Bạn đang xem bài viết Tổng Quan Về Microsoft Office Access 2003 được cập nhật mới nhất trên website Globaltraining.edu.vn. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất.
Microsoft Access là một thành phần trong bộ Microsoft Office, là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, trong đó có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để dễ dàng xây dựng các chương trình cho một số các bài toán thường gặp trong quản lý, thống kê, kế toán…
1/- Giới thiệu
Mỗi một tệp chương trình thường có có một đuôi quy định, ví dụ các tệp của Microsoft Word 2003 có đuôi là .doc, tệp chương trình Pascal có đuôi là . pas … Một tệp chương trình do Access tạo ra có đuôi là .MDB
Một hệ chương trình do Access tạo ra gọi là một Database (cơ sở dữ liệu). Trong các ngôn ngữ như C, Pascal, Foxpro,. .. một hệ chương trình gồm các tệp chương trình và các tệp dữ liệu được tổ chức một cách riêng biệt. Nhưng trong Access toàn bộ chương trình và dữ liệu được chứa trong một tệp duy nhất có đuôi. MDB. Như vậy thuật ngữ hệ chương trình hay cơ sở dữ liệu được hiểu là tổ hợp bao gồm cả chương trình và dữ liệu. Để ngắn gọn nhiều khi ta gọi chương trình thay cho thuật ngữ hệ chương trình. Như vậy từ đây khi nói đến chương trình hay hệ chương trình hay cơ sở dữ liệu thì cũng có nghĩa đó là một hệ phần mềm gồm cả chương trình và dữ liệu do Access tạo ra.
2/- Làm việc với Microsoft Access
2.1/- Khởi động Access
Để khởi động (chạy ) Microsoft Access bạn phải chắc chắn rằng Microsoft Office ( trong đó có thành phần Microsoft Access ) đã được cài đặt đúng cách trên máy tính.
Có nhiều cách đề khởi động Microsoft Access phụ thuộc vào máy tính của bạn.
Cách 1: Chọn Start, Program, Microsoft Access.
Cách 2: Chạy từ icon trên Desktop hoặc TaskBar.
Cách 3: Trong trường hợp không tìm thấy shortcut của chương trình trên Desktop hoặc trong menu start ta có thể chạy trực tiếp tập tin Msaccess trong thư mục đã cài đặt Office thông thường là “C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice”. Kết quả nhận được ở hình 1.1: Tại hình này:
– Nếu muốn mở một cơ sở dữ liệu đã có thì chọn trong danh sách ở mục Open. – Nếu muốn tạo một cơ sở dữ liệu mới thì chọn Create a new file.
2.2/- Tạo một cơ sở dữ liệu
Trong Access tích hợp tất cả các đối tượng tạo thành file có đuôi là .MDB Để tạo 1 cơ sở dữ liệu mới ta làm như sau:
Từ cửa sổ Microsoft Access: chọn menu File, chọn chức năng Create a new file ( hoặc kích chuột tại biểu tượng trên thanh công cụ). Tại cửa sổ tiếp theo ta bấm chuột tại biểu tượng Blank Database để hiện ra cửa sổ hình 1.2:
Chọn thư mục sẽ chứa tệp cơ sở dữ liệu cần tạo trong hộp Save in (ví dụ thư mục My documents) sau đó đặt tên cơ sở dữ liệu trong hộp File name (chẳng hạn: Quanlyhanghoa). Cửa sổ tương ứng khi đó có dạng hình 1.3.
Kích chuột tại nút Create. Kết quả hiện ra cửa sổ tại hình 1.4:
Cửa sổ trên hình 1.4 được gọi là cửa sổ Database. Đây là một trong những cửa sổ rất quan trọng của Access. Cửa sổ bao gồm:
Hệ menu với các menu: Open, Design, New …
Tiêu đề Database: Quanlyhanghoa là tên của cơ sở dữ liệu.
Các đối tượng của một cơ sở dữ liệu trong Access gồm (các mục):
+ Table: Đây là các bảng của cơ sở dữ liệu.
+ Query: là các truy vấn của cơ sở dữ liệu.
+ Form: các form dùng để thiết kế giao diện chương trình.
+ Report: Các báo cáo thống kê.
+ Macro: các Macro dùng để thực thi các hành động trong CSDL.
+ Module: chứa các thủ tục được viết bằng Access Basic.
Giả sử đã có cơ sở dữ liệu Quanlyhanghoa trong thư mục C:My Documents. Để làm việc (xem, bổ sung, thực hiện chương trình ) với cơ sở dữ liệu trên ta lần lượt thao tác như sau:
Bước1: Từ cửa sổ Microsoft Access chọn menu File, Open Database… hoặc kích chuột tại biểu tượng Open trên thanh Standard Toolbar. Kết quả ở hình 1.5:
Bước 2: Chọn thư mục trong đó có chứa tệp cơ sở dữ liệu cần mở trong hộp Look in. Kết quả trong cửa sổ sẽ hiện ra danh sách các cơ sở dữ liệu trong thư mục này nếu giá trị tại hộp File of type là: Microsoft Access.
2.3/- Làm việc với cơ sở dữ liệu đã tồn tại
Trong trường hợp có quá nhiều cơ sở dữ liệu đã tồn tại để nhanh chóng tìm được cơ sở dữ liệu cần mở ta chú ý đến một số tuỳ chọn khác trên cửa sổ như: Last modified, text or propery…
Bước 3: Chọn tên cơ sở dữ liệu muốn mở tại hộp File name (hoặc kích kích chuột tại tên của cơ sở dữ liệu cần mở hiện trong cửa sổ),ví dụ Quanlyhanghoa, sau đó kích chuột tại nút Open. Kết quả nhận được trong hình 1.6:
Khi mở xong một cơ sở dữ liệu, nếu muốn chọn mục nào thì ta bấm chuột vào mục đó. Như hình trên ta đang chọn mục Tables, mục này chứa danh sách các bảng của cơ sở dữ liệu Quanlyhanghoa. Nhìn vào mục Tables của cửa sổ Database của cơ sở dữ liệu ta thấy mới chỉ có bảng hang (hàng).
Tổng Hợp Thủ Thuật Office 2003
Thủ thuật với Microsoft Word 2003 Thủ thuật với Microsoft Excel 2003 Thủ thuật với Microsoft PowerPoint 2003 Thủ thuật với Microsoft Access 2003
I. Thủ thuật với Microsft Word 2003
Lên đầu trang 2. Mở các tài liệu dạng *.docx
Nếu máy tính của bạn chỉ được cài đặt Word 2003 và bạn muốn mở các tài liệu dạng *.docx. Bạn hãy sử dụng một trong các cách sau.
II. Thủ thuật với Microsoft Excel 2003
Để giúp các bạn khai thác các tính năng ưu việt trong công tác xử lý bảng tính đối với phần mềm Microsoft Excel, xin giới thiệu một số thủ thuật Excel 2003 được coi là hay nhất của phần mềm này.
Ngoài ra bạn có thểdễ dàng sử dụng bảng tính Excel hơn với các hướng dẫn cơ bản nhất về thao tác với dòng,thao tác với cột….
1. Thao tác với dòng
a, Thêm dòng
– Với thao tác chèn dòng thì dòng mới sẽ được chèn lên trên dòng hiện tại.
b, Xoá dòng
c, Ẩn/Hiện dòng
Đôi khi với bảng tính quá dài bạn cần ẩn đi một số dòng không hay dùng cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau
d, Chiều cao của dòng
Nếu muốn thay đổi chiều cao của dòng bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên dòng và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:
Lên đầu
2. Thao tác với cột
a, Thêm cột
– Với thao tác chèn cột thì cột mới sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại.
b, Xoá cột
c, Ẩn/Hiện cột
Đôi khi với bảng tính quá rộng bạn cần ẩn đi một số cột không cần thiết cho dễ kiểm soát, bạn làm như sau
d, Độ rộng của cột
Nếu muốn thay đổi độ rộng của cột bạn có thể sử dụng con trỏ chuột đưa vào đường phân cách giữa 2 tên cột và kéo hoặc cũng có thể làm theo cách sau:
Lên đầu
3. Thao tác với ô
a, Chèn thêm ô
– Shift cells right: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải
– Shift cells down: chèn thêm ô và dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới
b, Xoá bớt ô
– Shift cells left: xoá một ô và dữ liệu sẽ dồn sang bên trái
– Shift cells up: xoá ô và kéo dữ liệu từ dưới lên
Lên đầu trang
III. Thủ thuật với Microsoft PowerPoint 2003
Cách sử dụng các hiệu ứng hoạt hình (Animation).
Để thiết lập một đối tượng trong Silde của bạn có thể chuyển động hoạt hình theo ý muốn.
Bạn trỏ phải vào đối tượng đó Chọn Custom Animation
Bên tay phải màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại để bạn có thể thêm các hiệu ứng hoạt hình cho đối tượng này. Ấn nút Add Effect Chọn các hiệu ứng (Nhấp nháy, bay từ trái sang phải, rơi từ trên xuống dưới,…).
Lên đầu trang
IV. Thủ thuật với Microsoft Access 2003
Cơ sở dữ liệu là kho chứa dữ liệu quan trọng cần được bảo vệ. Bạn có thể sử dụng những phần mềm bảo mật chuyên nghiệp để cơ sở dữ liệu, nhưng để có phần mềm đó chắc hẳn bạn sẽ phải trả một khoản phí không nhỏ. Ngược lại,bạn có thể sử dụng một số tính năng bảo mật của Access để bảo mật cơ sở dữ liệu ở một mức độ nhất định.
1.Sử dụng macro AutoExec để kiểm tra và thiết lập lại cài đặt
2. Ẩn cửa sổ Database
3. Chặn phím Shift
4. Chia cơ sở dữ liệu
5. Tránh sử dụng Compact On Close
6. Ẩn các đối tượng
7. Chặn thông báo lỗi
8. Đặt mật khẩu bảo vệ cơ sở dữ liệu
9. Chuyển đổi định dạng sang “mde” hay “accde”
10. Đặt mật khẩu bảo vệ hệ
Lên đầu trang
Hướng Dẫn Thực Hành Access 2003
Trang chủAccess HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH ACCESS 2003 – PHẦN QUERY HƯỚNG DẪN CHI TIẾT DỂ HIỂU
Xây dựng CSDL Quản lý lương cán bộ một cơ quan có cấu trúc như sau :
– Thiết kế cấu trúc các bảng một cách phù hợp : kiểu dữ liệu các trường;
trường khoá; thuộc tính Lookup và các thuộc tính khác;
– Thiết lập quan hệ cùng các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu cho các quan
Hãy tính và in ra bảng lương của cơ quan bao gồm các thông tin: Hoten, ngaysinh, tenchucvu, tenphongban, luongchinh, phucapcv, dangphi, congdoanphi, thuclinh.
Luongchinh = hesoluong * 290000
Cấu trúc hàm IIF như sau:
Chọn Next à Next à Finsh à Xuất kết quả, sau đó bấm nút lệnh
Tại cột nghĩa là theo như đã khai báo ban đầu thuộc tính yes/no chọn tick vào ô ladangvien dòng ladangvien = yes, máy ngầm hiểu là yes và ngược lại ko tick vào máy hiểu là No. Criteria gõ yes
KQ:
Hãy lọc ra danh sách cán bộ của một phòng ban nào đó, tên phòng ban được nhập từ bàn phím khi query được kích hoạt;
B3: Lưu query và chạy sẽ có thông báo Giả sử nhập phòng Kinh Doanh
Hãy lọc ra danh sách cán bộ là Đảng viên và có thực lĩnh lớn hơn một số nào đó- được nhập từ bàn phím khi query được kích hoạt;
Dùng Bảng cau1 là bảng được lấy ở query câu 1.
Hãy lọc ra danh sách cán bộ mà năm sinh rơi vào trong một khoảng năm nào đó được nhập vào từ bàn phím. Ví dụ: khi kích hoạt query, Access yêu cầu nhập vào khoảng năm sinh từ năm nào, đến năm nào. Khi đó query sẽ lọc ra danh sách các cán bộ thoả mãn điều kiện đó;
Lọc ra danh sách cán bộ có tên được nhập vào từ bàn phím khi kích hoạt query. Ví dụ: khi query kích hoạt sẽ hỏi: Gõ vào tên cần xem? Sau khi gõ vào một tên (có thể cả họ hoặc cả họ và tên), máy tính sẽ lọc ra danh sách cán bộ thảo mãn điều kiện;
Câu 8 : Hãy đưa ra bảng tổng hợp số cán bộ đã vào Đảng hay chưa vào Đảng theo giới tính như sau:
– Phân tích đề : Như đề thì máy tính sẽ đếm số cán bộ trong từng phòng ban và tính tổng cán bộ.
– Sử dụng Crosstab Query (vào Query/ Crosstab Query) để giải quyết tình huống trên.
+ Chú ý những trường nào hiện thị thì không thể đếm và ngược lại. Ví dụ hiển thị tên phòng ban gồm Kinh doanh, Kỹ thuật, sản xuất, khác thì không thể đếm trường tenphongban mà ta đếm trường làm khóa chính của nó tức là phongbanID, tương tự ta đếm tổng số cán bộ. (Xem hình dưới)
HD: Tương tự như câu 9 ta có: chú ý để xuất hiện Nam, Nữ thêm trường giới tính
Giới tình: IIf([gioitinh]=Yes,”Nam”,”Nữ”)
B1: chọn bảng phong ban, chọn query tạo ở câu 1
B2: Tạo liên kết phongbanID
B3: sử dụng Crosstab Query truy vấn như hình dưới.
Xuất ra DSCB có ngày sinh từ ngày 01/01/1965 đến ngày 01/01/1985 và đồng thời những cán bộ trên cùng họ Nguyễn.
Tìm CB họ Nguyễn: Like “Nguyễn *”
Hoặc là Between #01/01/1965# And #01/01/1985#
Một số dạng bài tập trong phần Query và lời giải bởi nhatthienkt. Chia sẻ trên BLOG của nhatthienkt’Blog
Fnhuw
Giáo Trình Microsoft Access 2010 Căn Bản
BÀI 1: GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS 2010
1. PHẦN MỀM MICROSOFT ACCESS 2010:
Là một hệ quản trị CSDL.
Nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office 2010
2. TẬP TIN CSDL ACCESS:
Phần loại: .accdb (phiên bản 2000-2003 có phần loại .mdb)
Các loại đối tượng cơ bản trong tập tin CSDL Access:
Tables (bảng): dùng để chứa dữ liệu.
Forms (biểu mẫu): dùng để hiển thị và cập nhật dữ liệu.
Queries (mẫu hỏi): dùng để truy vấn dữ liệu.
Reports (báo cáo): dùng để tạo báo cáo.
3. BACKSTAGE VIEW:
Backstage View được giới thiệu từ bản Office 2010. Bạn có thể mở Backstage View bằng cách chọn thẻ File trong cửa sổ ứng dụng của các ứng dụng trong bộ Office 2010.
4. TẠO TẬP TIN CSDL MỚI:
Nhập tên tập tin
Nháy biểu tượng thư mục để chọn thư mục lưu tập tin
Nháy nút Create
Bạn cũng có thể tạo tập tin CSDL mới dựa theo những mẫu (templates) có sẵn.
5. MỞ TẬP TIN CSDL CÓ SẴN:
6. MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA MICROSOFT ACCESS 2010:
Bên trái thanh tiêu đề là thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar) chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên. Bạn có thể bổ sung các nút lệnh vào thanh công cụ này bằng cách chọn lệnh tương ứng trong bảng chọn Customize Quick Access Toolbar.
Ngay dưới thanh tiêu đề là Ribbon bao gồm các thẻ ( Tab). Mỗi thẻ có thể chứa nhiều nhóm chức năng ( Group) với các nút lệnh tương ứng. Một số nhóm có thể có Dialog box laucher mà khi nháy vào sẽ mở ra một hộp thoại tương ứng.
Phía dưới Ribbon là nội dung của tập tin CSDL được hiển thị trên hai khung.
Khung bên trái được gọi là Navigation Pane hiển thị các loại đối tượng có trong tập tin.
Để xem nội dung của một đối tượng (Table, Form, Query, Report) bạn nháy đúp vào tên đối tượng. Nội dung của đối tượng sẽ được hiển thị ở khung bên phải.
7. LƯU TẬP TIN CSDL THEO CÁC ĐỊNH DẠNG KHÁC NHAU:
8. THIẾT LẬP ĐỊNH DẠNG FILE VÀ THƯ MỤC MẶC ĐỊNH:
9. ĐÓNG TẬP TIN CSDL:
10. THOÁT KHỎI MICROSOFT ACCESS:
TH1: Thiết lập thư mục mặc định
Tạo thư mục Access Database trên ổ đĩa D:
Chọn Access Database là thư mục lưu file mặc định.
TH2: Sử dung Navigation Pane
Mở tập tin task_list.accdb
Nháy Shutter Bar Open/Close Button để mở Navigation Pane
Mở bảng chọn Navigation Pane
Trong phần Navigate To Category chọn Object Type.Trong phần Filter By Group chọn All Access Objects để hiển thị tất cả các đối tượng trong tập tin theo từng loại
Trong phần Navigate To Category chọn Object Type.Trong phần Filter By Group chọn Tables để hiển thị tất cả các đối tượng bảng trong tập tin
Nháy double mở các bảng
Lần lượt cho hiển thị và mở các đối tượng biểu mẫu, mẫu hỏi và báo cáo.
Đóng các đối tượng. Đóng tập tin CSDL
Thoát khỏi Microsoft Access
1. CÁC KHÁI NIỆM CHÍNH:
Trường (Field): mỗi cột của bảng được gọi là một trường
Bản ghi (Record): mỗi dòng của bảng được gọi là một bản ghi
Kiểu dữ liệu (Data Type): kiểu của dữ liệu lưu trong một trường
Khóa chính (Primary Key):
Là một hoặc nhiều trường
Dùng để xác định duy nhất mỗi hàng của bảng
2. TẠO CẤU TRÚC BẢNG:
2.1. Các chế độ làm việc chính của bảng:
2.2. Tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế:
Mở hoặc tạo mới tập tin CSDL
Khai báo các trường, mỗi trường cần khai báo:
Tên trường (Field Name)(bắt buộc)
Kiểu dữ liệu (Data Type)(bắt buộc)
Mô tả (Description)(tùy chọn)
Các tính chất của trường (Field Properties)(tùy chọn)
Thiết lập các tính chất của bảng (Table Properties)(tùy chọn)
Chỉ định khóa chính
Lưu bảng
2.3. Các tính chất của trường:
Field Size:
Kiểu Text: xác định số ký tự tối đa (mặc định là 255)
Kiểu Number: xác định kiểu dữ liệu số (Byte, Long Integer, Double, Decimal, …)
New Values (AutoNumber):
Increment: bắt đầu từ 1 sau đó tăng thêm 1 cho mỗi bản ghi mới
Random: gán giá trị ngẫu nhiên (duy nhất) cho mỗi bản ghi mới
Format: định dạng dữ liệu của trường khi hiển thị trên màn hình
Presision (Number, Decimal): số chữ số tối đa có thể được lưu trữ (mặc định là 18)
Scale (Number, Decimal): số chữ số được lưu trữ ở phần bên phải dấu chấm thập phân, giá trị này phải nhò hơn hoặc bằng giá trị Presision
Decimal Places (Number; Currency; Calculated): số chữ số thập phân Access hiển thị
Input Mask (Text; Number; Date/Time; Currency): xác định mẫu nhập liệu (Ví dụ: __/__/__ )
Caption: xác định tên đầy đủ của trường, được dùng trên Forms và Reports
Default Value: xác định một giá trị mặc định cho trường
Validation Text: văn bản thông báo được hiển thị khi người dùng nhập hay cập nhật dữ liệu của trường mà vi phạm điều kiện ràng buộc đối với trường
Required:
Yes: bắt buộc phải nhập dữ liệu cho trường
No: chấp nhận giá trị null
Allow Zero Length (Text; Memo; Hyperlink): chấp nhận phép xâu rỗng
Indexed: thiết lập chỉ mục cho trường
Unicode Compression: cho phép lưu trữ ký tự Unicode dưới dạng nén (1 Byte)
IME Mode, IME Sentence Mode: hỗ trợ các ngôn ngữ tượng hình Châu Á
Smart Tags: xác định các thao tác người dùng có thể thực hiện khi trường được hiển thị
Text Align: căn lề dữ liệu khi hiển thị
Text Format (Memo): xác định kiểu văn bản (Plain Text/Rich Text)
2.4. Thiết lập điều kiện ràng buộc cho bảng:
Mở bảng trong chế độ thiết kế
Chọn thẻ Table Tools Design
Trong nhóm Show/Hide, nháy Property Sheet
Trên khung Property Sheet có hai tính chất quan trọng mà bạn có thể thiết lập cho bảng là Validation Rule và Validation Text nhằm áp dụng các ràng buộc đối với dữ liệu giữa các trường của một bản ghi. Giả sử trong bảng có hai trường NgayDen và NgayDi, bạn có thể thiết lập điều kiện ràng buộc Validation Rule như sau: NgayDen <= NgayDi.
2.5. Chỉ định khóa chính:
Mở bảng trong chế độ thiết kế
Chọn một hoặc nhiều trường
Chọn thẻ Table Tools Design
Trong nhóm Tools, nháy Primary Key
Nháy nút lệnh Save trên Quick Access Toolbar
Nhập tên bảng vào hộp thoại Save As
Nháy OK
Nếu bạn chưa chỉ định khóa chính, Access sẽ hiển thị một thông báo nhắc nhở, và nếu bạn đồng ý, Access sẽ tự động tạo ra trường ID kiểu AutoNumber để làm khóa chính cho bảng của bạn.
2.7. Thay đổi chế độ làm việc của bảng:
2.8. Tạo cấu trúc bảng trong chế độ trang dữ liệu:
Mở hoặc tạo mới tập tin CSDL
Mặc định Access tạo sẵn trường ID kiểu AutoNumber dùng làm khóa chính. Bạn có thể đổi tên của trường này bằng cách nháy chuột phải vào tên trường, chọnRename Field.
Thiết lập các tính chất của trường bằng cách sử dụng các lệnh trong các nhómProperties, Formatting và Field Validation trên thẻ Table Tools Fields
Nháy Validation trong nhóm Field Validation trên thẻ Table Tools Fields cho phép bạn thiết lập các điều kiện ràng buộc cho trường (Field Validation Rule) và điều kiện ràng buộc giữa các trường trong một bản ghi (Record Validation Rule)
Thiết lập các thuộc tính bảng bằng cách chọn thẻ Table Tools Table, nháy Table Properties
2.9. Đóng bảng:
3. THAY ĐỔI CẤU TRÚC BẢNG:
3.1. Thay đổi cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế:
Nhóm Để thực hiện các thao tác trong mục này, bạn nhày chuột phải vào bảng trên Tools trong thẻ Table Tools Design cung cấp các lệnh để thay đổi cấu trúc bảng. Navigation Pane, chọn Design View để mở bảng trong chế độ thiết kế.
Nháy vào ô màu xám ngay bên trái tên trường để chọn một trường
Thay đổi tên, kiểu dữ liệu, mô tả, các tính chất của trường:
3.2. Thay đổi cấu trúc bảng trong chế độ trang dữ liệu:
Nhóm Add & Delete trên thẻ Table Tools Fields cung cấp các lệnh để thay đổi cấu trúc bảng. Để thực hiện các thao tác trong mục này, bạn nháy đúp vào bảng trên Navigation Pane để mở bảng trong chế độ trang dữ liệu.
Nháy vào ô bất kỳ thuộc trường tại vị trí cần chèn
Nháy vào một kiểu dữ liệu hoặc chọn từ danh sách More Fields trong nhóm Add & Delete trên thẻ Table Tools Fields
4. ĐỔI TÊN VÀ XÓA BẢNG:
Bạn chỉ có thể đổi tên hoặc xóa bảng sau khi đã đóng bảng.
4.1. Đổi tên bảng:
Để hạn chế sự dư thừa dữ liệu, thay vì lưu trữ tất cả thông tin trong cùng một bảng, ta chia ra lưu trữ trong nhiều bảng. Khi cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng, ta liên kết các bảng lại với nhau. Tạo liên kết giữa các bảng/mẫu hỏi trong tập tin CSDL Access còn mang lại những lợi ích sau:
Cho phép tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng/mẫu hỏi.
Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Khi hai bảng được liên kết với nhau, nếu bạn xóa hay điều chỉnh một bản ghi trong một bảng thì các bản ghi tương ứng trong bảng liên kết sẽ tự động bị xóa hoặc điều chỉnh theo.
2. TẠO LIÊN KẾT GIỮA CÁC BẢNG:
Để có thể tạo liên kết giữa hai bảng, giữa hai bảng phải có một trường “giống nhau” theo nghĩa hai trường này phải chứa dữ liệu giống nhau, mặc dù tên trường có thể khác nhau. Thực hiện tạo liên kết giữa hai bảng như sau:1. Mở tập tin CSDL có chứa các bảng/mẫu hỏi cần liên kết
Nếu là lần đầu tiên tạo liên kết cho các bảng trong tập tin, hộp thoại Show Table sẽ tự động xuất hiện, ngược lại bạn sẽ không thấy hộp thoại Show Table.
3. Chọn các bảng/mẫu hỏi trên hộp thoại Show Table mà bạn muốn tạo liên kết.
Để chọn một bảng/mẫu hỏi, bạn chọn bảng/mẫu hỏi sau đó nháy nút Add.
Để chọn nhiều bảng/mẫu hỏi cùng lúc, bạn dùng kết hợp phím Shift hoặc Ctrl.
Chọn xong nháy nút Close để đóng hộp thoại.
4. Kéo thả chuột giữa hai bảng/mẫu hỏi để tạo liên kết. Khi thả chuột, hộp thoại Edit Relationships xuất hiện. Bạn thực hiện các công việc sau đây trên hộp thoại:
Kiểm tra hai trường dùng để liên kết hai bảng/mẫu hỏi có chính xác không.
Đánh dấu các mục Enforce Referential Integrity, Cascade Update Related Fields, Cascade Delete Related Records để buộc Access kiểm tra tính nhất quán của dữ liệu khi sửa hoặc xóa.
Nháy nút Create để tạo liên kết.
5. Chỉnh sửa liên kết: Nháy chuột phải vào đường liên kết sau đó chọn:
Edit Relationships: chỉnh sửa liên kết. Hộp thoại Edit Relationships sẽ xuất hiện trở lại.
6. Lưu và đóng cửa sổ liên kết:
Nháy lệnh Save trên Quick Access Toolbar để lưu.
BÀI 4: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN TRÊN BẢNG
Để thực hiện các thao tác trong bài này, bạn phải mở bảng trong chế độ trang dữ liệu.
1. CẬP NHẬT DỮ LIỆU:
Cập nhật dữ liệu là các thao tác thêm, sửa, xóa bản ghi của bảng.
1.1. Thêm bản ghi:
1. Nháy vào ô trống đầu tiên của dòng trống đầu tiên trong bảng 2. Nhập dữ liệu vào các ô của bản ghi mới, từ trái sang phải
Nếu việc di chuyển đến dòng trống đầu tiên trong bảng gặp khó khăn do có nhiều bản ghi đã được nhập vào bảng, bạn có thể bắt đầu thêm bản ghi mới bằng cách nháy lệnh New trong nhóm Records trên thẻ Home hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + +
Khi bắt gặp trường AutoNumber, bạn không cần nhập bất cứ dữ liệu gì mà chỉ cần ấn Enter để chuyển qua trường kế tiếp.
1.2. Sửa bản ghi:
1. Nháy vào ô chứa dữ liệu cần sửa 2. Thực hiện chỉnh sửa như soạn thảo văn bản
1.3. Xóa bản ghi:
1. Nháy vào ô màu xám ngay bên trái để chọn bản ghi. 2. Nháy chuột phải chọn Delete Record hoặc ấn phím Delete 3. Xác nhận
Bạn có thể chọn nhiều bản ghi liên tiếp nhau để xóa cùng lúc bằng cách kết hợp với phím Shift. Bạn cũng có thể ra lệnh xóa bằng cách nháy mũi tên cạnh nút Delete trong nhóm Records trên thẻ Home, sau đó chọn Delete Record
2. SẮP XẾP CÁC BẢN GHI:
2.1. Sắp xếp theo một trường:
2.2. Sắp xếp theo nhiều trường:
1. Nháy mũi tên cạnh tên trường để mở bảng chọn tắt 2. Nháy chọn Sort A to Z hoặc Sort Z to A 3. Lặp lại đối với trường thứ hai, thứ ba, … 4. Nháy Remove Sort trong nhóm Sort & Filter để hủy sắp xếp
2.3. Sắp xếp nâng cao:
3. LỌC DỮ LIỆU:
Lọc dữ liệu là chỉ cho phép hiển thị những bản ghi thỏa mãn điều kiện lọc, các bản ghi khác không bị xóa mà chỉ tạm thời bị ẩn đi.
3.1. Lọc theo ô dữ liệu đang chọn:
1. Chọn một ô hoặc một phần giá trị trong ô 2. Nháy Selection trong nhóm Sort & Filter để mở bảng chọn 3. Nháy chọn điều kiện lọc. Access ngay lập tức hiển thị kết quả lọc
3.2. Lọc theo mẫu:
3.3. Lọc nâng cao:
4. TÌM KIẾM BẢN GHI:
Sắp xếp các bản ghi
Chọn các trường để hiển thị
Tổng hợp và hiển thị dữ liệu từ nhiều bảng
Chọn các bản ghi thỏa mãn các điều kiện cho trước
Thực hiện tính toán như tính trung bình cộng, tính tổng, đếm bản ghi, …
2. MẪU HỎI: (QUERY)
Access cung cấp tiện ích Query Designer cho phép thiết kế các mẫu hỏi để truy vấn dữ liệu.
Access dựa vào những nội dung được khai báo trong mẫu hỏi để xây dựng câu lệnh SQL cho phép người dùng truy vấn dữ liệu.
Người dùng truy vấn dữ liệu bằng cách cho thực hiện/chạy mẫu hỏi đã thiết kế.
Kết quả truy vấn sẽ được hiển thị dưới dạng bảng tương tự như một bảng dữ liệu.
3. CÁC CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC CHÍNH VỚI MẪU HỎI:
Chế độ thiết kế (Design View): cho phép thiết kế và chỉnh sửa thiết kế mẫu hỏi
Chế độ trang dữ liệu (Datasheet View): hiển thị kết quả truy vấn dữ liệu
Chế độ SQL (SQL View): hiển thị câu lệnh SQL tương ứng với mẫu hỏi đã thiết kế
4. CÁC KIỂU MẪU HỎI: (QUERY TYPE)
Microsoft Access 2010 cho phép tạo ra các kiểu mẫu hỏi sau đây:
Mẫu hỏi lựa chọn (Select Query)
Mẫu hỏi tạo bảng (Make-Table Query)
Mẫu hỏi thêm bản ghi (Append Query)
Mẫu hỏi sửa bản ghi (Update Query)
Mẫu hỏi xóa bản ghi (Delete Query)
Mẫu hỏi chéo (Crosstab Query)
5. TẠO SELECT QUERY TRONG CHẾ ĐỘ THIẾT KẾ:
3. Chọn các bảng/mẫu hỏi chứa dữ liệu cần truy vấn từ hộp thoại Show Table
Các bảng/mẫu hỏi được chọn sẽ được hiển thị ở phần phía trên của cửa sổ Query dưới dạng các danh sách trường (Field List). Muốn mở lại hộp thoại Show Table để chọn thêm bảng/mẫu hỏi, bạn nháy nút lệnh Show Table trong nhóm Query Setup. Muốn gở bỏ bớt các Field List khỏi mẫu hỏi, bạn nháy chuột phải vào tên Field List, chọn Remove Table.
4. Thiết kế mẫu hỏi dựa trên lưới thiết kế (Design Grid) bao gồm:
Field: khai báo các trường muốn hiển thị
Table: xác định bảng/mẫu hỏi chứa trường tương ứng trên dòng Field
Sort: lựa chọn các trường dùng làm tiêu chuẩn để sắp xếp
Show: lựa chọn các trường muốn hiển thị trong kết quả truy vấn
Criteria: xác định các biểu thức dùng làm điều kiện lọc dữ liệu
5. Thực hiện mẫu hỏi:
6. TẠO TRƯỜNG MỚI TRÊN MẪU HỎI:
Các trường hiển thị trong kết quả truy vấn có thể là các trường có sẵn trên các bảng/mẫu hỏi hoặc là các trường hoàn toàn mới được tạo ra theo thiết kế của người dùng.
Để tạo một trường mới, bạn chọn một ô trên dòng Field, nhập vào khai báo trường có dạng:
Để thuận tiện cho việc quan sát khi khai báo trường, bạn có thể phóng to ô trong cửa sổ Zoom bằng cách ấn Shift + F2.
Phần tên trường là tùy chọn. Nếu không có phần tên trường, Access sẽ cho hiển thị tên trường trong kết quả truy vấn dưới dạng ExprN
Biểu thức được tạo thành từ các trường trong các bảng/mẫu hỏi đã chọn kết hợp với các phép toán và các hàm.
Between 10 And 20 In (“CA”, “NC”, “TN”) Like “?[a-k]d[0-9]*”
IIf(Expr, TruePart, FalsePart): trả về giá trị TruePart nếu biểu thức Expr đúng, ngược lại trả về giá trị FalsePart.
Switch(Expr1, Value1, [Expr2, Value2], …,[ExprN, ValueN]): Trả về giá trị ứng với biểu thức đầu tiên đúng.
7. TÍNH TOÁN THỐNG KÊ THEO NHÓM:
Muốn thiết kế một Select Query để thực hiện các tính toán thống kê, bạn thực hiện các bước sau:
Trên lưới thiết kế sẽ xuất hiện thêm dòng Total.
4. Chọn các trường hoặc tạo thêm các trường mới.
Với những trường được dùng để phân nhóm, trên dòng Total chọn Group By
Với những trường cần thực hiện các tính toán thống kê, trên dòng Total chọn một trong các hàm thống kê sau đây:
Với những trường cần lập các biểu thức để thực hiện các tính toán thống kê, trên dòng Total chọn Expression
Với những trường chỉ dùng để lọc dữ liệu, trên dòng Total chọn Where
5. Nháy nút lệnh Run hoặc chuyển sang Datasheet View để thực hiện mẫu hỏi
8. TẠO BẢNG BẰNG MAKE TABLE QUERY:
Make Table Query cho phép tạo một bảng mới khi cho thực hiện mẫu hỏi. Thông thường, dữ liệu của bảng mới là kết quả truy vấn của một Select Query.
1. Tạo Select Query trong chế độ thiết kế
2. Thực hiện Select Query để đảm bảo kết quả truy vấn đúng như mong đợi
5. Đặt tên cho bảng muốn tạo và lựa chọn CSDL từ hộp thoại Make Table
9. THÊM BẢN GHI BẰNG APPEND QUERY:
Append Query cho phép thêm các bản ghi từ kết quả truy vấn của một Select Query vào một bảng hiện có.
1. Tạo Select Query trong chế độ thiết kế
2. Thực hiện Select Query để đảm bảo kết quả truy vấn đúng như mong đợi
5. Chọn bảng muốn thêm bản ghi từ hộp thoại Append
6. Thực hiện mẫu hỏi để thêm các bản ghi vào bảng.
10. THAY ĐỔI CÁC BẢN GHI BẰNG UPDATE QUERY:
Update Query cho phép thay đổi nội dung các bản ghi từ các bảng hiện có.
2. Chọn các bảng cần sử dụng từ hộp thoại Show Table
3. Chọn các trường cần thay đổi dữ liệu
4. Nháy nút lệnh Update trong nhóm Query Type Trên lưới thiết kế xuất hiện thêm dòng Update To và ẩn đi dòng Show
5. Nhập vào giá trị hoặc biểu thức cho trường cần thay đổi trên dòng Update To
6. Thực hiện mẫu hỏi để thực hiện thay đổi
11. XÓA CÁC BẢN GHI BẰNG DELETE QUERY:
Delete Query cho phép xóa các bản ghi từ các bảng hiện có.
2. Chọn các bảng cần sử dụng từ hộp thoại Show Table
3. Nháy nút lệnh Delete trong nhóm Query Type Trên lưới thiết kế xuất hiện thêm dòng Delete và ẩn đi dòng Show
5. Chọn/Tạo các trường dùng để lọc dữ liệu, nhập điều kiện lọc (Trên dòng Delete xuất hiện từ khóa Where)
6. Thực hiện mẫu hỏi để xóa các bản ghi
12. TÍNH TOÁN THỐNG KÊ VỚI CROSSTABLE QUERY:
Crosstab Query là dạng đặc biệt của Select Query, cho phép phân nhóm theo hai tập dữ liệu.
Muốn thiết kế một Crosstab Query, bạn thực hiện các bước sau:
2. Chọn các bảng cần sử dụng từ hộp thoại Show Table
BÀI 6: BIỂU MẪU
1. KHÁI NIỆM:
Biểu mẫu (Form) là một đối tượng cơ sở dữ liệu có thể dùng để cập nhật hoặc hiển thị dữ liệu từ các bảng hoặc mẫu hỏi.
Đối với người dùng cuối, biểu mẫu hiển thị trên màn hình dưới dạng cửa sổ cho phép người dùng tương tác với dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.
Biểu mẫu cho phép kiểm soát sự truy cập dữ liệu bằng cách chỉ cho hiển thị các trường và bản ghi cần thiết với người dùng.
2. CÁC CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC VỚI BIỂU MẪU:
Form View: hiển thị dữ liệu trên biểu mẫu cho phép xem, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu và cũng có thể cho phép cập nhật dữ liệu. Chế độ làm việc này không cho phép chỉnh sử thiết kế của biểu mẫu.
Layout View: hiển thị dữ liệu trên biểu mẫu trong khi vẫn cho phép chỉnh sửa thiết kế của biểu mẫu như di chuyển hay thay đổi kích thước của các điều khiển (control) cho phù hợp với dữ liệu.
Design View: cho phép thiết kế và chỉnh sửa thiết kể của biểu mẫu. Không hiển thị dữ liệu trên biểu mẫu.
3. TẠO BIỂU MẪU:
Biểu mẫu có thể được tạo bằng cách sử dụng các nút lệnh trong nhóm Forms thuộc thẻ CREATE.
3.1. Tạo biểu mẫu bằng nút lệnh Form:
Access sẽ tạo biểu mẫu bao gồm tất cả các trường của dữ liệu nguồn và mở biểu mẫu ở chế độ Layout View.
3.2. Tạo biểu mẫu bằng thuật sĩ (wizard):
3. Chọn kiểu bố trí (Layout) các trường trên biểu mẫu, nháy Next
4. Nhập tên cho biểu mẫu (hoặc chấp nhận tên mặc định), sau đó chọn mở biểu mẫu để xem và cập nhật dữ liệu (Open the form to view or enter information) hay để chỉnh sửa thiết kế (Modify the form’s design), nháy Finish.
Cập nhật thông tin chi tiết về Tổng Quan Về Microsoft Office Access 2003 trên website Globaltraining.edu.vn. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!