Thủ Thuật Trong Word 2010 / 2023 / Top 20 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 11/2022 # Top View | Globaltraining.edu.vn

Các Thủ Thuật Trong Word 2010 &Amp; Hướng Dẫn Sử Dụng Word 2010 / 2023

Microsoft Office Word thuộc bộ Office của Microsoft, là một công cụ soạn thảo văn bản, tổ chức dữ liệu, lưu trữ nội dung tốt nhất và phổ biến nhất hiện nay. Có nhiều phiên bản Microsoft Word như: Word 2003, Word 2007, Word 2010, Word 2013, … Lý do có nhiều phiên bản như vậy là vì Microsoft đã không ngừng cải tiến chất lượng phần mềm để đáp ứng những mong muốn của người dùng, tăng hiểu quả trong công việc.

Bạn cần lưu ý: các thủ thuật phía dưới đã được test sử dụng trong Microsoft Word 2010 trên PC và Microsoft Word 2008 trên Mac. Một số chức năng có thể ở khác vị trí hoặc không có trên phiên bản của bạn.

2. Cách thêm máy tính vào Word 2010:

Trong quá trình soạn bạn đụng đến những con số và cần tính toán những con số đó trên Word. Thay vì cầm máy tính cầm tay hay bật công cụ tính toán Calculator của Windows lên. Lúc này bạn chỉ cần thêm vào 1 chiếc máy tính cho Word.

Đối với chức năng này hiện tại vẫn chưa có trên Mac nha.

Chỉ cần gõ =lorem(p,l) sau đó thay “p” bằng số đoạn văn và “l” bằng số câu mà bạn muốn. Để con trỏ ở cuối câu lệnh và nhấn Enter.

Cách khác, bạn có thể gõ =rand(p,l) để tạo ra các đoạn văn có sẵn từ Office.

Chú ý: ở trên Mac, chỉ có lệnh rand thực hiện được, nó sẽ lặp đi lặp lại câu “The quick brown fox jumps over the lazy dog.”

4. Word có thể đánh giá khá chính xác bài viết của bạn:

Không những có khả năng kiểm tra ngữ pháp và chính tả, Word còn có thể chấm điểm độ phức tạp trong văn bản. Ví dụ như việc check xem bài viết của bạn có phù hợp với mức hiểu biết của từng loại người đọc khác nhau hay không. Phần mềm soạn thảo này sử dụng các bài kiểm tra ngôn ngữ như Flesh Reading Ease, chấm theo thang điểm 100 dựa trên số lượng từ ngữ, câu chữ. Điểm càng cao có nghĩa là bài viết càng dễ hiểu. Theo tài liệu của Office, “Đối với hầu hết các văn bản chuẩn, điểm số trung bình là từ 60 – 70 điểm”.

Ngoài ra, Word còn chạy thêm bài kiểm tra Flesh-Kincaid Grade Level, chấm điểm theo độ khó của Mỹ (điểm đạt chuẩn rơi vào tầm 7.0 – 8.0).

5. Convert sang PDF và HTML:

Word có thể chuyển đổi văn bản của bạn thành file PDF hoặc HTML. Khi “save as” file, bạn sẽ thấy 1 menu kéo xuống “Save as type” cung cấp 1 loạt các tùy chọn bao gồm cả PDF và Web Page.

Lưu ý rằng chức năng save thành Web Page có thể bao gồm rất nhiều các đoạn mã phụ ở trong đó. Mặc dù không ảnh hưởng đến trang web nhưng có thể sẽ khiến bạn khó khăn một chút khi muốn sửa đổi một chút code trong đó. Một lựa chọn khác đó là sử dụng các trang convert miễn phí từ Word sang Clean HTML – tạo các code HTML dựa trên text được copy paste trực tiếp từ Word.

Tổ hợp phím Shift-F5 sẽ cho phép bạn quay con trỏ trở lại những nơi bạn vừa edit. Mẹo này thậm chí có thể lưu được những thông tin khi bạn mở lại 1 file Word trước đó.

Nếu bạn có một văn bản như thư từ chẳng hạn, muốn mở đi mở lại để edit một vài thông tin quan trọng trong đó, một mẹo nhỏ là hãy để Word cập nhật thời gian tự động.

Nếu bạn đang làm việc với một văn bản phức tạp với các style, cột, định dạng khác nhau, bạn có thể thấy có gì đó hơi khó nhìn. Cách tốt nhất để nhìn rõ là làm hiện lên những kí tự ẩn như tab, space. Để bật hoặc tắt chức năng này bạn ấn tổ hợp phím Ctrl-Shift-8 (trên Mac là Command-8).

Điều này khiến bạn giống như Neo trong series Ma trận, vào trong đó và nhìn ra thế giới thật sự là như thế nào.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ BÁC SĨ TIN HỌC

Liên hệ : 0907.20.1186 – 08.3333.4789 (Mr.Duy)

Địa chỉ 1: 204 Nơ Trang Long, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Thành phố Hồ Chí Minh

Địa chỉ 2: 520/31 Quốc Lộ 13,Khu Phố 6,Phường Hiệp Bình Phước, Quận Thủ Đức.

Thủ Thuật Gõ Công Thức Toán Trong Ms Word 2003/2007/2010 / 2023

Với bạn có thể gõ các công thức toán học, vật lý, hóa học… phức tạp ngay trongthủ thuậtgõ công thức toán trong MSMicrosoftWordmột cách đơn giản và nhanh chóng. Word2003/2007/2010,

Bạn thực hiện theo các bước sau:

– Chọn tab Insert từ menu của Word2007, nhấn vào nút Equation (hoặc nhấn tổ hợp phím Alt và =), lập tức tab Desugb sẽ được xuất hiện trên menu của Word, có chứa đầy đủ các biểu tượng, ký tự toán học và các công thức toán học phức tạp.

– Sau khi đã chọn được 1 dạng công thức, công thức đó sẽ được chèn vào vị trí con trỏ chuột hiện tại, đồng thời sẽ chừa các ô trống để người dùng có thể điền vào các giá trị tương ứng.

Các ô trống được chừa để điền vào các giá trị của công thức

– Tại hộp thoại hiện ra sau đó, đánh dấu chọn Add or Remove Features rồi nhấn Next để tiếp tục.

– Danh sách các tính năng đã được cài đặt sẽ được hiển thị. Kích vào biểu tượng dấu + tại mục Office Tools, một danh sách khác hiện ra. Bạn kích chuột vào mục Equation Edition và chọn Run from My Computer.

– Tại hộp thoại Customize hiện ra, chọn tab Command. Kích chọn mục Insert ở bảng bên trái, danh sách các tính năng sẽ được liệt kê ở bảng bên phải. Tìm đến tính năng Equation Editor.

– Sử dụng chuột kéo và thả biểu tượng này lên thanh Toolbar của Word2003. Bây giờ, mỗi khi bạn cần chèn các công thức toán học vào nội dung của file Word, chỉ việc nhấn vào biểu tượng này và lựa chọn các công thức cần thiết.

Được đánh giá là phần mềmhàng đầu để gõ các công thức toán học trong Word, cung cấp khá đầy đủ và đang dạng các công thức, biểu tượng toán học…

Download bản dùng thử (30 ngày) của MathType tại đây.

– Nhấn vào nút Options, chọn Enable this Content ở hộp thoại hiện ra và nhấn OK để xác nhận.

Cửa sổ soạn thảo văn bản mới hiện ra, cho phép bạn gõ các và khởi tạo các công thức toán học phức tạp. Sau khi đã hoàn tất các công thức, bạn có thể lưu nội dung thành 1 file văn bản riêng biệt, hoặc copy nội dung vào trong file văn bản hiện tại.

Để gỡ bỏ MathType, bạn gỡ bỏ như mộtphần mềmbình thường.

– EquPixy: là add-in dành cho Word, cho phép chèn các công thức và biểu tượng toán học đơn giản vào nội dung của file văn bản. Thế mạnh của EquPixy đó là hỗ trợ khá tốt việc gõ các công thức và phương trình hóa học.

Download EquPixy hoàn toàn miễn phí tại đây.

Tại hộp thoại EquPixy Options hiện ra, bạn nhấn chọn hết tất cả các biểu tượng mà add-in này cung cấp và nhấn Save. Quay trở lại tab Add-in trên menu của Office, sẽ thấy thêm nhiều biểu tượng mới được hiển thị.

Chẳng hạn, để gõ công thức hóa học H2SO4, các chỉ số 2 và 4 thường được ghi nhỏ hơn so với các ký tự khác. Với EquPixy, bạn có thể gõ tất cả các công thức hóa học cần thiết theo cách thông thường, sau đó bôi đen để chọn các công thức vừa gõ được, sau đó chọn chức năng Chemical Formula của EquPixy, lập tức, các công thức hóa học sẽ được hiển thị theo đúng kiểu thường thấy.

Đặc biệt, một tính năng rất hữu ích của EquPixy đó là kiểm tra tính chính xác của các phương trình hóa học. Bạn có thể thử kiểm tra xem một phương trình phản ứng hóa học đã được cân bằng chính xác hay chưa bằng cách bôi đen chọn phương trình cần kiểm tra và nhấn vào nút Chemical Equation Check.

Nếu phương trình hóa học là chính xác, hộp thoại OK sẽ hiện ra. Ngược lại, EquPixy sẽ thông báo lỗi, thậm chí còn hướng dẫn bạn cách thức để sửa lỗi gặp phải trong phương trình hóa học.

Để gỡ bỏ EquPixy, bạn mở cửa sổ EquPixy Options, nhấn vào biểu tượng chiếc thùng rác ờ góc dưới bên trái của cửa sổ rồi nhấn nút Yes ở hộp thoại hiện ra sau đó.

Thủ thuậtnhỏ để gõ nhanh công thức hóa học và toán học:

Nếu đang gõ văn bản và muốn gõ nhanh các công thức đơn giản mà không muốn nhờ đến các công cụ khác, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl và = để gõ chỉ số của công thức hóa học (chẳng hạn H2SO4) và tổ hợp phím Ctrl – Shift và + để gõ ký tự mũ (chẳng hạn 2 mũ 3, 2 bình phương…)

Đàm Ngân @ 16:14 04/02/2015 Số lượt xem: 197

Thủ Thuật Sử Dụng Word 2010 Hữu Ích Dành Cho Bạn / 2023

1. Kỹ năng word cơ bản chuyển chữ thường thành chữ hoa.

Thông thường nếu muốn viết chữ in hoa thì cần bật phím Caps Lock hoặc nhấn giữ tổ hợp phím Shift + chữ mà bạn muốn. Nhưng trong trường hợp các bạn muốn chỉnh sửa đoạn văn bản mà mình vừa soạn thảo từ chữ thường thành chữ hoa một cách nhanh nhất thì cũng rất đơn giản.

Sau khi bôi đen đoạn văn bản mà bạn muốn viết chữ hoa, trên thanh Menu của cửa sổ chương trình Word, các bạn chọn tab Home, sau đó nhấp vào biểu tượng Change Case (biểu tượng “Aa”).

Sentence case: Viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi câu trong văn bản.

lowercase: Viết thường tất cả các chữ trong văn bản.

Capitalize Each Word: Viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ trong câu.

Toggle Case: Chỉ viết thường chữ cái đầu tiên của mỗi từ, các chữ sau của từ viết chữ hoa.

Với cách này thì các bạn chỉ cần bôi đen dãy chữ cần chuyển, sau đó nhấn giữ tổ hợp phím tắt Shift + F3. Khi bạn sử dụng tổ hợp phím này thì dãy chữ được chọn sẽ chuyển từ chữ thường sang chữ in hoa và ngược lại.

2. Mẹo word dịch văn bản bằng Bing Translator.

Chỉ cần máy tính của bạn có kết nối mạng Internet, thì bạn có thể thực hiện dịch văn bản một cách nhanh chóng và thuận tiện ngay trên Word thông qua bộ dịch Bing Translator được cài đặt sẵn trong Microsoft Office. Các bước thực hiện thủ thuật word 2010 này cụ thể như sau:

Bước 1: Sau khi khởi động Word 2010 lên, các bạn chọn tab ” Review” trên thanh công cụ, ở trong nhóm lệnh Language, bạn nhấn vào lệnh ” Translate “.

Bước 4: Bây giờ, bạn chỉ cần nhập hoặc copy văn bản từ ngoài vào Word, rồi bôi đen đoạn văn bản đó. Ngay lập tức sẽ xuất hiện hộp thoại “Microsoft@ Translator” có chứa nội dung văn bản đã được dịch ra. Bạn chỉ cần rê chuột lại vị trí của hộp thoại và tham khảo bản dịch đã được thực hiện.

Tương tự như Excel, bạn cũng có thể thêm nhanh ngày hoặc giờ hiện tại vào văn bản một cách đơn giản với thủ thuật Word hữu ích sau đây.

Bằng việc sử dụng tổ hợp phím tắt Shift + Alt + D để chèn ngày hiện tại và Shift + Alt + T để chèn giờ hiện tại, bạn sẽ không cần xem đồng hồ hay xem lịch rồi gõ tay vào văn bản một cách thủ công nữa.

4. Thêm tính năng Screenshot, thủ thuật Word 2013.

Trong các phiên bản Word trước đây, chúng ta thường sử dụng thủ thuật biến văn bản thành font chữ màu trắng để ẩn đi.

Tuy nhiên, đây là một cách thủ công và thường rất dễ bị phát hiện. Chính vì thế, để ẩn nội dung văn bản một cách an toàn và bí mật hơn, các bạn chỉ cần bôi đen đoạn văn bản đó và sử dụng tổ hợp phím Ctrl + D.

Sau khixuất hiện giao diện cửa sổ Font, bạn chọn mục Hidden, cuối cùng nhấn OK. Bằng cách này, đoạn văn bản đó sẽ bị ẩn đi không để lại dấu vết.

6. Thủ thuật Word 2010 chỉnh sửa file PDF.

Các file PDF thông thường được xem bởi Adobe Acrobat Reader hoặc một trình duyệt như CocCoc hay Chrome, tuy nhiên lại không cho phép các bạn chỉnh sửa nội dung. Vậy, để chỉnh sửa file PDF thì phải làm sao?

Cách chỉnh sửa văn bản trong word 2010 rất đơn giản. Bạn chỉ cần chọn mở file đó bằng Word và chỉnh sửa nội dung như một văn bản trong Word bình thường.

7. Thủ thuật Word gõ văn bản ở vị trí bất kỳ trong trang.

Một cách thủ công để rời con trỏ đến một vị trí bất kỳ trong văn bản đó là nhấn liên tục phím cách. Nhưng cách này sẽ tốn khá nhiều thời gian nếu với một văn bản dài.

Bạn có thể rút ngắn thời gian bằng các thủ thuật trong word đơn giản như di chuyển con trỏ chuột đến một vị trí nào trong trang, nhấp đúng chuột rồi gõ thẳng nội dung vào đó. Word sẽ tự động thêm khoảng trắng cho bạn.

8. Kiểm tra tương thích ngược với các văn bản cũ.

Word sẽ kiểm tra chắc chắn những nội dung có trong văn bản liệu có tương thích với các phiên bản cũ hay không và báo lại cho bạn để chỉnh sửa.

9. Chụp ảnh màn hình và chèn luôn vào văn bản

Phím Tắt Và Thủ Thuật Trong Excel 2010 / 2023

Bài viết sau đây chúng tôi xin giới thiệu tới các bạn các phím tắt thông dụng và các thủ thuật để sử dụng excel 2010 được tốt hơn e. Điều khiển Conditional Formating bằng checkbox.

Mặc dù Conditional Formating là 1 trong những chiêu mạnh của Excel, nhưng muốn bật hay tắt nó bằng ribbon hay menu thì khá bực bội. Bây giờ ta biến hoá bằng cách điều khiển bằng 1 checkbox giống như 1 công tắc (hoặc 1 cái toggle Button càng giống hơn).

Conditional Formating có từ đời Excel 97, gán định dạng cho những ô nào thoả 1 số điều kiện nào đó. Điều kiện có thể là 1 điều kiện về giá trị, nhưng ta có thể tuỳ biến nhiều hơn khi dùng điều kiện là công thức, dựa vào đó ta có thể thay đổi định dạng cho những ô này, khi có sự thay đổi giá trị của ô khác

– Dùng 1 Checkbox hoặc 1 Toggle Button để xem và ẩn dữ liệu:

Bạn muốn một vùng dữ liệu nào đó chỉ hiện ra lúc cần xem, xem xong thì biến đi cho rảnh. Trước tiên bạn phải gán lên sheet 1 Checkbox hoặc 1 Toggle Button. Trong Excel 2010, vào tab Developer, nhấn Insert trong Controls – chọn Checkbox hoặc Toggle Button trong Control Toolbox, trong Excel 2003 chọn trong view – Toolbar – Control Toolbox, vẽ lên sheet 1 cái. Trong hình, tôi làm thử 2 cái.

Bây giờ giả sử vùng dữ liệu của bạn gồm 4 fields, trong đó bạn chỉ muốn 3 fields hiện thường xuyên, còn field thứ 4 thì khi nào cần mới hiện ra để xem, không cần thì dấu đi. Bạn đánh dấu chọn vùng chứa field 4, trong 2010 bạn vào tab Home, Conditional Formating, New Rule, chọn tiếp “use a formula to determine which cells to format”, trong 2003 là Fornat – Conditional Formating – chọn tiếp “Formula is”. Trong ô kế bến, bạn gõ: = $C$2=FALSE.

– Tắt mở định dạng màu cho ô:

Nếu bạn không thích thì định dạng ô C2 chữ trắng luôn, để khỏi thấy chữ TRUE, FALSE hiện lên

Dùng Conditional Formating nhằm tô màu ô theo điều kiện giúp ta dễ tìm được những ô có giá trị đặc biệt cho trước. Excel 2010 có nhiều định dạng khác nhau cho giá trị số nằm trong khoảng cho trước. Nhưng biện pháp để mở tắt bằng checkbox là không có sẵn.

Tương tự như phần trên, ta tạo ra 1 checkbox hoặc 1 Toggle Button link tới ô $C$2. Nhưng lần này ta đặt name cho nó là IsFill chẳng hạn. Ta cũng đặt name cho ô $A$2 là BeginNum và $B$2 là EndNum, với A2 là giới hạn dưới thí dụ 100, và B2 là giới hạn trên thí dụ 1.000.

Trong vùng dữ liệu B5:B16, ta muốn giá trị nào nằm trong khoảng BeginNum và EndNum sẽ được tô màu. Vậy dùng conditional Formating như trên, chọn vùng C8:C18, lần này công thức là:

Chọn cho nó 1 định dạng màu theo ý muốn.

f. Đánh dấu những ô chứa công thức bằng Conditional Formatting

Bạn thấy đấy, nếu bạn chưa xem bài này mà thấy 1 file tương tự của người khác, bạn có thể lầm tưởng người ta sử dụng code của VBA.

Chiêu số 19 này sẽ giới thiệu với bạn 1 hàm tự tạo, kết hợp với Conditional Formatting để đánh dấu ô chứa công thức. Bằng cách này có thể giúp bạn tìm ra tất cả những ô chứa công thức trong số 10.000 ô mà không phải ngó từng ô một.

Mặc dù bạn có thể dùng 1 hàm có sẵn của Macro4 trong Conditional Formatting, như sau:

Trong hộp thoại Conditional Formatting, chọn công thức, gõ công thức này: = CELL(“type”,A1). Nhưng hạn chế của việc dùng hàm Cell() là công thức sẽ tự tính lại mỗi khi có sự thay đổi nhỏ xíu trong bảng tính. Vì Cell() là 1 hàm thuộc loại volatile. Khi Excel tính lại Cell() cho 10.000 ô như trên sẽ khiến cho bạn bực mình vì chờ đợi.

Do đó bạn hãy dùng tuyệt chiêu sau đây, đơn giản, dễ làm và không phải hàm loại volatile:

Bạn hãy nhấn Alt – F11 để vào cửa sổ VBA, nhấn chuột phải vào This Workbook để insert vào 1 module. Nhập đoạn code sau vào khung soạn thảo:

Function IsFormula (CheckCells As Range)

IsFormula = CheckCells.HasFormula

End Function

Do tính chất của Property HasFormula, hàm bạn mới tạo sẽ trả về các giá trị luận lý True, False. Nghĩa là khi bạn gõ vào ô bất kỳ công thức = IsFormula(A1) sẽ cho kết quả True nếu A1 chứa công thức và cho kết quả False nếu A1 chứa giá trị.

Đóng cửa sổ VBA lại, trở về bảng tính. Bây giờ đánh dấu toàn bộ vùng dữ liệu của bạn (có thể chọn dư ra một số cột và dòng, phòng khi bạn cập nhật thêm dữ liệu) sao cho ô A1 là ô hiện hành.

Bằng cách như chiêu số 18, bạn vào được chỗ cần thiết để gõ công thức trong hộp thoại Conditional Formatting, và gõ vào:

=IsFormula(A1), sau đó định dạng tô màu hoặc đổi màu chữ cho khác những ô còn lại.

Sau khi nhấn OK bạn sẽ được kết quả là tất cả những ô chứa công thức sẽ được tô màu. Nếu bạn thêm hoặc thay đổi 1 ô, nếu ô đó trở thành công thức thì lập tức ô đó đổi màu.

Đôi khi bạn không thấy kết quả, vì anh Bill lanh chanh và chậm hiểu, anh ta cho rằng công thức sử dụng hàm của bạn là 1 text nên ảnh tự sửa thành : =”IsFormula(A1)”. Vậy bạn phải vào chỗ cũ sửa lại.

g. Sử dụng chức năng thay thế (Replace) để gỡ bỏ các ký tự không mong muốn.

Bây giờ mỗi khi bạn sửa hoặc thêm 1 ô trở thành công thức, ô đó sẽ có màu. ngược lại, nếu bạn sửa 1 công thức thành giá trị hoặc thêm giá trị vào 1 ô, ô đó sẽ không có màu.

Khi nhập dữ liệu hay khi sao chép và dán dữ liệu từ nguồn khác vào Excel thì các ký tự không mong muốn sẽ xuất hiện trong toàn bộ bảng tính của bạn. Sử dụng chiêu này bạn có thể khắc phục được những rắc rối khi gỡ bỏ các ký tự không mong muốn bằng tay. Chức năng thay thế (replace) trong Excel có thể giúp bạn gỡ bỏ các ký tự không mong muốn trong bảng tính, nhưng phải qua một vài bước phụ.

Ví dụ như, bạn có thể thay thế những ký tự không mong muốn bằng chuỗi rỗng tựa như nó chưa hề tồn tại. Muốn vậy bạn cần biết mã của từng ký tự mà bạn muốn gỡ bỏ. Tất cả các ký tự đều mang một mã riêng và Excel sẽ cho bạn biết nó là gì khi bạn sử dụng hàm CODE.

Hàm CODE sẽ trả về một mã số cho ký tự đầu tiên trong một chuỗi. Mã này tương đương ký tự mà máy tính của bạn đã thiết lập.

Để thực hiện điều này, chọn một trong các ô có chứa những ký tự không mong muốn. Từ thanh công thức, bôi đen ký tự và sao chép ký tự đó. Tiếp theo chọn ô trống bất kỳ (A1 chẳng hạn) và dán ký tự đó vào ô đã chọn (A1).

Tại ô khác, nhập công thức sau:

=CODE($A$1)

Công thức này trả về mã của ký tự không mong muốn.

Chọn toàn bộ dữ liệu của bạn, chọn Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace (với phiên bản trước Excel 2010: chọn Edit ➝ Replace…), ở khung Find what: nhấn phim Alt và gõ số 0 kèm theo code đã đưa ra bởi công thức trên. Nếu mã số là 163 thì nhấn Alt và nhấn 0163. (Hoặc bạn có thể để con trỏ chuột tại ô có ký tự không mong muốn, sao chép ký tự đó và dán vào ô Find what cũng được)

h. Chuyển đổi con số dạng văn bản sang số thực

Bỏ trống khung Replace With và nhấn Replace all. Việc làm này sẽ xóa bỏ tất cả những ký tự không mong muốn rất nhanh qua việc dò tìm mã ký tự. Lặp lại các bước ở trên cho mỗi ký tự không mong muốn tiếp theo.

Các giá trị số (number) trong Excel được mặc định canh lề phải và văn bản (text) thì canh lế trái. Do vậy, cách đơn giản để nhận biết các giá trị số và văn bản trong một cột trên bảng tính là bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột đó. Bạn vào Home ➝ nhóm Alignment ➝ chọn Format Cells ➝ vào Tab Alignment ➝ chọn General tại hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột đang chọn ➝ nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại.

Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn bản sang số thực

Bạn kéo cột rộng ra một ít để đễ phân biệt việc canh lề, khi đó bạn sẽ thấy các giá trị số, ngày tháng sẽ được canh lề phải và văn bản sẽ được canh lề trái.

Đây là cách nhanh và dễ dàng nhất để chuyển các giá trị số dang văn bản sang số thực. Các bước thực hiện như sau:

Chọn một ô trống nào đó và nhấn lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét chọn vùng số liệu dạng văn bản định chuyển đổi (ví dụ như vùng A1:A9 ở hình trên) ➝ nhấp phải chuột và chọn Paste Special… ➝ chọn Add tại nhóm Operation ➝ nhấn OK để hoàn tất.

Dùng các hàm TEXT để chuyển đổi

Việc làm trên sẽ giúp chuyển toàn số các con số dạng văn bản sang số thực, vì ô rỗng có giá trị là 0 và khi bạn cộng bất kỳ số nào vào một con số lưu dưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực.

Bạn có thể áp dụng nguyên tắc như cách trên vào một số hàm có sẵn của Excel để thực hiện việc chuyển đổi. Thông thường, khi bạn dùng một hàm thuộc nhóm TEXT và kết quả trả về dưới dạng con số thì Excel vẫn xem con số đó là giá trị dạng văn bản.

Giả sử bạn có một vùng dữ liệu A1:A7 như hình sau:

Bạn dùng hai hàm trong nhóm TEXT là LEFT và FIND để tách các giá trị ra khỏi các chuỗi văn bản như sau:

=LEFT(A1,FIND(” “,A1)-1)

Sau khi dùng hàm để tách phần giá trị ra thì các kết quả trả về vẫn được Excel xem như là văn bản vì chúng được canh lề trái như hình sau:

Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh công thức tác chuỗi trên một ít để kết quả trả về là các con số thực sự bằng cách cộng thêm số 0 vào sau công thức trên:

I. Tăng thêm số lần Undo cho Excel

=LEFT(A1,FIND(” “,A1)-1) + 0

Tất cả chúng ta đều đã quen thuộc với chức năng Undo của Excel, cho phép chúng ta làm lại những sai lầm của mình. Tuy nhiên, mặc định, chúng ta chỉ có thể Undo được 16 lần. Chiêu này giúp bạn có thể tăng số lần Undo lên nhiều hơn, có thể đến 100 lần.

Khi bạn sử dụng chức năng Undo của Excel, và bạn đã thực hiện Undo 16 lần, thì nút Undo bị mờ đi, không thể Undo được nữa. Ngoài ra, khi bạn nhấn nút Save để lưu bảng tính, thì nút Undo cũng bị mờ đi, và danh sách những tác vụ (những hành động đã thực hiện trên bảng tính) mà bạn đã thực hiện bị mất sạch. Đó là do khi bạn lưu bảng tính, Excel cho rằng bạn đã hài lòng với bảng tính này (thì mới nhấn Save), và nó thấy rằng không cần thiết phải giữ lại danh sách những tác vụ trước khi lưu nữa.

Bạn có thể thấy rằng, quay lui lại 16 lần là không đủ, nhưng làm cách nào để tăng số lần này lên? Nghĩa là làm cách nào để tăng danh sách các tác vụ của bạn lên? Thưa rằng, có cách, và bạn có thể tăng con số này lên đến 100 lần.

Khi bạn đã mở được chương trình Regedit, hãy tìm đến khóa:

HKEY_CURRENT_USER Software Microsoft Office 11.0 Excel Options

Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer) Dim j As Integer Name = Trim(ten) For j = Len(Name) To 1 Step -1 If Mid(Name, j, 1) = " " Then If lg = "1" Then Tachten = Right(Name, Len(Name) - j) Else Tachten = Left(Name, j) End If Exit For End If Next End Function

– Để tách riêng tên vào một ô mới, bạn đặt con trỏ tại ô sẽ chứa tên cần tách và nhập vào công thức =TachTen(B3,1) rồi nhấn Enter là xong.

Nếu bạn đã tốn quá nhiều thời gian trong một workbook (bảng tính) với rất nhiều worksheet (trang tính), bạn sẽ cảm thông được sự khó khăn trong việc tìm kiếm một trang tính nào đó. Khi đó, có lẽ ta nên lập một chỉ mục các trang tính đang có để thuận tiện cho việc điều hướng trong bảng tính.

Tạo chỉ mục thủ công

Bằng cách sử dụng một chỉ mục các trang tính sẽ cho phép bạn nhanh chóng và dễ dàng điều hướng trong bảng tính, chỉ bằng một cú nhấp chuột sẽ đưa bạn đến chính xác nơi bạn muốn đến mà không lo bị nhầm lẫn. Bạn có thể tạo một chỉ mục trong một vài cách: bằng tay, tự động tạo ra bởi mã VBA, hoặc là sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh (thậm chí có thể dùng các hàm Macro4 – không trình bày ở đây).

Cách này rất dễ làm, bạn chỉ cần chèn mới một worksheet và đăt cho nó một cái tên, ví dụ như tên là Index. Sau đó, bạn nhận vào tên của các worksheet có trong workbook và tạo các siêu liên kết (hyperlink) đến các worksheet tương ứng với tên mà bạn nhập.

Chọn Place in This Document và chọn tên Sheet muốn kết nối tới. Nhấn nút OK để hoàn tất.

Tạo chỉ mục tự động bằng cách sử dụng VBA

Phương pháp này phù hợp khi bảng tính không có quá nhiều worksheet và tên worksheet không có sự thay đổi thường xuyên, nếu không sẽ gây ra nhiều khó khăn cho công tác bảo trì trang chỉ mục.

Một cách thay thế khác là sử dụng VBA để tự động tạo ra các chỉ mục. Đoạn mã sau đây sẽ tự động tạo ra một bảng chỉ mục liên kết đến tất cả các worksheet mà bạn có trong workbook. Bảng chỉ mục này sẽ được tạo lại mỗi khi worksheet lưu chỉ mục được chọn.

Đoạn mã này phải được đặt trong private module của Sheet chứa chỉ. Chèn một worksheet mới vào workbook và đặt tên cho nó là Index chẳng hạn. Nhấp chuột phải vào tên worksheet vừa tạo và chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F11.

Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code:

Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để thoát VBE và trở về cửa sổ bảng tính, sau đó lưu bảng tính lại. Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang worksheet khác trong workbook và sau đó chọn lại worksheet Index để kích hoạt sự kiện Worksheet_Activate.

Lưu ý rằng, đoạn mã sẽ các đặt tên (Name) cho các ô A1 ở mỗi worksheet kèm theo số chỉ mục của worksheet trong bảng tính (worksheet đầu tiên có chỉ mục là 1, kế đó là 2, 3…. n). Điều này bảo đảm rằng ô A1 trên mỗi trang tính có một tên khác nhau. Nếu ô A1 trên worksheet của bạn đã được đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 trong đoạn mã sang một địa chỉ khác phù hợp hơn.

Lưu ý, nếu bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết cơ sở) trong workbook thì các hyperlink được tạo ra từ đoạn mã trên sẽ không thể hoạt động được, do chúng đã liên kết đến các Name trong workbook hiện hành. Khi thuộc tính hyperlink base được thiết lập thì các siêu liên kết sẽ trỏ đến hyperlink base kết hợp với các Name.