Bạn đang xem bài viết Thủ Thuật Tăng Tốc Microsoft Outlook được cập nhật mới nhất trên website Globaltraining.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Một trong những thói quen của người dùng Outlook là lưu trữ quá nhiều email. Mặc dù bạn không sử dụng các email này, không hề mở nhưng Outlook vẫn load các email này. Đây chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến Outlook bị chậm.
1. Tự động lưu trữ thư mục
Một trong những thói quen của người dùng là lưu trữ quá nhiều email. Mặc dù các email mà bạn không sử dụng, không mở nhưng Outlook vẫn load các email này. Đây chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến Outlook bị chậm.
Nếu muốn lưu trữ tất cả các email cũng, bạn có thể lưu các email này ra một thư mục riêng để có thể truy cập bất cứ khi nào cần thiết để Outlook hoạt động nhanh hơn.
Để lưu trữ bất kỳ một thư mục nào đó, bạn kích chuột phải vào thư mục đó rồi chọn Properties.
Mặc dù thiết lập mặc định khá ổn, tuy nhiên bạn có thể tiến hành điều chỉnh một số tùy chọn khác.
Theo mặc định Outlook sẽ lưu trữ email cũ của bạn trong khoảng 6 tháng hoặc hơn. Bạn có thể tùy chọn này nếu cần. Với người dùng Outlook, trung bình chỉ cần lưu trữ email trong vòng 2 tháng là hợp lý.
2. Vô hiệu hóa/gỡ bỏ Add-ins
Lúc này trên màn hình bạn sẽ nhìn thấy danh sách các Add-ins được cài đặt. Chỉ cần bỏ tích một Add-ins mà bạn muốn vô hiệu hóa hoặc sử dụng nút Remove ở phía bên phải để gỡ bỏ một Add-in.
3. Luôn update (cập nhật) Outlook
Cập nhật Outlook cùng các phiên bản Window update để đảm bảo rằng bạn đã cài đặt tất cả phiên bản Outlook update mới nhất. Các bản vá lỗi của Microsft có thể khắc phục một số lỗi để tăng tốc Outlook, hoạt động nhanh hơn.
4. Nén file PST
Khi bạn sử dụng Outlook và lưu trữ dữ liệu, các file PST sẽ ngày càng nhiều hơn. Thậm chí khi bạn xóa tất cả các dữ liệu thì file PST vẫn còn nguyên đó và không hề bị xóa. Điều này là nguyên nhân dẫn đến Outlook càng ngày càng chậm và khối lượng file PST ngày càng nhiều hơn. Do đó để khắc phục vấn đề này bạn nên nén file PST lại.
Để nén file PST, bạn vào Tools chọn Account Settings (đối với Outlook 2007) hoặc vào File chọn Account Settings (với các phiên bản khác).
5. Vô hiệu hóa RSS Feed
Theo mặc định, Outlook tìm nạp RSS Feed từ Internet Explorer để thêm vào Outlook Client. Tuy nhiên bạn nên vô hiệu hóa tính năng này để Outlook hoạt động nhanh hơn bởi khi nhận quá nhiều feed, RSS Feed chính là nguyên nhân khiến Outlook chậm hơn rất nhiều.
Trên cửa sổ Advanced Options, bạn bỏ tích tùy chọn Sync RSS Feeds to the Common Feed List để vô hiệu hóa tính năng RSS Feed.
Ngoài ra bạn nên xóa tất cả feed không cần được lưu trữ trên Outlook bằng cách vào Account Settings rồi thực hiện các bước tiếp theo.
Những Thủ Thuật Cho Microsoft Office Outlook 2007 (Phần Cuối)
V. Sao lưu và phục hồi cơ sở dữ liệu
1. Sao lưu cơ sở dữ liệu
Tiếp đó bạn chọn thư mục cần sao lưu và đánh dấu vào Include subfolders để tránh bỏ sót thư. rồi bấm Next.
Bước tiếp theo bạn bấm Browse để chọn nơi lưu tập tin .pst và bấm Finish để Outlook thực hiện.
↑ Lên đầu trang ↑
2. Thực hiện phục hồi
Tiếp đó, bạn chọn Personal Folder File (.pst) và bấm Next lần nữa.
↑ Lên đầu trang ↑
VI. Khai thác các tính năng khác của Outlook
1. Duyệt tin tức từ RSS
Không chỉ dùng để gửi thư, từ phiên bản 2007 người dùng còn có thể sử dụng để nhận tin tức qua RSS. Muốn lấy đường dẫn RSS của một trang web, bạn có hai cách như sau:
Lúc này trang xem trước nội dung sẽ mở ra, bạn chỉ cần copy đường dẫn trên thanh địa chỉ là xong.
Trên thanh địa chỉ của trình duyệt sẽ mở ra đường dẫn RSS cho trang, bạn copy vào bộ nhớ rồi thực hiện bước tiếp.
Trong Outlook bạn tìm đến thư mục Personal Folder rồi bấm chuột phải vào RSS Feeds, chọn Add a New RSS Feed.
Ở hộp New RSS Feed bạn dán nội dung đã copy vào rồi bấm Add, cứ thế bạn thực hiện cho nhiều nội dung RSS khác nhau.
Tên feed lấy theo mặc định có thể không như ý bạn, vì vậy bạn bấm Advanced rồi tại Feed Name bạn đổi tên của nguồn tin cho phù hợp và bấm OK.
Cuối cùng, bạn bấm Yes để kết thúc.
Sau đó Outlook sẽ thực hiện tải tiêu đề và một phần trích yếu nội dung tin, để xem nội dung gốc của tin này bằng trình duyệt bạn bấm vào View article.
Với cách làm này bạn vừa soạn thảo thư vừa có thể tranh thủ xem tin tức mới. ↑ Lên đầu trang ↑
2. Ghi chú trong Outlook
Muốn gắn màu sắc cho ghi chú, bạn bấm chuột vào góc trên bên trái của ghi chú đó, tại danh sách bên dưới bạn chọn màu sắc bên trong phần Categorize.
↑ Lên đầu trang ↑
3. Tạo lịch làm việc với Outlook
Ở Subject bạn đặt tiêu đề cho công việc, Location là nơi để địa điểm, tiếp đó bạn đặt thời gian bắt đầu tại Start time, chọn thời điểm kết thúc ở End time rồi gõ nội dung công việc vào. Xong, bạn bấm Save & Close để lưu lại. Để dễ phân biệt, bạn có thể gán màu theo nhóm công việc bằng cách bấm vào Catogorize ở thanh công cụ và chọn màu.
Outlook sẽ thực hiện nhắc nhở thường xuyên cho bạn.
Bạn bấm Dismiss để tắt hẳn hoặc chọn chọn Snooze để tắt đi, ngoài ra bạn có thể chọn thời gian nhắc nhở cho lần kế bên ở mũi tên cạnh nút Snooze.
(Tiếp theo và hết)
ABCMáytính
↑ Lên đầu trang ↑
Vài Thủ Thuật Sử Dụng Microsoft Outlook Tiện Lợi Hơn
“Ngồi trong cái hộp vuông và hít thở thông qua cái họng thông gió chà bá” aka “làm văn phòng” và trước mặt là một em mặt vuông đầy chữ để ngày nào cũng âu yếm nhìn nhau thì thể nào cũng phải xài email. Ngoài Thunderbird thì trong thế giới Windows dù thích hay ghét bạn cũng phải xài Outlook thôi vì đó là một trong những lựa chọn tốt nhất cho email client tính đến thời điểm hiện nay.
Trong bài viết bên dưới, tui dùng Outlook 2013 để minh họa, bạn có thể áp dụng cho Office 2010/ 2016 tui nghĩ cũng không có gì khác biệt nhiều lắm.
1. Phím tắt (shortcuts)
Nằm trong bộ Office nên các phím tắt soạn thảo rất quen thuộc: Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: đậm, nghiêng, gạch chân hay Ctrl+L, Ctrl+E, Ctrl+R: canh trái, giữa, phải…
Tui thường hay xài
F3/ Ctrl+E
đưa trỏ chuột vào khung tìm kiếm
Ctrl+, / Ctrl+.
chuyển qua email trước đó/ kế tiếp
Ctrl+1/ Ctrl+2/ Ctrl+3/ Ctrl+4/ Ctrl+5
chuyển qua các màn hình Mail/ Calendar/ Contacts (People)/ Tasks/ Notes
Ngoài ra, bạn đang copy một đoạn văn bản nào đó và muốn gửi mail nhanh thì cứ Ctrl+V ngay trong màn hình chính của Outlook không cần phải New Email. Bấm phím Insert để gắn cờ Follow Up (Today) và cũng bấm lần nữa để Mark Completed.
Bạn có thể Google thêm với từ khóa “outlook shortcut keys” hoặc coi toàn bộ trên Office Support.
2. Tạo email mẫu (Template)
Ngày nào cũng phải gửi mấy cái mail kiểu bên dưới thì chán lắm, mà viết đi viết lại hoài nhiều khi còn sai chính tả, thiếu dấu phẩy dấu chấm nữa, giống kiểu chép phạt hồi xưa ấy, chả thấy lợi ích gì 😀
Chào đồng chí Sếp,
Chừng nào đồng chí mới tăng lương cho em vậy? …
Cảm ơn đồng chí 😀
Để quản lý các email một cách tự động: tự chuyển email vào thư mục Quan trọng rồi gắn cờ đặt nhắc nhỏ nếu gửi từ địa chỉ sep@congty.com hay xóa luôn nếu trong tiêu đề email có chứa mấy từ như “báo lỗi”, “góp ý”… 😀
Bấm Next cái nữa để kết thúc quá trình tạo rule, ở đây bạn có thể chọn Run this rule now on message already in “Inbox” để Outlook chạy rule này với tất cả các email phù hợp tiêu chí đang có sẵn trong Inbox, bấm Finish là xong.
Thư mục này sẽ hiển thị các email có chứa từ khóa (Search for the word) trong tiêu đề (subject field only) hoặc cả nội dung luôn (subject field and message body) được gửi từ (From) đến (Sent To), trong đó tui là (Where I am) người nhận duy nhất (the only person on the To line) hoặc còn nhiều người khác nữa (on the To line with other people) hoặc tui được CC với người khác (on the CC line with other people).
Thay vì phải cuộn chuột đã đời mới kiếm được ngày cần đặt appointment, thì bạn có thể nhập thẳng vào ô chọn ngày kiểu như ” day five of next month” hoặc ” today + 6 days “
Không biết ở mấy ngành khác thì sao chứ bên lĩnh vực công nghệ mấy sếp khoái gởi mail vào lúc nửa đêm về sáng lắm – chắc do thói quen ngày xưa làm thợ code phải thức canh server hoặc OT/ ON chạy dead-line 😀 – thế nên mới có trò Delay Delivery (trong thẻ Options khi soạn mail)
Lưu email/ notes/ tasks thành file một cách nhanh chóng: Chỉ cần kéo và thả vào thư mục muốn lưu hoặc ngay màn hình desktop là xong.
Tải Xuống Microsoft Outlook 2010 Microsoft Office
Có gì khác biệt giữa Office 2010 và Microsoft 365?
Office 2010 bao gồm các ứng dụng như Word, Excel, PowerPoint và Outlook. Các ứng dụng này sẵn có dưới dạng gói mua một lần để sử dụng trên một PC duy nhất.
Các gói Microsoft 365 tích hợp phiên bản cao cấp của các ứng dụng này, cùng các dịch vụ khác được hỗ trợ qua Internet, trong đó có dung lượng lưu trữ trực tuyến với OneDrive và những phút gọi điện với Skype để sử dụng cho gia đình.. Với Microsoft 365, bạn có được trải nghiệm Office đầy đủ, được cài đặt trên PC, máy Mac, máy tính bảng (gồm iPad® và máy tính bảng chạy Android™) và điện thoại. Các gói Microsoft 365 cũng sẵn có dưới dạng đăng ký hàng tháng hoặc hàng năm.
Làm thế nào để biết máy tính của tôi có thể chạy Microsoft 365 hay không?
Xem yêu cầu hệ thống để biết các phiên bản tương thích của Windows và macOS, cùng các yêu cầu tính năng khác.
Tôi có cần truy nhập Internet để sử dụng Microsoft 365 không?
Bạn không cần kết nối internet để sử dụng các ứng dụng Office như Word, Excel và PowerPoint vì các ứng dụng đó đã được cài đặt đầy đủ trên máy tính của bạn.
Tuy nhiên, bạn cần truy nhập Internet để cài đặt và kích hoạt mọi bản phát hành mới nhất của bộ Office, cùng toàn bộ các gói đăng ký Microsoft 365. Đối với gói Microsoft 365, bạn cũng cần truy nhập Internet để quản lý tài khoản đăng ký của mình, chẳng hạn như để cài đặt Office trên PC khác hoặc thay đổi tùy chọn thanh toán. Bạn còn cần truy nhập internet để truy nhập các tài liệu được lưu trữ trên OneDrive, trừ khi bạn cài đặt ứng dụng OneDrive trên máy tính.
Bạn cũng nên kết nối Internet thường xuyên để cập nhật phiên bản Office của mình và hưởng lợi từ các bản nâng cấp tự động. Nếu bạn không kết nối Internet trong ít nhất 31 ngày một lần thì ứng dụng của bạn sẽ chuyển sang chế độ giảm chức năng, nghĩa là bạn có thể xem hoặc in tài liệu nhưng không thể chỉnh sửa tài liệu hay tạo tài liệu mới. Để kích hoạt lại các ứng dụng Office, hãy kết nối lại Internet.
Tôi vẫn sẽ có quyền kiểm soát tài liệu của mình với Microsoft 365 chứ?
Có. Các tài liệu mà bạn đã tạo hoàn toàn thuộc về bạn. Bạn có thể lựa chọn lưu trữ các tài liệu này trực tuyến trên OneDrive hoặc cục bộ trên PC hay máy Mac của mình.
Nếu bạn hủy bỏ đăng ký hoặc đăng ký hết hạn thì bạn vẫn có thể truy nhập và tải xuống toàn bộ tệp của mình bằng cách đăng nhập trực tiếp vào OneDrive bằng tài khoản Microsoft mà bạn đã sử dụng để thiết lập Microsoft 365. Vì bạn sẽ mất dung lượng lưu trữ bổ sung đi kèm với đăng ký nên hãy lưu tệp của mình ở nơi khác hoặc mua thêm dung lượng lưu trữ OneDrive nếu tài khoản OneDrive của bạn vượt quá hạn mức dung lượng lưu trữ miễn phí.
Khi nào thì đăng ký của tôi bắt đầu?
Nếu bạn mua đăng ký tự động gia hạn thì đăng ký của bạn sẽ bắt đầu khi bạn hoàn tất việc mua. Bạn có thể mua đăng ký tự động gia hạn từ chúng tôi chúng tôi iTunes® và một số nhà bán lẻ khác. Nếu bạn mua đăng ký trả trước thì đăng ký của bạn sẽ bắt đầu khi bạn kích hoạt đăng ký của mình và được đưa đến trang Tài khoản của Tôi. Bạn có thể mua đăng ký trả trước từ nhà bán lẻ hoặc đại lý hay nhân viên hỗ trợ của Microsoft.
Làm thế nào để tôi chia sẻ Microsoft 365 với những người còn lại trong gia đình?
Nếu sở hữu đăng ký Microsoft 365 Family hiện hoạt, bạn có thể chia sẻ đăng ký với tối đa năm thành viên trong gia đình (tổng cộng sáu người dùng). Mỗi thành viên trong gia đình được bạn chia sẻ đăng ký có thể sử dụng mọi bản cài đặt sẵn có của bạn trên PC, máy Mac, iPad, máy tính bảng chạy Android, máy tính bảng chạy Windows, iPhone® hoặc điện thoại chạy Android của họ, nhận thêm 1 TB dung lượng lưu trữ OneDrive và quản lý các bản cài đặt riêng của họ từ chúng tôi
Để thêm người vào đăng ký của bạn, truy nhập chúng tôi và làm theo các hướng dẫn trên màn hình để thêm người dùng. Mỗi người bạn thêm sẽ nhận được một email cho biết các bước họ cần thực hiện theo. Khi họ đã chấp nhận và hoàn thành các bước, thông tin của họ, bao gồm cả bản cài đặt họ đang sử dụng, sẽ xuất hiện trên trang Tài khoản của tôi của bạn. Bạn có thể ngừng chia sẻ đăng ký của mình với một người hoặc loại bỏ thiết bị họ đang sử dụng tại www.office.com/myaccount.
“Đám mây” là gì?
“Đám mây” là cách mô tả thân thiện về các dịch vụ điện toán nền web được lưu trữ bên ngoài gia đình hoặc tổ chức của bạn. Khi bạn sử dụng các dịch vụ điện toán đám mây, cơ sở hạ tầng CNTT của bạn sẽ nằm ngoài cơ sở của bạn (bên ngoài) và được duy trì bởi một bên thứ ba (lưu trữ), thay vì nằm tại một máy chủ ở gia đình hoặc doanh nghiệp của bạn (tại chỗ) mà bạn duy trì. Ví dụ: với Microsoft 365, lưu trữ, thông tin, điện toán đám mây và phần mềm được định vị và quản lý từ xa trên máy chủ do Microsoft sở hữu. Rất nhiều dịch vụ bạn sử dụng hàng ngày là một phần của đám mây-mọi thứ từ email nền web cho tới giao dịch ngân hàng di động và lưu trữ ảnh trực tuyến. Vì hạ tầng này được đặt trực tuyến hay “trên đám mây” nên bạn có thể truy nhập vào đó ở hầu hết mọi nơi, từ PC, máy tính bảng, điện thoại thông minh hay thiết bị khác có kết nối Internet.
Cập nhật thông tin chi tiết về Thủ Thuật Tăng Tốc Microsoft Outlook trên website Globaltraining.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!