Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Thủ Thuật Thêm Dòng Trong Excel Dân Văn Phòng Nên Biết Phục Vụ Công Việc Hiệu Quả được cập nhật mới nhất trên website Globaltraining.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Excel là một phần mềm cơ bản được sử dụng rất nhiều trong công việc ở tất cả mọi lĩnh vực nghề nghiệp. Đối với dân văn phòng hay những công việc thường xuyên nhập số liệu như việc làm kế toán, tài chính thì excel chắc chắn là phần mềm không thể thiếu. Tuy nhiên, nhiều thao tác cơ bản của excel như thêm dòng, chèn cột nhiều người vẫn loay hoay không biết.
Hướng dẫn cách chèn dòng trong excel
Cách chèn hàng trong excel theo các tùy chọn trên trình đơn
Các bước thao tác của phương pháp sử dụng các tùy chọn trên trình đơn bằng chức năng Insert như sau:
Bước 1: Chọn một hay nhiều dòng nơi sẽ chèn dòng. Bạn cần thực hiện thao tác này bạn cần lựa chọn các ô ở vị trí cần chèn, tiếp đó nhấn tổ hợp phím tắt ” Shift + Space” để khiến chúng tạo thành dòng.
Chọn các ô cần chèn dòngTips: Bạn có thể chọn toàn bộ những dòng bạn cần lựa chọn thao tác bằng nút số dòng. Với thao tác này bạn sẽ đánh dấu được những dòng mình muốn chọn.
Cách chọn dòng cần chèn nhanhBước 2: Bạn tiếp tục chuyển đến tab ” Home” trong Excel và nhấp vào khu vực biểu tượng ” Insert “.
+ Khi thực hiện xong các dòng mới sẽ được thêm vào phía bên trên khu vực những dòng bạn đã lựa chọn khi nãy.
Bước 1: Bạn cần chọn những ô có dòng trống cần xuất hiện và nhấn tổ hợp phím: ” Shift + Space “.
Bước 2: Khi đã thực hiện thao tác lựa chọn, bạn cần nhấn chuột phải vào trong vùng lựa chọn và chọn ” Insert ” từ danh sách.
Lưu ý: Nếu các ô chứa bất kỳ định dạng nào, hãy sử dụng biểu tượng ” Insert Options “.
Hướng dẫn cách insert nhiều dòng trong excel bằng phím tắt
Sau khi hoàn tất thao tác trên bạn sẽ nhìn thấy các dòng mới nhanh lập tức đã được chèn thêm vào.
Chèn dòng trong excel khi có cột dữ liệu bên phải
Trong trường hợp bạn muốn chèn dòng nhưng lại vướng dữ liệu khu vực bên phải bảng tính sẽ không thể thực hiện các thao tác trên được. Vậy trong tình huống này bạn phải làm gì? Bởi nó sẽ có khoảng trống ở khu vực bạn không mong muốn.
Trong trường hợp đó, có một giải pháp dành cho bạn, vẫn giữ được dữ liệu ở khu bên phải mà vẫn thêm dòng trong bảng tính. Thao tác thực hiện sẽ như sau:
+ Ở đây bạn sẽ thấy được hộp thoại ” Creste Table “, cần phải chọn khu vực dữ liệu mà bạn cần.
+ Đó là cách dữ liệu của bạn trông như một bảng Excel:
Bước 2: Khi này danh sách của bạn đã thành công định dạng, bạn cần phải chọn vùng dữ liệu trong bảng.
Khi đã hoàn thành các thao tác trên bạn đã có thể thêm dòng ở khu vực dữ liệu cột bên trái mà không ảnh hưởng đến vùng dữ liệu bên phải.
Cách sử dụng phím tắt số để chèn thêm dòng trong excel
Bước 1: Chọn vị trí mà bạn sẽ chèn thêm dòng mới. Để thực hiện điều này, bạn cần nhấn chuột trái vào khu vực nút số dòng ở cạnh ô đầu tiên của dòng. Tiếp sau đó bạn cần mở rộng phạm vi khi vẫn giữ nguyên chuột trái của mình.
Bước 2: Sau đó nhấn tổ hợp phím ” Ctrl + Plus ”
Đó là những cách thêm dòng trong Excel nhanh, đơn giản mà News Timviec giới thiệu với các bạn. Mong rằng những chia sẻ của chúng tôi thể giúp các bạn thao tác hoạt động này thành công, cùng với đó là nắm được những kỹ năng tin học văn phòng hữu ích.
√ 9 Thủ Thuật Excel Hay Dành Cho Dân Văn Phòng
1. Tham chiếu ngay một số phép tính
Thủ thuật này khá đơn giản, đó là lựa chọn khối dữ liệu dạng số, các bạn để ý thanh trạng thái bên dưới xuất hiện kết quả: Sum, Avergage, Count …
Bạn có thể thêm, bớt các phép tính bằng cách nhấn chuột phải vào thanh trang thái để tích chọn hay bỏ chọn các phép tính trong menu Customize Status Bar.
2. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại
Exel cho phép bạn “hoán đổi” các cột thành dòng và ngược lại với dữ liệu chọn trước. Đây là tính năng khá hay và thay tác cũng khá đơn giản của excel:
Bạn chọn vùng dữ liệu cần hoán đổi cột thành dòng (hay dòng thành cột), nhấn Ctr C để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên bạn muốn dán dữ liệu rồi nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn
Paste Special
, bạn chọn Transpode (T) để thấy kết quả ngay lập tức.
→ Value rồi nhấn OK .
Ẩn nội dung trong ô excel có nhiều cách, chẳng hạn như chọn font chữ (màu trắng) trùng với nền bảng tính.
Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu với các bạn cách ẩn nội dung trong ô excel thông qua Format Cells:
Chọn vùng dữ liệu cần ẩn nội dung, nhấn chuột phải vào vùng chọn (để gọi menu đơn). Tiếp theo, bạn chọn Format Cells, chọn Custom trong hộp Category. Tại hộp Type, nhập vào ; (dấu chấm phẩy), nhấn OK các bạn sẽ thấy nội trong vùng chọn sẽ bị ẩn ngay.
5. Điền nhanh dữ liệu giống nhau
Để điền nhanh dữ liệu giống nhau, đặt con trỏ tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (text, số hoặc công thức), nhấp đúp chuột vào dấu + (ở góc dưới ô khi rê chuột vào). Lập tức sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột.
6. Chuyển đổi dạng text thành số
Trong excel, ký tự (‘) đi kèm với số được hiểu là text, chẳng hạn như ‘090 là text dạng số. Vì dạng text nên excel không thực hiện được các phép tính, và khá rối khi chúng ta cần xử lý dữ liệu từ một file excel có chứa text số dạng này.
Câu hỏi đặt ra là chúng ta có thể bỏ hàng loạt dấu (‘) để trở về dạng số được không? Câu trả lời là được, chúng ta có thể bỏ tất cả các dấu (‘) khi thực hiện một số thao tác sau:
Chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Nhấp chọn menu Data Text To Column. Nhắp vào Next hai lần và cuối cùng nhắp vào Finish để có kết quả.
7. “Đóng băng” dòng tiêu đề
Khi phải thao tác trên bảng tính lớn, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất và khá mỏi tay khi phải rê chuột liên tục. Để “đóng băng” dòng tiêu đề chúng ta có thể thực hiện một số thao tác sau:
Từ menu View, chọn Freeze Panes rồi chọn tiếp
Freeze Panes
nếu cố định dòng và cột
đối với word 2016 (như hình trên).
8. Trích xuất nội dung thành dạng ảnh
Bạn có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích xuất ra ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, chia sẻ qua email, hay đơn giản không cho người khác chỉnh sửa bảng tính của bạn?
Để làm được điều này, bạn chỉ cần chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C để copy. Tại ô muốn copy vùng dữ liệu dạng ảnh, nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn Paste Special, bạn chọn Picture (U) như trên hình để thấy kết quả.
Đối với word 2003 thì phức tạp hơn, chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C sau đó nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste, chọn As Picture/Copy As Picture. Trong hộp thoại Copy Picture bạn chọn “As Shown on Screen”, nhấp OK, sau đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó.
9. Phân tích nhanh số liệu
Bạn có một bảng kết quả số liệu, bạn muốn hiển thị dạng biểu đồ thể hiện tăng/giảm để người đọc dễ hình dung hơn thì phải làm thế nào?
Thủ Thuật Trong Excel Dân Kế Toán Nên Biết
Sử dụng tổ hợp phím Ctrl+A, hoặc nếu quen dùng chuột, bạn hãy bấm vào biểu tượng ở góc trên, bên trái (như hình dưới).
Nhấn phím Ctrl, bấm chuột chọn tất cả các file Excel cần mở, sau đó bấm Enter.
Lưu ý: đối với các file Excel có dung lượng lớn trong khi cấu hình máy tính khó đáp ứng thì không nên khởi chạy theo cách này.
Chuyển qua lại giữa nhiều bảng tính
Khi phải làm việc trên nhiều bảng tính cùng lúc, bạn có thể chuyển qua lại giữa các bảng bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+Tab.
Nếu muốn chuyển qua lại giữa các bảng tính với các cửa sổ khác cũng đang chạy trên máy tính (trình duyệt, phần mềm kế toán, folder…), bạn nên sử dụng tổ hợp phím Alt+Tab.
Tạo Shortcut menu mới
Mặc định góc trên bên trái cửa sổ Excel cho bạn 3 Shortcut menu là: Save, Undo Typing và Repeat Typing.
[sociallocker id=”2200″] [/sociallocker]
Thêm đường chéo trong ô tính
Trong khi tạo bảng tính, đôi lúc bạn muốn tạo một đường chéo trong ô. Lúc này, bạn chỉ cần thực hiện như sau: tại ô cần tạo đường chéo, bấm chuột phải và chọn Format Cell, chuyển sang Tab Border và bấm vào để hiển thị đường chéo như phía dưới. Sau đó nhấn OK.
Thêm nhiều dòng mới, cột mới
Nếu thêm lần lượt từng dòng mới, cột mới sẽ rất mất thời gian. Mẹo ở đây là bạn hãy bôi đen số lượng dòng/cột mà bạn muốn thêm, sau đó bấm Insert là xong.
Di chuyển và sao chép toàn bộ dữ liệu trong dòng, cột
Di chuyển dữ liệu: Bấm chọn toàn bộ dòng/cột, sau đó di chuột ra vùng biên đến khi có nút mũi tên trỏ về 4 phía như hình dưới, lúc này bạn chỉ cần bấm chuột và kéo dòng/cột đó sang dòng/cột khác mà bạn muốn đặt.
Copy dữ liệu: chỉ cần kết hợp việc kéo – thả dòng/cột với giữ phím Ctrl là OK.
Xóa ô dữ liệu nhanh chóng bằng bộ lọc Filter
Một bảng tính có thể có nhiều ô bị bỏ trống, lúc này nếu thực hiện việc tính toán với các hàm trong Excel sẽ có thể bị sai lệch về kết quả. Bạn nên xóa những ô dữ liệu bị bỏ trống kiểu này.
Tìm kiếm bằng Will Card
Thông thường, bạn tìm kiếm trên Excel bằng lệnh chọn vùng tìm kiếm, sau đó bấm tổ hợp phím Ctrl +F. Tuy nhiên, có thể dữ liệu trong bảng tính quá nhiều, dẫn đến bạn không thể nhớ một cách chi tiết về từ/cụm từ mình định tìm.
Lúc này, hãy sử dụng dấu “?” để thay thế cho 1 ký tự mà bạn không nhớ được, hay dấu “*” cho một từ mà bạn không nhớ.
Ví dụ: Bạn cần tìm GocIT, nhưng không thể nhớ chữ “I”, hãy tìm bằng lệnh: Goc?T. Hay nếu muốn tìm chúng tôi nhưng không nhớ đuôi .net, hãy tìm bằng lệnh: GocIT.*.
Chọn giá trị duy nhất trong một cột
Thiết lập khoảng giá trị hợp lệ cho ô
Trong khi dùng Excel, có thể có trường bắt buộc phải nhập những con số trong quy định, ví dụ như cần phải nhập thông tin lớp học từ 1-12 và bạn không muốn mình/người khác nhập 1 con số sai quy định.
Sử dụng phím điều hướng Ctrl và các phím mũi tên
Phím Ctrl rất tiện lợi trong việc điều hướng. Bạn có thể sử dụng phím Ctrl + mũi tên để đi ra cạnh của bảng tính. Ví dụ: cần xuống dưới cùng bảng tính, bạn nhấn Ctrl + mũi tên xuống dưới.
Chuyển dữ liệu từ dòng sang cột
Kết quả như hình dưới, các dữ liệu từ hàng đã được chuyển sang cột (và ngược lại)
Ẩn ô dữ liệu bằng Format Cell
Ghép nối văn bản với dấu &
Cách này cũng giống như việc bạn dùng hàm, ứng dụng rất nhiều trong việc quản lý văn phòng, kế toán. Điển hình như bạn có 3 cột: Họ, tên đệm và tên. Lúc này, bạn có thể sử dụng công thức như hình phía dưới để xuất ra cột: Tên đầy đủ.
Chuyển chữ hoa thành chữ thường
Bạn có thể dùng hàm Upper (viết hoa tất cả), Lower (viết thường tất cả) hoặc Proper (chỉ viết hoa chữ cái đầu) để chuyển đổi chữ hoa thành chữ thường giống như hình dưới.
Giá trị với số đầu là 0
Mặc định khi nhập giá trị với số đầu là 0, Excel sẽ tự xóa số 0 này. Hãy nhập dấu nháy đơn (‘) trước số 0, lúc này những gì bạn nhập vào sẽ được giữ nguyên.
Auto Correct – nhập liệu nhanh hơn
Đây thực chất là việc giúp bạn cài đặt gõ tắt, rất phù hợp với dân văn phòng. Chẳng hạn việc nhập một cái tên, một trạng thái rất mất thời gian, lúc này, bạn nên “định nghĩa” lại chúng bằng tổ hợp phím tắt.
Xem nhanh các thống kê về số liệu
Đổi tên Sheet
Thủ Thuật Excel Cơ Bản: Các Tổ Hợp Phím Tắt Tiện Lợi Mà Dân Văn Phòng Nên Biết
Excel là một công cụ hữu ích đối với các nhân viên văn phòng. Họ phải học nhiều thủ thuật Excel khác nhau để chúng hỗ trợ họ trong công việc.
Microsoft Excel là một trong những phần mềm văn phòng được sử dụng rộng rãi nhất vì tính năng tập bảng tính đa dạng, linh hoạt, phù hợp với rất nhiều mục đích sử dụng khác nhau. Với nhiều chức năng được tích hợp trong Excel, người dùng nên biết các thủ thuật trong Excel cơ bản để có thể thao tác trên Excel nhanh và hiệu quả hơn.
Thủ thuật Excel – Sử dụng thanh trạng thái
Bất cứ khi nào bạn bôi đen một hay nhiều ô có chứa số, thanh trạng thái ở cạnh dưới của cửa sổ Excel sẽ cũng cấp cho bạn nhiều thông tin rất hữu ích. Bạn có thể biết về số tổng, trung bình cộng, và có bao nhiêu dữ liệu số trong phần được bôi đen.
Thanh công cụBạn cũng có thể nhấn chuột phải vào thanh trạng thái để thêm các tính năng khác, ví dụ như hiển thị số nhỏ nhất và số lớn nhất trong vùng được bôi đen.
Thủ thuật Excel – Dán hàng cố định
Nếu bạn muốn một số hàng trong bảng tính luôn được hiển thị ở đầu bảng ngay cả khi bạn kéo xuống phần dưới, bạn có thể sử dụng tính năng dán cố định. Bạn có thể chọn hàng, hoặc cột bạn muốn dán cố định bằng cách nhấn vào ô chữ ở đầu hàng hoặc cột đó, sau đó nhấn vào tab View.
Trong tab View, chọn mục Freeze Panes. Bạn sẽ có thể chọn một trọng ba lựa chọn sau:
Freeze Panes: Dán cố định cả hàng và cột đã chọn
Freeze Top Row: Chỉ dán cố định hàng được chọn lên đầu bảng tính
Freeze First Column: Chỉ dán cố định cột được chọn vào bên trái bảng tính
Thủ thuật Excel – Chọn nhanh công thức
Đây là thủ thuật Excel rất cần thiết cho những người dùng chuyên sử dụng các hàm trong Excel khi làm việc. Khi bạn nhập công thức vào một ô tính nào đó, bạn có thể dùng phím mũi tên lên-xuống để hiển thị các công thức gợi ý và sử dụng chuột hoặc phím Tab để chọn công thức bạn cần. Mẹo này sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi không phải gõ toàn bộ công thức mỗi lần sử dụng.
Chọn nhanh công thứcTính năng tự động nhập dữ liệu
Nếu bạn đang nhập một trường dữ liệu, bạn có thể bôi đen trường dữ liệu đó rồi kéo chuột xuống các ô tính cùng cột. Excel sẽ tự động nhận diện dữ liệu và nhập vào các ô tính trống được chọn. Tính năng này rất thích hợp để tiết kiệm thời gian nhập liệu mang tính lặp lại, ví dụ như ngày/tháng/năm.
Excel cũng rất thông minh khi nhận diện các dữ liệu bạn muốn phần mềm tự động nhập Ví dụ, bạn muốn có một cột hiển thị các ngày lẻ trong tháng, Excel sẽ nhận diện và nhập theo đúng khuôn mẫu đó.
Công cụ Go To để tới ô tính nhanh
Nếu như bảng tính Excel của bạn có một khối lượng dữ liệu lớn, sẽ rất khó để có thể theo dõi hay tìm một ô tính cụ thể. Một thủ thuật Excel rất tiện lợi khắc phục vấn đề này là dùng công cụ Go To để tìm và tới một ô tính dễ dàng và nhanh chóng. Thao tác sử dụng công cụ Go To cũng tương tự như sử dụng công cụ Find trong Microsoft Word.
Công cụ Go To
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu có chứa thông tin bạn cần. Bạn cũng có thể nhấn chuột vào ô vuông ở góc trên bên trái của bảng tính hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + A để chọn toàn bộ bảng tính.
Bước 2: Trong tab Home, chọn Edit. Nhấn vào Go To.
Bước 3: Bạn có thể nhập dữ liệu hoặc văn bản cần tìm hoặc sử dụng tab Special để tìm bằng các đặc điểm cụ thể hơn.
Các tổ hợp phím tắt tiện lợi
Ctrl + ; – Nhập ngày/tháng/năm của hôm nay vào ô tính.
Ctrl + Shift + : – Nhập giờ/phút tại thời điểm nhấn.
Ctrl+ Shift + # – Thay đổi cách định dạng ngày/tháng/năm.
Ctrl + 0 – Ẩn cột đang đặt trỏ chuột.
Ctrl + 9 – Ẩn cột đang đặt trỏ chuột.
Ctrl + F6 – Chuyển qua lại giữa các file Excel đang được mở cùng lúc.
Ctrl + ` – Hiển thị tất cả các công thức có trong Excel.
Ctrl + PageUp hoặc PageDown – Chuyển qua lại giữa các trang tính có trong cùng một file Excel.
Shift + F10 – Mở menu tương tự khi nhấn chuột phải cho ô tính đang chọn.
Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Thủ Thuật Thêm Dòng Trong Excel Dân Văn Phòng Nên Biết Phục Vụ Công Việc Hiệu Quả trên website Globaltraining.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!