Thủ Thuật Với Google Drive / 2023 / Top 21 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 12/2022 # Top View | Globaltraining.edu.vn

Thủ Thuật Hay Với Google Drive / 2023

Google Drive là kho lưu trữ đám mây dung lượng tương đối cao, hỗ trợ nhiều tính năng và công cụ hữu ích, đáng để bạn cân nhắc khi chọn lựa sử dụng. Tuy nhiên, khi lượng dữ liệu lưu trữ đã tăng cao, vấn đề quản lý sẽ không còn dễ dàng như ban đầu. Lúc này, những thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn quản lý thư mục và các tập tin thuận tiện hơn trên Google Drive.

Thay đổi quyền truy cập của từng đối tượng với thư mục được chia sẻ

Google Drive cho phép thiết lập quyền chia sẻ dễ dàng qua nhiều phương án khác nhau, đặc biệt có thể chia sẻ cho nhóm đối tượng sử dụng địa chỉ email trong lúc cấp quyền. Tuy nhiên, với thư mục đang chia sẻ, người dùng có thể thiết lập giới hạn sử dụng tập tin hay thư mục một cách riêng lẻ với từng thành viên trong danh sách. Thao tác chia sẻ thư mục thực hiện như thông thường cùng email người nhận, sau đó mở từng tập tin và thiết lập quyền truy cập mong muốn với từng địa chỉ email.

Thống kê số lượng tập tin trong thư mục

Với Google Drive, thống kê số lượng cũng như định dạng tập tin trong thư mục không dễ dàng như việc xem Properties thư mục trên Windows. Bạn hãy bấm chuột phải lên thư mục, chọn Download, tiếp đến bấm All Items để Drive hiển thị tổng số lượng tập tin trong thư mục (bao gồm cả thư mục con), sau đó bấm Cancel nếu mục đích chỉ là thống kê số lượng tập tin trong thư mục. Ngoài ra, bạn có thể tải về phần mềm Google Drive (ht tps ://dr i v e . chúng tôi riêng biệt cho Windows và có thể xem trực tiếp số lượng tập tin dễ dàng.

Tìm kiếm trên Drive

Bản thân Google là công cụ tìm kiếm tuyệt vời, và khả năng tìm kiếm này cũng được tích hợp trong dịch vụ Drive của hãng. Với công cụ tìm kiếm có sẵn, bạn có thể nhập từ khóa với nhiều lựa chọn có sẵn như tìm theo thể loại tập tin, thiết lập chia sẻ và quyền quản trị. Ngoài ra, các thủ thuật áp dụng với công cụ tìm kiếm Google thường dùng cũng có thể sử dụng với Drive.

Xóa tập tin trùng lặp

Hiện tượng trùng lặp file vẫn xảy ra thường xuyên cả trên Windows lẫn Drive. Trên Windows có nhiều thủ thuật để loại bỏ các tập tin bị lặp, và phương án để loại bỏ các file bị lặp ở đây là tận dụng các công cụ trên Windows áp dụng cho dữ liệu trên Drive. Bạn cần phải cài đặt phần mềm Google Drive từ hãng và đồng bộ dữ liệu xuống máy tính, sau đó sử dụng phần mềm loại bỏ tập tin trùng lặp trên Windows. Các ứng dụng phổ biến là dupeGuru (http://gg.gg/ i9jo), Duplicate Files Finder (http://gg.gg/i9jp)… Đường dẫn đến dữ liệu trên Drive thường là C:UsersTên người dùngGoogle Drive.

3 Thủ Thuật Người Dùng Google Drive Cần Biết / 2023

Với những giải pháp sau đây, bạn có thể lưu các định dạng tập tin từ trang web cho đến hình ảnh, video hay tài liệu lên Google Drive một cách hiệu quả và tìm kiếm dễ dàng hơn.

Chỉ cần lưu chúng vào trong Drive và bạn có thể tìm kiếm một cách dễ dàng nhờ vào giải thuật cao cấp của Google. Tuy nhiên, bạn có thể lưu các định dạng tập tin một cách hiệu quả hơn nhờ sử dụng những giải pháp sau đây.

Lưu bài đăng lên Google Drive

Hiện chưa có một tiện ích mở rộng hay ứng dụng chính thức nào cung cấp khả năng lưu bài viết trên web lên Google Drive. Do đó, giải pháp hiệu quả nhất để thực hiện là bạn có thể in nội dung trang web đang mở từ trình duyệt thành tập tin PDF rồi sau đó chọn lưu lên Google Drive bằng tay hoặc bằng một tùy chọn có sẵn trong trình duyệt.

Lưu ảnh, video và nhiều thứ khác

May mắn là Google cho phép lưu hình ảnh, video và một vài định dạng tập tin khác trực tiếp lên dịch vụ Drive nhờ tiện ích mở rộng Save to Google Drive dành cho trình duyệt Chrome. Sau khi tải về và cài đặt tiện ích này, bạn chỉ cần nhấn chuột phải lên bất kỳ tập tin cần lưu và chọn “Save to Google Drive”.

Lưu ý là công cụ này cũng có thể lưu toàn bộ nội dung trang web, nhưng chỉ thành tập tin hình ảnh PNG chứ không phải định dạng PDF. Có một vài lựa chọn khác để lưu trang web thành định dạng HTML và bạn có thể nhìn thấy chúng nếu nhấn chuột phải vào tiện ích mở rộng Save to Google Drivevà chọn Options.

Tổ chức tập tin hiệu quả

Với khả năng tìm kiếm cao cấp của Google Drive, việc phân chia thư mục có vẻ như không cần thiết. Nhưng một khi bạn đã bắt đầu thu thập tất cả nội dung từ trang web bằng cách sử dụng các phương pháp trên, Google Drive lúc này có thể trở nên khá lộn xộn.

Lời khuyên là bạn nên tạo những thư mục riêng biệt để chứa các loại nội dung khác nhau. Một thư mục cho bài viết, một thư mục cho các tập tin âm thanh và một thư mục khác cho hình ảnh web. Việc tổ chức như vậy có thể đủ để giúp bạn tìm thấy những gì mình cần một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn.

Các Thủ Thuật Google Drive Có Thể Bạn Chưa Biết / 2023

1. Phối hợp hiệu quả với người khác

Google Drive đã sớm tạo nên những đột phá trên thị trường khi mà các tính năng hỗ trợ người dùng trong việc hợp tác với người khác của nó hiệu quả hơn bất kì công cụ nào khác.

Một cơ số người có thể cùng thao tác trên một tài liệu cùng một lúc và mọi việc vẫn diễn ra rất trơn tru. Dù mọi người sử dụng bất kì thiết bị nào, bạn sẽ luôn có thể quan sát chính xác những gì mọi người đang làm trong thời gian thực. Cùng với tính năng giúp người dùng lật lại lịch sử hoạt động rõ ràng, bạn có thể dễ dàng chỉ ra người chịu trách nhiệm cho việc xóa một ô trong bảng biểu chẳng hạn.

Hiện nay Google Drive cho phép 200 người có thể cùng thao tác trên 1 tài liệu, và chỉ 50 người được phép truy nhập một tài liệu cùng một lúc, nhưng đối với 99% người sử dụng, như vậy là quá đủ.

2. Công khai chia sẻ tài liệu và kiểm soát quyền truy cập

Không chỉ chia sẻ và cộng tác với những người mà bạn mời, bạn còn có thể thiết lập tài liệu ở chế độ công khai (public). Khi đó, ai cũng có thể xem hoặc chỉnh sửa, do đó, người dùng vô danh có thể chỉnh sửa tài liệu của bạn, miễn là họ có đường link truy cập.

Nếu bạn là người sử dụng Google Drive thường xuyên, bạn có thể có một núi các văn bản được chia sẻ từ người khác. Đôi khi, thật là khó có thể nhớ chính xác tên của các tài liệu. Đừng lo lắng, có một giải pháp cho việc này. Trước tiên, bạn có thể kiểm tra thư mục Shared with me (“Chia sẻ với tôi”) để xem danh sách các tài liệu đã được chia sẻ với bạn. Nếu danh sách đó quá dài, chỉ cần tìm kiếm bằng tên người hoặc email, và Drive sẽ hiển thị danh sách tất cả các các tài liệu đến từ người đó

4. Kéo và thả để tải file lên

Để tải file lên Google Drive, hãy nhấp vào nút màu đỏ lớn ngay ở góc trái, và chọn chức năng “File Upload” (Tải lên). Tuy nhiên, bạn không cần phải trải qua một số bước với vài cú nhấp chuột và thao tác tìm file hay folder trong máy. Bạn có thể kéo và thả file từ cửa số Windows Explorer hoặc MacOS Finder ngay vào thư mục trên Google Drive và file sẽ tự động được tải lên.

5. Sử dụng google drive trên điện thoại để quét và nhận dạng ký tự quang học

Bạn có thể sử dụng ứng dụng Google Drive trên điện thoại để chụp ảnh của các tài liệu, bảng hiệu, danh thiếp v.v và để bộ nhận dạng ký tự quang học (OCR) quét chúng và làm cho những nội dung này trở nên tìm kiếm được; hoặc lưu dưới dạng .pdf và file này sẽ được tự động tải lên Drive của bạn.

6. Dễ dàng tích hợp với gmail

Một lý do quan trọng để chuyển sang dùng Google Drive là khi bạn là người gắn với Gmail cả ngày. Lợi ích lớn nhất là khi đính kèm tệp. Bạn có thể thêm các tập tin trực tiếp từ Drive mà không cần phải chờ đợi để tải lên, thêm vào đó bạn có thể đính kèm các tập tin có dung lượng lớn hơn RẤT nhiều, hãy thử 10GB thay vì 25MB tiêu chuẩn của Gmail.

7. Ứng dụng di động chuyên biệt để biên tập

8. Tự động chuyển đổi sang định dạng google văn bản

Tôi vừa yêu vừa ghét tính năng này. Bạn có thể tải file Word và Excel lên Drive và nó sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn để mở file bằng ứng dụng của Google. Tuy việc chuyển đổi định dạng các tài liệu giúp người dùng dễ dàng cộng tác với người khác, cũng như có thể chỉnh sửa từ điện thoại di động, thì văn bản và bảng tính của Google vẫn không có nhiều tích năng và tùy biến như bộ Microsoft Office trên máy tính. Vì vậy, điều này có thể làm cho tài liệu bị mất định dạng ban đầu. Một trong những thứ tôi ghét nhất là các ô trong Excel bị mất màu.

9. Sử dụng bảng câu hỏi để thu thập dữ liệu

Có một loạt các trang xây dựng bảng hỏi trên Internet, nhưng Google Drive độc đáo ở chỗ là nó hoàn toàn miễn phí và cho phép người dùng sử dụng không giới hạn. Thêm vào đó, nó tích hợp rất tốt với với các bảng tính. Kết quả của mỗi một lượt trả lời sẽ trở thành một hàng trong một bảng tính, và sau đó bạn có thể kéo dữ liệu đó vào các bảng tính khác và sử dụng chúng. Khá tuyệt đấy.

10. Tạo hình ảnh đẹp trong drive

Nếu bạn muốn thêm hình ảnh vào tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng, hãy thử công cụ Drawing. Ở menu Insert trong văn bản, bảng tính, hay Slides, hãy chọn Drawing. Phiên bản thu nhỏ của ứng dụng Drawing sẽ giúp bạn tạo nên một tác phẩm nghệ thuật dễ dàng. Nó không phải là Photoshop, nhưng nó khá là tuyệt cho các hình khối cơ bản.

11. Chế độ double full screen

Nhấp chuột vào menu View, sau đó chọn Full Screen. Thao tác này sẽ loại bỏ các thanh công cụ ứng dụng và các tùy chọn, để lại một màn hình sạch sẽ. Để kích hoạt chê độ “Double Full Screen”, hãy nhấn F11 để trình duyệt ở chế độ toàn màn hình.

Để sử dụng tối đa sức mạnh của bất kỳ phần mềm nào, bạn cần phải nắm vững các phím tắt. Và đương nhiên, để trở thành một “ninja” Google Drive, bạn cần truy nhập vào Drive của mình, nhấn Ctrl + / để mở danh sách tất cả phím tắt.

13. Cách thay đổi quyền sở hữu thư mục trong Google Drive

Tại giao diện Google Drive, chúng ta lựa chọn thư mục hoặc file muốn chuyển quyền sở hữu, chỉnh sửa. Nhấp chuột phải vào thư mục đó và chọn Share.

Tiếp đến, bạn hãy nhập tên hoặc địa chỉ email của người muốn chuyển quyền sở hữu thư mục, file. Nhấn Send để chia sẻ thư mục, file cho tài khoản đó.

Trong giao diện Sharing Settings, chúng ta sẽ nhìn thấy tài khoản của bạn với thông báo sở hữu file Is owner. Ngay bên dưới là tài khoản mà chúng ta muốn chuyển quyền sở hữu. Nhấn chọn vào biểu tượng hình bút Edit file directly và tích chọn và Is owner để thay đổi quyền sở hữu thư mục.

Ngay sau đó bạn sẽ thấy quyền sở hữu của thư mục và file đó đã chuyển sang cho tài khoản mà chúng ta lựa chọn, với thông báo Is owner. Nhấn Save changes để lưu lại thay đổi.

Google Drive sẽ gửi thông báo về việc chuyển quyền sở hữu thư mục, file. Nhấn Yes để hoàn thành việc chuyển đổi.

Cuối cùng nhấn Done để thoàn thành các công đoạn.

14 Thủ Thuật Hay Tận Dụng Tiện Ích Miễn Phí Của Google Drive / 2023

Google Drive là một trong số những dịch vụ lưu trữ đám mây hàng hà sa số ngoài thị trường. So với 2 đối thủ sừng sỏ là Dropbox và Onedrive (tên cũ là Skydrive), tất cả đều có điểm yếu và điểm mạnh để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Nếu bạn đang dùng cả 3, bạn có thể rất cần những thủ thuật để tận dụng hết lợi ích từ 3 dịch vụ lưu trữ đám mây hàng đầu thị trường này.

Riêng về Google Drive, bạn nên tận dụng hết 13 thủ thuật này để giúp ích hiệu quả cho công việc của mình. Với lợi thế là liên kết với tài khoản Google, bạn có nhiều dịch vụ hữu ích liên kết với Google Drive với 15GB dung lượng miễn phí. Đây là dịch vụ có dung lượng miễn phí lớn nhất thị trường.

1. Đính kèm file từ Google Drive vào gmail

Tại sao phải dùng Google Drive để gửi file đính kèm trong email? Vì khi file của bạn trên 25MB, gần như không hệ thống mail nào cho đính kèm trực tiếp và gửi đi. Vì thế, Google Drive sẽ giải quyết cho bạn phần khó này.

Không giống như các tệp đính kèm thường gặp, bạn cứ tải file đính kèm lên email. Nếu file quá 25MB thì Gmail tự động chuyển qua lưu trữ trên Google Drive và sẽ báo cho bạn biết. Khi mail gửi đi, link file đính kèm sẽ cho bạn lựa chọn cách thức chia sẻ file với người nhận thế nào.

2. Các phím tắt nên biết của Google Drive

Google Drive cho bạn dùng một số phím tắt riêng để thao tác nhanh trên trình duyệt. Danh sách các phím tắt như sau:

Phím tắt Tính năng

S Đánh dấu sao hoặc bỏ dấu sao để làm nổi bật file

X Chọn hoặc bỏ chọn file nổi bật.

. Chia sẻ file đang chọn.

J hoặc K Điều hướng đến mục trước hoặc mục tiếp theo trong danh sách mà không chọn nó.

↑ hoặc ↓ Chọn mục trước hoặc mục tiếp theo trong danh sách.

Shift + ↑  hoặc Shift + ↓ Chọn nhiều mục trước hoặc mục tiếp theo

Shift + A Chọn hết các tập tin.

Shift + N Bỏ chọn hết các tập tin.

Shift + T Tạo file văn bản mới.

Shift + P Tạo file trình bày mới

Shift + S Tạo file bảng tính mới.

Shift + D Tạo file bản vẽ mới.

Shift + F Tạo thư mục mới.

Ctrl + Alt + G Mở lại lịch sử chỉnh sửa cũ.

3. Dùng biểu mẫu (Google Form) để thu thập dữ liệu

Bạn có thể tạo biểu mẫu để giúp bạn thu thập dữ liệu. Bất kỳ thông tin nào đã được nhập vào biểu mẫu sẽ được tự động biên dịch thành file Bảng tính.

Bạn có thể tạo một biểu mẫu mới bằng cách nhấp vào nút Tạo và chọn Biểu mẫu.

Bạn có nhiều loại câu hỏi và trả lời để thu thập dữ liệu. Bạn có thể sử dụng câu trả lời bằng chữ, hộp đấu tích, câu nhiều lựa chọn, danh sách, tỷ lệ và đánh giá theo thang điểm. Khi bạn đã tạo biểu mẫu, bạn có thể dễ dàng chia sẻ nó với người khác bằng cách cung cấp một liên kết trực tiếp đến biểu mẫu hoặc gửi nó đến email của họ.

4. Lưu hình ảnh website vào Google Drive

Nếu bạn muốn lưu ngay hình ảnh, tài liệu, âm thanh và video HTML5 vào Google Drive, bạn cài đặt tiện ích mở rộng Lưu vào Google Drive Chrome.

Với tiện ích mở rộng, bất cứ khi nào bạn nhấp chuột phải vào liên kết hoặc hình ảnh, bạn sẽ có tùy chọn lưu hình ảnh hoặc liên kết trực tiếp vào Google Drive.

5. Biên tập hình ảnh trực tiếp trên Google Drive

Cài đặt Trình chỉnh sửa Pixlr trên trình duyệt web Chrome của bạn sẽ cho phép bạn chỉnh sửa ảnh trên Google Drive. Khi bạn có Pixlr Editor, nhấp chuột phải vào bất kỳ hình ảnh nào của bạn và mở nó. Pixlr Editor đi kèm với nhiều công cụ cơ bản như Photoshop. Nó đủ cho các nhu cầu chỉnh sửa cơ bản.

6. Thêm bộ lọc (filter) cho ảnh trên Google Drive

Bạn muốn chỉnh hình như Instagram?

Bạn có thể dùng Pixlr Express. Pixlr Express là phần mở rộng chỉ hoạt động trên Google Chrome. Sau khi cài đặt, nhấp chuột phải vào bất kỳ ảnh nào trong Google Drive của bạn và mở nó bằng Pixlr Express. Bạn có thể chọn từ nhiều bộ lọc, đường viền, phông chữ và hiệu ứng dịch chuyển độ nghiêng.

7. Nghe nhạc trực tiếp

Theo mặc định, bạn chỉ có thể tải xuống các tệp nhạc từ trang web Google Drive. Nếu bạn muốn nghe những tệp đó, bạn có thể cài đặt Drive Music cho trình duyệt web Google Chrome của mình. Sau khi cài đặt, bất cứ khi nào bạn nhấp vào tệp nhạc, Drive Music sẽ khởi chạy trong một tab riêng có các chức năng cơ bản tương tự như trình phát nhạc.

8. Biên tập Video

Cài đặt chương trình mở rộng Pixorial Video vào trình duyệt Google Chrome, bạn có thể xem video trong Google Drive qua phần mềm nay. Từ đó, bạn có thể kết hợp các công cụ biên tập video như combine, trim, title, transition và chèn âm thanh.

9. Tạo, biên tập và lưu trữ mindmap

MindMeister là ứng dụng của Chrome cho phép bạn tạo mind map ngay trên trình duyệt. Bạn có thể lưu nó vào Google Drive. Nó cũng giúp bạn biên tập nội dung bất cứ khi nào.

10. Thêm Google Drive vào mục Send to của Window

Đầu tiên, bạn phải cài chương trình Sao lưu và Đồng bộ trong link này: https://www.google.com/drive/download/

Nhấn tổ hợp phím: Window + R

Gõ dòng lệnh: Shell:sendto

Trong thư mục Send To, nhấp chuột phải chọn tạo shortcut mới. Chọn trong mục [User] và chọn Google Drive. Nhấn next và finish là xong.

11. Khôi phục lại file đã xóa hoàn toàn trong thùng rác (Trash)

Tất cả các file bạn xóa, file được giữ lại trong thùng rác khoảng 30 – 45 ngày. Bạn có thể vào đây khôi phục lại file như Recycle Bin trong windows nếu file chưa bị xóa. Lưu ý là file lưu trong thùng rác cũng ngốn dung lượng miễn phí 15GB tài khoản Google của bạn.

Nhưng lỡ file đã xóa hoàn toàn trong thùng rác thì sao?

https://support.google.com/drive/contact/missing_items

12. Khôi phục những bản chỉnh sửa cũ bằng tính năng Revision History

Mở một tệp từ trang web Google Drive và nhấn Ctrl + Alt + G nơi bạn có thể thấy bảng điều khiển ở bên phải màn hình hiển thị các bản sửa đổi mà bạn đã thực hiện trong quá khứ. Chọn bản mà bạn cảm thấy ưng ý nhất và tiếp tục chỉnh sửa.

13. Vô hiệu hóa tự động xóa file lịch sử cũ

Theo mặc định, Google Drive cho phép bạn khôi phục 100 lần sửa đổi tệp trước đó. Bạn có thể có số lượng bản sửa đổi không giới hạn. Bù lại bạn phải hy sinh không gian lưu trữ. Để tắt tính năng xóa tự động, nhấp chuột phải vào tệp trên trang web Google Drive và chọn Quản lý bản sửa đổi.

Một cửa sổ khác sẽ bật lên; chọn sửa đổi tập tin bạn không bao giờ muốn xóa. Danh sách sẽ dài hơn nếu bạn có nhiều bản sửa đổi được đồng bộ hóa với Google Drive.

14. Trải nghiệm những ứng dụng hỗ trợ miễn phí

Cùng với kho ứng dụng của Chrome, Drive cũng được hưởng nhờ sự phát triển của những ứng dụng này. Trong phạm vi bài này có thể không nói hết, bạn có thể khám phá từ từ để tận dụng hết lợi ích từ nó.

Mua thêm dung lượng Google Drive: https://one.google.com/storage?i=m&utm_source=drive&utm_medium=web&utm_campaign=widget_normal

Ủng hộ:

Thêm dung lượng Onedrive khi đăng ký theo link: https://onedrive.live.com?invref=42e821f76aefcc1b&invscr=90

Thêm dung lượng Dropbox khi đăng ký theo link: https://db.tt/M8UnrECaVg

Thêm dung lượng Mediafire khi đăng ký theo link: https://www.mediafire.com/?elp249j