Thủ Thuật Trong Pdf / TOP 4 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Thủ thuật sử dụng file PDF

Note: Nếu như bạn thường xuyên phải biên tập, soạn thảo và chỉnh sửa file PDF thì nên sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp như: Nitro Pro, Adobe Acrobat, PDF TOOL,… và tất nhiên là những phần mềm này đều là phần mềm trả phí rồi

1. Viết tiếng việt có dấu trong trong file PDF

2. Tạo ghi chú trong file PDF

Để xem ghi chú thì chỉ cần dê chuột vào vị trí biểu tượng của nó là các bạn có thể xem được luôn.

Làm thế nào để xóa ghi chú?

3. Chuyển đổi PDF sang Word

4. Soạn thảo, đặt mật khẩu cho file PDF

Như mình đã nói ở trên, nếu như bạn đang sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp như Nitro Pro, Adobe Acrobat, PDF TOOL,… thì việc đặt password cho file PDF không có gì khó khăn cả. Nhưng trong trường hợp mà máy tính bạn không có những phần mềm đó, hoặc không muốn cài thêm cho nặng máy thì có lẽ thủ thuật sau đây sẽ rất hữu ích cho bạn.

Thực hiện: Bạn hãy mở MS Word ra và tiến hành soạn thảo với nội dung mà bạn cần viết.

Tiếp theo bạn hãy tích vào dòng Encrypt the document with a password để thiết lập mật khẩu cho file PDF.

5. Tạo chữ ký trên file PDF

Với phần mềm FoxitReader bạn có thể dễ dàng tạo cho mình một chữ ký chuyên nghiệp trên file PDF, để tạo chữ ký bạn hãy thực hiện lần lượt các bước như sau:

Tại đây có 3 kiểu tùy chọn cho chữ ký của bạn đó là:

Draw Signature: Tạo chữ ký bằng cách vẽ.

From Clipboard: Tạo chữ ký từ khung có sẵn.

Import Image: Chọn hình ảnh để chèn vào chữ ký của tài liệu PDF của bạn.

Tại đây bạn có thể đặt Password (3) để bảo vệ chữ ký của bạn, tránh trường hợp người khác thay đổi mà chưa được sự đồng ý của bạn.

Tiếp theo bạn hãy lựa chọn vùng mà bạn muốn đặt chữ ký lên.

Nhấn chuột trái để đặt chữ ký lên file PDF, bạn có thể đặt nhiều chữ ký cũng được, sau đó nhấn ESC để thoát. OK! Sau khi đặt xong thì nhấn đúp chuột để áp dụng chữ ký, như vậy là chúng ta đã thiết kế được một chữ ký cho riêng mình trên file tài liệu PDF rồi đó

File PDF là gì?

PDF là tên viết tắt của Portable Document Format, được dịch ra là định dạng văn bản di động, được phát triển bởi Adobe. Tương tự như word, file PDF có thể chứa rất nhiều hình ảnh, tài liệu trong một PDF. Hiện nay, chúng được sử dụng phổ biến để lưu trữ tài liệu.

Theo wikipedia, khái niệm định dạng PDF là gì được định nghĩa là một định dạng tập tin văn bản, hỗ trợ văn bản thô (text) cùng với phông chữ, hình ảnh đồ họa, âm thanh và nhiều tập tin đi kèm khác.

Định dạng PDF sẽ luôn hiển thị nội dung theo một bố cục, chỉnh sửa thống nhất dù chúng được mở trên các phần mềm khác nhau dù là trên máy tính hay trong các hệ điều hành khác nhau. Một van ban PDF sẽ được hiển thị giống nhau trên các môi trường làm việc khác nhau. Đây cũng chính là lý do vì sao Portable Document Format được sử dụng phổ biến cho việc phát hành sách báo, tài liệu qua các trang mạng internet.

Lịch sử của PDF

PDF được tạo ra bởi “ông lớn” Adobe, ra mắt lần đầu tiên vào những năm 90 để lưu giữ tài liệu hoàn toàn trong một file. Tại thời điểm đó, các trang web còn non trẻ, các file PDF chỉ được sử dụng để xuất bản tài liệu in để bàn.

Phải mất một thời gian, PDF mới có thể tiếp tục nhưng chúng lại không có tất cả các tính năng tích hợp như ngày nay, việc tải file lớn là cực kỳ chậm. Sau vài năm nghiên cứu và phát triển, Adobe đã phát hành Adobe Reader miễn phí cho PDF và trở thành tiêu chuẩn tập tin cho các tài liệu cố định.

Ban đầu, PDF chỉ là một định dạng độc quyền, nghĩa là Adobe kiểm soát hoạt động của PDF. Đến năm 2008, họ đã bỏ quyền sở hữu và định dạng PDF đã trở thành một tiêu chuẩn mở. Giờ đây, các tệp PDF vẫn có tập hợp các thuộc tính cơ bản nhưng không thuộc quyền sở hữu của Adobe như trước đây.

Ưu – nhược điểm của file PDF

Về ưu điểm:

Định dạng Portable Document Format có tính phổ biến và thống nhất cao, bất kỳ một phần mềm máy tính nào, file có đuôi PDF đều luôn hiển thị giống nhau.

Các phần mềm đọc file PDF đều được tích hợp mặc định trên các thiết bị máy tính, điện thoại thông minh nên người dùng dễ dàng xem, trao đổi hay in ấn.

Chiếm ít dung lượng so với các file văn bản khác bởi chúng được hỗ trợ rất nhiều thuật toán khác nhau, nén hình ảnh để giảm dung lượng của file.

Khi sử dụng PDF, bạn có thể cài đặt các tùy chỉnh bảo mật như cấm chỉnh sửa, in tài liệu,…Định dạng này cũng cho phép bạn sử dụng các ký hiệu điện tử để xác định được tính xác thực của các văn bản tài liệu.

Về nhược điểm:

Việc thực hiện các thao tác chỉnh sửa vô cùng khó khăn bởi nó cần được thực hiện trong các chương trình riêng biệt.

Khó thao tác với các văn bản trong file PDF bởi chúng được coi như một hình ảnh.

Không miễn phí nếu như bạn muốn chỉnh sửa các thông tin trên định dạng PDF.

Hướng dẫn cách mở file PDF

Đại đa số người dùng đều truy cập vào Adobe Acrobat Reader để mở file PDF bởi đây là phần mềm đọc miễn phí do Adobe tạo ra. Nhưng chúng lại là một chương trình “cồng kềnh” và có nhiều tính năng mà bạn không muốn sử dụng. Các phần mềm như Chrome, Firefox đều có khả năng tự mở tệp PDF, bạn chỉ cần cài đặt thêm các tiện ích bổ sung là có thể sử dụng được. Cách làm này sẽ tiện lợi hơn rất nhiều, nó sẽ tự động mở file khi bạn nhấp chuột vào một liên kết PDF trực tuyến.

Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng một số phần mềm, công cụ hỗ trợ khác như SumatraPDF, Slim PDF Reader, hoặc MuPDF bởi chúng có nhiều tiện ích và miễn phí hoàn toàn.

Cách chỉnh sửa trên định dạng PDF

Với những lợi ích mà PDF đem lại, có rất nhiều công cụ được phát triển để hỗ trợ cho quá trình chỉnh sửa tệp file có đuôi định dạng Portable Document Format. Thế nhưng không phải công cụ nào cũng đem lại hiệu quả tuyệt đối cho bạn. Do đó, ruaxetudong sẽ gợi ý cho bạn 2 cách chỉnh sửa file đơn giản, nhanh chóng. Đó là:

Sử dụng công cụ Adobe Acrobat

Đầu tiên, bạn mở Adobe Acrobat, nhấn chọn file chọn Open để mở file PDF mà bạn đang cần sử dụng. Nếu như bạn đã cài đặt sẵn Adobe Acrobat thì chỉ cần nhấn chuột vào van ban PDF bạn muốn chỉnh sửa.

Trên thanh công cụ phía bên phải cửa sổ, bạn tìm và chọn Edit PDF.

Trong trường hợp bạn muốn chỉnh sửa văn bản thì đặt con trỏ chuột vào phần văn bản muốn chỉnh sửa rồi nhấn chọn Format trên thanh công cụ.

Để chỉnh sửa hình ảnh thì bạn đặt chuột vào hình ảnh đó rồi chọn Objects.

Sử dụng Microsoft Word 2013

Từ phiên bản Microsoft Word 2013, đã cho phép người dùng mở trực tiếp định dạng PDF và chuyển đổi sang word để chỉnh sửa. Cách thực hiện:

Bạn mở Word 2013, chọn tab file rồi Open, chọn file PDF mà bạn đang muốn chỉnh sửa. Lúc này, word sẽ hiện ra thông báo phần mềm sẽ được chuyển đổi từ PDF sang thành văn bản thì mới có thể chỉnh sửa và file PDF gốc sẽ không bị thay đổi.

Tiếp theo bạn nhấn chọn “OK”. Khi file được mở ra, bạn thực hiện các thao tác chỉnh sửa như mong muốn. Cuối cùng là bạn lưu file dưới dạng Portable Document Format sau khi sửa.

Xóa trang trắng trong PDF thực hiện như thế nào?

Sử dụng Foxit Reader 

Foxit Reader là phần mềm hỗ trợ đọc file Portable Document Format. Khi sử dụng phần mềm này bạn có thể xóa trang trắng, các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn mở văn bản PDF bằng phần mềm Foxit Reader và cần chú ý tới thứ tự các trang trắng bạn cần xóa.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P để mở hộp thoại Print và thực hiện theo các yêu cầu sau:

Tại mục Names, bạn ấn chọn Foxit Reader PDF Printer.

Tại mục Pages, ban sẽ không ghi số thứ tự trang trắng bạn muốn xóa. Ví dụ như người dùng có 6 trang và muốn bỏ trang 5 thì bạn chỉ ghi 1 – 4, 6 (bỏ không ghi 5).

Tiếp đến, nhấn chọn OK để hệ thống xóa trang trong trắng PDF.

Bước 3: Khi xóa xong, một file PDF mới (không có trang trắng) sẽ được hệ thống tạo ra. Bạn có thể đổi tên file và lựa chọn vị trí muốn lưu file và bấm Save.

Sử dụng Website trực tuyến

Bước 1: Người dùng truy cập vào website SmallPDF

Bước 2: Nhấp chuột vào ô chọn file rồi bạn chọn file PDF cần xóa trang và bấm Open.

Bước 3: File PDF được tải lên và các trang được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. Lúc này bạn tìm tới các trang trắng cần xóa và chọn biểu tượng thùng rác (bên góc phải trên cùng).

Bước 4: Tiếp theo, người dùng nháy chuột vào ô “Áp dụng các thay đổi” để xác nhận việc xóa trang trắng trong PDF.

Bước 5: Sau khi xóa xong, hệ thống sẽ gửi lại cho bạn file PDF mới không có trang trắng. Bạn chỉ cần bấm vào biểu tượng tải xuống để lấy file mới về máy sử dụng.

Gửi đánh giá

KINH NGHIỆM WORD HÓA (Dùng cho Office 2003 và Solid converter 6)

Tôi xin giới thiệu với đồng nghiệp và những ai muốn word hóa tài liệu những kinh nghiệm của mình. Nếu có gì sai xót xin thông cảm và bỏ qua.

1. Tìm hiểu phần mềm đọc File word và tiện tích bổ sung trong Word

– Hiện có nhiều phần mềm đọc được file .doc cũng như .docx như Microsoft office (2003, 2007, 2010, 2013), Openoffice, Kingsoft chúng tôi nhiên phần mềm Microsoft office được dùng rộng rãi nhất.

– Tôi xin so sánh các bộ Microsoft office. Các bộ Office từ 2007 trở lên thì có nhiều ưu điểm hơn, đặc biệt là lưu lại File dạng docx có dung lượng ít hơn, thậm chí có cả chức năng chụp ảnh để đưa vào màn hình làm việc và còn nhiều tính năng khác nữa, nhưng không cần thiết cho việc word hóa tài liệu. Riêng Office 2013 đã tích hợp trình chuyển pdf sang Word nhưng khi mở lên thì bị lỗi nhiều hơn so với việc dùng phần mềm.

Để gõ công thức toán học thay vì bấm chuột vào biểu tượng chèn công thức toán học thì ta chỉ cần đánh số sau đó nhấn Atl + Shift + Enter

Khi cài đặt xong thì phần mềm có file hướng dẫn

1.2. Giới thiệu tiện ích Uconvert

Đây là tiện ích giúp chuyển đổi qua lại giữa các dạng Font chữ thông dụng như TCVN, VNI Win, Unicode. Nên chuyển hết về dạng Font Unicode vì máy tính nào cũng có bộ Font này, hai bộ còn lại phải cài đặt thêm.

Nếu không dùng tiện ích trên thì dùng bộ gõ Unikey cũng có chức năng chuyển đổi qua lại giữa các Font chữ

Sau đó chọn/Security, bấm vào Macro security thì màn hình Security hiện tiếp như hình dưới và ta chọn như hình vẽ và OK

Phải khởi động lại Word thì chức năng này mới có hiệu lực.

– Để chuyển đổi phần Font chữ bị sai thì ta tô đen phần văn bản đó sau đó chọn Uconvert/Chuyen doi Ma/Font van ban như hình dưới

Sau đó màn hình Uoffice: Uword hiện ra như hình bên phải

(Phần này các đồng nghiệp có thể chọn được)

Sau khi chọn xong thì bấm vào Chuyển đổi. Khi chuyển đổi xong thì chương trình sẽ thông báo.

Nếu đồng nghiệp nào quen nhìn những Font chữ bị lỗi sẽ biết nó thuộc bộ Font nào (TCVN hay VNI Win)

Font TCVN là những Font bắt đầu bằng “.Vni”; Font chữ VNI-Win là những Font chữ bắt đầu bằng “VNI”.

1.3. Chức năng chuyển đổi Font chữ của bộ gõ Unikey

Sau đó ta chọn mã nguồn và mã đích cho phù hợp và chọn Chuyển mã. Khi chuyển mã thành công thì máy tự động lưu vào bộ nhớ tạm và ta quay sang màn hình làm việc của Word, chỉ cần Paste vào là xong.

2. Vài tính năng khác cũng nên biết trong MO

2.1. Tính năng gõ tắt hoặc tính năng tạo phím nóng

– Để chèn các ký tự  ,  ,  … thay vì ta vào Insert/Symbol sau đó lựa chọn từng ký tự và bấm Insert. Như vậy mất nhiều thời gian vì vật lý 12 có rất nhiều ký tự cần chèn như  ,  ,  …. Tôi làm như sau (phần đầu tương tự như chèn ký tự): Insert/Symbol, chọn ký tự cần định nghĩa phím nóng (như  chẳng hạn) và chọn tiếp Shortcut key như hình

Khi chọn Short Key xong thì màn hình Customze Keyboard hiện ra

Phím nóng cần định nghĩa (trường hợp này tôi định nghĩa là Alt + Shift + A) (Phải ấn tổ hợp phím)

Ký tự cần định nghĩa

Xác nhận tổ hợp phím trên là ký tự 

Để kéo công cụ toán học ra thanh công cụ ta làm như sau: Chọn Tool/Custome thì màn hình Customize hiện ra và ta chọn như bên dưới và chọn. Lúc này bấm giữ chuột vào Equation Editor và kéo lên thanh công cụ. Khi thả chuột thì trên thanh công cụ có biểu tượng dấu căn. Tương tự, ta sẽ gỡ bỏ những lệnh nào không cần thiết bằng cách bấm giữ chuột lên công cụ và kéo bỏ vào hộp thoại Customize

2.3 Tính năng tìm và thay thế (Find and Replace)

2.4 Định dạng Tab để các đáp án thẳng cột

3. Phần mềm biên soạn, chỉnh sửa và chuyển file PDF

Hiện có rất nhiều phần mềm, nhưng tôi sử dụng các phần mềm sau:

Phần mềm này có 12 công cụ miễn phí như tách, ghép file PDF; Chuyển từ hình sang PDF và ngược lại; Tạo Header and Footer; Tạo dòng chữ chìm…Tôi thường dùng 2 chức năng là ghép nhiều file PDF thành Word và tính năng đổi định dạng ảnh sang PDF (dùng trong trường hợp chụp, scan)

Phần mềm nhẹ cho máy, đặc biệt có tính năng Snapshot (Chụp một vùng màn hình để dán vào Word), tính năng tự động cuộn trang Autoscroll (Dùng để ghi lại các đáp án vào table trong word) và có thể tô đen văn bản, copy và paste sang word

Phần mềm này cũng có thể cắt, ghép…tôi dùng để xóa các chi tiết thừa trên ảnh trước khi dán nó sang word.

Phần mềm này đặc biệt dùng để chuyển pdf sang word hiệu quả, và cũng có tính năng cắt, ghép các file pdf, tuy nhiên phần mềm này nặng cho máy.

Để chuyển thành công và phần nào giảm bớt thời gian xóa các chi tiết bên Word thì nên tùy chỉnh Solid trước khi chuyển sang Word vì các lí do sau:

– File PDF thường có Header and Footer

Cách chỉnh như sau: (Dùng cho Solid converter 6)

Vào Tool/Option và màn hình Option hiện ra và chọn như hình sau:

Sau đó chọn tiếp:

Và bấm OK. Lúc này ta có thể mở File Pdf lên và chuyển đổi

+ Trường hợp File PDF có pass không cho chuyển sang Word thì dùng phần mềm phá Pass trước khi chuyển. Tôi dùng Passware Kit Pro

(File gốc: CHU DE 11- BT_cong suat_DIEN_XC.pdf gồm 80 trang dung lượng 2696 KB. Khi chuyển sang Word lên đến 174 trang, dung lượng 3787 KB)

 đây là một phần trang bìa sau khi chuyển sang Word

 Phần văn bản thuần túy thì được giữ nguyên nhưng phần biểu thức toán đều bị sai. Và nhìn thanh trạng thái của word ở góc dưới bên trái ta thấy số trang đến 174 và số phần (Section) không xác định được, rất khó cho việc chỉnh sữa  Xóa các section.

* Bước 1: Xóa các Section: Để xóa các Section ta nhấn phím Ctrl + H thì màn hình Find and Replace hiện ra và ta đánh vào các ô như hình:

Phần Replace with thì bỏ trống, sau đó nhấn Repalce All

Kết quả như sau:

Có đến 1219 Section

Sau khi hoàn thành thì nhìn lại góc dưới trái của màn hình thì Sec chỉ còn 1

*Bước 2: Xóa các dòng trắng

Nhấn Ctrl + H và làm như hình:

Sau đó bấm Replace All nhiều lần đến khi nào kết quả của thông báo hiện ra là 0

Ta cũng ấn Ctrl H và điền như hình:

Chổ Find what: là 2 ký tự trắng (nhấn 2 lần phím Space)

Chổ Replace with: là 1 ký tự trắng (nhấn 1 lần phím Space)

Sau đó bấm Replace All đến khi nào thông báo hiện lên có chữ số 0 như ở trên

(Cách làm hay hơn là chổ Find what là thay thế 6 ký tự trắng bằng 1 ký tự trắng rồi giảm từ từ xuống còn 2 ký tự trắng bằng 1 ký tự trắng)

* Bước 4: Định dạng lại Paragraph

Để định dạng văn bản thì phải tô đen. Ấn Ctrl A để tô toàn bộ văn bản và chọn Format/Paragraph và chọn như hình sau đó bấm OK

*Bước 5: Định dạng Font:

Cũng tô đen toàn bộ văn bản và chọn Format/Font và chọn như hình sau đó OK

* Bước 6: Định dạng trang

Vào File/Page setup, sau đó canh lề. Theo tôi thì tôi chọn các thông số như hình

Sau đó tô đen toàn bộ văn bản và kéo các theo Left Indent, First line indent và Right Indet trên thanh thước ra sát lề. (Hình). Tôi chọn đơn vị trên thước là cm.

* Bước 7: Canh Tab cho văn bản

Mục đích của việc canh Tab này là làm cho các đáp án được thẳng theo cột dọc khi ấn phím Tab trên bàn phím

Với các thông số của định dạng trang in, thì tôi canh tab cho các đáp án cách nhau 4,5 cm. Ta cũng tô toàn bộ văn bản và chọn Format/tabs thì màn hình hiện ra, sau đó ta gõ vào các số ở ô Tab stop possition, mỗi lần nhập số và đơn vị ta bấm Set, xong hết ta chọn OK

Kết quả trên thanh thước hiện ra như sau:

* Bước 8: Dùng lệnh Find And Replace

Để cụ thể ta nhìn lại phần đầu của trang

+ Ta bôi đen ký tự đó, nhớ xem nó thuộc Font chữ gì. Trong trường hợp này là Font “Vni 13 Annabelle” và thay thế vào đó là ký tự  (thuộc Font Symbol). Khi bôi đen xong ta copy nó và bấm Ctrl + H thì màn hình hiện ra và ta dán vào hai hàng Find what và Replace withchọn, đồng thời chọn các thông số như hình

Để chọn được các Font như hình vẽ thì ta bấm vào nút More (Ở chổ nút Less ) thì màn hình hiện rộng ra như hình trên. Sau đó ta bấm chuột vào ô Find what rồi di chuyển chuột và bấm nút Format và chọn Font (lúc này ta chọn Font Vni 13 Annabelle và chọn OK). Tương tự ta bấm chuột vào ô Replace with và di chuyển chuột và bấm vào nút Format, chọn Font (Lúc này ta chọn Font Symbol ). Chữ All ở ô Search là tìm toàn bộ văn bản. Khi định dạng xong ở phần tìm và thay thế ta chọn Replace All (thay thế tất cả)

– Ta cũng có thể thay thế chữ số 2 thường thành chỉ số trên (số lũy thừa) hoặc chỉ số dưới (số hóa học). Ví dụ chổ P  RI 2 thì số 2 nằm ở trên mới đúng tức là P  RI 2

Tương tự ta cũng tô đen số 2, lúc này phải xem cỡ chữ là mấy (nếu không toàn bộ số 2 đều bị đổi). Trường hợp này Font size là 7. Sau đó ta bấm Ctrl + H (nhớ xóa bỏ các thông số cũ – tức lệnh trước đó mình làm) và đánh số 2 vào hai ô Find what và Replace with. Tiếp tục bấm chuột vào ô Find what và di chuyển chuột và bấm vào Format thì màn hình Find và chọn các thông số như hình Find Font hiện ra và chọn đúng thông số như hình (gõ 7 vào ô Size) và bấm OK.

Sau đó bấm chuột vào ô Replace with và di chuyển chuột để bấm vào ô Format và chọn thông số như hình (Chổ Font size, chọn 12 không cần thiết)

Khi chọn đầy đủ các thông số thì màn hình như sau. Sau đó ta chọn Replace All

– Tương tự cho việc làm màu cho các ký tự A. B. C. D cho các câu trắc nghiệm

Khi hoàn thành thì màn hình như hình bên. Các đồng nghiệp có thể chọn theo sở thích của mình.

Nên dùng phím tắt thay cho dùng chuột

– Nhấn Ctrl + G: Nhảy đến trang …

Chúc các đồng nghiệp thành công để sớm cùng tôi word hóa tài liệu khác.

Rất mong được sự góp ý của đồng nghiệp và cộng đồng thuvienvatly.

Trần Văn Hậu ( tranvanhauspli25gvkg@gmail.com Tel 0978.919804)

1. Đối với tài liệu được chia làm nhiều cột thì khi chuyển từ pdf sang word, phần mềm không hiểu như word là hết cột bên trái trước trước rồi tới cột bên phải (thứ tự cột trái trước, cột phải sau và cũng theo thứ tự từ trên xuống) của cùng trang mà phần mềm chỉ hiểu chuyển theo dòng (thứ tự từ trên xuống)  kết quả bị lỗi câu (câu hỏi và đáp án không khớp nhau)  Khắc phục lỗi này tôi làm như sau: (không dùng phần mềm chuyển đổi) mà dùng ngay phần mềm Foxit Reader

– Cách 2: Tô đen toàn bộ rồi Copy, sau đó Paste sang Word

 Tuy 2 cách trên đều bị lỗi nhưng khắc phục dễ dàng hơn rất nhiều so với dùng phần mềm.

Hình cụ thể như sau: (dùng chức năng phóng to thu nhỏ của chương trình, phân biệt với chức năng phóng to, thu nhỏ của của màn hình làm việc)

4. Đối với tài liệu PDF trong đó có dạng ảnh chụp từ phần mềm (chức năng Snapshot) hoặc được Scan thì không thể chuyển sang word được. Nếu được thì phần mềm nhận dạng đó là 1 file hình ảnh khi chèn, chứ không nhận dạng được ký tự nằm trong đó. (Như tài liệu của Thầy Duy : cẩm nang luyện thi đại học 10 điểm )

NHẬN WORD HÓA TÀI LIỆU:

Liên hệ: tranvanhauspli25gvkg&gmail.com (0978.919.804)

Tiếp nối bài viết các thủ thuật trong Excel trước đó. Hôm nay mình sẽ điểm ra một số phím tắt trong Excel mà các bạn nên áp dụng trong công việc. Vậy phím tắt lọc dữ liệu trong Excel như thế nào

Phím tắt lọc dữ liệu trong Excel

Ctrl + Shift + L

Đây là một cách cực kỳ nhanh chóng giúp các bạn làm việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, mình sẽ chỉ cho các bạn phím tắt để lọc dữ liệu sau khi đã filter.

Alt + “trỏ xuống”: phím tắt này được dùng khi bạn đã tạo filter cho dòng được lọc. Sau đó bạn có thể di chuyển nút trỏ xuống để lựa chọn vùng để lọc dữ liệu.

Space : nút này được kết hợp với phím tắt phía trên để chọn dữ liệu lọc theo mong muốn.

Cách sắp xếp số thứ tự trong Excel

Ngoài các phím tắt ra thì việc tạo thêm 1 cột và sắp xếp số thứ tự trong Excel cũng thường xuyên phải làm.

Trước tiên, bạn dùng phím tắt Ctrl + Shift + L để tạo bộ lọc của vùng dữ liệu, sau đó dùng phím Alt + “trỏ xuống”, tiếp đến ấn phím “trỏ xuống”, và Space để chọn sort A to Z.

Vậy là bạn có thể sắp xếp số thứ tự trong Excel thông qua việc kết hợp phím tắt trên.

Ngoài ra, còn 1 cách khác để tạo số thứ tự từ 1 đến N (N là số mà bạn mong muốn) như sau:

Bước 1: dòng đầu tiên của cột STT bạn gõ 1

Bước 2: Ctrl + Shift + “trỏ xuống” – để chọn vùng mà bạn sẽ tạo số thứ tự trong file

Bước 3: Alt + H + F + I + S + Tab + nhập số N mà bạn muốn

Vậy là hoàn thành thao tác sắp xếp số thứ tự từ 1 đến N.

Cách chuyển từ bảng dọc sang bảng ngang trong Excel và ngược lại

Như trong bài chia sẻ trước đó của mình về các thủ thuật trong Excel, mình có giới thiệu đến các bạn tính năng của Paste Special. Vậy để chuyển từ bảng dọc sang bảng ngang trong Excel các bạn vui lòng làm theo các bước sau:

Bước 1: Ctrl + C: Sao chép bảng cần xoay và chọn vùng để dán dữ liệu vừa mới sao chép.

Bước 2: Alt + E + S: kích hoạt chức năng Paste Special trong Excel

Bước 3: E + Enter : tính năng transpose của Paste Special, giúp bạn chuyển từ bảng dọc sang bảng ngang hoặc ngược lại.

Lưu ý: trước khi sử dụng tính năng paste special trong Excel, bạn vui lòng sử dụng phím tắt Ctrl + Shift để chuyển đổi unikey từ tiếng việt sang tiếng anh. Sau khi copy, dán dữ liệu thành công, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt này để chuyển từ tiếng anh sang tiếng việt nhanh chóng.

Cách copy công thức xuống dòng dưới hàng loạt

Ctrl + D: Để copy công thức xuống dưới dòng hàng loạt trong khi file đang filter hoặc không bạn có thể dùng phím tắt sau

Ctrl + R: phím tắt này dùng để copy công thức theo chiều ngang hàng loạt.

Phím tắt hàm sum trong Excel

Thay vì gõ hàm Sum trong Excel, bạn có thể dùng tổ hợp phím tắt Alt + “+” để tạo ra hàm subtotal hay sum cho cột mà bạn muốn tính tổng.

Phím tắt chuyển sheet trong Excel

Ctrl + PgDn (pagedown): dùng để tịnh tiến, di chuyển qua sheet bên phải

Ctrl + PgUp (pageup): dùng để di chuyển qua sheet bên trái

Phím tắt tạo folder mới

Bên cạnh chia sẻ các phím tắt sử dụng trong Excel, mình cũng chia sẻ cho các bạn phím tắt tạo folder mới bằng cách ấn tổ hợp phím

Ctrl + Shift + N

Nếu bạn có nhu cầu học về kỹ năng Excel nâng cao, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn các khóa học phù hợp với trình độ và định hướng nghề nghiệp của các bạn.