Thủ Thuật Với Gmail / TOP 6 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

1. Sử dụng tính năng Undo Send:

Tính năng này khá hay khi chúng ta có thể dừng việc gửi email trong một khoảng thời gian ngắn, nếu vô tình phát hiện lỗi sai sót nào đó trong thư gửi. Bạn có thể chỉnh sửa lại những nội dung còn thiếu, sai sót và sau đó tiếp tục quá trình gửi thư.

Để kích hoạt tính năng này, bạn vào phần Cài đặt (Settings) của Gmail.

Sau đó, trong tab Chung (General), bạn tìm đến mục Hoàn tác Gửi (Undo Send) và tích chọn mục Bật Hoàn tác gửi (Enable Undo send). Lựa chọn thời gian dừng việc gửi Gmail là xong.

Để biết chi tiết cách làm, bạn có thể xem bài viết Kích hoạt tính năng Undo Send của Gmail bằng cách nào?

2. Kích hoạt tính năng Canned Responses – Câu trả lời trước

Tính năng này sẽ hữu ích với những lần gửi thư có nội dung tương tự nhau. Những đoạn dài có thể được sử dụng cho các email khác, sau đó chỉnh sửa tùy theo ý muốn để phù hợp cho từng mục đích gửi. Người dùng có thể soạn thảo nội dung đoạn tin muốn làm mẫu và sử dụng tính năng này để lưu trữ sử dụng cho lần sau.

Bước 1:

Cũng tại giao diện Cài đặt trong Gmail, chúng ta sẽ chuyển đến tab Lab. Sau đó Bật mục Câu trả lời soạn trước (Canned Response). Cuối cùng nhấn Lưu thay đổi bên dưới.

Bước 2:

Bạn mở cửa sổ soạn gửi thư. Nhấn vào biểu tượng tam giác, chọn Câu trả lời soạn trước và tiến hành viết nội dung email soạn trước hoặc chèn nội dung thư đã soạn.

3. Sử dụng Gmail Offline:

Tính năng Gmail ngoại tuyến sẽ giúp cho việc kiểm tra email của bạn được dễ dàng hơn, đáp ứng nhu cầu của công việc ngay cả khi chúng ta không có kết nối Wifi. Người dùng sẽ được truy cập Gmail khi không có mạng, cho phép bạn đọc, phản hồi thư, tìm kiếm và lưu trữ email.

Bước 1:

Trước hết, bạn cần cài đặt tiện ích Gmail Offline theo đường link bên dưới.

Chúng ta sẽ tích chọn vào mục Add to Chrome. Sau đó nhấn tiếp Visit Website ngay tại giao diện cài đặt tiện ích.

Bước 2:

Tiếp theo, chúng ta sẽ đăng nhập tài khoản Gmail để tiếp tục sử dụng.

Ngay sau đó, bạn sẽ được hỏi có muốn dùng email ngoại tuyến hay không. Tích chọn ô Allow offline mail để sử dụng.

4. Giảm mức độ phiền nhiễu của Gmail với Inbox Pause:

Tiện ích này sẽ giúp chúng ta dừng lại việc nhận email trong một khoảng thời gian để có thể tập trung vào công việc hơn.

Bước 1:

Trước hết, bạn truy cập vào đường link của tiện ích Inbox Pause bên dưới, và nhấp chọn nút Download Inbox Pause.

Nhấn chọn Thêm tiện ích để cài đặt.

Bước 2:

Tại giao diện bên trái của Gmail, bạn tích chọn nút Pause và Cho phép tiện ích sử dụng các thông tin của Gmail.

Bước 3:

Xuất hiện giao diện cửa sổ mới. Nhấn Pause để kích hoạt tính năng ngừng nhận thư trên Gmail.

Ngay sau đó, hộp thư của bạn đã được tạm dừng nhận email. Để nhận lại được Gmail bạn nhấn chọn vào nút màu xanh Unpause trên giao diện bên trái của Gmail.

5. Bảo mật hai lớp cho Gmail:

Gmail cũng cần được bảo mật hai lớp giống như Facebook hay nhiều ứng dụng trao đổi khác. Vì thế việc bảo mật Gmail bằng 2 lớp sẽ giúp mọi thư điện tử của bạn sẽ tránh được tính trạng bị lộ. Người dùng có thể đăng ký tài khoản Gmail bằng điện thoại, sau đó nhận mã bảo mật từ Google để có thể kích hoạt tính năng Xác nhận hai bước.

Để biết cách thực hiện bảo mật hai lớp cho Gmail, bạn đọc có tham khảo theo bài hướng dẫn Bảo mật 2 lớp cho Gmail bằng cách nào?

Gmail là một trong những ứng dụng không thế thiếu trên smartphone chạy Android. Tuy nhiên, không ít người dùng hiện vẫn còn lúng túng trong sử trình duyệt này.

Chính vì vậy, với một số thủ thuật sau đây, bạn có thể kiểm soát và sử dụng ứng dụng Gmail trên Android này một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Về cơ bản, thao tác này sẽ loại bỏ hình ảnh hoặc biểu tượng của người gửi, sau đó hiển thị thêm một phần nội dung của email. Nhờ đó, bạn có thể dễ dàng đoán được phần nào đó nội dung của các email trong hộp thư này.

Để thực hiện, trong giao diện chính của Gmail, bạn hãy nhấn nút More (biểu tượng hình 3 gạch ngang) ở góc trên bên trái và tìm đến mục Settings – “Cài đặt”.

Trong giao diện vừa hiển thị, bạn nhấn chọn General settings – “Cài đặt chung”, sau đó bỏ chọn mục Sender image – “Hình ảnh người gửi”.

2. Tạo một widget

Với một widget email được thiết lập ngay màn hình Home, bạn có thể tiết kiệm một khoảng thời gian thay cho việc phải truy cập ứng dụng Gmail mà chỉ để xem email cuối cùng vừa nhận được.

Để thực hiện, trong giao diện Menu của thiết bị, bạn nhấn chọn thẻ widget – “Tiện ích con”, sau đó tìm và nhấn giữ biểu tượng Gmail widget. Lúc này, bạn hãy nhấn giữ và kéo thả để đặt widget Gmail tại vị trí mình muốn.

Lưu ý, tùy thuộc vào dòng thiết bị Android đang sử dụng mà bạn có thể phải nhấn giữ vào một khoảng trống bất kỳ trên màn hình home trước khi nhấn chọn trình đơn Widget và tìm đến Gmail widget.

3. Chèn tập tin đính kèm trực tiếp từ Google Drive

Về cơ bản, Gmail trên Android có thể tận dụng khá nhiều lợi thế từ dịch vụ dịch vụ lưu trữ trực tuyến Google Drive, một trong số đó là cho phép người dùng dễ dàng truy cập và chia sẻ tài liệu, hình ảnh, video,…

Bằng cách này, mỗi khi muốn đính kèm tập tin nào đó đang được lưu trữ trên Google Drive, bạn sẽ không cần phải mất thời gian tải tập tin mình cần về điện thoại trước khi đinh kèm tập tin này vào Gmail.

Để thực hiện, trong giao diện soạn email thông thường, bạn nhấn vào biểu tượng kẹp giấy để đính kèm tập tin.

Tiếp đến, hãy chọn tiếp insert from Drive – “Chèn từ Drive”. Bạn sẽ được đưa đến thư mục Google Drive của mình. Tại đâym, bạn có thể chọn tập tin bất kỳ để chèn trực tiếp vào email.

4. Hiện thị tất cả hộp thư đến của các tài khoản Gmail

Gmail trên Android có khả năng gộp toàn bộ email của nhiều tài khoản Google khác nhau đang được đăng nhập trên thiết bị, sau đó hiển thị chúng tại giao diện chính (vùng bên phải) của ứng dụng này. Ví dụ, bạn có thể xem tất cả email trên tải khoản cá nhân và tài khoản văn phòng ngay tại giao diện chính của ứng dụng này.

Để tận dụng lợi thế của tính năng này, bạn cần đăng nhập thêm tài khoản Google khác thông qua các trình đơn thả xuống ở sidebar bên trái trực tiếp, ngay bên bên dưới ảnh đại diện của bạn.

Sau khi đã đăng nhập, một tùy chọn All Inboxes – “Tất cả hộp thư đến” sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển bên trái, cho phép bạn xem tất cả email trên các tải khoản Google cùng lúc.

Ngoài ra, bạn vẫn có thể chuyển đổi qua lại giữa các tài khoản Google của mình bằng cách nhấn vào biểu tượng hình tam giác ngược ở sidebar bên trái hoặc nhấn vào biểu tượng/ảnh đại diện tại sidebar này.

5. Tác vụ vuốt

Thông thường, khi muốn xóa/lưu trự hoặc 1 email bất kỳ chắc hẳn bạn sẽ nhấn giữ, sau đó chọn delete trong thanh trình đơn vừa xuất hiện. Tuy nhiên, tại sau phải thực hiện quá nhiều thao tác đơn giản như vậy trong khi Gmail hỗ trợ người dùng cử chỉ trợ giúp “trượt để xóa/lưu trữ” cho từng email.

Lúc này, vẫn tại giao diện Cài đặt chung, để tùy chình tác vụ vuốt, bạn hãy nhấn vào mục Gmail Default action – “Tác vụ mặc định của Gmail”. Khi đó, một hộp thoại dạng pop-up sẽ cho phép bạn tùy chỉnh, Delete – “Xóa” hoặc Archived – “Lưu trữ”.

Từ bây giờ, tùy theo việc thiết lập mà mỗi lần trượt sang trái của email bất kỳ, bạn sẽ nhanh chóng xóa hoặc chuyển lưu trữ email này thay vì phải thực hiện nhiều thao tác như trước.

Gmail là một công cụ vô cùng mạnh mẽ. Nó có nhiều tính năng vượt trội hẳn hơn các hệ thống email khác. Kho công cụ của Gmail ưu việt đến mức nếu viết đầy đủ thành sách hướng dẫn sử dụng, thì cuốn sách đó sẽ dày như danh bạ điện thoại của thành phố New York vậy. Và khi tiếp xúc với vô số các tính năng vượt trội như vậy, người dùng mới có thể cảm thấy choáng ngợp.

Vì vậy, chúng tôi nghĩ rằng giới thiệu một số tính năng sáng giá nhất của Gmail kèm cách thức hoạt động của chúng sẽ giúp ích cho bạn hơn cả.

# 1: Tạo các Email ‘Bí danh’ không giới hạn chỉ với một tài khoản Gmail

Nếu bạn muốn kiểm tra xem địa chỉ email của mình được sử dụng vào việc gì (ví dụ, như khi bạn đăng ký nhận bản tin chẳng hạn), hãy thêm dấu chấm “.” vào bất cứ nơi nào trong tên đăng nhập. Bằng cách này bạn sẽ tạo ra một ‘bí danh’ ( alias) mới cho địa chỉ email và tất cả các tin nhắn được gửi đến địa chỉ “bí danh” sẽ được chuyển tiếp đến địa chỉ Gmail chính của bạn.

Ví dụ, nếu địa chỉ Gmail của bạn là username@gmail.com, bạn có thể tạo ra các bí danh như:

u.sername@gmail.com (hãy nhớ rằng, bạn chỉ cần thay đổi tên người dùng, không cần phải thay đổi phần @ chúng tôi

Mọi email được gửi đến địa chỉ email “bí danh” trên sẽ đi thẳng tới địa chỉ chính username@gmail.com! Tại sao điều này lại hữu ích? Thứ nhất, rất nhiều trang yêu cần bạn đăng kí nhận bản tin thì mới truy cập được một số phần trong trang của họ. Bạn có thể đăng ký với email user.name@gmail.com và rồi sử dụng tính năng lọc (filter) hoặc tìm kiếm (search) để lần ra toàn bộ email được gửi đến user.name@gmail.com. Sau đó bạn có thể lọc và xóa toàn bộ thư rác gửi đến rất dễ dàng. Thứ hai, nếu bạn sử dụng thủ thuật này khi đăng ký các bản tin khác nhau và bạn bắt đầu nhận được thư rác, bạn sẽ lần ra nơi nào đã rao bán địa chỉ email của mình cho nguồn gửi thư rác.

Vì vậy, khi đăng ký cập nhật email, bản tin hoặc bất cứ nơi nào bạn nhập địa chỉ Gmail của bạn vào, chỉ cần thêm “+[một từ nào đó]” sau tên đăng nhập.

Đối với kênh CNN: username+cnn@gmail.com

Và đối với tờ New York Times: username+newyorktimes@gmail.com

username+squidoo@gmail.com

username+twitter@gmail.com

username+googlealerts@gmail.com

Và cứ tiếp tục mãi như thế …

Bạn cũng có thể kết hợp sử dụng 2 thủ thuật trên với một địa chỉ như sau: user.name+twitter@gmail.com

Tất cả các email gửi đến các địa chỉ trên sẽ được chuyển tiếp đến username@gmail.com.

# 2: Sắp xếp Gmail Bằng Cách Tạo Ra Các Nhãn (Label)

Thủ thuật này giúp bạn tìm và truy nhập email thật dễ dàng. Gmail có rất nhiều nhãn phụ cho người dùng như Personal (Cá nhân), Work (Công việc), Travel (Du lịch), v.v. Bạn không cần mỏi mắt lướt qua vô số email để tìm ra thông tin xác nhận số chuyến bay hoặc một cuộc hẹn nữa. Chỉ cần di chuyển những email này đến nhãn Du Lịch hoặc Công Việc và lấy thông tin thật dễ dàng.

Bạn có thể tạo ra Nhãn tùy chỉnh theo ý thích (dành cho bạn bè, gia đình, bản tin hay bất cứ thứ gì trên đời) để sắp xếp mọi email đến.

Cách 2: Ngay trong Hộp thư của bạn, ở cột các chức năng ở bên trái, khi nhấp vào mũi tên chỉ xuống dưới và kéo xuống gần cuối bạn sẽ tìm thấy chức năng “Create new label”. Chỉ cần nhấp vào đó để tạo nhãn là được.

Để dễ dàng nhận dạng Nhãn, bạn có thể thay đổi màu của các Nhãn (có tới 24 màu cho bạn lựa chọn) bằng cách nhấp chuột vào mũi tên chỉ xuống dưới (cạnh tên Nhãn), chọn Label color và chọn màu. Tôi xin lưu ý thêm là bạn có thể chọn ẩn/hiện từng nhãn bằng cách nhấp vào mũi tên này ( xem hình dưới).

# 3: Ẩn những thứ không cần thiết

Bạn có cảm thấy phiền không khi mà trong thanh công cụ bên trái, có quá nhiều mục bạn chẳng bao giờ dùng đến, trong khi những thứ như mục Important, Spam lại bị đẩy tít xuống cuối? Đừng lo, việc ẩn đi hầu hết những mục trong thanh công cụ bên trái là việc vô cùng đơn giản. Bạn có thể ẩn các Nhãn ít sử dụng, hay một số mục không quan trọng như Category, Circles, Chat để thanh công cụ trở nên gọn gàng và “sạch” hơn.

Thao tác rất đơn giản, chỉ cần vào Settings/Cài đặt, nhấp chuột vào Labels và Gmail sẽ hiển thị một danh sách các mục hiển thị sẵn trên thanh công cụ bên trái của Gmail. Ẩn bằng cách chọn hide, hiện bằng cách chọn show.

# 4: Liệu có ai đang xem trộm thư của tôi?

Nếu bạn đang mang trong mình mối e ngại rằng có ai đó đang xem trộm hộp thư của bạn, hãy kiểm tra phần “Last account activity”. Mở hộp thư, kéo xuống dưới và bạn sẽ nhìn thấy một dòng chữ nhỏ ở dưới cùng “Last account activity: X minutes ago.” Nhấp chuột vào “Details,” và Gmail sẽ tiết lộ mỗi địa chỉ IP nơi tài khoản của bạn được truy cập kèm thiết bị sử dụng để truy cập ( xem hình):

# 5: Một số phím tắt mà bạn (rất) nên sử dụng

Trước hết, bạn cần kích chức năng phím tắt của Gmail bằng cách vào Settings, trong General kéo xuống phần Keyboard và kích hoạt chức năng phím tắt ( xem hình):

Sau khi kích hoạt xong, bạn chỉ cần nhấn 1 phím duy nhất để triển khai các thao tác hàng ngày khi dùng Gmail, bao gồm:

# 6: Hiển thị thư chưa đọc trong Tab

Nếu bạn đang mở trên 5 tabs chưa bao gồm tab Gmail, làm sao biết khi nào mình có thư mới? Rất đơn giản, chỉ cần vào Labs trong Settings, di chuột xuống dưới bạn sẽ thấy phần mở rộng của Gmail mang tên “Unread message icon”, kích hoạt tính năng này ( như hình) và sau đó, tab trên trình duyệt sẽ hiển thị bạn có bao nhiêu thư chưa đọc.

Thủ thuật sử dụng Gmail hiệu quả hơn

QuanTriMang – Có thể nói email là một cái gì đó mà hầu hết mọi người đều sử dụng hàng ngày. Phần lớn mọi người chọn Gmail vì những lý do như sự mạnh mẽ hay đơn giản là vì tính dễ sử dụng. Vấn đề là nhiều người vẫn chưa thực sự biết hết những gì mà Gmail có khả năng làm được hơn thế.

Mặc dù có rất nhiều bài viết khác nhau về những thủ thuật trong sử dụng dịch vụ email trên nền web của Google, nhưng sẽ còn rất nhiều điều đáng nói về nó bởi sự phát triển không ngừng của dịch vụ này. Cộng thêm các cách sử dụng khác nhau của mỗi người đối với mỗi tính năng, điều này mở ra vô số những khả năng cho bạn để Gmail trở thành chương trình email cuối cùng của mình.

Priority inbox

Phải thừa nhận rằng, ban đầu khi mới phát hành nhiều người chưa thực sự trở thành một fan hâm mộ của tính năng mới – Priority inbox. Sự thực là Google đã làm hết sức mình để tìm ra những gì là quan trọng nhất cho người dùng của mình. Người dùng không cần phải thiết lập các quy tắc để phân loại e-mail. Tính năng Priority Inbox sẽ nhận diện cấp độ quan trọng của e-mail bằng cách “quan sát” người dùng thường xuyên nhận e-mail từ địa chỉ nào, e-mail nào thường xuyên được mở và trả lời; e-mail nào bị “lãng quên”.

Khi hoạt động, tính năng này sẽ tìm hiểu về những người trò chuyện với bạn qua email. Nó cũng theo dõi những gì bạn mở và những thứ có trong thùng rác mà không cần mở ra. Bạn có thể trợ giúp Google bằng cách đánh dấu các email quan trọng hoặc không quan trọng. Sau một thời gian Priority inbox của bạn sẽ có độ chính xác đến bất ngờ.

Ngoài ra bạn có thể sử dụng như hộp thư đến trên thiết bị Android. Nó sẽ giúp bạn nhận được những thứ quan trọng ngay trên điện thoại trong khi di chuyển hay không có máy tính.

Multiple Inboxes

Nếu bạn cần kiểm tra nhiều tài khoản email, có một số cách để làm điều này rất dễ dàng. Một trong những cách đó là sử dụng tính năng Multiple Inboxes trong Gmail Lab. Trong bài viết này bạn sẽ biết cách làm thế nào để thêm nhiều địa chỉ vào hộp thư riêng. Bạn cũng có thể làm điều tương tự bằng cách sử dụng các toán tử cho các nhãn hoặc địa chỉ email cụ thể hay bất kỳ điều gì khác mà bạn nghĩ ra.

Để làm điều này, thêm vào hộp truy vấn tìm kiếm. Như vậy những thư bạn đã gán nhãn sẽ được đưa vào hộp thư chính.

Canned responses

Với tính năng Canned Respones, Gmail sẽ tự động trả lời email. ” Canned Responses ” là tính năng giúp người dùng soạn thảo nhanh nội dung trả lời cho những email có nội dung tương tự nhau. Kết hợp với bộ lọc trong Gmail sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian trước những email lặp đi lặp lại.

Bạn có thể sử dụng chúng như một bản email mẫu, để trả lời một câu hỏi thường gặp hay một thứ gì đó mà bạn có thể dễ dàng thay đổi như thư xin việc để gửi hồ sơ xin việc…

Message Sneak Peek

Nếu bạn đang sử dụng Multiple inboxes, tính năng này sẽ không hoạt động như ý muốn. Bằng cách kích chuột phải vào tin nhắn trong hộp thư đến của bạn, bạn sẽ được xem trước tin nhắn đó mà không cần mở nó ra. Đây là tính năng rất tốt khi bạn đang quét qua các email hoặc các thông báo quan trọng.

Nested Labels

Nếu bạn có nhu cầu sử dụng các thư mục con, Nested Labels là những gì mà bạn cần đến. Khi các tính năng Lab được kích hoạt, bạn có thể tạo các thư mục và thư mục con, thậm chí là cả các thư mục nhỏ hơn nữa nếu muốn.

Kích chuột vào hộp bên phải của nhãn và tìm đến Add sublabel để tạo một Nested Labels mới.

Send & Archive

Nếu bạn đang trả lời một tin nhắn đã được gán nhãn và lưu trữ, bạn có thể nhập phần trả lời của mình và bấm nút Send and archive nếu Lab này được kích hoạt. Bằng cách gửi mail như vậy bạn có thể tiết kiệm được một hoặc hai bước vì không cần quay lại chủ để email lần nữa.

Background Send

Tính năng mới Background Send cho phép người dùng làm đủ thử việc với Gmail trong khi đang chờ đợi một thư dung lượng lớn được gửi đi.

Tùy biến các phím tắt

Nếu bạn sử dụng rất nhiều Gmail, đây sẽ là ý tưởng tốt để thiết lập phím tắt cho một số tùy chỉnh để giúp bạn thực hiện những việc lặp đi lặp lại dễ dàng hơn.

Đối với những người thích sử dụng bàn phím và muốn làm việc với thao tác nhanh hơn, thì tính năng này sẽ khá hữu ích. Nó cho phép tùy biến phím tắt để thao tác nhanh mà không cần phải dùng đến chuột.

Sau khi đã Enable tính năng này, khi bạn vào Mail Setting, sẽ có thêm 1 thẻ Keyboard Shortcuts, ở đây sẽ liệt kê 1 loạt các phím tắt mặc định ứng với những hành động, bạn có thể để mặc định hoặc tùy biến nó thích hợp hơn với thói quen của mình.

Chú ý: Để sử dụng tính năng này, bạn phải kích hoạt tùy chọn Keyboad shorcuts on ở thẻ General trong Mail Setting.