Thủ Thuật Với Outlook / TOP 11 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Dùng chung sổ địa chỉ giữa MS Outlook và Outlook Express.

Nếu cùng lúc bạn muốn sử dụng MS Outlook và Outlook Express thì hãy dùng chung sổ địa chỉ để tiết kiệm thời gian. Thủ thuật nhỏ này sẽ giúp bạn.

Đổi tên biểu tượng Outlook trên màn hình Desktop.

Thủ thuật giúp bạn đổi tên biểu tượng Outlook trên màn hình Desktop thành tên của riêng bạn.

Phục hồi biểu tượng Outlook 2000/2002 trên Desktop.

Nếu cùng lúc bạn muốn sử dụng MS Outlook và Outlook Express thì hãy dùng chung sổ địa chỉ để tiết kiệm thời gian. Thủ thuật nhỏ này sẽ giúp bạn.

Khởi động Registry Editor, tìm đến khóa HKEY_LOCAL_MACHINE Software Microsoft Windows CurrentVersion explorer Desktop NameSpace. Tạo một khóa mới trong cửa sổ bên trái với tên {00020D75-0000-0000-C000-000000000046}.

Logoff để cập nhật lại Registry, bạn sẽ thấy biểu tượng Outlook được phục hồi trên màn hình Desktop.

Mặc định, khi bạn khởi động Outlook Express thì Windows Messenger cũng khởi động theo, nếu không dùng Windows Messenger thì thủ thuật này giúp bạn không cho nó khởi động cùng Outlook Express.

Tìm đến khoá bên dưới trong Registry Editor, tạo một giá trị kiểu DWORD mới với tên ” Hide Messenger ” nếu chưa có và gán dữ liệu cho nó là 2 để không cho phép Windows Messenger khởi động cùng Outlook Express.

System Key: HKEY_LOCAL_MACHINE SOFTWARE Microsoft Outlook Express Name: Hide Messenger Type: REG_DWORD Value: 2 – không cho Windows Messenger khởi động cùng Outlook Express.

Không cho phép thay đổi tài khoản trong Outlook Express.

Để đảm bảo Outlook Express trên máy bạn đang dùng là của riêng bạn, không có bất kỳ tài khoản nào được thêm vào. Thủ thuật này giúp bạn vô hiệu hóa chức năng thay đổi tài khoản trong Outlook Express.

Tìm đến khoá bên dưới trong Registry Editor, tạo một giá trị kiểu DWORD mới với tên ” No Modify Accts ” nếu chưa có và gán dữ liệu cho nó là 1 để không cho phép thay đổi tài khoản sử dụng trong Outlook Expre ss.

System Key: HKEY_LOCAL_MACHINE SOFTWARE Microsoft Outlook Express Name: No Modify Accts Type: REG_DWORD Value: 0: mặc định, 1: không cho phép thay đổi các tài khoản.

Khởi động chế độ ghi nhật ký trong Outlook 2000

Mặc định, Outlook 2000 không sử dụng chế độ ghi nhật ký khi làm việc với Internet, SMTP, POP. Thủ thuật này giúp bạn khởi động chế độ này.

Khi đó, trong thư mục C:WindowsTempOutlook Logging sẽ có 3 tập tin được tạo ra ghi nhật ký làm việc của Outlook với internet (InetXP.txt), nhận mail bằng POP (pop3log.txt), gửi mail bằng SMTP (sm tplog.txt).

Khởi động chế độ ghi nhật ký trong Outlook 2000

Mặc định, Outlook 2000 không sử dụng chế độ ghi nhật ký khi làm việc với Internet, SMTP, POP. Thủ thuật này giúp bạn khởi động chế độ này.

Khi đó, trong thư mục C:WindowsTempOutlook Logging sẽ có 3 tập tin được tạo ra ghi nhật ký làm việc của Outlook với internet (InetXP.txt), nhận mail bằng POP (pop3log.txt), gửi mail bằng SMTP (sm tplog.txt).

Tắt màn hình giới thiệu Splash của Outlook Express.

Màn hình Splash là màn hình giới thiệu khi bạn khởi động các ứng dụng để giới thiệu về tên, số phiên bản … Màn hình này làm mất một chút thời gian của chúng ta, thủ thuật này hướng dẫn bạn tắt nó đi.

Thay đổi địa chỉ thư mục chứa mail

Thủ thuật này hướng dẫn bạn thay đổi thư mục chứa mail để dễ quản lý Outlook của mình hơn.

Thay đổi trang web khởi động của Outlook Express.

Mỗi khi bạn khởi động Outlook Express, ở màn hình bên phải có một trang Web được tải lên. Bạn có thể thay thế trang web này bằng một trang khác tùy thích.

Thay đổi tiêu đề cửa sồ Outlook Express.

Bạn muốn thay chữ Oulook Express trên thanh tiêu đề của ứng dụng này bằng một từ khác theo ý bạn, rất đơn giản với hướng dẫn sau.

User Key: HKEY_CURRENT_USERIdentities {E0BD0F8F-E698-4CC0-B98D-55516645E877} Software Microsoft Outlook Express 5.0 (6.0) Name: WindowTitle Type: REG_SZ Value: Nội dung cho thanh tiêu đề.

Lưu ý! Xóa giá trị WindowTitle để trả về tiêu đề mặc định khi cần.

Thu nhỏ Outlook 2002 xuống khay hệ thống.

Mặc định, khi khởi động Outlook 2002 sẽ nằm trên thanh tác vụ (Taskbar), thủ thuật này làm cho nó thu nhỏ thành một biểu tượng trong khay hệ thống.

Tìm đến khoá bên dưới trong Registry Editor , tạo một giá trị kiểu DWORD mới với tên ” MinToTray ” nếu chưa có và gán dữ liệu cho nó là 1 để thu nhỏ Outlook 2002 xuống khay hệ thống.

Một trong những thói quen của người dùng Outlook là lưu trữ quá nhiều email. Mặc dù bạn không sử dụng các email này, không hề mở nhưng Outlook vẫn load các email này. Đây chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến Outlook bị chậm.

1. Tự động lưu trữ thư mục

Một trong những thói quen của người dùng là lưu trữ quá nhiều email. Mặc dù các email mà bạn không sử dụng, không mở nhưng Outlook vẫn load các email này. Đây chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến Outlook bị chậm.

Nếu muốn lưu trữ tất cả các email cũng, bạn có thể lưu các email này ra một thư mục riêng để có thể truy cập bất cứ khi nào cần thiết để Outlook hoạt động nhanh hơn.

Để lưu trữ bất kỳ một thư mục nào đó, bạn kích chuột phải vào thư mục đó rồi chọn Properties.

Mặc dù thiết lập mặc định khá ổn, tuy nhiên bạn có thể tiến hành điều chỉnh một số tùy chọn khác.

Theo mặc định Outlook sẽ lưu trữ email cũ của bạn trong khoảng 6 tháng hoặc hơn. Bạn có thể tùy chọn này nếu cần. Với người dùng Outlook, trung bình chỉ cần lưu trữ email trong vòng 2 tháng là hợp lý.

2. Vô hiệu hóa/gỡ bỏ Add-ins

Lúc này trên màn hình bạn sẽ nhìn thấy danh sách các Add-ins được cài đặt. Chỉ cần bỏ tích một Add-ins mà bạn muốn vô hiệu hóa hoặc sử dụng nút Remove ở phía bên phải để gỡ bỏ một Add-in.

3. Luôn update (cập nhật) Outlook

Cập nhật Outlook cùng các phiên bản Window update để đảm bảo rằng bạn đã cài đặt tất cả phiên bản Outlook update mới nhất. Các bản vá lỗi của Microsft có thể khắc phục một số lỗi để tăng tốc Outlook, hoạt động nhanh hơn.

4. Nén file PST

Khi bạn sử dụng Outlook và lưu trữ dữ liệu, các file PST sẽ ngày càng nhiều hơn. Thậm chí khi bạn xóa tất cả các dữ liệu thì file PST vẫn còn nguyên đó và không hề bị xóa. Điều này là nguyên nhân dẫn đến Outlook càng ngày càng chậm và khối lượng file PST ngày càng nhiều hơn. Do đó để khắc phục vấn đề này bạn nên nén file PST lại.

Để nén file PST, bạn vào Tools chọn Account Settings (đối với Outlook 2007) hoặc vào File chọn Account Settings (với các phiên bản khác).

5. Vô hiệu hóa RSS Feed

Theo mặc định, Outlook tìm nạp RSS Feed từ Internet Explorer để thêm vào Outlook Client. Tuy nhiên bạn nên vô hiệu hóa tính năng này để Outlook hoạt động nhanh hơn bởi khi nhận quá nhiều feed, RSS Feed chính là nguyên nhân khiến Outlook chậm hơn rất nhiều.

Trên cửa sổ Advanced Options, bạn bỏ tích tùy chọn Sync RSS Feeds to the Common Feed List để vô hiệu hóa tính năng RSS Feed.

Ngoài ra bạn nên xóa tất cả feed không cần được lưu trữ trên Outlook bằng cách vào Account Settings rồi thực hiện các bước tiếp theo.

Về cơ bản, cách dùng Outlook 2013 không có nhiều khác biệt so với các phiên bản Outlook trước đó. Nhưng có một số tính năng mới được thêm vào giúp cho trải nghiệm người dùng trên Outlook tốt hơn.

Giao diện Outlook 2013

Thay đổi cửa sổ trả lời – chuyển tiếp

Theo mặc định khi bạn trả lời hay chuyển tiếp 1 email nào đó trong các phiên bản trước thì một cửa sổ mới sẽ được mở ra. Tuy nhiên với Outlook 2013 thì khi bạn bấm vào trả lời/chuyển tiếp 1 tin nhắn từ bên trong cửa sổ đọc thì sẽ được chuyển sang khung trả lời như vị trí của khung đọc. Nhiều người dùng có thể cảm thấy không thích với cửa sổ trả lời thư như thế này, muốn trở về khung trả lời tại 1 cửa sổ mới thì thực hiện 1 số thay đổi như bên dưới chuyển về phong cách cũ.

Từ giao diện Outlook 2013, truy cập bản tùy chọn bằng cách vào File/Options. Vào thẻ Mail, kéo xuống dưới mục Replies and forwards. Gỡ bỏ đánh dấu khỏi dòng Use inline replies when replying or forwarding. Cuối cùng bấm Ok và trở ra kiểm tra kết quả. Từ đây khi bạn bấm vào nút trả lời hay chuyển tiếp thì sẽ được đưa đến cửa sổ riêng giống các phiên bản trước. Lưu ý rằng khi bạn tạo 1 thư mới thì vẫn được mở ra với cửa sổ mới theo mặc định, tùy chỉnh ở đây chỉ có tác dụng khi bạn trả lời hoặc chuyến tiếp 1 nội dung bất kỳ.

Thay đổi đơn vị đo nhiệt độ trong Outlook 2013

Một tính năng khá thú vị trong Outlook 2013 là có hiển thị thông tin nhiệt độ thời tiết được nằm phía trên cùng của bảng lịch. Và mặc định thông tin thời tiết được hiển thị là ở New York và nó không phụ thuộc vào múi giờ cấu hình trong Outlook. Bạn bấm vào mũi tên bên cạnh địa điểm và chọn Add location rồi nhập địa điểm cần nhập vào. Công cụ này rất hữu ích khi bạn có kế hoạch cho các chương trình và sự kiện. Ví dụ như bạn có thể xem trước được thời tiết của những ngày tiếp theo trước khi lên kế hoạch cho 1 chương trình, sự kiện nào đó và chắc chắn ngày đó có nhiệt độ tốt, trời không mưa hay âm u. Tuy nhiên, theo mặc định thì thông tin thời tiết hiển thị theo độ F(Fahrenheit) – đơn vị nhiệt độ ít ai để ý hay sử dụng đối với Việt Nam. Để chuyển sang đơn vị đo nhiệt độ thông thường là C thì bạn hãy thực hiện theo 1 vài bước đơn giản sau.

Từ cửa số Outlook, truy cập bảng tùy chon bằng cách vào File/Options. Vào thẻ Calendar và kéo xuống dưới cuối trang để tìm mục chỉnh sửa thời tiết – Weather. Bạn chuyển sang hiển thị bằng đơn vị C (Celsius) bằng cách chọn sang nó rồi bấm Ok. Cài đặt thời tiết sẽ thay đổi từ F sang C ngay lập tức.

Thay đổi chế độ xem trước nội dung

Theo mặc định Outlook sẽ hiển thị 1 dòng mô tả của mỗi email để người dùng có thể xem trước và tìm email dễ dàng. Tính năng này rất tốt nhưng có thể tiết lộ chút ít thông tin nhạy cảm bên trong các email đó mà bạn không muốn người khác nhìn thấy. Nếu bạn cần bảo mật thì có thể tắt chế độ xem trước trong Outlook, và ngược lại nếu người dùng muốn mở rộng nội dung tin nhắn cần xem trước thì có thể bổ sung thêm.

Khi chọn thay đổi hiển thị, Outlook sẽ hỏi bạn có muốn áp dụng cho thư mục hiện hành hoặc là tất cả email trong thư. Chỉ cần chọn 1 trong 2 cái mà bạn muốn và sau đó quá trình sẽ bắt đầu. Sự thay đổi sẽ như thế này, ở đây tác giả thực hiện với quá trình tắt bỏ và hiển thị 3 dòng xem trước.

Thay đổi Font và màu của thư chưa đọc

Theo mặc định trong Outlook 2013 thì các là thứ chưa đọc sẽ có thông báo màu xanh và được in đậm lên. Tuy nhiên như thế vẫn khó phát hiện đối với những người không quen. Để đơn giản hóa việc tìm kiếm để xem các tin nhắn mới đến, người dùng có thể tùy chỉnh việc thay đổi màu sắc văn bản hoặc có thể thay đổi Font hiển thị cho những thư chưa đọc.

Đối với Outlook, mặc định hiển thị cho thư là văn bản màu đen trên nền trắng. Và tin mới chưa đọc sẽ được in đậm nhưng chỉ hiển thị trong phần mô tả. Để làm nổi bật các tin nhắn mới, người dùng có thể thường xuyên thay đổi màu sắc hoặc font chữ cho các email này.

Tại giao diện Outlook đang sử dụng, chuyển sang thẻ View và chọn View Settings bên trong thẻ View này. Trong cửa sổ View Settings, bạn tìm chọn và bấm vào nút Conditional Formating. Tại cửa sổ tùy chọn thiết lập, bạn chọn vào mục Unread messenges, sau đó bấm vào nút Font để thay đổi phông chữ, kiểu chứ và màu hiển thị cho các lá thư chưa đọc.

Tùy chọn này sẽ cho phép người dùng thay đổi phông chữ mà màu sắc cho nhiều những loại thư khác nhau như: thư chưa đọc, nhóm thư…

Thêm đường viền giữa các Email

Trong phiên bản Outlook 2013, mặc định các email trong hộp thư đến hiển thị trên nền trắng mà không có bất kỳ dải phân cách nào giữa các email. Điều này làm cho việc tìm kiếm và quản lý email trong Outlook trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi các thiết lập mặc định trong Outlook, và tùy chọn hiển thị đường phân cách giữa các Email, điều này sẽ giúp cải thiện khả năng hiển thị bằng cách cho phép người dùng tùy chọn phân biệt giữa các Email dễ dàng hơn.

Từ giao diện sử dụng của Outlook, bạn chuyển sang thẻ View, rồi bấm vào nút View Settings.

1. Thay đổi số dòng hiển thị trong phần Message Preview

Mặc định, bạn sẽ chỉ thấy được 1 dòng của email được preview trong cột giữa của Outlook như thế này:

Cài đặt này sẽ hiển thị nhiều nội dung email hơn

2. Chọn thư mục mặc định khi mở Outlook

Mặc định trong Outlook khi mở lên bạn sẽ đứng ở thư mục Inbox tổng. Nếu muốn bạn có thể ẩn bớt thông tin trong mục Inbox. Bạn hãy thực hiện theo bước sau: File / Options / Advanced / Outlook start and exit sau đó chọn tới thư mục mặc định mà bạn muốn thấy khi mở lên.

Cài đặt cho phép bạn ẩn bớt thông tin mục Inbox

3. Tạo thư mục tìm kiếm

Nếu có nhu cầu tách các mail chưa đọc (Unread), bạn có thể tạo Search Folder để dễ dàng tìm kiếm và áp dụng tips 2 ở trên.

Thao tác này chỉ có ý nghĩa với tìm kiếm

4. Clean up Folder

Outlook cho phép bạn lên lịch gửi mail trước vào tương lai, nên bạn có thể lên lịch gửi một email đã soạn từ trước.Để thực hiện tính năng này, bạn vào cửa sổ soạn email, chọn thẻ Options, chọn Delivery Options và cài đặt thời gian trong chỗ “Do not deliver before…”

Outlook cho phép bạn lên lịch gửi mail trước vào tương lai

Cuối cùng, bạn chỉ cần bấm gửi và sẽ thấy thư được chạy vào thư mục Outbox trong hàng đợi.

6. Sử dụng Quick Steps

QuickStep là tính năng cho phép bạn gán vào những hành động được chỉ định

7. Mở nhiều cửa sổ Outlook

Mở nhiều cửa sổ 1 lúc với Outlook

Ngược lại khi tắt, bạn có thể tắt từng cửa sổ một bằng cách nhấn vào dấu X ở bên tay phải, hoặc muốn tắt hết 1 lúc thì vào File /Exit.

8. Thay đổi tên trên tài khoản Outlook

9. Khởi chạy Outlook bằng lệnh

Outlook cho phép bạn có thể chạy được nhiều tác vụ bằng các câu lệnh mà không cần phải thao tác trực tiếp trên giao diện GUI.

Ví dụ bạn cần gửi một email tới địa chỉ abc@dammaynho.vn, bạn chỉ việc mở Run lên và gõ vào

outlook.exe /c chúng tôi /m abc@dammaynho.vn

hoặc nếu bạn muốn gửi kèm attachment thì bạn dùng câu lệnh sau:

outlook.exe /c chúng tôi /m bathi@dammaynho.vn /a "D:attachment.xlsx"