đơn Tools khi đang biên tập tài liệu và chọn “Translate Document”. Khi đó, ứng dụng sẽ đưa cho bạn danh sách các ngôn ngữ đích. Sau khi được xác nhận, nó sẽ chuyển toàn bộ nội dung tài liệu đang mở sang ngôn ngữ mới trong một tập tin văn bản mới.

17. Đơn giản hoá quá trình lưu tập tin

Nếu thường xuyên phải lưu nhiều nội dung từ các trang web vào Google Drive của mình, bạn có thể xem xét sử dụng một phần mở rộng của Google Chrome mang tên “Save to Google Drive” để đơn giản hoá thao tác này. Công cụ do chính Google phát triển này sẽ bổ sung thêm lệnh với cùng tên gọi vào trình đơn phím phải chuột của Chrome. Nó sẽ có thể lưu hình ảnh, tài liệu, ảnh chụp màn hình của nguyên trang web và thậm chí là các tập tin hình ảnh, phim vào thẳng Google Drive.

18. Biến Google Drive thành máy fax

Dù công nghệ fax đã khá cũ kĩ, nó vẫn là một trong những hình thức chuyển văn bản thông dụng hiện tại. Với một phần mở rộng mang tên HelloFax, bạn có thể yêu cầu Google Drive vận hành như máy fax của chính mình.

Sau khi cài đặt HelloFax qua Chrome như mọi ứng dụng khác, bạn nhấn chuột phải vào bất kì tài liệu nào trong danh sách Google Drive và tuỳ chọn fax sẽ hiện ra. Hiện tại, dịch vụ của HelloFax cho phép gửi miễn phí 50 trang văn bản mỗi tháng. Nếu trả thêm một khoảng phí (theo tháng hoặc theo năm), bạn có thể mở rộng thêm giới hạn này và sử dụng một số tính năng mới – kể cả nhận fax gửi tới thông qua dịch vụ này với một số điện thoại chọn trước.

19. Khởi tạo tài liệu nhanh chóng

Bạn có thể tiết kiệm thời gian đáng kể bằng cách đặt nút khởi tạo tài liệu mới nhanh cho Google Docs ngay trên trình duyệt Chrome. Bạn chỉ cần cài phần mở rộng (Extension) mang tên Google Docs Quick Create và nút bấm mới này sẽ xuất hiện cho phép bạn tạo nhanh không chỉ tập tin văn bản mà cả bảng tính và các bản trình chiếu.

20. Yêu cầu Google Drive lập bảng thu thập dữ liệu

Bạn có thể tạo ra các bảng trưng cầu ý kiến từ Google Drive bằng việc mở trình đơn Tools trong một bảng tính Google Docs và chọn “Create a form” sau đó làm theo các bước hướng dẫn. Với tính năng này, bạn có thể kết hợp mọi loại hình câu hỏi như văn bản đơn thuần, chọn câu trả lời có sẵn (với hộp kiểm) hoặc nhiều loại hình khác.

21. Biến Google Drive thành công cụ viết mã

Với tài liệu văn bản thông thường, Google Docs vận hành khá tốt, tuy nhiên nếu bạn thường xuyên làm việc với các đoạn mã máy tính, ứng dụng Chrome mang tên Drive Notepad sẽ là lựa chọn hợp lý hơn. Nó cho phép bạn xem và chỉnh sửa văn bản đơn thuần rồi lưu vào ổ Google Drive. Điểm mạnh của công cụ này là cho phép đánh dấu các cú pháp lệnh hay các đoạn mã của những ngôn ngữ lập trình thông dụng ví dụ như HTML, Python, Perl, Ruby hay JSON…

22. Chuyển lịch làm việc doanh nghiệp vào Google Drive 23. Tìm kiếm bên ngoài Google Drive

Với thiết bị di động Android, bạn còn có thể sử dụng chức năng Voice Search để thực hiện tìm kiếm theo cách tương tự nhưng với khẩu lệnh.

24. Biến Google Drive thành kho đám mây đa nền tảng

Một Số Thủ Thuật Sử Dụng Gmail Hữu Ích Cho Dân Văn Phòng

Hiển thị thông báo ngay khi có thư mới với trình duyệt Google Chrome và Firefox.

Chrome và Firefox có một hệ thống thông báo của riêng hai trình duyệt này và Gmail đã tận dụng rất tốt điều đó. Mỗi khi bạn có email mới, miễn là trình duyệt đang mở thì bạn có thể nhanh chóng được thông báo bằng một hộp thoại nhỏ nhỏ gần thanh đồng hồ (với Windows) hoặc ở góc trên bên phải màn hình (với OS X). Khi nhấp vào thông báo, bạn sẽ được chuyển đến ngay email vừa đến, từ đó xem hoặc trả lời một cách cực kỳ nhanh chóng. Thay vì sử dụng các ứng dụng quản lý mail riêng thì bạn có thể xài tính năng Notification này cho tiện và lại nhẹ nhàng nữa.

New Mail Notifications – xem thông báo khi mọi email được gửi vào hộp thư.

Important Mail Notifications – chỉ thông báo các thư nào được đánh dấu quan trọng.

Mail Notifications Off – không thông báo thư.

Khi đã thiết lập xong thì nhấn nút Save Changes ở cuối màn hình là xong.

Một số phím tắt thông dụng:

Ctrl + B: in đậm văn bản.

Ctrl + I: in nghiêng văn bản.

Ctrl + U: gạch chân văn bản đã chọn.

Ctrl + Shift + 7: Tạo danh sách đánh số đầu dòng.

Ctrl + Shift + 8: Tạo danh sách đánh bullet đầu dòng.

Ctrl + K: chèn nhanh đường link vào văn bản đã chọn

C: tạo nhanh một thư mới.

D: tạo thư mới trong một tab riêng biệt.

F: chuyển tiếp thư.

E: lưu trữ thư.

/: thực hiện tìm kiếm.

Shift + I: đánh dấu là đã đọc.

Shift + U: đánh dấu là chưa đọc.

Ctrl + S: lưu bản nháp của thư đang soạn thảo.

Lưu trữ email

Bạn có biết rằng những thư đã đọc xong ngoài việc xóa đi thì bạn còn có thể lưu trữ (archive) chúng hay không? Tính năng này rất tuyệt vời bởi vì bạn có thể đảm bảo rằng hộp thư của mình luôn sạch sẽ trong khi vẫn giữ lại đầy đủ những email quan trọng, không lo đến chuyện khi cần thì đã lỡ xóa mất. Để lưu trữ thư, tất cả những gì bạn cần làm đó là chọn lấy các email mong muốn và nhấn nút Archive như đánh dấu trong hình bên dưới. Còn khi muốn tìm lại, bạn có thể tìm bằng hộp Search của Gmail.

Gmail Offline

Bạn có biết rằng bạn có thể đọc và trả lời thư ngay cả khi bạn không có kết nối Internet? Bạn có thể sử dụng trình duyệt Chrome kết hợp với Gmail Offline Chrome Apps để thực hiện các hành động của mình. Tất cả những hành động này sẽ được đưa vào một hàng đợi và ngay khi có mạng trở lại thì chúng sẽ lần lượt được thực thi.

Những Thủ Thuật Cần Biết Khi Sử Dụng Smartphone Android

Giới thiệu và Những thủ thuật Android cần biết

Chú ý: Bài viết này được thực hiện bởi Xuân Min, thành viên của web CÓ GÌ HAY – Tiếp theo, mình sẽ chia sẻ tới bạn đọc những thủ thuật hữu ích để trở thành “bậc thầy Android”. Xin mời các bạn theo dõi.

Bài viết được viết bởi XuanMin – thành viên website chúng tôi

Những thủ thuật Android cần biết

1. KHÔNG THOÁT ỨNG DỤNG KHI KHÔNG SỬ DỤNG

Có một thói quen mà người dùng các thiết bị Android (hoặc iOS) mặc định cho là đúng, đó là phải thường xuyên đóng các ứng dụng đang chạy đa nhiệm để giúp máy tiết kiệm pin hơn. Chúng ta đều nghĩ rằng tài nguyên máy sẽ được giải phóng và bản thân hệ điều hành ít hoạt động hơn, từ đó lượng pin tiêu hao sẽ giảm. Tuy nhiên, Scotty Loveless – một cựu nhân viên của Apple từng làm việc ở quầy kỹ thuật Genius Bar – đã chỉ ra rằng điều này là sai hoàn toàn.

4. CHỈ DÙNG ĐÈN FLASH LED KHI CẦN THIẾT

Đèn flash LED trên máy Android có tác dụng chiếu sáng chủ thể khi chúng ta chụp ảnh trong môi trường tối hoặc soi sáng trong bóng tối . Nhưng mình thấy có một số bạn luôn để flash bật, tức là dù đủ sáng rồi mà vẫn đánh đèn lên, nhất là khi chụp ngoài trời. Mình có hỏi thì các bạn đó bảo là cho người khác biết khi nào chụp xong.

7. SỬ DỤNG TÍNH NĂNG MỚI TỪ BẢN CẬP NHẬT ANDROID

Nhiều người dùng Android thường không để ý đến những tính năng hữu ích mới mà hệ điều hành này mang lại.

+ Trên phiên bản hệ điều hành Android 7.0 Nougat: Chế độ chia đôi màn hình cho phép bạn xem YouTube và chat trên WhatsApp cùng một lúc.

+ Trên phiên bản hệ điều hành Android 8.0 Oreo: Tính năng Picture-in-Picture (có thể thu nhỏ video đang phát và kéo tới bất kỳ vị trí nào trên màn hình) hay Notification Snooze (tắt thông báo trong một quãng thời gian nhất định).

Với cách làm này, điện thoại Android trông sẽ chuyên nghiệp hơn rất nhiều, người dùng chỉ cần di chuyển, cài đặt chúng lên màn hình chính để nhanh chóng tiếp cận bằng cách nhấn giữ ở bất kỳ khoảng trống nào trên màn hình và chọn Tiện ích (Widget) ở phía dưới.

Cách chơi game EASTER EGG với nhiều bạn cùng một lúc trên điện thoại Android được thiết lập như sau:

(1) Mọi người hãy đi đến phần giới thiệu thông tin thiết bị rồi nhấn nhiều lần vào mục Phiên bản Android.

(2) Nhấn nhiều lần vào biểu tượng chữ tượng trưng cho phiên bản Android trên màn hình cho đến khi emoji hình chú mèo hiện ra.

14. TẬN DỤNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ TẬP TIN TÍCH HỢP

Để quản lý tệp tin & thư mục trên Android, giờ đây các bạn sẽ không cần phải tải cài đặt thêm một ứng dụng nào khác nữa.

Tại đây, bạn có thể tìm toàn bộ thông tin trên bộ nhớ và xử lý tập tin mình cần.

LỜI KẾT

Cập nhật thông tin chi tiết về 24 Thủ Thuật Sử Dụng Nhân Viên Văn Phòng Cần Biết trên website Globaltraining.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!