Thủ Thuật Vi Tính Văn Phòng / TOP 4 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Thủ thuật máy tính chung

Thủ thuật máy tính nếu bạn vô tính đóng một tab chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + T để mở lại tab vừa mới đóng. Trên máy Mac, nhấn Cmd + Shift + T.

Tính năng snap và đa màn hình Windows

Nhấn phím Windows + phím mũi tên sẽ khiến các cửa sổ nhanh chóng thu nhỏ về một bên của màn hình. Ngoài ra, nhấn Shift + phím Windows + mũi tên sẽ chuyển cửa sổ sang màn hình khác. Trong khi nhấn Windows + P sẽ cho phép bạn nhanh chóng thiết lập một màn hình hoặc máy chiếu thứ hai.

Thủ thuật máy tính trên macOS, bạn nên ưu tiên tận dụng sức mạnh của Mission Control để xử lý các máy tính để bàn ảo, chuyển đổi giữa các ứng dụng và đạt đến tốc độ cao nhất. Mặc dù máy Mac không hỗ trợ chế độ đa cửa sổ, nhưng có một ứng dụng gọi là Magnet với giá 0,99 đô la thực hiện được chức năng đó và được đánh giá rất cao.

Một cách đơn giản để ngăn chặn người khác truy cập vào các tệp quan trọng của bạn là mã hóa tệp. Có thể bạn đã sở hữu 7-Zip, WinRAR, The Unarchiver (cho máy Mac) hoặc một phần mềm tương đương, tạo một kho lưu trữ mới, chọn để mã hóa nội dung và mật khẩu bảo vệ.

Thủ thuật máy tính bạn có biết bạn có thể hoàn tác gần như bất kỳ hành động nào trên máy tính không? Ctrl + Z là phím nóng “kinh điển” và chắc chắn bạn đã biết về nó, tuy nhiên lưu ý rằng hoàn tác không chỉ áp dụng cho việc gõ văn bản. Nếu vô tình xóa hoặc di chuyển một tệp tin, bạn có thể nhấn Ctrl + Z để đưa nó trở lại vị trí (Ctrl + Y sẽ làm lại bất cứ thao tác bạn đã làm).

Như bạn đã biết sử dụng phím cách để tạm dừng một video trên YouTube nhưng có thể bạn không biết sử dụng phím K cũng cho kết quả tương tự. Ngoài ra bạn có thể sử dụng phím J và L sẽ tua lại hoặc tua đi 10 giây, M để tắt tiếng.

Nhấn print screen trên bàn phím là cách dễ nhất để chụp ảnh màn hình. Nhưng Windows và macOS cung cấp một số cách khác để chụp màn hình. Bạn có thể sử dụng Monosnap (Mac, Windows), một công cụ đơn giản, tốc độ và hỗ trợ đa nền tảng.

Thủ thuật phím tắt siêu lợi cho người mới

Anh em xài máy tính ai cũng có thể sử dụng bàn phím thành thạo nhưng không phải ai cũng biết những bí mật nho nhỏ này – cách sử dụng một số phím tắt trên bàn phím.

Thủ thuật 1: Thủ thuật máy tính nếu máy tính của bạn có chứa thông tin cần bảo mật, chỉ cần giữ phím Windows và nhấn phím L, màn hình máy tính sẽ lập tức bị khóa, không lo dữ liệu bị người khác xem trộm nữa.

Thủ thuật 2: Khi muốn tìm tài liệu nào đó trong máy tính, thường thì mọi người sẽ vào mục My computer, sau đó kích chuột vào mục cần chọn, nhưng các cao thủ máy tính thì chỉ cần một thao tác giữ phím Windows và nhấn phím E, cửa sổ quản lý dữ liệu sẽ lập tức mở ra.

Thủ thuật 3: Đang chơi game hoặc xem mấy thứ nhạy cảm thì… sếp xuất hiện. Không kịp kích chuột vào biểu tượng trở về màn hình chính, làm thế nào đây? Đừng lo, hãy giữ phím Windows và nhấn phím D, màn hình chính lập tức xuất hiện.

Thủ thuật 5: Để hiển thị chức năng ghi hình của Windows, hãy nhấn phím Windows+R, nhập “psr.exe” rồi chọn OK, có thể bắt đầu ghi hình được rồi.

Giảm chương trình chạy khi khởi động

Nếu máy tính khởi động chậm thì có thể do có quá nhiều chương trình chạy khi khởi động. Thật dễ dàng để giảm những chương trình này và làm máy tính khởi động nhanh hơn. Tuy nhiên bạn nên kiểm tra các chương trình xóa khi khởi động để không làm sụp đổ hệ thống.

Lộc Đạt-tổng hợp

Tham khảo ( quantrimang, longvan, … )

20 thủ thuật máy tính cho dân văn phòng đơn giản, hữu hiệu

1. Mail merge

Mail merge – trộn thư là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời khi xử lý các dạng chèn danh sách vào một mẫu cố định như: thư mời, thông báo, thư cảm ơn, phiếu điểm…

Thủ thuật máy tính cho dân văn phòng: trộn Mial merge trong word như sau

Bước 2: Xuất hiện Mail Merge ở phía bên phải Word, chọn Letters trong Select document type rồi nhấn Next: Starting document.

Bước 3: Tiếp tục chọn Use the current document và chọn Next: Select recipients.

Bước 4: Trong Select recipients, chọn Use an existing list nếu danh sách có sẵn, bạn có thể chọn Type a new list để tạo danh sách mới rồi nhấn Next: Write your letter.

Bước 5: Trong hộp thoại Select Data Source, bạn chọn đến danh sách có sẵn và nhấn Open.

Bước 6: Chọn sheet chứa dữ liệu cần sử dụng. Ví dụ ở file Excel này sheet1 là sheet chứa dữ liệu, ta chọn Sheet1. Sau đó nhấn OK.

Bước 7: Trong Mail Merge Recipients, bạn chọn dữ liệu cần chèn bằng cách đánh dấu vào các ô vuông trước dữ liệu đó trong Data Source, sau đó nhấn OK.

Bước 10: Hộp thoại Insert Merge Field xuất hiện, bạn chọn trường dữ liệu đúng với nội dung cạnh con trỏ chuột và nhấn ” Insert” để chèn. Sau đó nhấn ” close” để đóng.

Bước 13: Để xem tất cả các trang sau khi trộn, các bạn chọn Edit individual letters. Sau đó chọn All và nhấn OK

2. Chèn file PDF vào EXCEL

Do nhu cầu công việc cần liên kết các file với nhau nên đôi lúc bạn cần chèn file word hay pdf vào bảng tính excel để công việc của bạn được thuận tiện hơn, dễ dàng hơn.

Bước 1: Vào vị trí cần chèn file

Bước 2: Tại Create New chọn Adobe Acrobat Document từ Menu Object type.

Chọn change icon để thay đổi

Nhấn chọn OK để thay đổi

3. Cách chụp ảnh lại một phần màn hình

Nếu bạn chỉ muốn chụp ảnh một phần màn hình, đây là thủ thuật máy tính cho dân văn phòng đơn giản nhất để làm việc đó, dù bạn dùng máy Mac hay một Windows PC:

Với máy Mac: Command + Shift + 4 và công cụ này xẽ xuất hiện. Chỉ cần kéo thả vào đúng phần màn hình mà bạn muốn chụp. Thả tay và thế là ảnh sẽ được lưu luôn vào desktop,

4. Mở lại tab đã đóng

Nếu bạn vô tính đóng một tab chỉ cần nhấn Ctrl + Shift + T để mở lại tab vừa mới đóng.

Trên máy Mac: nhấn Cmd + Shift + T.

5. Tính năng snap và đa màn hình Windows

Nhấn phím ” Windows + phím mũi” tên sẽ khiến các cửa sổ nhanh chóng thu nhỏ về một bên của màn hình.

6. Bảo vệ tệp bằng mật khẩu

Một cách đơn giản để ngăn chặn người khác truy cập vào các tệp quan trọng của bạn là mã hóa tệp. Có thể bạn đã sở hữu 7-Zip, WinRAR, The Unarchiver, hoặc một phần mềm tương đương, tạo một kho lưu trữ mới, chọn để mã hóa nội dung và mật khẩu bảo vệ.

7. Sao chép một tập tin bằng cách kéo thả

8. Chuyển cửa sổ đến bất cứ phía nào trên màn hình hoặc sang màn hình tiếp theo

Bạn chọn Windows kèm theo một phím mũi tên (phải, trái, trên, dưới), cửa sổ hiện tại của bạn sẽ được chuyển sang các phía tương ứng của màn hình.

Tương tự, khi bạn bấm Windows + Shift + phím mũi tên, bạn sẽ di chuyển cửa sổ Windows đến bất cứ màn hình nào ở phía tương ứng.

9. Xóa bộ nhớ đệm trong vài giây

Một thủ thuật máy tính cho dân văn phòng là xóa nhanh bộ nhớ đệm, chỉ cần bấm “Control + Shift + R”, t hao tác này cũng sẽ làm mới trang của bạn.

10. Khóa máy nhanh

Nếu bạn cần đứng lên ra ngoài trong vài phút và không muốn ai ngó vào màn hình máy tính, công trình dở dang của mình đang làm, thì bạn hãy ngay lập tức bấm tổ hợp phím ” Windows + L”

11. Biến một cửa sổ trình duyệt thành công cụ chỉnh sửa văn bản

Bấm Control/Command + 0 để đưa về cỡ màn hình mặc định

Control/Command + dấu “+” để phóng to

Control/Command + dấu “- ” để thu nhỏ

13. Giảm chương trình chạy khi khởi động

Nếu máy tính khởi động chậm thì có thể do có quá nhiều chương trình chạy khi khởi động. Để giảm những chương trình này và làm máy tính khởi động nhanh hơn trở nên dễ dàng hơn. Tuy nhiên bạn nên kiểm tra các chương trình xóa khi khởi động để không làm sụp đổ hệ thống.

Windows: Mở trình quản lý tác vụ “Ctrl + Shift + Esc” và đi tới tab khởi động để định cấu hình những chương trình bạn muốn khởi chạy cùng với hệ thống.

14. Phím tắt cho YouTube

Như bạn đã biết sử dụng phím cách để tạm dừng một video trên YouTube nhưng có thể bạn không biết sử dụng phím K cũng cho kết quả tương tự. Ngoài ra bạn có thể sử dụng phím J và L sẽ tua lại hoặc tua đi 10 giây, M để tắt tiếng.

15. Thư mục Control Panel ẩn của Windows

Windows cung cấp Control Panel chứa tất cả các cài đặt hệ điều hành, giúp người dùng dễ dàng tinh chỉnh mọi thứ từ hình nền máy tính để bàn đến thiết lập VPN.

Để vào chế độ này, tạo một thư mục mới với tên chính xác như thế này God Mode.{ED7BA470-8E54-465E-825C-99712043E01C}. Biểu tượng thư mục sẽ chuyển thành biểu tượng của Control Panel và bạn có thể truy cập và thay đổi tất cả các loại cài đặt.

16. Sử dụng Spotlight

Tìm kiếm tích hợp sẵn của Windows không phải là vô ích, nhưng nó chắc chắn không đáng tin cậy và chậm. Tuy nhiên Spotlight của macOS là công cụ “thông minh”. Bạn hãy nhấn tổ hợp phím “Cmd + phím cách” để mở một ứng dụng bằng cách chỉ cần gõ 2 đến 3 ký tự đầu tiên của tên ứng dụng, nó sẽ tìm kiếm các tập tin hoặc thậm chí làm các phép tính.

17. Chuyển đổi giữa các cửa sổ đang mở

Trong macOS sử dụng phím tắt “Cmd + Tab”

18. Khởi động chương trình bằng các phím nóng

19.Thủ thuật máy tính cho dân văn phòng: Đóng cửa sổ/tab hiện tại

Nhất nút X để tắt cửa sổ hiện tại? Không cần mất thời gian như vậy đâu, chỉ cần nhấn Ctrl + W và cửa sổ hiện tại sẽ đóng lại.

20.Sử dụng duyệt web riêng tư

Bật mí cách đánh máy nhanh dành cho dân văn phòng

Bước 1: Trước tiên, bạn mở Unikey lên, nhấn vào mở rộng ở mục tùy chọn gõ tắt bạn tích vào 2 ô như hình dưới, sau đó nhấn đóng để lưu thiết lập lại.

Bước 2: Bạn hãy nhấp chuột phải vào Unikey nhấn vào Bật tính năng gõ tắt

Bước 3: Tiếp tục bạn nhấy phải chuột và chọn Soạn bảng gõ tắt…

Bước 4: Ở bước này một hộp thoại sẽ xuất hiện, bạn nhập từ khóa viết tắt ở mục Thay thế, sau đó viết tên đầy đủ vào ô Bởi.

Như vậy là bạn đã có thể thực hiện xong các bước cài đặt để có thể đánh máy nhanh hơn rồi.

Là dân văn phòng, excel là công cụ không thể không dùng đến của các bạn. Nhưng bạn có chắc chắn rằng mình đã biết được tất cả các thủ thuật excel văn phòng hữu ích để có thể làm việc với excel hiệu quả nhất chưa?

Đánh số thứ tự

– Đánh số thứ tự với bảng biểu được tạo với bảng kẻ sẵn số cột và số hàng thì việc đánh số thứ tự khá đơn giản:

+ Đầu tiên nhập số 1 tại hàng đầu tiên.

+ Tiếp theo nhập số 2 tại hàng số 2.

– Trường hợp không có kẻ bảng thì các bước làm như trên, tuy nhiên thay vì nhấp đôi chuột trái vào biểu tượng dấu “+” ta tiến hành nhấn giữ chuột trái và kéo đến vị trí tùy ý.

Xóa dữ liệu có sẵn trong bảng

Bạn có thể sử dụng phím “DELETE” để xóa dữ liệu trong bảng hoặc bấm phải chuột chọn “Clear Content”.

Chọn toàn bộ dữ liệu

Tự động điều chỉnh cột và hàng vừa khít

In theo tùy chọn

– Chỉ in vị trí được chọn (bôi đen):

+ Chọn văn bản muốn in.

+ Vào File/print và chọn Print Selection.

Chèn chữ “đ” là đơn vị “đồng” vào bên phải số tiền

– Chọn cột cần thiết đặt:

– Hãy điều chỉnh theo ký tự biểu tượng cho đồng tiền:

Tự động viết hoa ký tự đầu tiên

– Đầu tiên bạn tạo một cột tên “Hide” chẳng hạn, mục đích tạo cột này để nhập dữ liệu và ẩn đi. Bạn nhập bình thường không cần nhập ký tự hoa đầu tiên.

– Tiếp theo bạn thêm một cột Họ tên và sử dụng hàm Proper để in hoa ký tự đầu tiên, kết quả như hình dưới.

– Và cuối cùng bạn chọn cột “Hide” và bấm phải chuột chọn “Hide” để ẩn cột này đi, vậy là xong. Giờ ta chỉ còn cột TT, Họ và tên, Giới tính và năm sinh.

Kẻ đường ô tùy ý

– Chọn bảng cần kẻ khung

Thực hiện các tùy chọn kẻ khung.

Đánh số trang Excel

Nhập số điện thoại, dấu =, dấu +, dấu – vào bảng

– Bạn sử dụng tính năng chuyển đổi định dạng sang định dạng text bằng cách nhập dấu ‘ trước khi nhập thông tin số 0.

Treo tiêu đề luôn nằm trên cùng (top)

– Sử dụng thủ thuật Excel văn phòng này bạn dễ dàng theo dõi mọi thông tin vượt quá trang mà vẫn xem được tiêu đề.

Kết quả: Tiêu đề luôn ở trên cùng khi bạn kéo xuống phía dưới

Sửa dữ liệu trong ô

Tự động chỉnh văn bản vừa ô, nhảy dòng chữ vừa ô

Kết luận: Với 13 thủ thuật Excel văn phòng hay và hữu ích trên, chúng tôi hy vọng sẽ có ích cho bạn. Hãy thực hành sử dụng thành thạo để giúp tiết kiệm thời gian, công sức và đẩy nhanh tiến độ công việc.

1. Tham chiếu ngay một số phép tính

Thủ thuật này khá đơn giản, đó là lựa chọn khối dữ liệu dạng số, các bạn để ý thanh trạng thái bên dưới xuất hiện kết quả: Sum, Avergage, Count …

Bạn có thể thêm, bớt các phép tính bằng cách nhấn chuột phải vào thanh trang thái để tích chọn hay bỏ chọn các phép tính trong menu Customize Status Bar.

2. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại

Exel cho phép bạn “hoán đổi” các cột thành dòng và ngược lại với dữ liệu chọn trước. Đây là tính năng khá hay và thay tác cũng khá đơn giản của excel:

Bạn chọn vùng dữ liệu cần hoán đổi cột thành dòng (hay dòng thành cột), nhấn Ctr C để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên bạn muốn dán dữ liệu rồi nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn 

Paste Special

, bạn chọn Transpode (T) để thấy kết quả ngay lập tức.

→ Value rồi nhấn OK .

Ẩn nội dung trong ô excel có nhiều cách, chẳng hạn như chọn font chữ (màu trắng) trùng với nền bảng tính.

Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu với các bạn cách ẩn nội dung trong ô excel thông qua Format Cells:

Chọn vùng dữ liệu cần ẩn nội dung, nhấn chuột phải vào vùng chọn (để gọi menu đơn). Tiếp theo, bạn chọn Format Cells, chọn Custom trong hộp Category. Tại hộp Type, nhập vào ; (dấu chấm phẩy), nhấn OK các bạn sẽ thấy nội trong vùng chọn sẽ bị ẩn ngay.

5. Điền nhanh dữ liệu giống nhau

Để điền nhanh dữ liệu giống nhau, đặt con trỏ tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (text, số hoặc công thức), nhấp đúp chuột vào dấu + (ở góc dưới ô khi rê chuột vào). Lập tức sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột.

6. Chuyển đổi dạng text thành số

Trong excel, ký tự (‘) đi kèm với số được hiểu là text, chẳng hạn như ‘090 là text dạng số. Vì dạng text nên excel không thực hiện được các phép tính, và khá rối khi chúng ta cần xử lý dữ liệu từ một file excel có chứa text số dạng này.

Câu hỏi đặt ra là chúng ta có thể bỏ hàng loạt dấu (‘) để trở về dạng số được không? Câu trả lời là được, chúng ta có thể bỏ tất cả các dấu (‘) khi thực hiện một số thao tác sau:

Chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Nhấp chọn menu Data Text To Column. Nhắp vào Next hai lần và cuối cùng nhắp vào Finish để có kết quả.

7. “Đóng băng” dòng tiêu đề

Khi phải thao tác trên bảng tính lớn, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất và khá mỏi tay khi phải rê chuột liên tục. Để “đóng băng” dòng tiêu đề chúng ta có thể thực hiện một số thao tác sau:

Từ menu View, chọn Freeze Panes rồi chọn tiếp 

Freeze Panes

nếu cố định dòng và cột

 đối với word 2016 (như hình trên).

8. Trích xuất nội dung thành dạng ảnh

Bạn có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích xuất ra ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, chia sẻ qua email, hay đơn giản không cho người khác chỉnh sửa bảng tính của bạn?

Để làm được điều này, bạn chỉ cần chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C để copy. Tại ô muốn copy vùng dữ liệu dạng ảnh, nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn Paste Special, bạn chọn Picture (U) như trên hình để thấy kết quả.

Đối với word 2003 thì phức tạp hơn, chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C sau đó nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste, chọn As Picture/Copy As Picture. Trong hộp thoại Copy Picture bạn chọn “As Shown on Screen”, nhấp OK, sau đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó.

9. Phân tích nhanh số liệu

Bạn có một bảng kết quả số liệu, bạn muốn hiển thị dạng biểu đồ thể hiện tăng/giảm để người đọc dễ hình dung hơn thì phải làm thế nào?