Thủ Thuật Trong Microsoft Word 2003 / TOP 9 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

ĐỐI VỚI NGƯỜI SỬ DỤNG MÁY TÍNH CHO CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG, ẮT HẲN CHƯƠNG TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN MICROSOFT WORD ĐƯỢC XEM LÀ TRỢ THỦ ĐẮC LỰC NHẤT. BÀI VIẾT NÀY SẼ CHIA SẺ VỚI BẠN MỘT SỐ THỦ THUẬT CHO MICROSOFT WORD 2003, TUY KHÔNG MỚI NHƯNG LẠI ĐƯỢC NHIỀU NGƯỜI QUAN TÂM NHẤT.

Nếu bạn thường xuyên sử dụng một kiểu phông chữ (font) nào đó , như loại phông, kích thước, màu sắc… thì có thể cố định những xác lập này thành mặc định. Nhờ đó , mỗi lần khởi động Word hay tạo một tài liệu mới, bạn không mất công thiết đặt lại.

Để làm điều này, bạn hãy vào menu Format, chọn mục Fonts. Sau đó , bạn chọn những xác lập muốn trở thành mặc định trong cửa sổ Font, nhưng đừng nhấn OK vì như thế chỉ áp dụng cho đoạn văn bản hiện tại, mà hãy nhấn nút Default. Một hộp cảnh báo hiện ra cho biết những loại phông chữ nào sẽ trở thành mặc định. Nếu đồng ý với những thay đổi thì nhấn nút Yes, rồi đóng và khởi động lại Word để xác lập có hiệu lực.

Thông thường, để thay đổi kích thước phông chữ cho văn bản, bạn phải chọn văn bản đó rồi nhấp chọn hoặc gõ giá trị vào ô Font Size trong thanh công cụ Formatting hay chọn trong hôp thoại Font. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thực hiện điều đó nhanh hơn bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + ] để tăng hoặc Ctrl + [ để giảm từng giá trị một kích thước phông chữ cho văn bản được chọ n.

Trong những phiên bản Word gần đây (Word XP/2003), Word có đưa thêm vào một khung vẽ Drawing Canvas mỗi khi bạn chọn một công cụ nào đó trong thanh công cụ Drawing. Đây có thể là tính năng hay nhưng lại gây lúng túng cho những người sử dụng các phiên bản trước đó . Tuy bạn vẫn có thể nhấn phím ESC để đóng khung Drawing Canvas trước khi vẽ , song tốt hơn hết nếu không quen thì cứ tắt chức năng “hay ho” ấy đi.

Để làm điều này, bạn hãy vào menu Tools, nhấp chọn mục Options. Trong cửa sổ Options, bạn chọn thẻ General rồi xóa dấu chọn mục “Automatically create drawing canvas when inserting AutoShapes” đi, sau cùng, nhấn OK là xong.

Thật ra, những “con giun” lăng quăng xuất hiện bên dưới văn bản (thường chỉ xuất hiện dưới văn bản tiếng Việt) không phải lỗi của Word mà là một tính năng rất hay và rất hữu dụng đối với ngườ i… nước ngoài, vì đó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả , văn phạm tiếng Anh (hoặc một ngôn ngữ khác bạn chọn và được Word hỗ trợ ). Nếu bạn là người “nước trong” không gõ văn bản nước ngoài thì tốt nhất nên bỏ tính năng này đi để khỏ i… rối mắt, bằng cách dùng “thuốc đặc trị”: vào menu Tools, chọn mục Options, trong cửa sổ Options nhấp chọn thẻ Spelling & Grammar rồi xóa dấu chọn hai mục “Check spelling as you type” và “Check grammar as you type” đi, cuối cùng nhấn OK.

Khi sử dụng các phông chữ tiếng Việt (như ABC, VNI…), bạn thường gặp hiện tượng dấu trên ký tự in hoa đâu câu bị lệch sang bên phải và nằm đè lên cả đầu ký tự làm cho văn bản hiển thị không thẩm mỹ . Để khắc phục, bạn cần vào menu Tools, chọn mục AutoCorrect Options, trong cửa sổ AutoCorrect, bạn xóa dấu chọn “Correct TWo INitial CApitals” rồi nhấn nút OK là mọi thứ lại đâu vào đấy ngay.

Khi chuyển sang phiên bản Word XP/ 2003, Microsoft cảm thấy cần phải nới rộng thêm không gian làm việc nên đã chỉ cho hiển thị những mục nào được sử dụng nhiều nhất, còn những mục khác được thu vào các dấu mũi tên trong menu và thanh công cụ . Điều này rất hay đối với các màn hình “mi nhon”, nhưng nhiều khi lại gây khó khăn cho người dùng vì chẳng biết “những thứ cần tìm” ở đâu.

Thế nhưng, bạn vẫn có thể cho hiện mọi thứ trở lại chỉ với vài bước đơn giản: trước tiên hãy vào menu Tools, chọn mục Customize, tại cửa sổ Customize, bạn nhấp chọn thẻ Options rồi đánh dấu các mục “Show Standard and Formatting toolbars on two rows” và “Always show full menus”; tiếp theo, bạn nhấn nút Close.

Khi soạn thảo văn bản, nhiều khi bạn cần phải nhập vào một địa chỉ Web hoặc địa chỉ e-mail, thế nhưng Word lại “tài lanh” biến nội dung ấy thành liên kết để khi bạn giữ phím Ctrl và nhấp chuột trái vào thì liên kết được gọi thi hành (khác với liên kết trong trang Web chỉ cần nhấp trá i). Đây là tính năng hay thì hay thiệt nhưng hơi… phiền. Vì thế nếu không thích, bạn có thể tắt nó đi bằng cách vào menu Tools, chọn mục “AutoCorrect Options”, trong cửa sổ AutoCorrect bạn tiếp tục chọn thẻ AutoFormat As You Type, bây giờ xóa dấu mục “Internet and network paths with hyperlinks”. Tiếp đến nhấn OK.

Vào một ngày xấu trời nào đó , nơi các field được chen vào bỗng nhiên biến thành mã hết thay vì là giá trị do field trả về . Khó xử nhỉ? Nhưng chẳng sao, bạn vẫn có khả năng “sửa sai” ngay thôi mà .

Bạn làm như thế này nè : vào menu Tools, chọn mục Options, trong cửa sổ Options, bạn nhấp chọn thẻ Print, sau đó bỏ đánh dấu mục Field codes trong vùng Include with document, rồi nhấn nút OK.

Khi soạn thảo xong văn bản, bạn muốn trang trí cho trang giấy bằng đường viền bao xung quanh à ? Dễ thôi, bạn hãy vào menu Format, chọn Borders and Shadings, tại cửa sổ Borders and Shadings, bạn nhấp chọn thẻ Page Border.

Bây giờ nhìn xuống dưới mục Art rồi chọn một trong các đường viền sẵn có trong ấy, tiếp theo nhìn vào khung Preview xem có đạt yêu cầu không, nếu được rồi thì nhấn nút OK.

Để tiết kiệm giấy và nhất là khi in tài liệu cho riêng mình, bạn có thể cần in trên hai mặt giấy. Bạn hãy làm như sau: trước tiên, bạn mở tài liệu cần in lên, vào menu File chọn mục Print, tiếp theo tại cửa sổ Print chọn All trong vùng Page range, chọn Document trong danh sách thả xuống Print what, bạn chọn Odd pages trong danh sách thả xuống Print để in tất cả những trang lẻ trước, rồi cho in bằng cách nhấn nút OK. Tiếp theo sẽ đến phần in trang chẵn, sau khi đã có được bản in một mặt của tất cả trang lẻ , bạn xếp ngược giấy lại theo thứ tự số trang (tốt nhất bạn nên in thử một vài trang để “rút kinh nghiệ m”) rồi đưa trở lại vào máy in. Kế đó vào menu File, chọn Print, chọn All trong vùng Page range, chọn Document trong danh sách thả xuống Print what, bạn chọn Even pages trong danh sách thả xuống Print để in tất cả những trang chẵn, rồi cho in bằng nút OK.

Theo mặc định, khi bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl +c hai lần liên tiếp trên cùng một nội dung thì cửa sổ Clipboard lại hiện ra, nếu màn hình của bạn lớn thì không sao nhưng nếu “bé tí” thì lại rất chiếm chỗ . Vì thế , để cho Word khỏi “lanh chanh” làm những việc không yêu cầu này, bạn cứ việc nhấn tổ hợp phím Ctrl +c hai lần để hiện cửa sổ Clipboard, kế đó nhấn nút Options ở cuối khung Clipboard, bỏ đánh dấu hết tất cả những mục đã được đánh dấu trong ấy nếu không muốn thấy mặt “em” Clipboard nữa, còn không thì chỉ cần xóa dấu chọn mục “Show Office Clipboard When Ctrl+C Pressed Twice” bằng cách nhấp vào nó , tiếp theo nhấp ra ngoài để đóng menu Options, và cuối cùng là đóng cửa sổ Clipboard đi.

Thế là, kể từ nay cho dù bạn có nhấn tổ hợp phím Ctrl +c cả chục lần chăng nữa thì “em” Clipboard cũng không dám xuất hiện đâu.

Cũng giống như trang Web, đối với trang văn bản Word, bạn cũng vẫn có thể tạo các liên kết để nhảy nhanh đến một vị trí định sẵn nào đó trong tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng. Nhưng trước tiên, bạn cần phải “định vị” những vị trí cần nhảy đến bằng cách di chuyển dấu nháy soạn thảo đến vị trí mong muốn, vào menu Insert, chọn mục Bookmark. Trong cửa sổ Bookmark, bạn nhập vào tên đại diện cho vị trí được chọn vào ô Bookmark name (bạn chú ý là tên phải bắt đầu bằng ký tự , không có khoảng trắng và các ký tự đặc biệt) rồi nhấn nút Add.

Phần chuẩn bị đã xong, bây giờ chuyển sang phần tạo liên kết, bạn hãy đánh dấu chữ hoặc khối văn bản muốn tạo liên kết bằng cách tô đen (áp dụng kiểu đánh dấu nào cũng được). Tiếp theo, bạn vào menu Insert, chọn mục Hyperlink (có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + K cho nhanh). Tại cửa sổ Insert Hyperlink, khung Link to bạn nhấn chọn Place in This Document, nhìn sang vùng Selecta place in this document rôi nhâp vao dâu công (+) trước chữ Bookmarks (nếu là dấu trừ (-) thì khỏi phải nhấ p), sau đó chọn một tên đại diện cho vị trí bạn muốn liên kết nhảy đến. Cuối cùng nhấn nút OK.

Thông thường, khi văn bản có quá nhiều định dạng và một trong những định dạng này lại sinh ra lỗi, thế nhưng bạn lại không thể “xử lý ” được. Giải pháp tốt nhất là hãy bỏ hết định dạng để cho trở thành văn bản thuần rồi định dạng lại. Bạn làm như sau: vào menu Edit, chọn mục Clear rồi nhấn vào Formats.

Tuy nhiên vẫn có một cách nhanh hơn là chọn khối văn bản muốn bỏ định dạng rồi nhấn Ctrl + SpaceBar.

Bình thường, để thay đổi kích thước cho cột, bạn nhấp vào đường giữa rồi kéo. Thế nhưng thao tác này sẽ làm cho tất cả các cột ở trên và dưới cũng thay đổi theo. Vì thế , nếu muốn nới rộng hoặc thu hẹp một vài ô chỉ định thôi thì trước tiên bạn cần tô đen các ô đó trước, rồi mới kéo thanh giữa để thay đổi kích thước. Nếu làm như thế thì chỉ có các ô được đánh dấu thay đổi thôi, còn các ô khác vẫn giữ nguyên.

Để xóa nhanh từng chỉ mục tập tin mở gần nhất trong danh sách tập tin của menu File, bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + Alt + – (dấu trừ ), lúc này con trỏ chuột sẽ biến thành dấu trừ “bự ” và bạn hãy di chuyển rồi nhấp vào menu File, tiếp tục nhấp vào chỉ mục tập tin muốn xóa là xong.

Nếu số lượng 4 chỉ mục tập tin mở gần nhất không đáp ứng đủ nhu cầu thì bạn có thể thay đổi điều “hiển nhiên” này bằng cách vào menu Tools, chọn mục Options, trong cửa sổ Options bạn chọn thẻ General rồi thay đổi giá trị trước entries của mục Recently used file list thành số lượng chỉ mục tập tin mà bạn muốn menu File hiển thị. Cuối cùng nhấn OK.

Thế là từ nay mọi thói quen lại trở về với bạn rồi đấ y.

1. Tắt khung Getting Started: Mở Word – Tool – Options – View – Bỏ chọn: Startup Task Pane.2. Bỏ khung bao quanh ảnh khi chèn: Mở Word – Tool – Options – General – Bỏ chọn: Automatic create drawing canvas when inserting AutoShapes

3. Trang văn bản nền xanh, chữ trắng: Mở Word – Tool – Options – General – Bỏ chọn: Bluc barackground, white text.

4. Làm mất khung khi Copy: Mở Word – Tool – Options – Edit – Bỏ chọn: Show Paste Options Buttons.

5. Đoạn văn bản bị gạch chân bởi các đường xanh, đỏ ngoằn nghèo: Mở Word – Tool – Options – Spelling & Grammar – Bỏ chọn: Check Spelling as you type và mục Check Grammar as you type.

6. Mất thanh cuộn ngang, cuộn dọc: Mở Word – Tool – Options – View – Chọn: Hozirontal scroll bar và Vertical scroll bar.

7. Chèn ảnh vào nhưng chỉ thấy khung trống: Mở Word – Tool – Options – View – Bỏ chọn: Picture placeholders

8. Gõ văn bản vào thì các kí tự phía sau bị xoá hết: Mở Word – Tool – Options – Edit – Bỏ chọn: Overtype mode.

9. Word tự viết hoa đầu dòng: Mở Word – Tool – AutoCorrect Options – AutoCorrect – Bỏ chọn: Capitalize first letter of sentences.

10. Trang văn bản không giới hạn trong vùng là việc: Mở Word – Tool – Options – View – Chọn: Text Boundaries.

11. Quên mật khẩu File Word: Mở WordPad – Copy văn bản rồi dán vào Word.

12. In văn bản khổ giấy A5: – Số trang phải chia hết cho 4. VD: 20 trang. Ta đánh số lệnh để in như sau: (20; 1-2;19) – (18; 3-4; 17) – (16; 5-6; 15) …

13. Trộn thư trên 1 trang A4 Main Documet Setup – Directory – OK.

14. Tạo ghi chú bằng âm thanh trong Word: Mở Word – InSetrt – Object… – WareSound – đọc văn bản để thu hoặc chọn Lacviet – Bấm Record để ghi âm.

15. Điều chỉnh in xuôi, in ngược: * Start – Settings – Printers and Faxes – Bấm phải chuột lên biểu tượng máy in – printing Preferences – Bỏ chọn: Reverse Print Or der- OK. * Mở Word – Tool – Options – Print – Chọn: Reverse Print Or der- OK.

18. Cách nhanh nhất để gõ những chữ như H2O, O2, Fe2O3… Bạn muốn gõ số mũ dưới ví dụ Fe2O3 thì nhập Fe rồi nhấn tổ hợp hai phím tắt là phím Ctrl và phím dấu = (dấu bằng), khi đó con trỏ sẽ giảm một nửa, bạn chỉ việc nhấn tiếp số 2 rồi nhấn lại hai phím này để con trỏ trở về bình thường.

19. Tạo đề mục chú thích cuối trang: Trong các tài liệu hay tờ báo mà bạn đọc có những đoạn viết được gắn các ký tự số hay *, nhìn xuống cuối trang bạn sẽ thấy lại các ký tự này với những lời trích dẫn tham khảo từ nguồn tài liệu nào bên cạnh… Để tạo nhanh những đề mục chú thích này, bạn chỉ việc để con trỏ ở sau từ cần chú thích rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl – Alt – F, sau đó di chuyển xuống cuối trang nhập đoạn chú thích vào.

Incoming search terms:

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office – những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts – đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office 2003.

Thủ thuật chung cho Microsoft Office 2003

Phóng to hay thu nhỏ

Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại.

Khi bạn nhấp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhấp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong.

Bằng cách nhấp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc.

Thêm nhiều lựa chọn hơn

Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn Save All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.

Xuống dòng không tạo chỉ mục

Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.

Để xuống dòng trong 1 ô Excel bạn hãy ấn Alt-Enter.

Lấy ví dụ về Paste Options Smart Tags:

Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn định dạng phong phú – Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán).

Thủ thuật Microsoft Word 2003

Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Mở văn bản được sử dụng lần cuối cùng

Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi tắt Word bạn hãy thử dùng cách sau đây.

Sử dụng lệnh Paste Special

Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ vẫn giữ nguyên định dạng gốc – từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử dụng như sau:

Sắp xếp lại các đoạn nhanh chóng

Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay copy-paste bạn hãy sử dụng cách sau đây.

Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift-Alt rồi dùng phím mũi tên lên hoặc xuống để điều chỉnh lại vị trí của đoạn văn bản.

Xoá thông tin cá nhân

Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình. Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách sau đây.

Vẽ một đường thẳng

Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như sau:

Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (-) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn.

Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm

Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đôi.

Máy tính có sẵn trong Word

Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn có thể và sẽ giúp bạn thêm phần thuận lợi trong công việc hơn rất nhiều.

Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn toàn bộ phép tính, nhấp chuột vào Tools Calculate rồi ấn Ctrl-V để dán kết quả vào.

Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn. Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào View rồi bỏ đánh dấu trước Markup là xong.

Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang hiện thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột… Nhấp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi được menu Go to.

Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhấp đúp chuột lên bất cứ mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhấp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc, EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất hiện ngay bên cạnh.

Track changes – So sánh văn bản trong Word

Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh chóng.

Split – So sánh nhiều phần của văn bản

Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản đó với nhau – chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này.

Bảo vệ văn bản Word của bạn

Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn người khác sửa đổi văn bản. Có những cách sau đây để bảo vệ văn bản của bạn.

Đặt đường dẫn mặc định để lưu và mở văn bản

Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản của người sử dụng. Tuy nhiên, Word cũng cho phép người sử dụng có thể thay đổi mặc định.

Đặt font chữ mặc định

Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó cho bạn rồi. Rất đơn giản, bạn hãy thử thủ thuật sau đây.

Tính toán trên bảng

Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả năng thực hiện được những tính toán cơ bản trên bảng.

Ví dụ để tính toán trên hàng:

Ví dụ để tính toán trên cột

Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ =A1*B2. Mặc dù tên của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel.

Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để cập nhật kết quả tính toán trong phạm vi toàn bảng, bạn hãy lựa chọn cả bảng rồi ấn phím F9.

Tạo bảng nhanh chóng

Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay menu mà chỉ cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy.

Để có thể tạo bảng nhanh chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang (-). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo kiểu định dạng sau rồi ấn Enter, Word sẽ tự động tạo bảng ngay cho bạn.

Khoảng cách giữa hai dấu cộng (+) sẽ quyết định đến độ rộng của cột được tạo ra.

Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước

Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong Word. Lần sử dụng sau bạn chỉ cần mở template đó ra rồi điền các thông tin cần thiết là được.

Giấu tên văn bản trong Recently Used Files

Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây tại danh sách Recently used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh sách các tệp tin văn bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4… Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây.

Thủ thuật Microsoft Excel

Phím tắt thông dụng trong Excel

Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel.

Kiểm soát hướng di chuyển của con trỏ khi ấn Enter

Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím Enter. Nhưng nếu bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử thủ thuật sau đây.

Sao chép dữ liệu và công thức nhanh chóng

Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể thực hiện công việc này một cách rất nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím tắt Ctrl-C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl-V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những nơi cần thiết cho bạn.

Ứng dụng thủ thuật này để copy-paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn. Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl-C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong.

Tên tệp tin được in ra ở Footers

Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn đường dẫn của tệp tin bảng tính vào Header hay Footer. Đường dẫn này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp tin. Để chèn đường dẫn tệp tin bảng tính vào Header hay Footer bạn hãy theo cách sau đây:

Xác nhận thông tin

Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm lẫn khi xử lý nhập liệu. Để tránh tình trạng nhầm lẫn bạn có thể sử dụng tính năng Xác nhận thông tin trong Excel.

Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100% thì bạn có thể quy định Excel chỉ nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy nếu có lỡ tay thì cũng không sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải nhớ là không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặt giá trị nằm trong khoảng nào đó… Bạn có thể đặt Data Validation cho một ô, một loạt ô, một hàng một cột…

Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho các ô – hàng – cột có ứng dụng Data Validation để họ có thể nhập đúng thông tin bằng cách sau đây.

Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng cách chuyển sang mục Error Alert nhập tên và nội dung cảnh báo vào đó.

Tuỳ biến danh sách

Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tính khác nhau – ví dụ danh sách tên các nhân viên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom Lists) để tăng tốc và đơn giản hoá công việc này.

Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di chuyển con trỏ đến góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh sách hiện ra. Excel sẽ giúp bạn điền nối các giá trị còn lại.

Định nghĩa hằng số trong bảng tính

Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách sau đây:

Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách định nghĩa những con số thường được sử dụng trong bảng tính.

Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong.

Biểu đồ tự cập nhật

Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị tham chiếu thay đổi là rất khó. Nhưng kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết.

Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào trong danh sách thì vùng dữ liệu tham chiếu và biểu đồ sẽ tự động cập nhật thêm giá trị.

Công thức đúng hay sai?

Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng nhằm đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi. Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạn phải nhập =(7+5)*3.

Bằng cách này bạn cũng có thể giấu đi cả một Sheet của mình.

Bảo vệ bảng tính Excel bằng mật khẩu

Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính, bảo vệ sheet hay bảo vệ ô nào đó…

Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất định trên bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảo vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt mật khẩu.

Thủ thuật hay cho Microsoft PowerPoint

Giấu slide

Trong bản trình diễn Microsoft PowerPoint, đôi khi bạn muốn ẩn đi một slide nào đó – slide thông tin tham khảo hay giải thích thêm làm rõ nghĩa chẳng hạn – và chỉ truy cập đến slide này khi nào cần thiết. Slide được ẩn đi sẽ không được hiện lên trên màn hình trình diễn trừ khi bạn ra lệnh cho PowerPoint truy cập đến slide đó.

Căn chỉnh đối tượng

Trong PowerPoint, bạn hoàn toàn có thể tự động đặt vị trí hay căn chỉnh các đối tượng mà không cần phải sử dụng đến lưới (grid) hay hướng dẫn (guide). Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử các sau đây.

Trước tiên bạn hãy lựa chọn tất cả các đối tượng cần căn chỉnh vị trí (lưu ý khi lựa chọn nhiều đối tượng bạn hãy giữ phím Ctrl). Sau đó bạn chọn nút Draw – nút này nằm ở góc tận cùng bên tay trái cửa sổ PowerPoint, ngay trên nút Start của Windows – và chọn vào “Align or Distribute” sau đó chọn một mô hình căn chỉnh thích hợp với bạn trong số những mô hình mà PowerPoint đưa ra.

Mỗi slide mỗi màu nền khác nhau

Nếu bạn muốn bản trình diễn của mình thêm đa dạng phong phú bằng cách đặt màu nền cho mỗi slide hoặc một nhóm slide khác nhau. Để thực hiện tác vụ này bạn hãy thử cách sau đây.

Di chuyển đối tượng chính xác hơn

Nếu bạn sử dụng chuột để di chuyển đối tượng trong một khoảng nhỏ thì nhiều khi không chính xác và đạt yêu cầu cho lắm. Bạn hãy dùng bàn phím thay thế. Trước tiên hãy lựa chọn đối tượng bạn muốn di chuyển và dùng các phím mũi tên lên-xuống-sang trái-sang phải để di chuyển đối tượng của bạn. Mỗi lần di chuyển như vậy đối tượng sẽ di chuyển

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office – những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts – đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.

Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình.

Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office 2003.

1. Cách tạo đường viền cột văn bản:

Khi tạo thêm những đường viền bao quanh ở một cột nội dung văn bản, người đọc và cả người chỉnh sửa nội dung có thể dễ dàng nhận biết văn bản thuộc vị trí cột nào, từ đó thuận tiện hơn trong quá trình chỉnh sửa.

Bước 1:

Trong Word 2007, trước hết tại giao diện văn bản chúng ta sẽ nhấn vào biểu tượng Office và sau đó nhấn Word Options.

Bước 2:

Tiếp đến, người dùng nhấn chọn vào mục Advanced trong danh sách menu bên trái. Nhìn sang giao diện bên phải, chọn tới phần Show Document Content rồi tích chọn vào Show text boundaries. Cuối cùng nhấn OK để có thể tạo được đường viền cho cột văn bản.

2. Truy cập nhanh hộp thoại xử lý cột Columns:

3. Điều chỉnh kích thước, độ rộng cột:

Tùy theo từng yêu cầu của cột văn bản trong nội dung mà người dùng có thể điều chỉnh kích thước độ rộng của các cột. Đầu tiên, bạn mở hộp thoại Columns theo cách làm phần 2 bên trên. Tại giao diện hộp thoại Colums, để có được độ rộng của cột bằng nhau, chúng ta tích chọn vào Equal column width.

Tuy nhiên, nếu bạn muốn tự điều chỉnh lại khoảng cách giữa của cột thì có thể bỏ dấu tích tại Equal column width. Tiếp đến điều chỉnh kích thước độ rộng của cột tại phần Width và khoảng cách giữa các cột tại Spacing.

4. Cách thêm nhiều cột nội dung Word:

Tại hộp thoại Columns, chúng ta có thể tạo thêm các cột cho nội dung văn bản tùy ý, với số lượng cột có sẵn ở mục Presets, hoặc chia bố cục cột sang phải và sang trái. Hoặc tự thêm số lượng cột nội dung văn bản trong mục Number of columns.

Khi bạn tích chọn vào Line between sẽ xuất hiện đường kẻ để ngăn cách giữa các cột, tạo bố cục rõ ràng hơn cho nội dung đang xử lý.

5. Chèn tiêu đề văn bản trong cột sau khi định dạng cột:

Khi chúng ta chèn thêm tiêu đề cho từng cột trong nội dung văn bản, người dùng có thể nắm bắt nội dung của một cột, cũng như các cột nhanh hơn, nhất là với những nội dung được chia thành nhiều cột.

Bước 1:

Trên cột cần đặt tiêu đề, tại dòng đầu tiên nhập tiêu đề cột, hãy bôi đen đoạn đó.

Bước 2:

Tiếp đến, tích chọn vào tab Page Layout, tích tiếp vào mục Columns và chọn One.

6. Ngắt cột văn bản nhanh hơn trong Word:

Để ngắt cột trong nội dung văn bản, chúng ta sẽ nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter, hoặc nhấn Enter nhiều lần để có thể xuống trang và chuyển sang cột kế. Tuy nhiên, nếu muốn ngắt cột nhanh hơn người dùng có thể thực hiện theo thao tác đơn giản sau.

Đầu tiên, đặt trỏ chuột tại đầu văn bản muốn chuyển sang cột kế bên, rồi nhấn tiếp vào Breaks rồi nhấn Column.

7. Canh đều nội dung giữa các cột văn bản:

Trong quá trình chia cột nội dung văn bản sẽ xuất hiện hiện tượng cột dài, cột ngắn. Điều này là do số lượng chữ trong nội dung của từng cột cũng như độ rộng của từng cột khác nhau. Điều này sẽ khiến bố cục của toàn bộ nội dung văn bản không đồng nhất. Để xử lý vấn đề này, với những cột có nội dung dài, chúng ta có thể thực hiện thao tác ngắt cột như cách làm phần 6 bên trên.

Như vậy, nội dung trong cột dài đó sẽ được chuyển sang cột kế tiếp. Tùy theo nội dung của từng cột và bố cục của từng bài mà người dùng lựa chọn vị trí nội dung để ngắt cột sao phù hợp nhất.