√ 9 Thủ Thuật Excel Hay Dành Cho Dân Văn Phòng

1. Tham chiếu ngay một số phép tính

Thủ thuật này khá đơn giản, đó là lựa chọn khối dữ liệu dạng số, các bạn để ý thanh trạng thái bên dưới xuất hiện kết quả: Sum, Avergage, Count …

Bạn có thể thêm, bớt các phép tính bằng cách nhấn chuột phải vào thanh trang thái để tích chọn hay bỏ chọn các phép tính trong menu Customize Status Bar.

2. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại

Exel cho phép bạn “hoán đổi” các cột thành dòng và ngược lại với dữ liệu chọn trước. Đây là tính năng khá hay và thay tác cũng khá đơn giản của excel:

Bạn chọn vùng dữ liệu cần hoán đổi cột thành dòng (hay dòng thành cột), nhấn Ctr C để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên bạn muốn dán dữ liệu rồi nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn 

Paste Special

, bạn chọn Transpode (T) để thấy kết quả ngay lập tức.

→ Value rồi nhấn OK .

Ẩn nội dung trong ô excel có nhiều cách, chẳng hạn như chọn font chữ (màu trắng) trùng với nền bảng tính.

Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu với các bạn cách ẩn nội dung trong ô excel thông qua Format Cells:

Chọn vùng dữ liệu cần ẩn nội dung, nhấn chuột phải vào vùng chọn (để gọi menu đơn). Tiếp theo, bạn chọn Format Cells, chọn Custom trong hộp Category. Tại hộp Type, nhập vào ; (dấu chấm phẩy), nhấn OK các bạn sẽ thấy nội trong vùng chọn sẽ bị ẩn ngay.

5. Điền nhanh dữ liệu giống nhau

Để điền nhanh dữ liệu giống nhau, đặt con trỏ tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (text, số hoặc công thức), nhấp đúp chuột vào dấu + (ở góc dưới ô khi rê chuột vào). Lập tức sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột.

6. Chuyển đổi dạng text thành số

Trong excel, ký tự (‘) đi kèm với số được hiểu là text, chẳng hạn như ‘090 là text dạng số. Vì dạng text nên excel không thực hiện được các phép tính, và khá rối khi chúng ta cần xử lý dữ liệu từ một file excel có chứa text số dạng này.

Câu hỏi đặt ra là chúng ta có thể bỏ hàng loạt dấu (‘) để trở về dạng số được không? Câu trả lời là được, chúng ta có thể bỏ tất cả các dấu (‘) khi thực hiện một số thao tác sau:

Chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Nhấp chọn menu Data Text To Column. Nhắp vào Next hai lần và cuối cùng nhắp vào Finish để có kết quả.

7. “Đóng băng” dòng tiêu đề

Khi phải thao tác trên bảng tính lớn, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất và khá mỏi tay khi phải rê chuột liên tục. Để “đóng băng” dòng tiêu đề chúng ta có thể thực hiện một số thao tác sau:

Từ menu View, chọn Freeze Panes rồi chọn tiếp 

Freeze Panes

nếu cố định dòng và cột

 đối với word 2024 (như hình trên).

8. Trích xuất nội dung thành dạng ảnh

Bạn có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích xuất ra ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, chia sẻ qua email, hay đơn giản không cho người khác chỉnh sửa bảng tính của bạn?

Để làm được điều này, bạn chỉ cần chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C để copy. Tại ô muốn copy vùng dữ liệu dạng ảnh, nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn Paste Special, bạn chọn Picture (U) như trên hình để thấy kết quả.

Đối với word 2003 thì phức tạp hơn, chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C sau đó nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste, chọn As Picture/Copy As Picture. Trong hộp thoại Copy Picture bạn chọn “As Shown on Screen”, nhấp OK, sau đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó.

9. Phân tích nhanh số liệu

Bạn có một bảng kết quả số liệu, bạn muốn hiển thị dạng biểu đồ thể hiện tăng/giảm để người đọc dễ hình dung hơn thì phải làm thế nào?

Thủ Thuật Word Cho Dân Văn Phòng

Thủ thuật word văn phòng cơ bản Ẩn dòng gạch chân soát lỗi chính tả

Nếu bạn cảm thấy khó chịu với những dòng gạch đỏ và xanh dưới văn bản, hãy tắt chúng đi bằng cách vào FILE – Options – Proofing – tích vào Hide grammar errors in this document only – OK

Định dạng sai có thể làm hỏng tài liệu, dù bạn đã tự chỉnh sửa nó hay paste từ nơi khác. Bôi đen đoạn văn bải cần xóa định dạng – Sử dụng Ctrl + Space hoắc nhấp vào công cụ Clear All Formatting (Chữ A có hình cục tẩy) để xóa định dạng khỏi văn bản.

Xóa các đoạn văn bản cùng lúc

Bạn muốn xóa các từ, các câu hay các đoạn ở vị trí khác nhau trong tài liệu? Bạn không cần phải xóa tùng thứ một. Chỉ cần giữ Ctrl – Bôi đen những đoạn cần xóa – Ấn Backspace. Vậy là xong!

Bạn đang làm việc trên một tài liệu quan trọng và gặp vấn đề (như mất điện) trước khi kịp lưu nó. Đừng lo lắng, có thể lấy lại tài liệu đang làm việc một cách đơn giản bằng cách vào FILE – ở Vesions chọn Recover Unsaved Documents. Sau đó, bạn sẽ thấy danh sách những tệp word chưa lưu hiện ra. Tìm tài liệu bị mất của mình ở đây!

Bạn gửi một tài liệu cho đối tác hoặc khách hàng và họ gửi cho bạn một phiên bản sửa đổi, bạn muốn biết những thay đổi đó là gì? Hay sử dụng chức năng so sánh văn bản của Word.

Để so sánh tài liệu song song, chọn tab REVIEW – ở Compare chọn Compare… (Compare two version of a document…) từ trình đơn thả xuống – Hộp thoại hiện ra – Chọn 2 văn bản mà bạn muốn so sánh – OK. Những thay đổi sẽ được đánh dấu.

Gõ ở bất kỳ vị trí nào trong trang

Bạn muốn gõ ở một vị trí bất kỳ trong trang mà không phải đầu dòng hay cuối dòng? Bạn đang ấn phím cách cật lực để đến được vị trí mong muốn? Đương nhiên cách này cùng được, nhưng nó tốn quá nhiều thời gian. Bạn chỉ cần nháy đúp vào vị trí mong muốn là con trỏ sẽ được đặt đúng vị trí đó rồi (Word sẽ tự động thêm khoảng trắng cho bạn!)

Thủ thuật nâng cao cho người dùng Word Chụp ảnh màn hình và chèn luôn vào văn bản Word

Trước đây, khi muốn ẩn một đoạn văn bí mật nào đó đi, người ta thường tô trắng nó. Tuy nhiên, cách này quá lộ liễu và dễ bị phát hiện. Để ẩn nội dung văn bản theo cách “xịn” hơn, bạn hãy bôi đen đoạn văn bản đó – Ctrl+D – Tích vào Hidden. Đoạn văn bản đó sẽ biến mất không dấu vết.

Để xem lại nội dung này, ấn Ctrl + Shift + 8 để hiện toàn bộ ội dung ẩn trong văn bản trên.

Xuất tất cả hình ảnh trong văn bản

25 Thủ Thuật Hay Cho Word Dành Cho Dân Văn Phòng

Chúng ta đã quá quen thuộc với màn hình soạn thảo mặc định dạng nền trắng chữ đen trong MS Word. Tuy nhiên, chính màn hình trắng sáng này rất dễ làm mắt chúng ta mau chóng mệt mỏi và đau khi làm việc lâu với nó.

Điều này về lâu dài sẽ có những tác động rất xấu đến mắt và sức khỏe của bạn. MS Word có một cách giúp bạn tránh được sự tác động của nền sáng trắng này khi làm việc. Đó là thay đổi màu nền và màu chữ mặc định từ nền trắng chữ đen thành nền xanh chữ trắng.

Bạn có thể làm như sau: vào ToolsOptions…, chọn thẻ General trong hộp thoại xuất hiện và đánh dấu kiểm vào mục Blue ground, white text, xong nhấn OK. Với cách này, màn hình soạn thảo sẽ trở nên rất dễ chịu mà vẫn đảm bảo tốt sự tương phản cần thiết giữa nền và chữ.

Lưu ý: văn bản khi in vẫn giữ nguyên dạng nền trắng chữ đen.

2. Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu

– Khi soạn thảo các văn bản bằng ngôn ngữ có dấu, thường gặp là tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c”…

Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là… tự nhiên.

Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools Options… từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục . Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và nhấn OK hai lần.

3. Xóa Password trong Word-Excell

Khi tạo một file văn bản bằng MS-Word hoặc file bảng tính bằng MS-Excel, chúng ta có thể bảo mật bằng cách thiết lập mật khẩu. Sau một thời gian, có thể bạn sẽ quên mật khẩu đã thiết lập, vậy phải làm thế nào ?

Trước khi xóa password, bạn cần download phần mềm Free Word and Excel password recovery (FWEpr) về máy.

– Thẻ Welcome: Giới thiệu tổng quan về chương trình và địa chỉ website.

– Thẻ Select file: Bấm vào nút Select a file, chỉ đến vị trí của file word hoặc excel cần phục hồi mật khẩu (chú ý file word có phần mở rộng là .doc còn file excel có phần mở rộng là .xls, lựa chọn tại khung File of Style).

– Thẻ Dictionary recovery: Được sử dụng nếu trước đó chúng ta có một file dạng text (*.txt) ghi nhớ mật khẩu của file này trong một danh sách có nhiều mật khẩu khác. Nên đánh dấu chọn cả 4 ô trong Recovery options. Bấm nút Select Dictionary chỉ đến file dạng txt hoặc dic cần thiết. Bấm nút Go để chương trình tiến hành tìm kiếm mật khẩu thích hợp.

– Thẻ Brute force recovery: Được sử dụng khi chúng ta không có một danh sách mật khẩu từ trước (ứng dụng trong trường hợp trên). Trong đó:

+ Khung Characters: Cho phép thu hẹp phạm vi tìm kiếm khi chọn là số từ 0-9 hoặc ký tự a-z (có thể là chữ hoa hoặc chữ thường) và những ký tự đặc biệt khác.

+ Khung From ( length) quy định số lượng ký tự có thể có trong mật khẩu.

Quy định xong bấm nút Go để chương trình tiến hành dò tìm. Mật khẩu ngắn, đơn giản thì FWEpr tìm càng nhanh và ngược lại.

4. Thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng. 5. Tùy biến chữ trong Word

Tính đến thời điểm này, Word Art là cách duy nhất để bạn xoay ngang xoay dọc hay kéo dài chữ. Hãy thử một cách khác, dễ dàng và nhiều chức năng hơn cả Word Art.

Lúc này, đoạn text đã được “hoàn trả” dưới dạng một bức ảnh, và bạn có thể thoải mái di chuyển, quay nghiêng, kéo dài… Tóm lại, thực hiện tất tần tật những thứ có thể làm với một tấm ảnh (ảnh).

Bạn thường soạn thảo văn bản trên Word và thường hay dùng đi dùng lại một từ nào đó. Thay vì vắt óc ngồi nhớ ra từ đồng nghĩa để “thay đổi không khí”, hãy dùng đến sự trợ giúp của MS Word. Có lẽ bạn chưa biết MS Word có “tàng trữ” từ điển đồng nghĩa (thesaurus) cho tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha.

15 Thủ Thuật Excel Hay Nhất Cho Dân Văn Phòng, Kế Toán

Nhatthienkt.net – 15 thủ thuật Excel hay và cần thiết cho dân văn phòng và kế toán giúp tiết tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả công việc.

Bài viết này hướng dẫn trên Excel 2024, các phiên bản trước hoàn toàn có thể áp dụng thành công.

1. Đánh số thứ tự

– Đánh số thứ tự với bảng biểu được tạo với bảng kẻ sẵn số cột và số hàng thì việc đánh số thứ tự khá đơn giản:

+ Nhập số thứ tự 1 tại hàng đầu tiên

+ Nhập số thứ tự 2 tại hàng số 2

– Trường hợp không có kẻ bảng thì các bước làm như trên, tuy nhiên thay vì nhấp đôi chuột trái vào biểu tượng dấu “+” ta tiến hành nhấn giữ chuột trái và kéo đến vị trí tùy ý.

2. Xóa dữ liệu có sẵn trong bảng

Sử dụng phím “DELETE” để xóa dữ liệu trog bảng hoặc bấm phải chuột chọn “Clear Content”

3. Chọn toàn bộ dữ liệu 4. Tự động điều chỉnh cột và hàng vừa khít

– Hãy sử dụng Auto Fix Row và Auto Fix Column để tự động canh vừa kín giữa văn bản và các ô.

6. In theo tùy chọn

– Chỉ in vị trí được chọn (bôi đen)

+ Vào File/print và chọn Print Selection

7. Chèn chữ “đ” là đơn vị “đồng” vào bên phải số tiền

hãy điều chỉnh theo ký tự biểu tượng cho đồng tiền

8. Tự động viết hoa ký tự đầu tiên

– Đầu tiên bạn tạo một cột tên “Hide” chẳng hạn, mục đích tạo cột này để nhập dữ liệu và ẩn đi. Bạn nhập bình thường không cần nhập ký tự hoa đầu tiên

– Tiếp theo bạn thêm một cột Họ tên và sử dụng hàm Proper để in hoa ký tự đầu tiên, kết quả như hình dưới

– Và cuối cùng bạn chọn cột “Hide” và bấm phải chuột chọn “Hide” để ẩn cột này đi, vậy là xong. Giờ ta chỉ còn cột TT, Họ và tên, Giới tính và năm sinh.

9. Kẻ đường ô tùy ý

Thực hiện các tùy chọn kẻ khung

10. Đánh số trang Excel

(Bấm vào hình để xem lớn hơn)

11. Nhập số điện thoại, dấu =, dấu +, dấu – vào bảng

– bạn sử dụng tính năng chuyển đổi định dạng sang định dạng text bằng cách nhập dấu ‘ trước khi nhập thông tin số 0

12. Ghép nối chuỗi, hoặc dữ liệu

Sử dụng “&” để thực hiện nối thành chuỗi

Nếu muốn tạo khoảng trắng, ta đặt khoảng trắng trong dấu ngoặc kép. Vd: &” “&

13. Treo tiêu đề luôn nằm trên cùng (top)

– sử dụng thủ thuật này bạn dể dàng theo dõi mọi thông tin vượt quá trang mà gióng được cái tiêu đề

Kết quả: Tiêu đề luôn ở trên cùng khi bạn kéo xuống phía dưới

14. Sửa dữ liệu trong ô

– Sử dụng phím F2 để sửa dữ liệu trực tiếp trong ô

15. Tự động chỉnh văn bản vừa ô, nhảy dòng chữ vừa ô

Với thủ thuật sử dụng Wrap Text, văn bản không vừa ô sẽ tự động nhảy xuống dưới

Với 15 thủ thuật Excel hay và cực hữu trên, nhatthienkt hy vọng sẽ có ích cho bạn. Hãy thực hành sử dụng thành thạo để giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đẩy nhanh tiến độ công việc.

9 Thủ Thuật Excel Cho Dân Văn Phòng Cực Hay, Bạn Đã Biết?

1. Xem thống kê siêu nhanh

Hầu hết chúng ta đều biết trong excel có rất nhiều hàm để tính toán thống kê. Chẳng hạn như dùng hàm sum để tính tổng, hàm max để tính giá trị nhỏ nhất. Thế nhưng giờ đây bạn hoàn toàn có thể xem được các thống kê nhanh chóng mà không cần sử dụng đến các hàm. Rất đơn giản, bạn hãy bôi đen vùng dữ liệu cần xem. Thanh trạng thái nằm dưới cửa sổ excel sẽ mang đến cho bạn rất nhiều thống kê hữu ích về tổng, trung bình cộng, số lượng số liệu bị bôi đen….

2. Tự động nhập dữ liệu

Bạn đang nhập một trường dữ liệu trên bảng tính excel. Nếu muốn tiết kiệm thời gian hơn, bạn chỉ cần bôi đen trường dữ liệu đó rồi rê chuột xuống ô dưới cùng. Các ô trống được chọn sẽ tự động nhập dữ liệu được chọn. Đây là thủ thuật excel cho dân văn phòng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

3. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại

Excel cũng cung cấp tính năng “hoán đổi” cột thành dòng và ngược lại. Đây là tính năng rất đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích. Để thực hiện thao tác này, bạn chỉ cần chọn vùng cần hoán đổi dữ liệu (dòng hoặc cột). Tiếp đến hãy nhấn tổ hợp phím ctrl -c để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên cần paste dữ liệu, bạn hãy nhấp chuột phải. Lúc này một menu đơn sẽ hiện ra, bạn chỉ cần chọn Paste Special, chọn tiếp Transpose “T” để thực hiện hoán đổi ngay lập tức.

4. Sao chép dữ liệu nhanh chóng

Thông thường, để sao chép dữ liệu sang các ô không liền kề nhau chúng ta sẽ copy và Paste sang từng ô một. Thao tác thủ công này khá mất thời gian. Thế nhưng, nếu nắm được thủ thuật excel cho dân văn phòng sau đây bạn hoàn toàn có thể tiến hành công việc nhanh chóng.

Đầu tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô chứa thông tin cần sao chép (ctrl-c). Tiếp đến, giữ nguyên phím ctrl và nhấp chuột trái vào các ô bạn cần sao chép dữ liệu. Cuối cùng sử dụng tổ hợp phím (ctrl – v) là dữ liệu sẽ tự động được sao chép vào các ô mà bạn đã chọn.

5. Tự động tính tổng không cần dùng hàm

Hầu hết chúng ta đều biết để tính tổng trong Excel thì sẽ dùng hàm sum. Thao tác sử dụng hàm này vô cùng đơn giản. Thế nhưng áp dụng thủ thuật excel cho dân văn phòng sẽ giúp bạn sử dụng hàm này một cách nhanh nhất,

Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím “ALT =” , rồi nhấn Enter kết quả tính tổng vùng dữ liệu sẽ hiện ra nhanh chóng.

Cách 2: Nhấp chuột vào biểu tượng tổng toán học (nút lệnh Command) trên thanh Ribbon của thẻ home để thực hiện tính tổng.

6. Chuyển đổi qua lại giữa các Tab làm việc

Trong quá trình làm việc bạn có thể sẽ phải thao tác rất nhiều sheet trong excel. Nhiều trường hợp phải di chuyển từ tab này sang tap kia trên trình duyệt tìm kiếm. Trong trường hợp bạn không có chuột thì việc thao tác thủ công thế này thật mất thời gian. Nhưng đừng lo! Hãy ứng dụng thủ thuật sử dụng phím tắt (ctrl+Page up) hoặc (Page down). Bạn có thể di chuyển các sheet qua lại trong excel mà không cần sử dụng chuột. Thủ thuật này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức đấy.

7. Hiển thị công thức cực nhanh

Nếu bạn thường xuyên đánh vật với những công thức trên Excel thì phải áp dụng ngay thủ thuật này. Thay vì phải vào tab Formulas hay Show Formulas để xem công thức bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím “Ctrl + ~” là hàng loạt công thức sẽ hiển thị nhanh chóng.

8. Định hướng con trỏ khi nhấn Enter 9. Ẩn hàng và cột theo nhóm

Nếu muốn ẩn hàng và cột trong Excel bạn chỉ cần bôi đen những vị trí cần ẩn. Sau đó, bấm tổ hợp phím “Alt shift mũi tên phải” để hiển thị hộp thoại xuất hiện. Hộp thoại sẽ hỏi bạn ẩn cột hay hàng, bạn chỉ cần nhấn ok là có thể ẩn hàng/cột theo ý muốn. Lúc này, bạn sẽ thấy Workbook sẽ hiển thị thêm những nhóm hàng hoặc cột. Muốn nhóm đó ẩn đi bạn chỉ cần nhấp vào dấu trừ và muốn hiện ra bạn chỉ cần nhấn vào dấu cộng.