Thủ Thuật Mail Merge Trong Word 2010 / Top 8 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 2/2023 # Top View | Globaltraining.edu.vn

Thủ Thuật Cao Cấp Trong Ms Word : Mail Merge

XHTTOnline: Thông thường khi sử dụng chức năng Mail Merge (Trộn thư) trong MS Word để tạo ra các thư mời hay phiếu báo điểm… mặc định của chương trình là ứng với mỗi một Record dữ liệu nhất định sẽ tạo ra một trang tập tin Main chính trên một trang giấy (A4) tương ứng. Khi đó nếu nội dung của tập tin main chính quá ít bạn sẽ thấy trên trang giấy sẽ còn rất nhiều chổ trống và nếu bỏ đi thì thật là đáng tiếc, thủ thuật sau sẽ giúp bạn tuỳ biến số lượng mẫu tin in ra sau khi trộn trên tập tin Main chính nhằm để tiết kiệm giấy. Để có thể làm tốt thao tác trong bài viết này đòi hỏi bạn phải thành thạo kỹ năng Mail Merge cơ bản trong Mirosoft WORD.

Bước 1. Tạo tập tin Main chính trong WORD.

Bước 2. Tạo tập tin nguồn dữ liệu trên Excel với các cột có tên tương ứng (chú ý là tên cột không nên viết dấu tiếng việt, và phải bắt đầu dữ liệu ngay tại Cell A1). * Chú ý: tập tin dữ liệu này bạn có thể tạo bằng WORD, tuy nhiên nếu thể hiện trong Excel bạn sẽ có lợi hơn nếu bảng dữ liệu đó có hổ trợ nhiều phép tính và hàm phức tạp.

2. Trong hộp thoại kế tiếp nhấp nút Active Windows.

5. Nhấp nút Set Up Main Document trong hộp thoại kế (xem hình 3).

6. TRong hộp thoại Label Options bạn nhấp nút New Label để tạo một nhãn mới

– Đặt tên cho nhãn mới vào dòng Label Name. – Chọn khổ giấy thể hiện ở dòng Page Size (ví dụ A4 khổ đứng 21 x 29.7 cm). – Tiến hành thiết lập tuỳ biến các thông số kích thước thể hiện: Number across (số cột của trang, ví dụ 1), Number Down (số bản ghi thể hiện trên một trang, ví dụ 3)…. ở các thông số khác khi vừa thiết lập bạn vừa xem sự thể hiện của khổ giấy ở khung Preview phía trên đến khi cảm thấy ưng ý nhất (các thông số tôi thiết lập trong ví dụ này là do tuỳ biến cá nhân chỉ có mức độ gợi ý tham khảo, xem hình 5).

Thiết lập xong nhấp OK 2 lần để thoát khỏi hộp thoại Label Options. 7. TRong hộp thoại Create Label kế tiếp bạn dán nội dung của tập tin Main chính đã Copy ở đầu bước 3 vào khung Sample label, rồi nhấp nút Insert Merge Field phía trên để lần lượt chèn vào các trường dữ liệu tương ứng từ tập tin database vào tập tin Main chính (thao tác tương tự như chèn các trường Field bình thường lúc trộn thư, nếu tập tin Main chính dùng Font Vni thì lúc này sẽ không hiển thị tốt Font tiếng việt, xem hình 6).

8. Sau khi chèn xong các trường Filed tương ứng bạn nhấp OK, lúc này trong bảng cảnh báo lỗi của WORD bạn tiếp tục nhấp OK (xem hình 7).

9. Trở về hộp thoại chính của chức năng Mail Merge bạn nhấp nút Close.

Bước 4. Lúc này trên giao diện tập tin Main chính nội dung sẽ được trình bày thành 3 bản ghi như đã thiết lập ở bước 3 cùng với các trường Field đã được chèn tương ứng. Tuy nhiên lúc này sự trình bày của văn bản sẽ chưa được tốt và bạn phải tiến hành định dạng thủ công lại từng bản ghi một. Chú ý phải định dạng sao cho nội dung 3 bản ghi là như nhau (mổi bản ghi sẽ ứng với 1 Record dữ liệu trong tập tin Database), bạn không được sao chép nguyên si nội dung giữa các bản ghi vì làm như thế sau khi trộn WORD sẽ hiểu là 3 bản ghi trên một trang A4 là của cùng một mẫu tin REcord (xem hình 8).

Bước 5 : Sau khi định dạng xong bạn nhấp nút Merge để bắt đầu trộn thư. Kết quả thể hiện sẽ hết sức ưng ý (xem hình 9).

Sau cùng bạn hãy in ra máy in và dùng mắt cắt hay rọc ra thành từng bản ghi riêng biệt rồi đưa vào sử dụng. Chúc thành công !

Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word

THUTHUATEXCEL.COM – THỦ THUẬT EXCEL, THỦ THUẬT WORD, TIN HỌC VĂN PHÒNG

Facebook

THUTHUATEXCEL.COM – THỦ THUẬT EXCEL, THỦ THUẬT WORD, TIN HỌC VĂN PHÒNG

2019-09-19T08:44:00+07:00

2021-02-05T04:58:35Z

Bài viết này sẽ giới thiệu với các bạn cách sử dụng Mail Merge trong word hay còn gọi là Trộn Thư trong phần mềm word , đây là một cô…

Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word

Mail Merge trong word hay còn gọi là Trộn Thư trong phần mềm word, đây là một công cụ rất hữu ích nếu như bạn muốn ghép một danh sách vào một form cố định để in ấn như thư mời, thông báo…

Bài viết này sẽ giới thiệu với các bạn cách sử dụngtrong word hay còn gọi là, đây là một công cụ rất hữu ích nếu như bạn muốn ghép một danh sách vào một form cố định để in ấn như thư mời, thông báo…

Hướng dẫn này sử dụng

Đầu tiên các bạn mở phần mềm word lên, và soạn nội dung như bên dưới, tất nhiên đây là hướng dẫn cách làm, còn sau khi hiểu được vấn đề các bạn hoàn toàn có thể áp dụng vào từng vấn đề cụ thể.

Hướng dẫn này sử dụng Office 365 chạy trên nền tảng Windows 7, các phiên bản Office khác có thể khác một chút nhưng về cơ bản cách thực hiện như nhau.Đầu tiên các bạn mở phần mềm word lên, và soạn nội dung như bên dưới, tất nhiên đây là hướng dẫn cách làm, còn sau khi hiểu được vấn đề các bạn hoàn toàn có thể áp dụng vào từng vấn đề cụ thể.

Bạn hoàn toàn có thể tự nhập trong word, nhưng để nhanh và dễ dàng thì các bạn nên tạo danh sách ở file excel trước, và lưu chúng lại ở một thư mục nào đó.

Chọn Letters sau đó nhấn chuột vào Starting document

Ở đây các bạn chọn Use an existing list và nhấn Next: Write your letter

Chọn file excel chứa danh sách mà ở đầu bài có đề cập tới và nhấn Open

Chọn sheet mà bạn đã tạo danh sách và nhấn OK, các bạn chú ý ở đây nếu file của bạn nhiều sheet thì hãy chọn đúng sheet mà bạn cần

Chọn các dữ liệu mà bạn muốn, nếu chọn hết thì tick chuột vào Data Source sau đó nhấn OK

Nhấn Next: Write your letter

More items

Chọn menu mà bạn muốn ghéo vào word và nhấn Insert

Lúc này quay ra word các bạn sẽ thấy như hình này

Cứ lặp lại cho từng trường một cho tới khi xong hoàn toàn, các bạn có thể thấy ở đây là chúng ta đã chèn thành công.

Nhấn vào Next: Preview your letters

Next: Complete the merge

Để xem toàn bộ danh sách mà bạn đã ghép vào hoặc để in ấn hoặc lưu lại các bạn vào Edit individual letters…

Chọn All và nhấn OK

Cứ lặp lại cho từng trường một cho tới khi xong hoàn toàn, các bạn có thể thấy ở đây là chúng ta đã chèn thành công.

5

THUTHUATEXCEL.COM – THỦ THUẬT EXCEL, THỦ THUẬT WORD, TIN HỌC VĂN PHÒNG: Trộn Thư (Mail Merge) Trong Word

Bài viết này sẽ giới thiệu với các bạn cách sử dụng Mail Merge trong word hay còn gọi là Trộn Thư trong phần mềm word , đây là một cô…

In Hàng Loạt Trong Word Với Mail Merge Đơn Giản Nhất

In hàng loạt trong Word với Mail Merge – Okey! Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng tính năng Mail Merge để in hàng loạt trong Word, Mail Merge là một tính năng rất hữu ích đối với người soạn thảo văn bản nó giúp người soạn thảo có thể nhanh chóng tạo một văn bản cho nhiều người như: Giấy mời, thông báo, thư cảm ơn….

Khi sử dụng tính năng này Word sẽ tạo ra các bản sao với cấu trúc giống nhau hay nói cách khác khi bạn cần gửi một mẫu văn bản cố định cho nhiều người, thay vì bạn phải viết, nhập nội dung cho mỗi trang gửi cho một người thì bạn chỉ cần soạn một mẫu cố định cùng với danh sách người nhận rồi sử dụng tính năng Mail Merge là được.

In hàng loạt trong Word với Mail Merge

Okey! Để sử dụng tính năng này bạn cần phải có những thành phần sau.

Văn bản Word chứa mã ứng với từng phần cụ thể.

Tệp nguồn trộn thư Excel (hoặc Word) chứa thông tin.

Cần chuẩn bị

Khi bạn trộn thư, tệp Excel (word) sẽ được kết nối với tài liệu trộn thư của Word. Microsoft Word sẽ thông tin trực tiếp từ bảng tính Excel (word).

Trước khi bắt đầu, hãy chắc chắn rằng tệp Excel (word) đã có tất cả thông tin. Nếu bạn muốn thêm thông tin khác, bạn hãy thay đổi hoặc bổ sung bên trang tính Excel (word) trước khi trộn thư.

Những điều quan trọng cần kiểm tra

Các cột trong File Excel (word) phải đồng nhất, không có sự chênh lệch trong các vị trí cần lấy.

Các cột trong bảng tính Excel phải khớp với các phần bạn muốn sử dụng khi trộn thư. Ví dụ: nếu bạn muốn xưng hô với người đọc bằng Tên, hãy chắc chắn đã tạo hai cột họ và tên riêng biệt. Nếu bạn muốn sắp xếp tên người nhận theo bang hoặc thành phố, xác định rằng bạn đã có hai cột Bang và Thành phố riêng biệt.

Nếu tệp Excel bao gồm ngày, giờ, giá trị tiền tệ hoặc mã bưu điện bắt đầu hoặc kết thúc bằng 0, hãy định dạng đúng số, số ngày và đơn vị tiền tệ.

Nếu bạn tạo trang tính Excel bằng cách nhập thông tin từ tệp .csv hoặc tệp .txt, hãy sử dụng Text Import Wizard.

Sau khi hội tụ đủ các yêu cầu trên chúng ta bắt đầu.

Chọn File nguồn để trộn

Nếu là File nguồn là File Word thì bạn không cần phải chọn gì cả

Chèn dữ liệu tương ứng

(1) All: In tất cả các trang

(2) Current record: In trang hiện hành

(3) From..to…: In từ trang nào đến trag nào (ví dụ từ 1 đến 5)

Okey! Như vậy bạn đã thực hiện trộn Mail thành công, bạn có thể lưu tệp lại để sử dụng về sau.

Ngoài ra bạn có thể tham khảo cách lấy toàn bộ hình ảnh trong File Word một cách nhanh chóng hoặc cách cài đặt bộ ngôn ngữ tiếng việt cho Microsoft Office.

Cuối cùng không có gì hơn nếu bạn cảm thấy bài viết có ích hãy subscribe blog của mình thường xuyên để cập nhật những bài viết mới nhất qua Email – Chân thành cảm ơn!

Tạo Trang Bìa Và Thủ Thuật Trong Microsoft Word 2010

Tạo trang bìa và thủ thuật trong Microsoft Word 2010

b. Xóa trang bìa Để xóa trang bìa, bạn nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page trong nhóm Pages, sau đó nhấn Remove Current Cover Page.

4.Tìm nhanh từ đồng nghĩa trong WordTra từ đồng nghĩa, phản nghĩa: Sử dụng tính năng Research, bạn còn có thể tra từ đồng nghĩa và từ phản nghĩa. – Trong thẻ Review, nhóm Proofing, bạn nhấn nút Thesaurus.

– Giữ phím Alt và nhấn chuột vào từ cần tra. Kết quả sẽ hiển thị trong khung Research ở bên phải.

– Để chèn từ đồng nghĩa hoặc phản nghĩa đó vào tài liệu hiện hành, nơi con trỏ đang đứng, bạn đưa chuột vào từ trong danh sách kết quả, nhấn chuột vào mũi tên bên cạnh từ, chọn Insert. – Để tìm tiếp từ đồng nghĩa / phản nghĩa của từ trong danh sách tìm được, bạn nhấn chuột vào từ đó trong danh sách kết quả. Ghi chú: Bạn có thể tìm từ đồng nghĩa, phản nghĩa trong ngôn ngữ khác (ngoài tiếng Anh) bằng cách nhấn chuột vào hộp danh sách bên dưới khung nhập liệu Search for và chọn một ngôn ngữ, ví dụ như tiếng Pháp (French) chẳng hạn.

Gửi file qua Email từ môi trường Word Dù vẫn hay mở hòm thư, chọn chức năng tạo mới rồi đính kèm file văn bản để gửi cho đối tác, bạn có thể thay đổi thói quen này bằng cách gửi ngay trên môi trường Word. Điều kiện là máy tính của bạn đã cài Outlook Express hoặc Microsoft Express.

Chọn New Tab, lần lượt đổi tên thành Tab Caculator, và group Tinh Toan Ở cột Choose commands from, chọn All commands, di chuyển thanh cuốn chọn Tools Calculate. Nhấn nút Add để thêm vào biểu tượng vào Tab Caculator Kế tiếp, bạn hãy nhập vào một phép tính, chẳng hạn ((90+10)*2)/50. Hãy đánh dấu khối phép tính này rồi nhấp chuột lên nút Tools Calculate. Kết quả của phép tính sẽ được trình bày ở góc dưới trái của cửa sổ soạn thảo văn bản (nằm ngay sau dòng chữ The sesult of the calculation is).

Thủ thuật tránh in văn bản ngoài ý muốn Có thể hàng ngày bạn vẫn soạn thảo tài liệu bằng chương trình Word, nhưng vì yêu cầu an toàn thông tin mà bạn tuyệt đối không được in ra một khi chưa cần thiết. Tuy nhiên, chức năng Print trên thanh công cụ của Word luôn thường trực sẵn sàng để thực hiện lệnh in cho dù bạn nhỡ tay bấm nhầm.

Để khống chế chức năng in tức thời không cần xác nhận của Word, bạn có thể thiết lập tùy chọn thông báo trước khi thi hành lệnh in. Tùy chỉnh này rất cần thiết trong trường hợp bạn thường xuyên xử lý hay xem lại những trang tài liệu bí mật nhất là trong văn phòng sử dụng máy in nối mạng.

Trước hết bạn cần nhấn vào nút Office có biểu tượng đặt tại góc đỉnh phía trái màn hình. Chọn nút Word Options, kế tiếp chọn Trust Center trong danh sách, rồi chọn nút Trust Center Settings

Và nhấn vào Privacy Options. Sau đó nhấn chuột đánh dấu mục Warn before printing… và bấm nút OK.

Ngoài ra còn có một cách định dạng khác đối với những tài liệu mang nội dung riêng tư, đơn giản đó là giải pháp không cho in văn bản ra giấy. Bạn cần lựa chọn toàn bộ trang văn bản ( Ctrl+A), sau đó bấm nút chuột phải và chọn mục Font trong trình đơn thả, đánh dấu vào mục Hidden rồi ấn nút OK.

Kết thúc bước này, nội dung văn bản của bạn đã được ẩn đi. Để hiện lại trên màn hình, bạn vào Tab File/Options, nhấn đánh dấu mục Hidden text sau đó đừng quên nhấn nút OK.

Hoàn thành bước này, toàn bộ nội dung văn bản hiển thị trở lại trên màn hình tuy nhiên nếu in bạn sẽ chỉ được kết quả là trang giấy trắng.

Mẹo in hình khổ giấy lớn bằng máy in nhỏ Bạn có một máy in màu chỉ in được cỡ giấy A4 nhưng lại muốn in ra những tấm ảnh có kích thước “khổng lồ” để trang trí trong gia đình? Công cụ mang tên “The Rasterbator” sẽ giúp bạn thực hiện điều tưởng như bất khả thi này.