Bạn đang xem bài viết Tài Liệu Quản Lý Dự Án Sử Dụng Microsoft Project 2010 Bằng Tiếng Việt được cập nhật mới nhất trên website Globaltraining.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
55596 Lượt xem
CHƯƠNG 1 – HƯỚNG DẪN CƠ BẢN VỀ PROJECT 2010
I. Giới thiệu giao diện chính của Microsoft Project 2010
II. Sử dụng Backstage để quản lý tập tin và thiết lập Microsoft Project 2010
III. Ribbon và Tab: Tìm đến các chức năng mà bạn muốn.
CHƯƠNG 2 – TẠO MỘT DANH SÁCH CÔNG VIỆC
I. Tạo một kế hoạch dự án mới
III. Thiết lập thời lượng
IV. Thiết lập một cột mốc quan trọng
V. Tổ chức công việc thành các giai đoạn
VI. Liên kết các công việc
VII. Chuyển chức năng thiết lập thủ công sang tự động
VIII. Thiết lập những ngày không làm việc
IX. Kiểm tra thời lượng của kế hoạch
X. Tạo ghi chú cho công việc
CHƯƠNG 3 – THIẾT LẬP NGUỒN LỰC
I. Thiết lập nguồn lực công việc
II. Nhập năng suất của nguồn lực
III. Nhập chi phí trung bình
IV. Điều chỉnh thời gian làm việc cho nguồn lực
V. Thiết lập nguồn chi phí
VI. Tạo ghi chú cho nguồn lực công việc
CHƯƠNG 4 – THIẾT LẬP CÔNG VIỆC VỚI NGUỒN LỰC
II. Kiểm soát công việc khi thêm hoặc gỡ bỏ nguồn lực
III. Thiết lập nguồn chi phí cho công việc
CHƯƠNG 5 – ĐỊNH DẠNG VÀ CHIA SẺ KẾ HOẠCH DỰ ÁN
I. Tùy chỉnh chế độ xem của biểu đồ Gantt.
II. Tùy chỉnh chế độ xem Timeline
III. Vẽ trên biểu đồ Gantt
IV. Sao chép để xem ở một ứng dụng khác
VI. Chỉnh sửa và in bản báo cáo
II. Theo dõi dự án theo dự kiến
III. Nhập tỉ lệ phần trăm thể hiện công việc hoàn thành
IV. Nhập giá trị thực thể hiện tiến độ
CHƯƠNG 7 – ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT CÁC CÔNG VIỆC
I. Điều chỉnh mối quan hệ của các công việc
II. Sự gián đoạn trong công việc
III. Điều chỉnh thời gian làm việc cho từng công việc cụ thể
IV. Thay đổi loại công việc
V. Nhập chi phí cố định cho công việc
VI. Thiết lập công việc định kz
VII. Lên lịch cho các công việc tóm tắt
CHƯƠNG 8 – ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT CÁC NGUỒN LỰC
I. Thiết lập các nguồn lực có sẵn để áp dụng với những thời điểm khác nhau
II. Thiết lập chi phí phải trả cho một nguồn lực
III. Thiết lập các chi phí phải trả để áp dụng cho các thời điểm khác nhau
IV. Thiết lập nguồn nguyên liệu
CHƯƠNG 9 – TỔ CHỨC THÔNG TIN CHI TIẾT DỰ ÁN
I. Phân loại và sắp xếp các công việc
IV. Tùy chỉnh các chế độ xem
CHƯƠNG 10 – XEM VÀ BÁO CÁO TRẠNG THÁI DỰ ÁN
I. Xác định công việc sai dự kiến
II. Kiểm tra chi phí công việc
III. Kiểm tra nguồn chi phí
CHƯƠNG 11 – ÁP DỤNG CÁC ĐỊNH DẠNG MỞ RỘNG
I. Tùy chỉnh chế độ xem biểu đồ Gantt
II. Định dạng chế độ xem Timeline
III. Định dạng chế độ xem Network Diagram
IV. Tạo tập tin định dạng PDF và XPS
CHƯƠNG 12 – TÙY CHỈNH MICROSOFT PROJECT 2010
I. Tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access.
II. Tùy biển thanh Ribbon
CHƯƠNG 13 – CHIA SẺ THÔNG TIN TỪ MICROSOFT PROJECT ĐẾN CÁC CHƯƠNG TRÌNH KHÁC
I. Sao chép dữ liệu từ Microsoft Project đến các chương trình khác
II. Tạo các báo cáo trực quan với Excel và Visio.
THAM KHẢO THÊM CÁC SẢN PHẨM HOT NHẤT HIỆN NAY Giày Cafe SHOEX Hạ Khang Đường – Ổn định đường huyết Saffron Extra White Cốc Nguyệt San BEUCUP Maxi White Fysoline – Nước muối sinh lý dành cho bé sơ sinh và trẻ nhỏ Mặt nạ thon mặt Vline Finava – Tinh chất vàng sáng da, trị nám ngăn ngừa lão hoá Trị Mụn Caryophy Rong Nho Sabudo Son YUMEISAKURA Máy Khử Mùi MARKEL Orlavi – Làm mờ sẹo Dottorprimo – Trị các vết sẹo nặng ZEN – Sản phẩm giúp hỗ trợ giảm căng thẳng Nồi Chiên Không Dầu COSORI Nồi Chiên Không Dầu LOTTE Dưỡng Trắng RealWhite Máy rửa mặt Pebble Lisa Dầu Gội Nature Quen – Sao Thái Dương
Thủ Thuật Microsoft Powerpoint 2010: Chèn, Quản Lý Âm Thanh
Cập nhật vào 23/02
1. Cách chèn âm thanh vào bài thuyết trìnhTrước tiên bạn mở file muốn chèn âm thanh trong PowerPoint.
Trên thanh công cụ của PowerPoint, chọn Insert→Audio trong Media. Ta có 3 sự lựa chọn chèn âm thanh sau:
– Audio from File: Chèn âm thanh có sẵn từ máy tính của bạn
– Clip Art Audio: Chèn âm thanh có sẵn trong Powerpoint
– Record Audio: Ghi âm trực tiếp để chèn vào slide
2. Tạo phụ đề cho âm thanhPhụ đề sẽ làm cho phần âm thanh trong Powerpoint của bạn rõ ràng, dễ hiểu hơn. Trước tiên bạn hãy tải miễn phí add-in STAMP Beta về máy tính (Add-in STAMP là phần mềm cho phép bạn chèn phụ đề trực tiếp vào video clip nhúng trong bài thuyết trình PowerPoint 2010).
Ở hộp thoại hiện ra, bạn nhấn nút Play để xem thử video. Tiếp đến, bạn nhấn nút Add Caption để soạn các câu phụ đề sẽ xuất hiện trong video clip. Bạn cứ soạn phụ đề mà không cần quan tâm đến thời điểm chúng xuất hiện có khớp với đoạn video clip phía trên không vì sẽ chỉnh lại sau.
Soạn xong, bạn cần chọn thời điểm xuất hiện sao cho khớp với video clip. Bạn nhấn vào câu phụ đề đầu tiên trong danh sách, đồng thời “tua” video clip về ban đầu. Khi đến đúng thời điểm câu phụ đề đầu tiên hiện ra, bạn nhấn Set Start Time. Đến thời điểm cho phụ đề “biến mất”, bạn nhấn Set End Time.
Tương tự, bạn lần lượt nhấp vào các câu phụ đề tiếp theo trong danh sách rồi nhấn hai nút Set Start Time, Set End Time để quy định thời gian xuất hiện và hết phụ đề.
Sau cùng, bạn nhấn Create Captions để hoàn tất. Trong thời gian trình chiếu video clip trong file PowerPoint, bạn sẽ thấy phụ đề đã được lồng vào phía dưới.
Để chỉnh sửa phụ đề, bạn vào thẻ Playback trong nhóm Video Tools, nhấn Edit Captions.
Bạn có thể chỉnh sửa phụ đề và thời gian xuất hiện từng câu tương tự như lúc tạo phụ đề mới. Để xóa bớt một câu, bạn nhấp vào cột đầu tiên của câu phụ đề đó (trước câu phụ đề sẽ có mũi tên đen) rồi nhấn Delete Caption. Xong, nhấn Update Captions để cập nhật phụ đề mới.
Video hướng dẫn tạo phụ đề cho âm thanh:
3. Nếu file âm thanh trên slide không nghe đượcCũng như font, những file audio kèm theo slide thuyết trình của bạn cũng là những thứ có thể biến mất nếu bạn không cẩn thận khi mang slide sang máy tính khác. Tuy nhiên khác với font, để giải quyết vấn đề này, bạn không chỉ đơn thuần là nhúng file âm thanh đó vào slide, bởi với mỗi phiên bản PowerPoint khác nhau đều có những cách thức chèn file âm thanh khác nhau.
Mặc dù bạn chuẩn bị rất kỹ tài liệu trình chiếu, nhưng do một số lý do nào đó, trong lúc đang sử dụng thì bị một số lỗi. 6 cách đơn giản khắc phục lỗi trên slide powerpoint là một số cách khắc phục nếu bạn gặp phải.
Tài Liệu Tự Học Office 2010 Đầy Đủ Nhất (Excel 2010, Word 2010,…)
data-full-width-responsive=”true”
Mình định viết một Serie hướng dẫn về cách sử dụng Excel 2010, Word 2010, PowerPoint 2010 …. cho các bạn newber tham khảo và cũng là để tự mình học luôn, nhưng thực sự mà nói để truyền đạt một khối lượng kiến thức nhiều như vậy thì hơi khó và sẽ rất mất thời gian. Chính vì thế mình đã quyết định sưu tầm cho các bạn một số tài liệu giúp bạn học thành thạo bộ ứng dụng Office 2010 của Microsoft.
Mà đã nắm vững được kiến thức khi sử dụng bộ Office 2010 rồi thì các bộ office khác như Office 2007, 2010, 2013 và Office 2023 cũng đơn giản thôi. Okey, không dài dòng thêm nữa, và sau đây mình sẽ tóm tắt qua nội dung có trong bộ tài liệu mà mình sẽ chia sẻ với các bạn trong bài viết này.
Nội dung bộ tài liệu tự học Office 2010 (Excel 2010, Word 2010, PowerPoint 2010….)Trong bộ Office 2010 của Microsoft thì có các chương trình quen thuộc như:
Word 2010: Trình soạn thảo văn bản phổ biến mà ai dùng máy tính cũng biết.
Excel 2010: Bảng tính Excel quen thuộc, ai cũng biết.
PowerPoint 2010: Công cụ biên tập bài giảng, làm bài thuyết trình, bài tập lớn…. cực kỳ hữu ích.
Outlook 2010: Công cụ quản lý email cực kỳ thông dụng.
Visio 2010: Ứng dụng vẽ biểu đồ cực kỳ thông minh.
Access 2010: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, cái này thì cũng rất quen thuộc rồi 😀
Project 2010: Công cụ hỗ trợ bạn lên kết hoạch và quản lý một dự án chuyên nghiệp.
SharePoint 2010: Hỗ trợ làm việc nội bộ, trao đổi thông tin.
Infopath 2010: Tạo biểu mẫu Offline.
Vâng ! va sau đây là thông tin chi tiết hơn về bộ bộ tài liệu này.
Chương 1: Làm quen với MS Excel. Chương 2: Làm việc với dữ liệu trong Excel
Nhập liệu, hiệu chỉnh.
Định dạng.
Tìm và thay thế dữ liệu.
Sắ p xế p và lọc dữ liệu.
Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm
Giới thiệu công thức và hàm.
Các hàm trong excel.
Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu
Sort (sắ p xế p) và Filter (lọc).
PivotTable và PivotChart.
Chương 5: Đồ Thị Trong Excel
Giới thiệu đồ thị.
Vẽ đồ thị.
Các thao tác trên đồ thị.
Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính
Các chế độ hiể n thị trang trong Excel.
Thiết lập thông số cho trang in.
Thiết lập thông số hộp thoại Print.
Các lưu khác.
Chương 7: Làm Việc Với Macro, Templates Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật 2. Nội dụng tài liệu tự học Word 2010 Chương 1: Thao tác căn bản trên Word 2010.
Tạo mới văn bản.
Mở một văn bản có sẵn.
Lưu một văn bản đã soạn thảo.
Thao tác với chuột và bàn phím.
Chọn khối và thao tác trên khối.
Chương 2: Thực hi n định d ng văn bản.
Định dạng văn bản.
Định dạng cột, tab, Numbering.
Drop Cap.
Watermark (nền bảo v văn bản)
Tạo tiêu đề trang và dưới (Header and Footer) cho văn bản.
Đánh số trang văn bản trong Word.
Định dạng trang văn bản.
Chương 3: Thực hiện chèn các đối tượng. Chương 4: Thao tác với bảng biểu.
Thao tác tạo bản và hiệu chỉnh bảng .
Định dạng đường viền và nền cho bảng.
Chèn công thức toán học vào bảng.
Chuyển bảng thành văn bản và ngược lại.
Chương 5: Hỗ trợ x lý trong Word 2010 Chương 6: Các phím tắt trong Word Chương 7: Một số mẹo hay trên Word 2010
Các công cụ đồ họa của Word 2010.
Sử dụng Word 2010 để viết Blog.
Hướng dẫn tạo trang bìa trong Word 2010.
Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong Word.
Gởi file qua Email từ môi trường Word.
Thủ thuật dùng máy tính trong Word.
Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn.
Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ.
Tạo nhanh một hoặc nhiều dòng ngẫu nhiên.
Tạo bảng bằng phím.
Tạo đường kẻ.
Bỏ tính năng tự động SuperScript.
Copy định dạng bảng tính
3. Nội dụng tài liệu tự học PowerPoint 2010 Chương 1: Giới thiệu PowerPoint 2010
Các điểm mới có trong PowerPoint 2010.
Khởi động và thoát Microsoft PowerPoint 2010.
Tìm hiểu các thành phần có trong cửa sổ chương trình PowerPoint.
Thay đổi kiểu hiển thị trong PowerPoint.
Tùy biến thanh lệnh truy cập nhanh.
Phóng to hoặc thu nhỏ cửa sổ làm việc.
Thanh thước ngang về dọc.
Đường trợ giúp khi vẽ.
Xem bài thuyết trình ở các màu sắc khác nhau.
Sắp xếp các cửa sổ.
Chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ.
Sử dụng trình trợ giúp.
Chương 2: Tạo bài thuyết trình cơ bản Chương 3: Xây dựng nội dung bài thuyết trình
Tạo bài thuyết trình mới.
Tạo slide tựa đề.
Tạo slide chứa văn bản.
Tạo slide có hai cột nội dung.
Chèn hình vào slide.
Chèn hình từ Clip Art vào slide.
Chụp hình m n hình a v o slide .
Chèn thêm Shape, WordArt và Textbox vào slide.
Chèn SmartArt vào slide.
Nhúng âm thanh vào slide.
Nhúng oạn phim vào slide.
hèn oạn phim trực tuyến vào slide.
Chèn bảng bi u vào slide.
Chèn biể u đồ vào slide ..
Chương 4: Tuỳ biến, hiệu chỉnh bài thuyết trình
Sử dụng các mẫu định dạng.
Sử dụng hình và màu làm nền cho slide.
Làm việc việc Slide Master.
Định dạng văn bản.
Định dạng hình, SmartArt, Shape, WordArt, Video.
Định dạng bảng biểu.
Định dạng đồ thị.
Tổ chức các Slide trong bài thuyết trình.
Chương 5: Làm việc với các hiệu ứng, hoạt cảnh
Hiệu ứng cho văn bản.
Sao chép hiệu ứng.
Sắp xếp trình tự thực thi hiệu ứng cho.
Hiệu ứng cho hình ảnh, shape.
Hiệu ứng cho SmartArt.
Thiết lập hiệu ứng và tùy chọn cho âm thanh và đoạn phim.
Hiệu ứng cho bảng biểu.
Hiệu ứng cho đồ thị.
Xóa bỏ hiệu ứng của các đối tượng trên slide.
Hiệu ứng chuyện slide.
Tự động hoá bài thuyết trình.
Tạo các siêu liên kết và các nút lệnh điều hướng trong bài thuyết trình.
Chương 6: Chuẩn bị thuyết trình
Tạo tiêu đề đầu và chân trang.
Ghi chú và nhận xét cho các slide.
Chuyện định dạng của bài thuyết trình.
In bài thuyết trình.
Đóng gói bài thuyết trình ra đĩa.
Tùy biến nội dung cho các buổi báo cáo.
Thiết lập tùy chọn cho các kiểu báo cáo.
Kiểm tra bài thuyết trình.
Chương 7: Trình chiếu bài thuyết trình
Trình chiếu bài thuyết trình.
Sử dụng các nút điều khiển trong chế độ Slide Show.
Tạo chú giải trong khi trình chiếu bài thuyết trình.
Trình chiếu bài thuyết trình với nhiều màn hình.
Download tài liệu tự học Office 2010 chuẩn nhấtLink download / Link dự phòng / Link dự phòng
data-full-width-responsive=”true”
Kiên Nguyễn – Blogchiasekienthuc.com
Hướng Dẫn Sử Dụng Outlook 2010
, Business Development Manager at Công Sở Xanh Co., Ltd
Published on
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Outlook 2010
1. [Type text]
3. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 2 2. Contact ………………………………………………………………………………………….. 40 a. Tạo một contact (thông tin liên hệ) ………………………………………………….. 40 b. Tạo Contact từ email đã nhận…………………………………………………………. 41 c. Tạo Contact Group trong Microsoft Outlook…………………………………….. 42 d. Chuyển danh bạ từ Gmail vào MS Outlook 2010 ………………………………. 45 3.Tạo chữ ký cho Email ………………………………………………………………………. 51 a. Nội dung chữ ký Email …………………………………………………………………. 51 b. Cách tạo chữ ký trong Email ………………………………………………………….. 52 c. Đƣa hình ảnh vào chữ ký……………………………………………………………….. 54 d. Đƣa Business Card vào chữ ký……………………………………………………….. 55 e. Chèn một chữ ký tự động………………………………………………………………. 55 f. Chèn chữ ký bằng tay……………………………………………………………………. 56 4.Các tính năng khác…………………………………………………………………………… 56 a. Ƣu tiên theo dõi email bằng cờ ……………………………………………………….. 56 b. Thay đổi các mục trong TO-DO BAR ……………………………………………… 57 c. Cách tắt, mở TO-DO BAR …………………………………………………………….. 59 e. Sắp xếp hộp thƣ bằng màu sắc ……………………………………………………….. 59 e. Đánh dấu các Email bằng thẻ màu Categories……………………………………. 62 f. Tạo các thƣ mục chuyên nghiệp ………………………………………………………. 66 Cách tạo thƣ mục …………………………………………………………………………. 66 Di chuyển các email vào thƣ mục vừa tạo ………………………………………… 66 Di chuyển các Email vào thƣ mục bằng lệnh…………………………………….. 67 Tạo quy tắc nhận mail …………………………………………………………………… 67 g. Cách thức tạo và sử dụng email mẫu ……………………………………………….. 67 h. Sao lƣu và phục hồi Rules trong Outlook …………………………………………. 70
4. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 3 i. Xóa các thƣ mục chứa Email…………………………………………………………… 73 j. Tìm Email một cách nhanh chóng ……………………………………………………. 73 k. Tìm Email nhanh với công cụ Instant Search…………………………………….. 73 CHƢƠNG III: QUẢN LÝ HỘP THƢ CỦA BẠN VỀ DUNG LƢỢNG VÀ LƢU TRỮ ……………………………………………………………………………………………. 75 1. Xác định kích thƣớc hộp thƣ và làm giảm dung lƣợng…………………………… 75 a. Dung lƣợng của Email…………………………………………………………………… 75 b. Xem dung lƣợng hộp thƣ……………………………………………………………….. 75 c. Kiểm tra dung lƣợng các thƣ mục bằng Mailbox Cleanup……………………. 77 d. Lƣu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa ……………………………………………… 80 e. Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thƣ ………………………………………….. 81 f. Tác dụng của Junk Mail …………………………………………………………………. 82 2. Di chuyển hoặc sao chép tin nhắn vào các thƣ mục cá nhân……………………. 82 a. Căn bản về kho lƣu trữ ………………………………………………………………….. 82 b. Lƣu các email vào thƣ mục cá nhân…………………………………………………. 84 c. Cách tạo các thƣ mục cá nhân…………………………………………………………. 85 d. Cách chọn các subfolder trong thƣ mục cá nhân ………………………………… 86 e. Di chuyển Email vào thƣ mục cá nhân……………………………………………… 87 f. Lƣu trữ emai ra ổ đĩa……………………………………………………………………… 88 g. Phân loại thƣ ……………………………………………………………………………….. 90 3. Lƣu trữ các thƣ từ cũ ……………………………………………………………………….. 97 a. Làm quen với AutoArchive ……………………………………………………………. 97 b. Xác định Email cũ trong AutoArchive……………………………………………… 98 g. Lƣu trữ Calendar ………………………………………………………………………….. 99 CHƢƠNG IV: SỬ DỤNG LỊCH LÀM VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ………. 101 1. Căn bản về Outlook Calendar ………………………………………………………….. 101
5. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 4 a. Tạo các mục trong Calendar …………………………………………………………. 101 b. Kiểm tra Calendar ………………………………………………………………………. 104 c. Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar …………………………………………… 106 d. Tạo các cuộc hẹn………………………………………………………………………… 107 e. Tạo lịch cho các cuộc họp…………………………………………………………….. 109 f. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo………………………………………………… 109 g. Kiểm tra các nhiệm vụ đã tạo ra ……………………………………………………. 112 h. Các ứng dụng ngoài việc gửi Email trong Outlook …………………………… 113 i. Hiển thị lại các nhiệm vụ………………………………………………………………. 113 j. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ………………………………………………….. 114 k. Chọn cách nhắc nhở ……………………………………………………………………. 115 l. Tô màu cho các hạng mục …………………………………………………………….. 116 2. Xem và sử dụng nhiều lịch làm việc…………………………………………………….. 117 a. Tạo một Calendar mới …………………………………………………………………. 117 b. Quản lý các thƣ mục cá nhân………………………………………………………… 119 c. Tạo một cuộc hẹn ở nhiều Calendar……………………………………………….. 119 d. Tạo nhóm cho các Calendar trong Navigation Pane………………………….. 120 e. Sử dụng và chia sẻ Calendar …………………………………………………………. 120 CHƢƠNG V: QUẢN LÝ CÁC THÔNG TIN…………………………………………… 128 a. Tạo các thông tin về bản thân ……………………………………………………….. 128 c. Thêm và xóa thông tin trên Business Card………………………………………. 129 d. Chuyển đổi các thông tin trên Business Card…………………………………… 130 e. Điều chỉnh tất cả trong Business Card…………………………………………….. 132 f. Gửi Email có kèm theo Business Card ……………………………………………. 133 g. Đính kèm Business Card trong phần chữ ký ……………………………………. 134 h. Khi thay đổi Business Card – trở lại mục Contacts …………………………… 136
6. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 5 i. Tạo khoảng trắng trong Business Card ……………………………………………. 137 Chƣơng VI: Thủ thuật:………………………………………………………………………….. 138 1. Đừng lƣu những gì quan trọng trong hộp thƣ “phế thải”……………………….. 139 2. Thƣ rác – thiết lập một lần để quên hẳn …………………………………………….. 139 3. Gửi thƣ số lƣợng lớn với Word………………………………………………………… 140 4. Tạo hộp thƣ tìm kiếm……………………………………………………………………… 140 chúng tôi lƣu Microsoft Outlook không cần phần mềm………………………………… 140 6.Skylook 2.0…………………………………………………………………………………… 142 7.Cấu hình tài khoản gmail…………………………………………………………………. 142 8. Mở Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc …………………………………… 145 9. Hiển thị ngày tháng ở Calendar………………………………………………………… 146 10. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ………………………………………………… 146 11. Tùy biến thanh Ribbon………………………………………………………………….. 147 12. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email ……………………………………………………. 148 13. Bỏ các add-in không cần thiết………………………………………………………… 148 14. Các phím tắt………………………………………………………………………………… 149 15. Kéo và thả bất cứ thứ gì………………………………………………………………… 150 16. Kích phải bất cứ thứ gì………………………………………………………………….. 150 17. Tìm kiếm mọi thứ ………………………………………………………………………… 150 18. Tạo các thƣ mục mở cho bất cứ thứ gì …………………………………………….. 151 19. Tiết kiệm thời gian thời gian, chỉ Download tiêu đề của Email ……………. 151
7. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 6 CHƢƠNG I: LÀM QUEN VỚI OUTLOOK 2010 1. Làm quen Outlook 2010 a. Quản lý nhiều tài khoản e-mail từ một nơi Bạn có thể dễ dàng quản lý e-mail từ hộp thƣ nhiều. Đồng bộ hóa các loại email của nhiều tài khoản e-mail từ các dịch vụ nhƣ Hotmail, Gmail hoặc chỉ là về bất kỳ nhà cung cấp khác sang Outlook 2010. b. Social Networking Integration: Microsoft nhận ra xu hƣớng phát triển của mạng xã hội nên đã thêm Outlook Social Connector vào ứng dụng Outlook 2010. Outlook Social Connector có thể vừa xem mail, vừa cập nhật tình trạng, chia sẻ tập tin và hình ảnh. Từ đó giúp duy trì và mở rộng mạng lƣới xã hội của bạn tốt hơn. Sẽ xuất hiện Facebook add-in trong những phiên bản đầu. Cũng như các phiên bản Outlook trước, người dùng có thể đặt trang chủ của mình cho một thư mục.
8. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 7 Quản lý lịch từ nay sẽ đơn giản và tốt hơn Outlook 2007, khả năng đồng bộ đúng với lịch hiện tại. Bên cạnh khoản chỉnh giao diện người dùng, sẽ có thêm nhiều lựa chọn để kết nối tới các dịch vụ bên ngoài, sản phẩm và khách hàng. Học tập phong cách tối giản hết sức từ Windows 7, giao diện làm việc Office 2010 đã gọn gàng chứ không còn lộn xộn như trước.
9. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 8 Windows Live Mail thật đáng khen, các Ribbon có thể dễ dàng quản lý để ẩn, hiển thị hoặc biến mất hoàn toàn.
12. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 11 f. Tác dụng của Contacts Bạn có nhiều mối quan hệ, bạn không thể nhớ hết nghề nghiệp, địa chỉ … của từng người. Trong Outlook 2010, Contacts có tác dụng lưu trữ thông tin của đối tác của bạn, để dễ dàng cho việc tìm kiếm. Bạn có thể lưu bất kỳ thông tin của ai trong Contacts. 2. Các thao tác cơ bản a. Dùng nhiều tài khoản Outlook trên một PC
13. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 12 Show Profiles Nhấn nút Add
14. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 13
15. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 14
16. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 15 b. Một số khái niệm: Các giao thức gửi và nhận Email a. SMTP (từ chữ Simple Mail Transfer Protocol) — hay là giao thức chuyển thƣ đơn giản. Đây là một giao thức lo về việc vận chuyển email giữa các máy chủ trên đƣờng trung chuyển đến địa chỉ nhận cũng nhƣ là lo việc chuyển thƣ điện tử từ máy khách đến máy chủ. Hầu hết các hệ thống thƣ điện tử gửi thƣ qua Internet đều dùng giao thức này. Các mẫu thông tin có thể đƣợc lấy ra bởi một email client. Những email client này phải dùng giao thức POP hay giao thức IMAP. b. IMAP (từ chữ Internet Message Access Protocol) — hay là giao thức truy nhập thông điệp (từ) Internet. Giao thức này cho phép truy nhập và quản lý các mẫu thông tin về từ các máy chủ. Với giao thức này ngƣời dùng email có thể đọc, tạo ra, thay đổi, hay xoá các ngăn chứa, các mẫu tin đồng thời
17. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 16 có thể tìm kiếm các nội dung trong hộp thƣ mà không cần phải tải các thƣ về. c. Phiên bản mới nhất của IMAP là IMAP4 tƣơng tự nhƣng có nhiều chức năng hơn giao thức POP3. IMAP nguyên thuỷ đƣợc phát triển bởi đại học Standford năm 1986. d. POP (từ chữ Post Office Protocol) — hay là giao thức phòng thƣ. Giao thức này đƣợc dùng để truy tìm các email từ một MTA. Hầu hết các MUA đều dùng đến giao thức POP mặc dù một số MTA cũng có thể dùng giao thức mới hơn là IMAP. Hiện có hai phiên bản của POP. Phiên bản đầu tiên là POP2 đã trở thành tiêu chuẩn vào thập niên 80, nó đòi hỏi phải có giao thức SMTP để gửi đi các mẫu thông tin. Phiên bản mới hơn POP3 có thể đƣợc dùng mà không cần tới SMTP. – Mục Inbox: Là hộp thƣ đến, cho biết số lƣợng thƣ đã gửi đến, khi chọn mục này thì khung giữa hiện ra tên, địa chỉ, tiêu đề nội dung,… hộp thƣ của ngƣời gửi đến. – Mục Drafts: Là mục lƣu các nội dung thƣ đã soạn nhƣng chƣa hoàn chỉnh và không gởi đi. – Mục Outbox: Là hộp thƣ đi, sẽ lƣu địa chỉ, nội dung thƣ đã gởi đi (chú ý là phải có xác lập cho mục này, nếu không sẽ không lƣu). – Mục Sent Items: Là mục lƣu các nội dung thƣ đã gởi đi thành công – Mục Deleted Items: Các thƣ đã xóa, khi xóa thƣ thì địa chỉ và nội dung thƣ đã xóa sẽ chuyển sang mục này chứ chƣa xóa hẳn khỏi mail. Nếu muốn
19. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 18 d. Đính kèm file vào Email Bạn muốn đính kèm file nào đó vào thông báo bạn gửi đi (VD: file Word, Exel) bạn làm các bước sau: 1 Nhập địa chỉ người nhận Email ở hộp TO 2 Nhập tiêu đề Email ở hộp Subject 3 Nhấp vào biểu tượng Attach file, chọn đường dẫn đến nơi lưu trữ file đó, chọn file bạn muốn gửi. Nhấn Insert hoặc phím Enter.
21. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 20 f. Chỉnh sửa hình ảnh bạn chèn vào Email Để chỉnh sửa hình ảnh bạn làm các bƣớc sau: 1 Chọn hình ảnh bạn đã đƣa vào trong email. 2 Bạn sẽ thấy hình ảnh xuất hình trên giao diện và các công cụ xung quanh nó. 3 Bạn dùng các công cụ này để chỉnh sửa hình ảnh theo ý của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trên với biểu đồ, bản vẽ, sơ đồ hoặc tin nhắn.
24. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 23 Sau cùng nhấn nút OK i. Khôi phục các message đã bị xoá trong Outlook Cách khôi phục các file bị xoá ở mức lƣu trữ mailbox và trong Public Folders trong môi trƣờng Exchange Server. Chú ý: Phƣơng thức này không chỉ đƣợc dùng để phục hồi thƣ hay tin nhắn bị xoá. Đây có thể đƣợc coi là một chƣơng trình phục hồi, giảm thời gian khôi phục cho các phần tử bị xoá dù không phải là giải pháp sao lƣu hoàn chỉnh. Chƣơng trình này có thể đƣợc dùng với các giải pháp sao lƣu Exchange Server hoặc thành phần khác nhƣ Recovery Storage Groups (Các nhóm lƣu trữ khôi phục), Restore online and offline (Khôi phục trực tuyến và phi trực tuyến). Hiểu về xoá mềm và xoá cứng trong môi trƣờng Exchange Server Có hai kiểu xoá dữ liệu trong môi trƣờng Exchange Server: xoá mềm và xoá cứng Xoá mềm: là khi dữ liệu bị xoá bằng phím DELETE và các dữ liệu đó sẽ bị chuyển vào thƣ mục Deleted Items. Xoá cứng: là khi dữ liệu bị xoá hoàn toàn bằng cách ấn tổ hợp phím SHIFT + DELETE và dữ liệu tự động đƣợc loại bỏ khỏi ổ cứng máy. Các thƣ thƣờng bị xoá cứng trong trƣờng hợp: Ấn tổ hợp phím SHIFT+DELETE trong Microsoft Outlook để xoá thƣ. Làm việc trên client Internet Message Access Protocol 4 (IMAP4) hoặc client khác không có chế độ tự động chuyển thƣ bị xoá vào thƣ mục Deleted Items. Chuyển thƣ sang định dạng file PST. Cấu hình Exchange Server Trƣớc khi nghĩ về khôi phục dữ liệu thì chuẩn bị cách thức duy trì nó nhƣ thế nào cũng hết sức quan trọng. Mặc định Exchange Server cho phép lƣu lại các thƣ bị xoá trong 7 ngày và tất cả các tài khoản bị xoá trong 30 ngày. Bạn có thể tự chỉnh lại thời gian giới hạn nếu thấy cần, nhƣng phải đảm bảo có đủ dung lƣợng đĩa trống để lƣu trữ các file đã bị xoá cùng với lƣợng ngày tăng lên.
27. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 26 Hiển thị hộp thoại “Recover deleted items” Trong hộp thoại hiện tất cả các phần tử bị xoá bên trong thƣ mục Deleted Items. Bạn sẽ thấy hai lựa chọn: xoá vĩnh viễn các message đƣợc chọn (nút thứ ba) hoặc phục hồi chúng (nút thứ hai) trở lại thƣ mục ban đầu (thƣ mục Deleted Items). Mặc định, thành phần trên chỉ làm việc với thƣ mục Deleted Items (xoá mềm). Nếu một message bị xoá bằng tổ hợp phím Shift + Delete (xoá cứng) từ thƣ mục khác, nó sẽ không xuất hiện trong phần Recover Deleted Items của thƣ mục Deleted Items. Một trƣờng hợp phổ biến khác: khi ngƣời dùng chuyển các message từ mailbox (Inbox, Sent Items) thành dạng file “.pst”, các message này cũng không đƣợc lƣu trong thƣ mục xoá tạm thời. Trong trƣờng hợp đó bạn có thể phục hồi lại bằng cách chỉnh sửa thanh ghi: bổ sung thêm thành phần DumpsterAlwaysOn vào thanh ghi máy tính cho phép thực hiện khôi phục các phần tử bị xoá (Recover Deleted Items ) trên tất cả thƣ mục Outlook. Để chỉnh sửa thanh ghi, thực hiện theo những bƣớc sau: 1. Vào Start, chọn Run, gõ regedit rồi chọn OK. 2. Vào HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWAREMicrosoftExchangeCli entOptions 3. Kích phải chuột lên khung bên phải rồi vào New, chọn DWord Value, gõ DumpsterAlwaysOn và điền giá trị 1 vào để kết thúc (Hình 5).
28. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 27 4. Khởi động lại Outlook. Bổ sung thêm giá trị DumpsterAlwaysOn Sau khi thay đổi lại thanh ghi bạn có thể dùng thành phần Recover Deleted Items cho tất cả các thƣ mục Outlook. Chú ý: Khi các message trong hộp Inbox của bạn đƣợc để dƣới dạng file *.pst, những message nào đƣợc chuyển đi trong chƣơng trình đều đƣợc coi là xoá cứng. Một số mẹo khi sử dụng thành phần Recover Deleted Items Dƣới đây là trả lời cho một số câu hỏi thƣờng đƣợc đặt ra về Recover Deleted Items. Mẹo 1: Có thể khôi phục các phần tử bị xoá cứng trong thư mục có dấu cách như thế nào? Không có khó khăn gì, chỉ cần dùng ký tự “%20” giữa các từ. Dƣới đây là một số ví dụ: Một ngƣời Brazin có hộp Inbox gọi là: “Caixa de Entrada” có thể phục hồi các phần tử đã bị xoá bằng cách dùng cú pháp sau: http:///exchange//Caixa%20de%20Entrada/?cmd=Sh owDeleted Mẹo 2: Những phiên bản nào của Microsoft Outlook có chức năng Recover Deleted Items
32. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 31 Dĩ nhiên, đây không phải là thư rác như bạn có thể hiển lầm. Việc huỷ thư sẽ giống một dạng thư điện tử có lệnh huỷ trong nó. Tưởng tượng như bạn đặt một “quả bom” hẹn giờ trong thư, và nó sẽ “nổ tung” để “phá huỷ” bức thư khi đến thời gian bạn đặt lệnh “gây nổ”. Sau khi gõ xong nội dung lá thư, bạn nhấn nút Options…; trong dòng Delivery opitions, Bạn đánh dấu chọn Expires after rồi định thời gian huỷ thư – tương tự như định thời gian gửi thư trong tương lai vậy. Chọn xong, bạn nhấn OK để xác nhận và nhấn Send để gửi thư đi. Khi đến đúng ngày hẹn, thư sẽ tự huỷ và không còn dấu vết để thu hồi.
33. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 32 k. Sử dụng nút voting Thu hồi đáp từ một nhóm ngƣời là một cái gì đó rất phổ biến trong môi trƣờng văn phòng. Cho dù bạn đang cố gắng để yêu cầu loại bánh pizza để đặt hàng cho một cuộc họp, hoặc đi bỏ phiếu về ai sẽ bỏ kế tiếp, những gì bạn cần là một cuộc thăm dò. Những gì bạn có thể không nhận ra đƣợc rằng nếu bạn đang sử dụng Outlook 2010 và Exchange tại nơi làm việc, bạn đã có mọi thứ bạn cần để gửi ra một cuộc bầu chọn thông qua email. Soạn một email mới trong Outlook, chọn tab Options và chọn Use Voting Buttons. Ở đây bạn có thể chọn mặc định hoặc tạo ra các câu trả lời của riêng bạn cho câu hỏi thăm dò ý kiến.
34. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 33 Nếu bạn chọn Custom chỉ cần gõ vào các trả lời bạn muốn xuất hiện trong lĩnh vực Sử dụng các nút biểu quyết, cách nhau bằng dấu chấm phẩy. Bây giờ bạn có các tùy chỉnh liệt kê các câu trả lời. Khi ngƣời nhận mở email, sẽ có một thông báo tƣ vấn cho họ để đáp ứng bằng cách sử dụng nút bình chọn bao gồm các phản ứng tùy chỉnh.
35. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 34 Sau khi ngƣời nhận đã có những sự lựa chọn của mình một hộp sẽ bật lên xác minh, các cuộc thăm dò phản ứng và tùy chọn để thêm thông tin bổ sung trong email. Khi họ trả lời bạn sẽ có một lá cờ vào email tƣ vấn cho họ có đƣợc trả lời các cuộc thăm dò … tƣơng tự nhƣ một nhận đọc. Để xem các số tổng cộng của các cuộc thăm dò, bạn có thể mở thƣ gốc trong thƣ mục tin nhắn gửi của bạn, và sau đó nhấp vào nút Theo dõi. You’ll
36. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 35 see a list of totals underneath the ribbon, and then a list below that of all the responses. Bạn sẽ thấy một danh sách các số tổng cộng bên dƣới ribbon, và sau đó một danh sách dƣới đây là của tất cả các phản ứng. l. Theo dõi e-mail gửi đi Đã bao giờ bạn gặp trƣờng hợp này chƣa: bạn có một e-mail quan trọng gửi cho một ngƣời bạn, thế nhƣng đợi mãi chẳng thấy hồi âm. Bạn thật sốt ruột và nóng lòng muốn biết họ có đọc e-mail của mình chƣa, hay là e-mail mình gửi đi đã bị thất lạc, bị máy chủ mail chặn lại rồi… Nếu bạn dùng chƣơng trình Microsoft Outlook 2002, 2003, 2007, 2010 để gửi nhận thƣ và ngƣời bạn của bạn cũng dùng chƣơng trình này thì việc theo dõi e-mail gửi đi thật đơn giản vô cùng. Với tính năng Email Tracking của Microsoft Outlook, bạn có thể biết đƣợc chính xác ngày giờ e-mail đến đƣợc hộp thƣ của bạn mình và ngày giờ ngƣời đó đọc thƣ của mình. Theo mặc định, tính năng này không có hiệu lực. Để sử dụng nó, bạn vào Tab Options. Nhắp chọn 2 checkbox: – Request a Delivery Receipt: Nếu bạn đánh dấu vào lựa chọn này, bạn sẽ nhận đƣợc một e-mail thông báo ngày, giờ khi mail đến đƣợc hộp thƣ ngƣời nhận. Tuy nhiên, nếu mailserver của ngƣời nhận không hỗ trợ tính năng này thì cũng đành chịu thua. – Request a Read Receipt: Nếu bạn đánh dấu vào lựa chọn này, bạn sẽ nhận
37. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 36 đƣợc một e-mail khi ngƣời nhận đọc Cuối cùng, bạn soạn thƣ và gửi đi nhƣ bình thƣờng. CHƢƠNG II: CÁC CÔNG CỤ TIỆN ÍCH TRONG OUTLOOK 1. Tasks – nhiệm vụ, tác vụ a. Tạo một nhiệm vụ (công việc cần thực hiện) Nhiều ngƣời ít dùng hoặc chƣa biết đến tính năng quản lý công việc (Tasks) của MS Outlook: quản lý công việc của chính mình, giao việc cho nhân viên và theo dõi đốc thúc nhân viên, biết đƣợc hôm nay, ngày mai, tuần tới… phải làm gì, việc gì ƣu tiên, việc gì đã giao mà chƣa xong… Sử dụng tính năng này, ngƣời dùng đã học và áp dụng đƣợc 2 kỹ năng “mềm” là quản lý và ủy thác công việc. Outlook giúp bạn quản lý, nhắc nhỡ các nhiệm vụ mà bạn đã đề ra. Để tạo nhiệm vụ bạn thực hiện theo các bước sau: 1 Nhấp nút Tasks trong Navigation Bar. Danh sách các tác vụ xuất hiện.
38. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 37 2 Nhấp text ghi là Type a New Task. Các từ biến mất, và bạn thấy con trỏ (một đường nhấp nháy). 3 Gõ nhập tên của nhiệm vụ Nhiệm vụ xuất hiện trong khối bên dưới dòng Subject trên Task List 4 Nhấn phím Enter. Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List với các nhiệm vụ khác khác. b. Đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn tất
39. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 38 Các nhiệm vụ khi hoàn thành xong bạn có thể xóa nó đi, nhƣng hãy đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành thay vì xóa nó, nhƣ vậy sẽ hay hơn. Để đánh dấu một nhiệm vụ đã hoàn tất, làm theo các bƣớc sau: 1 Nhấp nút Tasks trong Navigation Pane (hay nhấn Ctrl+4). Module Tasks mở. 2 Nhấp các từ Simple List trong mục Current View của Navigation Pane.
40. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 39 3 Nhấp hộp kế bên tên nhiệm vụ mà bạn muốn đánh dấu đã hoàn tất. Hộp trong cột thứ hai kể từ bên trái là hộp bạn cần đánh dấu kiểm. Khi đánh dấu kiểm vào hộp, tên của nhiệm vụ thay đổi màu và có một đƣờng thẳng xuyên qua nó. Nhƣ vậy là bạn đã đánh dấu xong một nhiệm vụ hoàn tất.
41. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 40 2. Contact a. Tạo một contact (thông tin liên hệ) Bạn muốn lƣu lại nhƣng thông tin ngƣời gửi email cho bạn, thì chính Outlook là một công cụ tuyệt vời về quản lý danh sách các tên và địa chỉ và nó dễ sử dụng nhƣ sổ tay nhỏ của bạn. Để nhập một contact mới, nhấn nút Contacts trong Navigation Pane, sau đó nhấp nút New trên thanh công cụ để mở form nhập New Contact. Điền vào các chỗ trống trên form và sau đó nhập Save and Close. .
42. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 41 b. Tạo Contact từ email đã nhận Mở hoặc xem trƣớc e-mail có chứa tên mà bạn muốn thêm vào danh sách liên lạc của bạn. Nhấp chuột phải vào tên của ngƣời mà bạn muốn, sau đó nhấp Add to Contacts. Lƣu ý: Trong Outlook, không có tùy chọn để thêm thông tin liên lạc tự động vào Danh bạ hoặc sổ địa chỉ khi bạn trả lời cho một contact.
46. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 45 10. Kiểm tra lại xem đã gửi mail đến các địa chỉ trong group chƣa d. Chuyển danh bạ từ Gmail vào MS Outlook 2010 Bạn đang sử dụng Gmail theo dạng Webmail, nay lại muốn chuyển sang sử dụng với Microsoft Outlook 2010 nhƣng không muốn phải nhập thủ công từng địa chỉ e-mail vào contact? Cách đơn giản nhất là trích xuất toàn bộ contact trong Gmail để đƣa chúng vào Outlook 2010, cách thực hiện nhƣ sau:
47. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 46 Khởi động trình duyệt Web rồi đăng nhập vào tài khoản Gmail cần trích xuất contact. Sau khi đăng nhập vào tài khoản Gmail, bạn nhấn chuột vào liên kết Contacts nằm trong khung bên trái. Trong cửa sổ contact vừa hiện ra, bạn nhấn vào liên kết All Contact để làm xuất hiện tất cả các contact hiện có rồi nhấn vào liên kết All ở khung thứ hai bên phải để chọn tất cả các contact vừa hiện ra. Tiếp tục, nhấn chuột vào liên kết Export. Trong cửa sổ Export, bạn đánh dấu chọn vào mục Everyone (All Contacts) và mục Outlook CSV format (for importing into Outlook or another application). Sau cùng nhấn nút Export rồi đặt tên và chọn nơi lƣu trữ cho tập tin CSV sắp tạo (ví dụ contact.CSV). Tập tin này sẽ chứa toàn bộ contact hiện có trong tài khoản Gmail.
49. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 48 Khi cửa sổ Import and Export Wizard hiện ra, bạn chọn Import from another program or file rồi nhấn Next để tiếp tục. Trong cửa sổ Import a File, bạn chọn Comma Separated Values (DOS) rồi nhấn Next để tiếp tục.
50. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 49 Trong cửa sổ tiếp theo, bạn nhấn nút Browse trong mục File to import rồi chọn tập tin chúng tôi chứa toàn bộ contact đã trích xuất từ Gmail. Đồng thời, đánh dấu chọn vào ô Do not import duplicate items để loại bỏ các contact trùng lắp. Nhấn Next để tiếp tục.
51. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 50 Trong cửa sổ tiếp theo, bạn chọn thƣ mục sẽ dùng để lƣu các contact sắp thêm vào, tốt nhất nên chọn luôn thƣ mục Contacts của Outlook 2010 Nhấn Next để tiếp tục. Trong cửa sổ cuối cùng, bạn đánh dấu chọn vào ô Import “contact.csv” into folder : Contacts. Sau cùng, nhấn Finish để hoàn tất.
52. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 51 3. Tạo chữ ký cho Email Chữ ký của bạn có thể tự động đƣợc thêm vào thƣ gửi đi, hoặc bạn có thể tự thêm chữ ký để chỉ những thƣ mà bạn chọn. a. Nội dung chữ ký Email Nội dung chữ ký Email Chữ ký của bạn bao gồm các thông tin về bạn, các nhà kinh doanh thì thƣờng để thông tin liên lạc, để các khách hàng và đối tác của họ dễ dàng liên lạc với họ. Một chữ ký cũng có thể bao gồm một thông điệp tiếp thị hoặc thậm chí là một nơi yêu thích để thể hiện giá trị hài hƣớc hay cá nhân Thông tin trong một email rất đơn giản với chữ ký có thể bao gồm: 1 Tên của bạn. 2 Chuyên môn của bạn. 3 Địa chỉ và số điện thoại. Bạn cũng có thể thêm vào địa chỉ Website, hay một chữ ký bằng tay. Logo của công ty, hoặc hình ảnh của mình. Hình ảnh, hình ảnh, clip và nghệ thuật có thể làm chậm việc gửi Email. Do đó dung lƣợng của các thông điệp bạn thêm vào phải tƣơng đối nhỏ.
53. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 52 b. Cách tạo chữ ký trong Email Mở một tin nhắn mới, trên tab Message, trong nhóm Include, nhấp chuột vào Signature, và sau đó bấm vào Signatures. Trên E-mail Signature tab, bấm vào New. Nhập tên cho chữ ký, và sau đó nhấn OK.
54. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 53 Trong hộp thoại Edit signature, nhập văn bản mà bạn muốn bao gồm trong chữ ký Để định dạng văn bản, chọn văn bản, và sau đó sử dụng thanh công cụ bên dƣới để định dạng
56. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 55 d. Đƣa Business Card vào chữ ký Business Card (hoặc EBCs) là tính năng mới của Outlook 2010, nó cho phép bạn dễ dàng chia sẻ thông tin liên lạc với những ngƣời khác. Sau khi tạo một số thông tin cho chính mình, bạn sẽ có một Business Card để sử dụng, sau đó bạn có thể đƣa vào chữ ký trong Email: Chỉ cần bấm vào nút Business Card trong Chữ ký và hộp thoại sẽ hiển thị nhƣ trong hình trên. Một EBC sẽ thêm vào một chuyên môn để liên lạc, ngƣời nhận email có thể dễ dàng lƣu thông tin liên lạc của bạn, bởi vì một EBC có hai phần: một hình ảnh và một tập tin. Tập tin ở định dạng vCard (tiêu chuẩn cho việc gửi và nhận thông tin liên lạc trên internet), có nghĩa là thông tin liên lạc, liên kết với các thẻ sẽ dễ dàng cho ngƣời nhận để tiết kiệm thời gian. e. Chèn một chữ ký tự động Trên tab Message, trong nhóm Include , nhấp chuột Signatures. Bên dưới mục Choose default signature, Chọn e-mail account và chữ ký theo mặc định
57. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 56 Trong New messages, nhấp vào một tài khoản e-mail mà bạn muốn chữ ký làm mằc định. Nếu bạn muốn có một chữ ký mặc định khi trả lời hoặc khi chuyển tiếp email, trong Replies /forwards, chọn chữ ký. Nếu không bấm (none). f. Chèn chữ ký bằng tay Nếu bạn đã tạo chữ ký trƣớc đó, bạn sẽ thấy họ liệt kê ở đây Bấm vào Signnature, chọn một chữ ký trong danh sách liệt kê. 4. Các tính năng khác a. Ƣu tiên theo dõi email bằng cờ
58. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 57 Đánh dấu bằng cờ cho Email có tác dụng phân biệt các Email, hoặc làm dấu cho các Email quan trọng. Để đánh dấu bằng cờ, hãy làm các bƣớc sau: 1 Nhấp chuột phải vào tiêu đề Email chọn Follow Up. 2 Sau đó chọn màu cờ. Cách đơn giản hơn, phía bên phải của tiêu đề Email có hình lá cờ mờ, chỉ cần nhấp chuột phải để chọn màu cờ để đánh dấu. b. Thay đổi các mục trong TO-DO BAR
59. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 58 Để thay đổi các mục trong TO-DO BAR, hãy làm các bƣớc sau: 1 Nhấn vào Contacts, thanh công cụ TO-DO BAR sẽ xuất hiện ở bên phải Outlook. 2 Nhấp text ghi là Type a New Task. Các từ biến mất và bạn thấy con trỏ (một đƣờng nhấp nháy). 3 Gõ nhập tên của nhiệm vụ. Nhiệm vụ xuất hiện trong Task Lis của To-Do Bar 4 Nhấn phím Enter. Nhiệm vụ mới di chuyển xuống Task List của To-Do Bar với những nhiệm vụ khác.
61. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 60 Hộp thoại Advanced View Settings hiện thị Nhấp chọn Conditional Formatting
64. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 63 Bạn cũng có thể Nhấp chuột phải vào tin nhắn bên dƣới phần mục để thay đổi thể loại. Bạn có thể đổi tên từng loại thành bất kỳ ý nghĩa đối với bạn.
65. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 64 Bạn có thể muốn thực hiện một thể loại mới cho thƣ khác nhau. Go to Actions Categorize and All Categories Trên màn hình Color Categories chọn New nhập các loại tên và màu sắc, bạn cũng có thể gán một phím tắt cho nó
66. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 65 Bây giờ bạn có thể sắp xếp thông qua các thƣ email của bạn dựa trên loại thể
67. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 66 f. Tạo các thƣ mục chuyên nghiệp Mục đích của việc tạo các thƣ mục là để phân loại các Email vào những nhóm riêng biệt, và các Email sẽ không còn nằm lẫn lộn với nhau nữa. Cách tạo thƣ mục Cách tạo các thƣ mục này rất đơn giản, chỉ nhấn chuột phải vào INBOX và chọn New Folder, đặt tên cho thƣ mục vừa tạo và OK. Di chuyển các email vào thƣ mục vừa tạo
68. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 67 Sau khi đã tạo ra một thƣ mục, bạn có thể di chuyển các Email vào trong thƣ mục đó. Email có thể di chuyển vào thƣ mục này bằng cách kéo thả hoặc nhấn chuột vào tiêu đề Email, giữ chặt chuột và di chuyển đến các thƣ mục và bạn thả chuột ra. Di chuyển các Email vào thƣ mục bằng lệnh Ngoài cách di chuyển các Email bằng cách kéo và thả thì ta có thể dùng lệnh để làm công việc này. Để dùng lệnh di chuyển bạn thực hiện các bƣớc sau: 1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email. 2 Chọn Move To Folder. 3 Chọn thƣ mục bạn muốn lƣu 4 Ok Tạo quy tắc nhận mail g. Cách thức tạo và sử dụng email mẫu Nếu sử dụng một dạng email thƣờng ngày đƣợc gởi lặp đi lặp lại cùng một dạng nội dung thì tốt nhất bạn nên tạo một email mẫu (template) để đơn giản hóa công việc. Những mẫu email thƣờng gặp là: thông tin sản phẩm, báo cáo, tin nhắn cho nhóm đối tác… Để tạo một email mẫu, ta thực hiện nhƣ sau: – Nhấn chọn New trên thanh công cụ để tạo một email mới. Trong giao diện soạn thảo, bạn điền tất cả những thông tin, nội dung mà sẽ đƣợc lặp lại theo hƣớng khuôn mẫu. Ví dụ nhƣ: tiêu đề, địa chỉ, các phần liệt kê, danh sách và các bảng.
69. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 68 – Nhấn tiếp vào nút Microsoft Office BuTSn (biểu tƣợng logo của Microsoft Office), chọn Save As. Trong hộp thoại Save As, ta chọn Outlook Template (+.oft) ở phần “Save as type”, đặt tên cho tập tin mẫu, chọn nơi lƣu rồi Save lại. Tùy thuộc vào phiên bản hệ điều hành Windows mà MS Outlook 2010 có vị trí lƣu template khác nhau. + Windows XP: thƣ mục Documents And SettingsTên tài khoảnApplication DataMicrosoftTemplates
70. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 69 + Windows Vista: thƣ mục UsersTên tài khoảnAppDataRoamingMicrosoftTemplates Có thể tạo nhiều template tùy ý và cùng chia sẻ cho các ngƣời dùng MS Outlook khác trên cùng máy sử dụng chung. Khi muốn sử dụng các email mẫu, ta chọn mũi tên kế bên New Itém trên tab Home, chọn “More Items”, chọn “Choose From…”. Hộp thoại “Choose Form” hiển thị
72. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 71 Ở hộp thoại vừa hiển thị ra, chọn Options.
77. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 76 Hiển thị hộp thoại Properties
81. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 80 d. Lƣu các tập tin đã đính kèm vào ổ đĩa Sau khi xem qua dung lƣợng của các Email, bạn sẽ nhận thấy rằng các Email có dung lƣợng lớn thƣờng bao gồm những tài liệu đính kèm. Nếu cần để lƣu trữ các tài liệu đính kèm trong hộp thƣ. Bạn sử dụng Lƣu tập tin đính kèm các lệnh trên Microsoft Office nút trình đơn và lƣu các tài liệu đính kèm vào một số vị trí thuận tiện trên đĩa cứng của bạn. Sau khi đã lƣu các tệp đính kèm, bạn có thể xóa các Email không cần thiết đó.
82. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 81 Trƣớc khi bắt đầu lƣu tài liệu đính kèm vào đĩa cứng, phải nhớ vị trí đã lƣu để sau này ngƣời dùng có thể xem lại các tài liệu đó. Để lƣu tập tin đính kèm vào ổ đĩa bạn làm theo cách sau: 1 Mở Email có chứa tập tin đính kèm. 2 Nhấn vào Tab File 3 Sau đó bạn chọn Save attachments. 4 Chọn đƣờng dẫn để lƣu tập tin, sau đó nhấp Ok e. Xóa vĩnh viễn các Email ra khỏi hộp thƣ Mỗi khi bạn xóa một email, nó đi vào thƣ mục Deleted chúng tôi xoá nhiều thì thƣ mục này có thể phát triển nhanh chóng và chiếm nhiều dung lƣợng, do đó cần phải làm sạch thƣ mục Deleted Items cũng nhƣ dung lƣợng của toàn hộp thƣ. Bởi vậy, nên xóa vĩnh viễn các Email này ra khỏi hộp thƣ. Cách xóa vĩnh viễn các Email đơn giản nhất là vào thƣ mục Deleted Items, bạn sẽ thấy các Email xóa bên ngoài. Nhấp chuột vào các Email này, nhấn chuột phải chọn Delete.
84. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 83 Email tự động lƣu trữ vào hộp thƣ cá nhân của bạn (hình trên).Với việc sử dụng lệnh AotoArchive thì các Email sẽ từ hộp thƣ của bạn sẽ tự di chuyển vào thƣ mục, thƣ mục đó gọi là thƣ mục tự lƣu trữ.
85. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 84 1 Nhấn Browse… để chọn thƣ mục lƣu trữ, chọn OK. 2 Email đang di chuyển vào trong hộp thƣ. 3 Và Email đƣợc lƣu vào thƣ mục tự lƣu trữ. Thƣ mục con trong hộp thƣ sẽ đƣợc tự động tạo ra trong thƣ mục lƣu trữ. b. Lƣu các email vào thƣ mục cá nhân
86. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 85 Bạn muốn có một thƣ mục cá nhân chứa các tập tin riêng của bạn, điều đó tƣơng tự để có một tủ đựng các hồ sơ cá nhân. Với thƣ mục cá nhân, bạn tạo tập tin riêng cho mình. Sau khi bạn đã tạo ra thƣ mục cá nhân và cách di chuyển các tập tin vào thƣ mục cá nhân này. c. Cách tạo các thƣ mục cá nhân Để sử dụng một thƣ mục tập tin cá nhân, trƣớc tiên bạn cần phải tạo ra nó. Để tạo thƣ mục cá nhân bạn làm theo các bƣớc sau: 1 Chọn file sau đó nhấn vào Info chọn Account Settings 2 Bạn chọn tiếp Tab Data Files
87. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 86 3 Chọn Add, nhập tên 4 Thƣ mục cá nhân của bạn đã đƣợc tạo ra nhƣ hình dƣới. d. Cách chọn các subfolder trong thƣ mục cá nhân
89. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 88 Sau khi bạn đã tạo xong các thƣ mục con trong thƣ mục các nhân. Để để di chuyển một hoặc nhiều Email đến thƣ mục con, bạn làm theo các bƣớc sau: 1 Nhấn chuột phài vào Email chọn Move to Folder 2 Bạn chọn thƣ mục con trong thƣ mục cá nhân và nhấn OK. Những cách khác để di chuyển các Email vào thƣ mục cá nhân là dùng phƣơng pháp kéo thả. Bạn nhấn chuột trái vào Email, giữ chặt chuột và di chuyển chuột tới thƣ mục con trong thƣ mục cá nhân, sau đó bạn thả chuột ra, Email đó sẽ xuất hiện trong thƣ mục cá nhân. f. Lƣu trữ emai ra ổ đĩa Thông thƣờng bạn lƣu trữ các Email vào thƣ mục cá nhân. Nhƣng các thƣ mục này vẫn nằm trong Outlook. Tuy nhiên có cách để back up dữ liệu khác là lƣu trữ các Email vào ổ đĩa.
91. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 90 Chọn Move this file hoặc Copy this file Lƣu ý: Nếu mục tiêu của bạn là để sao lƣu toàn bộ hộp thƣ của bạn, thì bạn mới dùng công cụ này. g. Phân loại thƣ Đôi khi tài khoản email của bạn sẽ bị quá tải do mỗi ngày bạn phải nhận hàng trăm email từ khách hàng, đối tác, nội bộ công ty. Do đó, việc phân loại tự động email sẽ giúp giảm bớt thời gian rất nhiều. Công việc trƣớc tiên bạn cần làm là tạo các thƣ mục bằng cách nhấn phải chuột lên Inbox rồi chọn New Folder, đặt tên tùy ý. Ví dụ: “Mail đối tác” rồi nhấn OK. Cứ tiếp tục tạo thƣ mục nếu bạn có nhiều phân loại ngƣời dùng. Bƣớc tiếp theo, bạn chọn : 1 Nhấn chuột phải vào tiêu đề Email. 2 Chọn Rules.
92. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 91 Trong cửa sổ mới, ta chọn quy tắc cho email gởi đến tƣơng ứng với yêu cầu công việc. Ở đây ta chọn Select Folder
93. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 92 Chọn thƣ mục đã đƣợc tạo sẵn hoặc nhấn nút New để tạo thƣ mục khác, rồi nhấn OK Trong mục “Move the item to folder” sẽ giúp tự động đƣa tất cả email từ một địa chỉ email xác định vào một thƣ mục đƣợc chỉ định sẵn. Bạn có thể tham khảo khá nhiều quy tắc và hành động (action) mà MS Outlook đã có sẵn để ta chọn lựa theo cách thức nhƣ trên khi nhấn vào nút Advanced Options.
94. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 93 Chọn điều kiện cho quy tắc nhận email
95. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 94 Chọn hành động (action) cho quy tắc nhận thƣ
96. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 95 Chọn điều kiện loại trừ cho quy tắc nhận thƣ
97. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 96 Đặt tên và nhấn Finish để hoàn thành. Bây giờ, thƣ của các bạn sẽ đƣợc tự động chuyển vào từng thƣ mục nhất định. Các thao tác khác: Trong hộp thoại Rules and Alerts
98. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 97 – Change Rule: chỉnh sửa điều kiện. – Copy Rule: sao chép điều kiện – Delete: xóa điều kiện – Run Rules Now: thực hiện ngay một điều kiện nào đó. 3. Lưu trữ các thư từ cũ a. Làm quen với AutoArchive Để vào hộp thoại AutoArchive bằng cách nhấp chuột vào File chọn Options. Nhấp chuột vào Advanced và sau đó nhấp chuột vào nút AutoArchive Settings.
99. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 98 Hộp thoại Auto Archive hiển thị. 1 Nếu chọn Run AutoArchive every (số ngày) thì AutoChive sẽ kiểm tra hộp thƣ tùy theo số ngày bạn chọn. (Và nếu bạn không thích AutoArchive, bạn có thể không chọn nó). 2 Số lƣợng ngày cho biết với tần số mà AutoArchive sẽ chạy. b. Xác định Email cũ trong AutoArchive
100. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 99 Với AutoArchive, mỗi lần Email bị di chuyển sẽ nhận đƣợc một thông báo kiểm tra. Tuy nhiên, đôi khi bạn không nhận đƣợc thông báo kiểm tra, do AutoArchive đƣợc cài đặt mặc định. Sau khi di chuyển thì những Email đó đƣợc cho là cũ và bạn có thể thay đổi điều này. Đối với một số ngƣời Email có vẻ cũ sau khi hai tuần, nhƣng đối với ngƣời khác thì có thể là 2 tháng. Bạn là một đƣợc quyết định và bạn có thể làm đƣợc điều này trên một cơ sở cho mỗi thƣ mục nếu bạn muốn. g. Lƣu trữ Calendar AutoArchive có nhiều tác dụng ngoài việc lƣu trữ các Email. AutoArchive còn lƣu trữ đƣợc các nhiệm vụ đặt trong Calendar hoặc các thƣ mục trong nó. Và cũng giống nhƣ cách điều chỉnh cài đặt cho Email.
106. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 105 Khi bạn đang tìm ngày tháng trên lịch thì bạn có thể công cụ ở phía trên để di chuyển ngày tháng một cách dễ dàng: 1 Nhấn vào Day, Week, Mooth để nhanh chóng chuyển đổi thời gian ngày tháng muốn xem. 2 Dùng phím mũi tên để di chuyển ngày tháng một cách tiện lợi 3 Có thể cho hiển thị hoặc ẩn ngày phụ thuộc vào cách xem của bạn.
107. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 106 c. Chọn lựa cách lập biểu trong Calendar Bởi vì các yêu cầu khác nhau, nên bạn phải lập biểu khác nhau cho các yêu cầu đó. Cuộc hẹn: Một cuộc hẹn cần diễn ra chính xác theo thời gian, do đó ta sẽ lập biểu tại một thời gian. Cuộc họp: Một cuộc họp xảy ra tại một thời gian, dự kiến, giống nhƣ một cuộc hẹn. Sự khác biệt là bạn sẽ mời những ngƣời khác bằng cách sử dụng một cuộc họp yêu cầu đƣợc gửi qua email. Sự kiện: Một sự kiện là một hoạt động kéo dài cả ngày dài. Không giống nhƣ một cuộc hẹn hoặc cuộc họp, một sự kiện. Với một sự kiện, bạn vẫn có thể có các mục xuất hiện trong lịch trình của bạn cho ngày hôm đó.
108. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 107 Nhiệm vụ: Một nhiệm vụ là một yêu cầu bạn làm gì đó trong một khoảng thời gian, bạn có thể lập biểu nhiệm vụ cho mỗi ngày d. Tạo các cuộc hẹn Để nhập một cuộc hẹn, làm theo các bƣớc sau đây: 1 Nhấp biểu tƣợng Calendar trong Outlook Bar. Lịch xuất hiện, trình bày các cuộc hẹn của bạn 2 Nhấp nút New trong thanh công cụ ở phần trên cùng của màn hình. Form New Appointment xuất hiện.
109. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 108 3 Nhấp hộp Subject và nhập một tên cho cuộc hẹn. Nhập nội dung mô tả cuộc hẹn, chẳng hạn nhƣ “Có hẹn với John, Microsoft”. 4 Nhấp tam giác kế bên hộp Start Time. Một lịch nhỏ xuất hiện
110. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 109 e. Tạo lịch cho các cuộc họp Khi tạo lịch cho cuộc họp, các yếu tố cần phải có là thời gian, thành phần tham dự và địa điểm cuộc họp. Nếu bạn đã thiết lập một cuộc họp, trong khi đó bạn lại có một cuộc họp khác thì nó sẽ báo cho bạn biết hai cuộc họp trùng giờ. Trong một cuộc họp bạn sẽ thấy những: 1 Địa điểm của cuộc họp 2 Tên của cuộc họp f. Tạo lịch cho việc tham gia hội thảo Nếu sử dụng Outlook, bạn có thể kiểm tra thời biểu của mọi ngƣời, chọn một khoảng thời gian và đề nghị một thời gian hội thảo mà mọi ngƣời có thể tham gia bằng Email.
114. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 113 Ví dụ, nếu bạn có một số công việc cần phải làm, chỉ cần nhập công việc đó nhƣ là một nhiệm vụ. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, kiểm tra nó. Khi nhiệm vụ hoàn thành trong một ngày xác định sẽ có một danh sách hoàn thành nhiệm vụ hiện thị ngày đó. Trong hình trên: các công việc đã hoàn thành một kiểm tra và đánh dấu một dòng gạch giữa tiêu đề nhiệm vụ và thời gian hoàn thành. Bạn có thể nhập một nhiệm vụ với ngày dự kiến bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ. Nếu bạn không hoàn thành một nhiệm vụ trƣớc ngày kết thúc, nó sẽ tự động chuyển tiếp và xuất hiện trên những ngày hiện tại cho đến khi bạn hủy bỏ nó hay kiểm tra để điều chỉnh nó. h. Các ứng dụng ngoài việc gửi Email trong Outlook Trong Outlook thì Calendar giúp bạn tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian. Giúp bạn làm các công việc nhƣ: nhắc bạn về thời gian, giúp bạn làm đƣợc nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn… Nói về thời gian, Outlook nhắc nhở bạn về các cuộc họp quan trọng giúp ta luôn luôn chủ động để sắp xếp công việc. Outlook cũng cho phép bạn hiển thị thời gian rảnh của bạn cho ngƣời khác biết, để họ có thể xem khi nào bạn sẵn sàng trao đổi công việc với họ. i. Hiển thị lại các nhiệm vụ
115. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 114 Các nhiệm vụ đƣợc nhập sẽ đƣợc hiển thị nhiều lần mà bạn không cần phải nhập lại nhiệm vụ đó. Outlook sẽ nhắc nhỡ nhiều lần về nhiệm vụ đó theo ý của bạn. Dƣới đây là thanh công cụ điều chỉnh nó. j. Điều chỉnh nhiệm vụ theo định kỳ
117. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 116 1 Nhấn Double vào cuộc hẹn để mở nó. 2 Chọn thời gian nhắc nhở 3 Một nhắc nhở sẽ xuất hiện ở thời gian xác định. Các sự kiện sẽ đƣợc nhắc nhở tự động, Outlook sẽ thông báo cho bạn về sự kiện 18 giờ trƣớc khi họ bắt đầu. Bạn không thể thay đổi thiết lập tự động này, nhƣng bạn có thể sử dụng cùng một bƣớc mà chúng tôi đã hiển thị trong hình để thay đổi lời nhắc cho các sự kiện. l. Tô màu cho các hạng mục
119. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 118 Để tạo một Calendar mới bạn làm các bƣớc sau: 1 Nhấn nút phải vào Calendar chọn New Calendar 2 Hộp thoại Crete New Folder xuất hiện. 3 Bạn nhập tên cho Calendar muốn tạo sau đó nhấn OK 4 Một Calendar mới sẽ xuất hiện trong mục My Calendar.
120. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 119 b. Quản lý các thƣ mục cá nhân Sau khi tạo thêm các Calendar mới, các Calendar sẽ xuất hiện trong My calendar. Chúng ta sẽ xem nhiều Calendar theo hình trên. Muốn xem đƣợc lịch của Calendar nào thì bạn đánh dấu check vào một ô trƣớc tiêu đề của Calendar đó. Bên cột hiển thị sẽ thấy đƣợc toàn bộ thƣ mục trong Calendar đó. Nếu bạn muốn xem hết toàn bộ các Calendar thì chỉ việc đánh dấu hết cho tất cả các Calendar. Khi đó cột hiển thị sẽ thấy đƣợc tất cả các Calendar. Nếu bạn không muốn hiển thị Calendar nào thì chỉ việc bỏ dấu check đi c. Tạo một cuộc hẹn ở nhiều Calendar Đôi khi bạn muốn có một cuộc hẹn đƣợc để ở hai Calendars khác nhau. Bạn sẽ tạo từng cuộc hẹn trong từng Calendar. Bạn không nên làm cách này vì
124. Phiên bản thử nghiệm – Lưu hành nội bộ – Microsoft Vietnam 123 Thêm các ngày nghỉ lễ vào lịch biểu Lịch biểu sẽ không phát huy hết tác dụng khi mà các kỳ nghỉ không đƣợcđánh dấu sẵn. Mặc dù Microsoft không tự động đƣa vào các ngày nghỉ nhƣng bạn có thể. Có một cách dễ dàng để làm điều đó là tìm kiếm trênmạng và thêm lịch biểu Internet đã đƣợc đánh dấu sẵn đó vào Outlook. Một thƣ mục lịch biểu Internet phổ biển nhất là chúng tôi nhiên, lịch biểu này chỉ đánh dấu những ngày nghỉ lễ của Mỹ, do đó bạn sẽ phải tìm kiếm một lịch biểu phù hợp hơn hoặc tự mình tạo ra lịchbiểu có đánh dấu đầy đủ các ngày nghỉ lễ. Chia sẻ lịch biểu với các tài khoản Windows khác Để chia sẻ cùng một file dữ liệu Outlook cho tài khoản khác, trƣớc tiênbạn phải export file đã có vào một thƣ mục chung để các tài khoảnWindows khác có thể truy cập (ví dụ nhƣ thƣ mục Public của
Cập nhật thông tin chi tiết về Tài Liệu Quản Lý Dự Án Sử Dụng Microsoft Project 2010 Bằng Tiếng Việt trên website Globaltraining.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!