--- Bài mới hơn ---
Kĩ Thật Vi Tính Thu Thuat Word 2003 Wip Doc Cách Giãn Dòng Trong Word 2022, 2013, 2010, 2007, 2003, Giãn Khoảng Cá Một Số Thủ Thuật Khi In Văn Bản Trong Ms Word In Văn Bản Word Nhất Định Phải Biết Các Thủ Thuật Sau Thủ Thuật Ms Word 2007 2- Một số thao tác chú ý khi làm việc với bảng
Thao tác làm việc với bảng rất hay gặp trong khi sử dụng Microsoft Word. ở đây chúng ta coi như các thao tác tạo bảng, chèn hàng, chèn cột, định dạng, căn lề dữ liệu trong bảng là các thao tác cơ bản đã biết, và chúng ta chỉ xét những thao tác sau đây:
– Kỹ thuật đánh số tự động trong bảng
Bước 1: Bạn tạo một bảng mới, có 3 hàng 3 cột chẳng hạn. Cột đầu tiên sẽ là cột được chọn để đánh số thứ tự.
– Kỹ thuật giữ nguyên tiêu đề các cột khi bảng có độ dài trải rộng trên nhiều trang giấy
Khi độ dài của bảng vượt ta ngoài phạm vi một trang giấy, phần tiêu đề của các cột chỉ hiện thị ở trên trang đầu tiên, còn các trang sau thì rất kho để biết được tiêu đề cột là gì. Để giải quyết khó khăn này, bạn thực hiên các thao sau:
Bước 2: Để kiểm tra xem tiêu đề của các cột có được giữ nguyên khi sang trang hay không, bạn đưa con trỏ vào một dòng trong bảng, ấn Tab liên tục để chèn thêm dòng vào trong bảng, chèn đền khi độ dài vượt quá một trang, bạn sẽ thấy dòng đầu tiên của trang tiếp theo là tiêu đề của các cột trong bảng. Khi đó thì dùng bảng có dài bao nhiêu đi chăng nữa, bạn vẫn luôn hiểu được ý nghĩa của các cột trong bảng là gì.
3- Bảo mật và cấm sửa nội dung văn bản
Bảo mật tài liệu văn bản cũng là một nhu cầu thường gặp. Đối với mỗi tài liệu, Microsoft Word có hai cấp độ bảo mật, một là: cấm không cho sửa đổi nội dung, tuy nhiên vẫn truy nhập được file và xem được nội dung văn bản. Cấp độ thứ hai cao hơn, đó là cấm truy nhập vào văn bản, không cho đọc nội dung.
Trong Microsoft Word có một nhược điểm là các đối tượng, đặc biệt là đối tượng hình ảnh có hiện tượng “trôi”. Đây là hiện tượng mà các hình ảnh trên tài liệu bị dịch chuyển vị trí so với lúc thiết kế. Việc ngăn cấm không cho chỉnh sửa sẽ giải quyết hoàn toàn vấn đề “trôi”. Cách cấm không cho sửa đổi nội dung văn bản như sau:
Nếu không muốn dùng mật khẩu nữa thì bạn mở tài liệu đó ra và xoá trắng hai ô Password to open và Password to Modify và ấn OK.
….
I- Tình hình thế giới và Việt Nam cuối thế kỷ XIX dầu thế kỷ XX
1- Tình hình thế giới
2- Sự chuyển biến về kinh tế, xã hội Việt Nam
II- Các phong trào yêu nước ở Việt Nam cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX
….
Bước 1: Thiết lập các Heading cho các tiêu đề: bôi đen tiêu đề I, chọn phần Style (là menu sổ xuống gần chỗ chọn Font chữ, xem ảnh), và chọn tuỳ chọn là Heađing 1. Tiếp theo lại bôi đen tiêu đề 1, chọn phần Style và chọn tuỳ chọn là Heading 2. Tiếp tục bôi đen tiêu đề 2 và chọn phần Style là Heading 2. Bôi đen tiêu đề II, chọn phần Style và chọn tuỳ chọn là Heađing 1. Tổng quát hoá ta thấy rằng, các tiêu đề lớn thì để ở Heađing 1, các tiêu đề ở cấp nhỏ hơn ở Heađing 2…và bạn có thể phần nhiều cấp hơn và sử dụng các Heađing 3… Chú ý là hai tiêu đề cùng cấp thì phải được thiết lập cùng một Heading.
Chú ý: Việt thiết lập các Heading cho các tiêu đề có thể làm thay đổi Font và cỡ chữ của các tiêu đề, do vậy sau khi thiết lập xong Heađing cho tiêu đề bạn có thể thiết lập lại Font và cỡ chữ phù hợp cho tiêu đề mà không sợ làm ảnh hưởng đến việc làm menu tự động của chúng ta.
5- Kỹ thuật phân đoạn tài liệu để tạo những đoạn tài liệu có những định dạng khác nhau
Trên một văn bản gồm nhiều trang, không phải khi nào ta cũng phải có những định dạng giống nhau. Ví dụ: Trang này thì lề trái 3cm, trang kia thì chỉ là 2cm, hoặc trang ngang và trang dọc xen kẽ nhau, hoặc là phần tiêu đề trên, tiêu đề dưới (Header and Footer) của các trang chẵn và trang lẻ là khác nhau (điều này bạn thấy rất nhiều trong các quyển sách hiện nay), khi đó chúng ta phải sử dụng kỹ thuật phân đoạn tài liệu để phân văn bản thành các phần khác nhau, mỗi phần chúng ta có thể áp dụng các định dạng riêng về lề, Header và Footer, trang ngang hay trang dọc…bởi vì nếu không phân đoạn, khi bạn định dạng, định dạng đó sẽ áp dụng cho tất cả mọi trang của văn bản.
– Next page: Đặt ngắt trang ở trang kế tiếp: từ trang kế tiếp, bạn có thể định dạng khác so với trang hiện tại.
– Continuous: Đặt ngắt trang ở ngay trang hiện tại.
– Even page: đặt dấu ngắt ở trang chẵn tiếp theo.
– Odd page: đặt dấu ngắt ở trang lẻ tiếp theo.
Như vậy tuỳ trường hợp định dạng từng trang văn bản mà ta đặt con trỏ và chọn loại ngắt phù hợp. Một số tình huống cụ thể trong kỹ thuật ngắt trang:
a) Tạo trang ngang xen kỹ trang dọc
Nếu không sử dụng ngắt trang thì văn bản của chúng ta hoặc tất cả đều là trang ngang, hoặc tất cả đều là trang dọc. Giả sử ta có tình huống: văn bản có 50 trang, từ trang 1 đến trang 25 là trang dọc, từ trang 26 đến 30 là trang ngang và từ trang 30 đến 50 lại là trang dọc, thì ta làm như sau:
Như vậy bạn đã thấy văn bản của mình có trang ngang xen lẫn trang dọc. Từ nay, bạn không cần phải vất vả đưa các trang ngang sang file văn bản khác để xử lý mà có thể xử lý ngay trong file đó. Điều này còn giúp bạn giải quyết khó khăn trong việc đánh số trang các tài liệu có trang ngang xen kẽ trang dọc.
b) Tạo Heađer và Footer trang chẵn và trang lẻ khác nhau
Bạn hãy xem sách, thấy rất nhiều sách có dụng Header và Footer, và ở trang chẵn ghi tên tác giả, ở trang lẻ ghi tên tác phẩm, làm thế nào để toạn được điều đó trong văn bản.
– Different odd and even: Header, Footer trang chẵn và lẻ là khác nhau.
– Different first page: Header, Footer trang đầu tiên khác với những trang khác.
Như vậy ở đây, bạn hãy chọn tuỳ chọn Different odd and even.
– Cứu nguy dữ liệu – Đánh số dòng cho trang:
Vì một lý do nào đó, văn bản của bạn buộc phải đánh số dòng. Đừng lo, bạn hãy thực hành theo hướng dẫn sau:
– Restart each page: đánh số lại sau mỗi trang.
– Restart each section: đánh số lại sau mỗi đoạn(phần 5 :kỹ thuật phân đoạn)
– Continuous: đánh tiếp từ trang liền trước đó.
Ô Start at: thiết lập số bắt đầu. Ô Count by: xác định bước nhảy. Ô from text: xác định khoảng cách từ chỗ đánh số đến phần nội dung của văn bản.
– Các tuỳ chọn dành cho in 2 mặt:
Để gõ các số mũ trên ấn đồng thời Ctrl + Shift + phím +, đánh số mũ dưới thì ấn đồng thời Ctrl + phím +.
Như vậy với một loạt các tình huống điển hình được đề cập trong bài viết, chúng tôi hy vọng đã cung cấp cho bạn đọc những kiến thức và kỹ năng cần thiết nhất cho công tác văn phòng. Với hững kỹ thuật tự động hoá được giới thiệu chắc chắn sẽ làm giảm bớt sự vất vả, sự lãng phí thời gian cho những bạn đọc thường xuyên phải làm việc với phần mềm Miccrosoft Word.
Nguyễn Tuấn Nghĩa
[email protected]
--- Bài cũ hơn ---
Các Thủ Thuật Cơ Bản Khi Sử Dụng Ms Word 2007 Thủ Thuật Sử Dụng Word 2007 Các Thủ Thuật Trong Word 2010 & Hướng Dẫn Sử Dụng Word 2010 Cách Chia Cột Trong Word Và Một Số Thủ Thuật Hay Ho Khác Những Thủ Thuật Xử Lý Cột Trong Microsoft Word