Các Thủ Thuật Với Excel / TOP 11 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

1, Thủ thuật với bảng tính trong Excel các thao tác với dòng:

– Nếu bạn muốn thêm dòng cho bảng tính là một thủ thuật với bảng tính hay dùng:

Khi bạn chèn thêm dòng mới thì dòng đấy sẽ được chèn lên phía trên của dòng hiện tại. Thực hiện theo 2 cách:

Trường hợp bạn muốn thay đổi chiều cao của dòng. Thì chỉ cần di trỏ chuột vào đường phân cách giữa 2 dòng và kéo lên xuống đến khi bạn hài lòng.

2, Thủ thuật với bảng tính trong Excel các thao tác với cột:

– Một số thủ thuật với bảng tính dành cho cột như thêm cột hay chèn cột:

Cột mới thêm sẽ được chèn sang bên trái cột hiện tại theo 3 cách:

Hoặc nhấp chuột phải vào tên cột cần xoá, chọn Delete.

Sử dụng thủ thuật với bảng tính với các bảng tính quá rộng khó kiểm soát. Nạn ẩn đi một số cột không cần thiết như sau:

3, Thủ thuật với bảng tính các thao tác với ô:

Shift cells right: khi chèn thêm ô, dữ liệu sẽ đẩy sang bên phải

Shift cells down: khi chèn thêm ô, dữ liệu sẽ bị đẩy xuống dưới

Shift cells left: xoá một ô và các dữ liệu sẽ dồn sang bên trái

Shift cells up: xoá ô và dữ liệu kéo từ dưới lên

4, Thủ thuật với bản tính cho Sheet (Worksheet):

– Thêm các sheet mới:

Worksheet mới khi được thêm sẽ nằm ở bên trái của Sheet đang làm việc. Có 2 cách:

Lưu ý: khi thêm sheet là bản sao từ một sheet khác

Tức là bạn tạo ra sheet mới có nội dung với 1 sheet khác có sẵn ( copy qua thôi).

To book: tên tệp đang chứa Sheet gốc.

Before sheet: vị trí đặt Sheet mới bạn muốn ở trước sheet nào.

ví dụ bạn đặt trước Sheet1 / Sheet2 /Sheet3 hoặc đặt ở vị trí cuối cùng.

Create a copy: bạn có muốn tạo ra một bản copy hay không? Nếu bạn không chọn cái này thì Sheet sẽ được di chuyển, không copy.

Cách đơn giản nhất là dùng chuột kéo thả sheet vào vị trí cần thiết. Hoặc làm theo như cách ở trên.

Chọn các Sheet cần xoá, vào Edit chọn Delete Sheet

Trong quá trình làm việc với Excel chúng ta thường xử lý công việc theo một quy trình có sẵn, các bước được lặp lại cố định. Đó là cách thông thường và thuận tiện nhất nhưng để xử lý nhanh, chính xác và đạt hiệu quả cao trong công việc thì các bạn nên áp dụng thêm các thủ thuật sau:

Bình thường các bạn sẽ dùng tay để nhập ngày hoặc giờ hiện tại vào ô nhưng nếu phải nhập thường xuyên và nhập vào nhiều ô thì rất mất thời gian hãy dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + ; để giải quyết việc này.

Nếu bạn muốn sao chép nội dung của một ô sang các ô liền kề, bạn có thể nhấp vào hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô đã chọn và kéo. Tuy nhiên với các bảng tính lớn, chứa nhiều dữ liệu điều này có thể gây khó khăn vì bạn phải giữ nút chuột trái và đợi Excel cuộn xuống cuối trang tính. Để giải quyết vấn đề này, các bạn chỉ cần nhấp đúp chuột vào Fill handle nó sẽ ngay lập tức sao chép nội dung ô xuống các ô còn lại của hàng hoặc cột.

Sử dụng AutoSum sẽ giúp bạn nhanh chóng và dễ dàng nhập công thức để tính tổng số liệu của một cột, một hàng, hay nhiều cột và hàng liền kề nhau trong bảng tính. Bạn có thể truy cập lệnh AutoSum từ Tab Home hoặc Tab Formulas nhưng có một phím tắt giúp thao tác nhanh hơn là Alt + =.

Mặc dù chưa tạo công thức, nhưng bạn vẫn có thể tìm thấy tổng, trung bình hoặc số lượng của một vùng dữ liệu đang được bạn lựa chọn. Đó là do Excel cung cấp công cụ tự động tính toán các giá trị này mỗi khi bạn chọn các ô chứa dữ liệu trong trang tính.

Sau khi hoàn thành việc tính toán số liệu trong bảng tính, chúng ta thường nghĩ tới việc định dạng lại bảng tính cho đẹp hơn, chuyên nghiệp hơn. Để giúp cho bảng tính được nhất quán mà không mất nhiều thời gian để định dạng bạn hãy sử dụng công cụ Format Painter.

Điều quan trọng khi tạo biểu đồ trong Excel là đảm bảo rằng nó luôn luôn tự động cập nhật dữ liệu, ngay cả khi bạn thêm hoặc chỉnh sửa nhiều dữ liệu sau này. Thông thường, bạn sẽ tự điều chỉnh phạm vi dữ liệu của biểu đồ để cập nhật nhưng điều này khiến bạn mất nhiều thời gian khi phải thường xuyên cập nhật.

Khi mới làm việc với dữ liệu trong Excel chúng ta thường loay hoay không biết bắt đầu từ đâu, không biết chính xác những gì mình đang muốn làm. Rất may là Excel đã cung cấp cho chúng ta công cụ Quick Analysis có chứa những tùy chọn giúp định hình được công việc tiếp theo cần phải làm đối với vùng dữ liệu này là gì.

Đôi khi sự hiển thị dữ liệu theo dạng hàng sẽ gây khó khăn cho chúng ta nếu nhiều cột được thêm vào. Vậy giải pháp khắc phục nhanh nhất là chúng ta sẽ hiển thị lại dữ liệu thành dạng cột.

Đối với một Workbook có chứa nhiều Sheet, để di chuyển đến một Sheet bất kỳ ta phải nhấn con trỏ chuột vào hình tam giác nhỏ trên thanh Sheet tab hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + Page Up (di chuyển đến Sheet tiếp theo), Ctrl + Page Down (di chuyển về Sheet sau đó).

10. Sao chép nhanh một Sheet

Khi không muốn làm việc với một Sheet trắng hoặc muốn có một Sheet mới chứa dữ liệu và định dạng giống với Sheet đang có thì cách nhanh nhất là sao chép thêm Sheet.Việc sao chép diễn ra nhanh chóng với thao tác đơn giản, đó là giữ phím Ctrl đồng thời nhấp chuột vào Sheet muốn sao chép rồi kéo chuột. Khi bạn thả chuột, ngay lập tức một Sheet mới giống hệt với Sheet ban đầu sẽ được tạo ra.

Để thêm ô/hàng/cột vào bảng tính của mình bãn hãy dùng tổ hợp phím: Ctrl – Shift – (+) . Chỉ cần chọn ô/hàng/cột, sau đó nhấn đồng thời ba phím Ctrl – Shift và dấu cộng (+), một menu chèn ô/hàng/cột sẽ xuất hiện. Thực hiện thao tác chèn mong muốn sẽ thu được ô/hàng/cột mới.

Excel cung cấp cho các bạn công cụ Merger Cells để gộp hai hay nhiều ô lại thành một ô lớn. Nhằm giúp dữ liệu được hiển thị tốt hơn, nội dung được cấu trúc gọn gàng hơn. Tuy nhiên, các ô được gộp lại với nhau lại tạo ra một số vấn đề hạn chế trong bảng tính.

Các công thức của Excel luôn luôn đúng, nhưng kết quả có thể sai lệch so với thực tế do trong hệ thống có dữ liệu lỗi, không chính xác. Chúng ta có thể dùng lệnh “Find and Replace” để tìm các dữ liệu sai rồi thay thế bằng dữ liệu đúng nhưng trong một bảng tính lớn ta khó có thể tìm thấy tất cả các dữ liệu sai cùng một lúc. Trong trường hợp này, cách nhanh nhất để kiểm tra độ chính xác của dữ liệu là dùng lệnh Filter.

Trong một bảng tính Excel lớn thường chứa nhiều công thức khác nhau và trong các công thức thường tham chiếu đến các ô hay vùng dữ liệu. Đối với những vùng thường xuyên được tham chiếu, nếu bạn đặt tên cho vùng sẽ giúp cho việc tính toán các dữ liệu trở nên nhanh chóng và chính xác hơn, công thức ngắn gọn và dễ hiểu hơn.

THỦ THUẬT TRONG EXCEL 2007

Chúng tôi xin chia sẻ một ít kinh nghiệm khi sử dụng EXCEL trong công việc:

1. Làm một dòng (cột) luôn xuất hiệ n … khi kéo thanh trược xuống hoặc qua phải.

*Ví dụ: Chúng ta có bảng Danh Sách Lớp…

-Khi chúng ta kéo con trượt xuống thì Hàng Tiêu Đề bị dấu lên trên.

– Cách giữ hàng Tiêu đề lại:

*Bạn nhấp trỏ chuột tại ô mà bạn muốn chọn hàng (dòng) phía trên nó và cột bên trái nó không bị ẩn – luôn xuất hiện khi kéo chuột.

*  nhấp ribbon View  nhấn vào nút Freeze Panes và chọn một trong các mục:

+ Freeze Panes: làm cho dòng, cột bạn chọn luôn xuất hiện dù bạn kéo con trượt xuống đến hết bản .

+Và Freeze First Column: làm cho cột đầu tiên trong bảng tính ở lại-không ẩn.

2.Thay đổi nơi lưu file mặc định trong Excel 2007

Khi ta lưu một tài liệu (File), t heo mặc định, Excel sẽ lưu vào My Documents. Ta có thể thay mặc định lưu tài liệu nơi khác theo ý ta-Excel tự động lưu nơi ấy cho ta. -C ác bước sau:

* Ở bảng bên trái, chọn Save.

*B ạn bấm nút Browse và chọn thư mục bạn muốn sử dụng làm nơi lưu file mặc định.

3.CHỈ ĐỊNH VÙNG IN:

Khi làm một bảng tính gồm nhiều hàng lăm cột , mà ta chỉ muốn MÁY IN in một phần cần thiết thôi. Các bước làm:

– Trên thanh Ribbon, chọn tab Page Layout.

4. Trích xuất nội dung thành dạng ảnh

Ta muốn chọn một vùng của Bảng EXCEL cần trích xuất ra ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, tải lên mạng hoặc chia sẻ qua email. Các bước làm:

-N hấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste, chọn As Picture/Copy As Picture.

-B ạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó

Ví dụ: Danh sách này là ảnh (Không thể sửa nội dung)

5.Tắt tính năng tự động cập nhật của Excel:

Lưu ý: Các File EXCEL khác, Bạn nên chọn lại Automatic

6. Thay đổi cách thức nhập liệu : trỏ chuột nhảy hàng ngang , nhảy ngược lên trời! – Khi bạn nhập số liệu vào bảng tính, theo mặc định khi nhấn phím Enter thì con trỏ chuột sẽ nhảy xuống ô kế tiếp trong cột. – Nếu bạn muốn nhập số liệu theo hàng ngang, tức là muốn khi nhấn Enter con trỏ chuột sẽ nhả y sang ô kế bên trái hoặc phải.

Down: Xuống ; Up: lên; Right: Phải; Left: Trái

Bạn đã dùng chức này chưa? Khi bạn nhấn phím Alt, những phím tắt sẽ hiện ngay trên thanh công cụ và tương ứng với từng công cụ đó.

(Home: H; Insert: N; …. View: W: …)

Ví dụ: Bạn nhấn Alt +N

-Bạn lại nhấn Alt +phím tắt tương ứng

Ví dụ: Alt + P (để tìm hình ảnh)

8. Tạo mẫu tự động điền số liệu

Tại đây bạn có thể thêm các danh sách theo dạng tuần tự như: xuân, hạ, thu, đông hoặc các dãy số theo quy luật nào đó hoặc Thời Khóa biểu: Thứ Hai, thứ Ba…..

5)Cập nhật công thức trong Excel 2000 trở lên Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng lọat công thức xuống các dòng bên dưới, khi các dòng bên dưới còn chưa có dữ liệu. Sau khi bạn nhập dữ liệu cùng các công thức xong, bạn hãy nhấn Ctrl+D để sao chép các công thức xuống dòng kế tiếp. Bạn chỉ cần nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng kế tiếp thôi. Bạn yên tâm, bây giờ khi bạn nhập dữ liệu xuống các hàng kế tiếp nữa, Excel sẽ thừa thông minh để tính sao chép tiếp tục các công thức ở hàng trên khi bạn nhập dữ liệu vào.

7) Hiển thị nhiều dòng trong 1 cell

Khi bạn nhập một dữ liệu nào đó trong một cell và bạn muốn dữ liệu đó xuống hàng trong cell đó ( tức là cell đó có 2 dòng ), để làm việc này bạn có 2 cách : 1/ Khi nào muốn xuống dòng nhấn Alt-Enter . 2/ Chọn Format – Cells, chọn tab Alignment và chọn mục Wrap Text, như vậy mỗi khi nhập vào nếu dài quá chiều rộng cell Excel sẽ tự động xuống hàng.

14) Sử dụng chức năng AutoFill. Khi điền vào những cell với nội dung như nội dung của các cell trong cột Số thứ tự trong bảng tính chẳng hạn, các số đó bắt đầu từ 1 trở đi và bạn không việc gì phải nhập lần lượt từng số vào cell, bạn sử dụng chức năng Auto Fill để làm việc này : có 2 cách : Bạn chọn từ menu Edit – Fill : trong này sẽ liệt kê những chức năng AutoFill cho bạn tùy chọn. Hoặc cách khác bạn nhập một vài giá trị ban đầu ví dụ bạn nhập vào cell A1 : 1 và A2 : 2 . Sau đó dùng chuột chọn 2 cell này ( tô đen ). Rồi đưa chuột đến dấu vuông ở góc dưới bên phải của 2 cell này, con trỏ chuột của bạn có hình dấu cộng, bạn nhấp và kéo chuột đến vị trí cuối cùng cần điền giá trị rồi thả ra.

27) Làm đẹp hình ảnh nền Khi dùng hình ảnh làm nền cho sơ đồ trong Excel đôi khi bạn nhận thấy hình ảnh này trông rất xấu. Làm sao có thể cải thiện để nó đẹp hơn? Nguyên nhân là vì Excel chưa làm gì để điều chỉnh sơ đồ có hình ảnh. Hãy nạp Excel và nhập số liệu vào. Chọn số liệu này rồi nhấn Insert.Chart. Khi khung hội thoại Chart Wizard xuất hiện, nhấn Finish. Nhấn phím phải vào vùng sơ đồ rồi chọn Format Chart Area. Nhấn Fill Effects trong khung hội thoại vừa xuất hiện rồi nhấn tiếp mục Pictures trong khung hội thoại Fill Effects. Bây giờ nhấn Select Pictures rồi nhấn đúp chuột vào hình ảnh bạn muốn dùng làm nền cho sơ đồ. Trở về khung hội thoại Fill Effects, nhấn OK và OK lần nữa trong khung hội thoại Format Chart Area. Cuối cùng, dùng chuột điều chỉnh kích thước sơ đồ để hình ảnh được đẹp hơn.

Theo chúng tôi