Email, cũng giống như điện thoại, là dịch vụ được người dùng văn phòng sử dụng nhiều và liên tục. Dẫu rằng gửi hay đọc email là công việc hết sức đơn giản nhưng thực tế thì các ứng dụng như Microsoft Outlook lại cung cấp nhiều tính năng hơn so với chiếc điện thoại thông thường – có những tính năng mà người dùng bình thường không thể hiểu và khai thác. Những thủ thuật bên dưới sẽ giúp bạn sử dụng Outlook hiệu quả hơn và thậm chí có thể thay đổi nhận định về khả năng của tiện ích email và lịch của Microsoft.
1. Đừng lưu những gì quan trọng trong hộp thư “phế thải”
Nhiều người dùng có thói quen sử dụng Deleted Items như một thư mục lưu trữ thông thường trong khi đây thực chất là “thùng rác” của Outlook. Nếu một ngày đẹp trời nào đó bạn nghĩ một khoản mục bất kỳ (email, tập tin đính kèm, tài liệu) có thể trở nên quan trọng thì bạn hãy khoan xóa nó. Mà thay vào đó, hãy lưu chúng trong một thư mục khác của Outlook – bạn có thể tự tạo mới các thư mục cho từng mục đích sử dụng cụ thể.
Cùng lúc đó, hãy nhanh tay ngăn chặn việc Outlook có thể “tống khứ” những khoản mục mà bạn đã thẳng tay xóa đi vài ngày trước đó, nhiều khả năng bạn có thể khôi phục những khoản mục đã xóa. Trước tiên, bạn hãy tắt tính năng xóa nội dung trong hộp thư “phế thải”: trong Outlook, nhấn Tools.Options. Ở thẻ Other, bỏ chọn đối với mục Emty the Deleted items folder upon exiting. Sau đó, bạn bật tính năng AutoArchive (chọn trình đơn Tools.Options, chọn thẻ Other và nhấn nút AutoArchive) và thiết lập tính năng này tự động thực thi mỗi ngày. Kế tiếp, ở giao diện chính của Outlook, nhấn phải chuột lên thư mục (hộp thư) Deleted Items, chọn Properties; trong hộp thoại vừa xuất hiện, chọn thẻ AutoArchive và thiết lập cho thư mục này xóa sạch các khoản mục sau 5 ngày (hay một con số khác theo ý bạn).
2. Thư rác – thiết lập một lần để quên hẳn
Một nguyên tắc mà bạn cần ghi nhớ là đừng bao giờ lãng phí thời gian để quản lý, sắp xếp thư rác (spam hay junk mail). Với hầu hết người dùng, việc thiết lập mức High cho tính năng Junk Email Filter của Microsoft Outlook 2003 có thể giúp lọc triệt để thư rác (chọn Tools.Options, ở thẻ Preferences, nhấn vào nút Junk Email). Sau lần đầu tiên sử dụng tính năng lọc thư rác ở mức thiết lập High, bạn hãy quay trở lại hộp thư Junk mail của mình sau đó một tuần. Nếu không phát hiện ra bất kỳ sự nhầm lẫn nào (hay nói rõ hơn là các thư quan trọng bị nhận diện thành thư rác) thì bạn có thể an tâm duy trì mức thiết lập High cho bộ lọc. Bạn nên bổ sung những địa chỉ email mà mình thường liên lạc vào danh sách email an toàn Safe Recepients để bộ lọc thư rác “cho qua”. Nếu bạn thấy có quá nhiều sự nhầm lẫn, tốt hơn hết hãy chuyển thiết lập về mức mặc định Low. Ngoài ra còn hai chế độ tùy chọn No Automatic Filtering (không lọc thư) và Safe Lists Only (chuyển vào Inbox chỉ các thư trong danh sách người gửi/nhận an toàn).
Trong mọi trường hợp, đừng tốn thời gian xóa từng thư rác. Thay vào đó, hãy thiết lập tính năng tự động xóa hộp thư Junk Mail như hướng dẫn được trình bày trong thủ thuật 1.
3. Gửi thư số lượng lớn với Word
Nhiều người nghĩ rằng, tính năng trộn thư (mail merge) chỉ dùng để in nhãn cho thư tín. Bạn có thể đến bất kỳ thư mục danh bạ liên lạc nào trong Outlook và sử dụng lệnh chúng tôi Merge để khởi chạy một tác vụ soạn email và gửi đồng loạt với tiện ích MS Word mà không cần in thư ra giấy. Thực tế cho thấy, một email cá nhân có địa chỉ người nhận cụ thể thường dễ dàng qua mặt được các bộ lọc thư rác hơn email được gửi với địa chỉ người nhận là một địa chỉ thành phần trong mục Bcc.
4. Tạo hộp thư tìm kiếm
Outlook đi kèm 3 thư mục tìm kiếm là Follow Up, Large Email và Unread Mail, có khả năng hiển thị một cách tổng hợp cho toàn bộ thư mục trong hộp thư cá nhân. Tuy nhiên, bạn có thể tạo ra các thư mục tìm kiếm riêng bằng cách nhấn phải chuột lên thư mục Search Folder trong danh sách thư mục và chọn New Search Folder.
Ví dụ, nếu đã đăng ký nhận bản tin RSS từ Microsoft Developer Network, bạn có thể lọc các bản tin này bằng cách tạo ra một thư mục tìm kiếm mang tên New Outlook Stuff có nhiệm vụ hiển thị đúng email chưa đọc được gửi từ địa chỉ của MSDN.
5. Sao lưu Microsoft Outlook không cần phần mềm.
Hiện nay, Microsoft Outlook vẫn còn rất nhiều người sử dụng vì nó giúp bạn quản lý nhiều tài khoản email khác nhau cùng 1 lúc. Vấn đề là khi bạn cài đặt lại máy tính thì việc sao lưu nội dung Microsoft Outlook thường rất mất thời gian và không đơn giản. Bài viết này xin trình bày cách sao lưu Microsoft Outlook thủ công mà hiệu quả hơn bất kì phần mềm chuyên dụng nào.
Làm tương tự với file chúng tôi để tạo ra 2 file tự chạy với tên chúng tôi và chúng tôi . Đây là 2 files giúp bạn phục hồi chính xác nội dung lá thư và thông tin tài khoản gửi thư.
d. Phục hồi nguyên vẹn Microsoft Outlook
Bây giờ bạn đem các files chúng tôi chúng tôi chúng tôi chúng tôi lưu vào 1 nơi an toàn. Sau khi cài đặt lại máy, bạn lần lượt chại các file này để phục hồi lại Microsoft Outlook nguyên vẹn như ban đầu.
6. Skylook 2.0
Skylook là phần mở rộng của Microsoft Outlook. Khi cài đặt Skylook sẽ tạo một toolbar của Skype trên giao diện của Outlook, cho phép thực hiện các cuộc gọi cũng như ghi âm từ Skype.
7. Cấu hình tài khoản gmail
Nếu bạn đang sử dụng bộ Office của Microsoft có công cụ MS Outlook thì hãy tận dụng nó để duyệt và quản lý hộp thư của Google nhanh chóng hơn.
Sau đó, bạn mở MS Outlook lên.
Thêm một tài khoản e-mail trong Outlook
Nhấp vào tab File.
Trên tab Info, theo Account Information, nhấp vào Account Settings.
Nhấp vào Add Account.
Nhập tên, Địa chỉ email của bạn, và mật khẩu của bạn.
Nhấn Next
Nhấn Finish.
8. Mở Calendar, Contacts hay Task List cùng lúc
Phải di chuyển chuột quá nhiều lần mỗi khi cần hoán đổi giữa Inbox và Calendar, hay Contacts và Tasks? Hãy nhấn chuột phải vào một trong những nút này và chọn Open in a New Window, bạn sẽ giữ được Contacts và Calendar được mở ở 2 cửa sổ riêng biệt. Các cửa sổ này vẫn mở ngay cả khi đọc thư, dùng tổ hợp Alt-Tab để di chuyển giữa các cửa sổ.
9. Hiển thị ngày tháng ở Calendar
Người dùng có thể chọn hiển thị nhiều ngày tháng cùng lúc, với các ngày liền kề hoặc không bằng cách giữ Ctrl và chọn những ngày tháng muốn xem ở góc trên cùng bên trái của cửa sổ Calendar. Các ngày tháng đã nhấn chọn sẽ xuất hiện dưới dạng cột ở phần hiển thị chính của Calendar. Người dùng cũng có thể hiển thị nhiều ngày liên tục bằng cách giữ chuột và kéo để chọn các ô này.
10. Sử dụng ký tự viết tắt cho ngày, giờ
Calendar của Outlook có thể hiểu cả văn bản tiếng Anh dạng cơ bản lẫn những chữ viết tắt trong phần Start Time và End Time. Ví dụ như, thay vì gõ hẳn ngày tháng chỉ cần gõ “next Tue” hoặc “next month”, Calendar sẽ tự động chèn ngày chính xác. (“Next month” tính theo ngày cách ngày hôm nay 1 tháng.) Trong trường thời gian, người dùng có thể gõ “now” hoặc viết tắt như “4p”, Outlook sẽ chỉnh lại là “4:00 pm.” Tương tự, các ký tự viết tắt dạng cơ bản cũng có thể sử dụng với cửa sổ Scheduling, người dùng có thể mở hộp thoại Appointment Recurrence và nhập “next Thursday” vào phần Start, Outlook sẽ trả về ngày chính xác.
Thanh Ribbon vẫn tiếp tục xuất hiện trong phiên bản Office 2010 này, thậm chí nó đã được bổ sung vào tất cả các ứng dụng của bộ Office bao gồm cả Outlook và OneNote. Tuy nhiên, khác biệt lớn nhất so với phiên bản trước chính là việc bạn có khả năng tùy biến thanh Ribbon. Bạn có thể quyết định xem tính năng nào được xuất hiện trên mỗi tab, thậm chí nếu muốn, bạn hoàn toàn có thể thêm được tab mới và đặt những tính năng ưa dùng lên tab đó.
12. Thêm dữ liệu lịch biểu vào email
Nếu email đang sử dụng thuộc server Microsoft Exchange và cần gửi thư cho một ai đó cũng thuộc Exchange, người dùng có thể thêm dữ liệu từ lịch vào email. Trong cửa sổ soạn thảo thư, chọn trong dải Message (mặc định), chọn Calendar từ nhóm Include và chỉ định khoảng thời gian, mức độ chi tiết. Tùy chọn này không có sẵn nếu tài khoản người dùng thuộc server POP hoặc IMAP.
14. Các phím tắt
Các phím tắt sử dụng trong Microsoft Outlook.
– Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.
– Ctrl+2: mở Calendar.
– Ctrl+3: mở Contacts.
– Ctrl+4: mở Tasks.
– Ctrl+5: mở Notes.
– Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.
– Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.
– Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.
– Ctrl+R: trả lời tin nhắn.
15. Kéo và thả bất cứ thứ gì
Một trong những ưu điểm lớn nhất trong Outlook là bạn có thể kéo và thả bất cứ mục Outlook nào từ một thư mục này sang thư mục khác. Kéo một email vào thư mục các liên lạc của bạn, khi đó Outlook sẽ tạo một liên lạc cho bạn bằng first name và last name và địa chỉ email cho bạn. Kéo email vào thư mục lịch biểu, lúc này một cuộc hẹn sẽ được tạo ra cho bạn với các lưu ý của lịch biểu là phần body của email được nhập vào.
16. Kích phải bất cứ thứ gì
Nếu bạn nghi ngờ và không muốn biết những gì cần thực hiện tiếp theo trong Outlook, chỉ cần kích phải vào một mục Outlook nào đó, khi đó menu sẽ xuất hiện và cung cấp cho bạn tính năng mong muốn. Kích phải vào tên trong địa chỉ email và chọn Add to Outlook Contact, khi đó liên lạc của bạn sẽ được tạo một cách tự động. Kích phải vào mục calendar, bạn có thể in nó và đem mang theo nó kèm bạn đến cuộc hẹn.
17. Tìm kiếm mọi thứ
Nếu bạn giống như chúng tôi, đợi một vài giây để tìm kiếm thứ nào đó có thể phát bực dọc thì một trong những tính năng tốt nhất mà chúng tôi thích trong Outlook 2010 là có thể tìm kiếm nhiều thứ nhanh hơn nhiều. Chỉ bản thân bộ tìm kiếm này cũng quả đáng nâng cấp nếu bạn vẫn đang sử dụng phiên bản Outlook cũ. Chỉ cần đánh vào bất cứ một từ nào trong hộp thoại Search trong Inbox của bạn hay bất cứ thư mục mail nào, Outlook khi đó sẽ tìm ra cho bạn email cần thiết. Bạn có thể thực hiện tương tự với các mục Contacts, Calendar hay Task. Hộp thoại tìm kiếm nằm phía trên bên trái của cửa sổ và sẽ nhanh chóng trả về kết quả tìm kiếm cho bạn. Cho ví dụ, trong thư mục Contact của bạn, chỉ cần đánh New York và tất cả các liên lạc của bạn có địa chỉ New York hoặc các lưu ý nào có ghi New York sẽ được hiện ra.
18. Tạo các thư mục mở cho bất cứ thứ gì
Một số trong số các bạn chắc hẳn đã biết được cách tạo các thư mục email mở rộng bằng cách kích phải vào danh sách thư mục và chọn New Folder. Bạn có biết mình có thể tạo các kiểu thư mục khác như các liên lạc khác, lịch biểu hoặc thư mục nhiệm vụ không? Để tạo thư mục Contact khác, có lẽ chỉ một liên lạc cá nhân nào đó, bạn kích phải vào bất cứ thư mục nào và chọn New Folder. Dưới “Folder Contains,” chọn Contact Items và chọn địa điểm bạn muốn lưu New Contact Folder, sau đó thư mục bạn vừa tạo sẽ hiện hữu ở đó.
19. Tiết kiệm thời gian thời gian, chỉ Download tiêu đề của Email
Chạy Outlook 2010 offline có thể có ích nếu bạn muốn thực hiện các nhiệm vụ khác ngoài email. Nhưng nếu bạn có 100 email và muốn tải chúng về máy của mình. Theo mặc định Outlook 2010 tải cả các email và các tập tin đính kèm và không yêu cầu người sử dụng về cài đặt này khi thiết lập một tài khoản cho lần đầu tiên.
Hộp thoại Send/Receive Groups hiển thị. Nhấn vào nút Edit.
Now under the Account Options, select ‘Download headers for subscribed folders’. This will download your emails faster by ignoring the attachments. This can be a quick way to send/receive emails and save time.
Bây giờ bên dưới mục Account Options, chọn “Download headers for subscribed folders”. Khi chọn mục này outlook 2010 sẽ tải về các email của bạn nhanh hơn bằng cách bỏ qua các tập tin đính kèm. Việc chọn này nhanh chóng để gửi / nhận email và tiết kiệm thời gian.