Thủ Thuật Với Word 2013 / Top 4 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 2/2023 # Top View | Globaltraining.edu.vn

6 Thủ Thuật Hay Cho Word 2013

Chuyển nhanh Line Spacing mong muốn

Thông thường, sau khi đã gõ thô một văn bản vào Word xong, bạn bắt đầu xử lý các vấn đề quy chuẩn như canh lề, tiêu đề,… Trong đó, vấn đề giãn dòng được quan tâm không kém phần. Thay vì phải tìm đến đoạn văn bản (hay toàn bộ văn bản) cần giãn dòng theo ý muốn, sau đó đi tìm tính năng Line and Paragraph Spacing rồi chọn kiểu giãn dòng mong muốn, thì ta có cách nhanh gọn hơn nhiều.

Bạn có thể thay đổi khoảng cách dòng trên một đoạn duy nhất, một trang hoặc toàn bộ tài liệu của mình chỉ với hai tổ hợp phím đơn giản nhất.

Để thực hiện, bạn phải đặt con trỏ chuột tại nơi cần chỉnh giãn dòng, tiếp theo có ba tùy chọn cho bạn.

– Ctrl + 1: Tổ hợp phím này sẽ căn chỉnh các dòng ở khoảng cách đều nhau, tức là ở mức 1.0. Tuy nhiên, nhìn tài liệu của chúng ta lúc đó sẽ rất khít dòng, gây cảm giác khó đọc.

– Ctrl + 2: Nhấn tổ hợp phím này, Word sẽ căn chỉnh dòng mở mức 2.0, tức là gấp đôi khoảng cách đều nhau. Với cách giãn dòng này, bạn sẽ đọc thoải mái hơn, không sợ mỏi mắt nhưng lại xuất hiện tình trạng quá phung phí giấy nếu in ra.

– Ctrl + 5: Đây là tiêu chuẩn có lẽ bạn nên áp dụng cho các tài liệu văn bản của mình. Các dòng được giãn cách với mức 1.5. Trông chúng rất cân đối và dễ đọc mà không gây lãng phí giấy khi in ra.

Tạo ngẫu nhiên đoạn văn bản

Có một tính năng cực kỳ thú vị trong Word mà có lẽ ít người biết đến. Đó là tính năng tạo một đoạn văn bản mẫu để hiệu chỉnh hoặc thử nghiệm hiệu ứng cho người đang học Word mà không cần phải gõ một văn bản mẫu bất kỳ.

Để làm được điều đó, bạn chỉ cần cho con trỏ về đầu dòng một đoạn hay trang mới bất kỳ, sau đó gõ cú pháp: =Rand(x1,x2).

Trong đó, x1 chính là số đoạn văn bản mà bạn muốn Word tạo ra ngẫu nhiên; x2 là số lượng câu trong mỗi đoạn được tạo.

Ví dụ, nếu gõ =Rand(2,4), thì sau khi nhấn Enter, bạn sẽ được hai đoạn văn bản tự động với số câu trong mỗi đoạn là bốn câu.

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào bất kỳ từ nào trong văn bản đang hiệu chỉnh và nhấp chuột phải một lần.

Bước 2: Trong trình đơn thả xuống vừa mới xuất hiện, bạn chọn mục Define.

Bước 3: Một bảng trình đơn sẽ mở ra cho bạn và việc tiếp theo bạn cần làm là xác định đúng nghĩa cho từ đó trong các liệt kê gợi ý của Word có sẵn.

Nếu như bộ Office bạn đang xài mà Word không có tính năng này, thì vẫn còn có cách khai thác khác. Bạn vào thẻ Insert, nhấn nút Store. Chọn vào mục Reference bên dưới Category trong mục Apps for Office screen. Trong các ứng dụng tham khảo đó, bạn chọn vào một từ điển, chẳng hạn Merriam-Webster. Màn hình lựa chọn ứng dụng xuất hiện, bạn chọn vào Trust It và sau đó Word sẽ tự tải về ứng dụng vào máy tính của bạn.

Để thực hiện thủ thuật này, bạn cần tạo tiêu đề xác định cho các đoạn văn bản trong cùng một ý chính, nhằm mục đích khi nhấp chuột vào tiêu đề đó, các đoạn văn bản trong ý đó sẽ được đưa ra.

Bước 1: Mở một tài liệu mẫu có nhiều đoạn văn bản để thực hiện. Bạn cũng có thể sử dụng lại hàm Rand phía trên nếu không muốn sử dụng trực tiếp tài liệu quan trọng.

Nhập một tiêu đề cho hai đoạn văn bản đầu tiên, sau đó chọn dòng đó và nhấp chuột chọn kiểu Heading1 từ hóm Styles trong thẻ Home.

Bước 2: Làm lại các thao tác như trên bước 1, chọn tiếp Heading1 lần nữa. Sau đó, đặt con trỏ chuột vào tiêu đề đầu tiên, nhấp chuột phải. Chú ý đến dòng Expand/Collape sẽ có một nút tam giác kế bên lệnh đó, ta rê chuột vào. Chọn vào tùy chọn Collapse Heading.

Như vậy là các đoạn thuộc về tiêu đề bạn xác định khi nãy sẽ được thu gọn lại một cách tự động.

Gạch dưới nhanh

Khi bạn muốn tạo một dòng gạch dưới ngang trang văn bản hiện hành nhanh chóng, có lẽ biện pháp lâu nay bạn vẫn sử dụng đó chính là nhấn và giữ phím gạch nối rồi đợi đến khi nó chạy đến hết dòng thì ngưng. Thay vì làm cách nghiệp dư như vậy, thủ thuật tiếp theo này sẽ hướng dẫn bạn làm nhanh hơn và bảo đảm tính chuyên nghiệp.

– Nếu thích một đường gạch đậm nét hơn, bạn có thể nhấn ba lần dấu gạch dưới (_) và cũng nhấn Enter. Như vậy, đường tạo ra lúc này sẽ có độ đậm 1.5 point.

– Nhấn ba lần dấu ngã (~) và Enter, bạn sẽ được một đường gạch dạng nhấp nhô kiểu zíc zắc.

– Nhấn ba lần dấu sao hoa thị (*) và Enter, ngay lập tức kết quả trả về là một đường ngang với các ô vuông nhỏ liên tiếp.

– Cuối cùng, nhấn phím dấu bằng (=) ba lần và Enter thực thi, một đường dài với hai gạch song song sẽ xuất hiện.

Mẹo đơn giản sắp xếp lại danh sách

Nếu bạn có một danh sách được đánh số thứ tự đầu dòng hoặc gạch đầu dòng cho mỗi ý. Nếu sau khi hiệu chỉnh xong, bạn phát hiện thứ tự các ý ở mỗi dòng không đúng như ý muốn trình bày. Ví dụ, bạn muốn sửa lại dòng số 2 là ý ở dòng 5, và số 4 nên đánh ở ý 2. Theo thói quen, ta thường sử dụng cách cut và paste đối với các ý đánh nhầm số thứ tự.

Không sao cả, bây giờ mẹo nhỏ này sẽ giúp bạn thực hiện nhanh hơn.

– Đặt con trỏ ở bất kỳ vị trí nào trong dòng muốn tác động.

– Nhấn tổ hợp phím Alt + Shift và giữ đó, sau đó bấm phím mũi tên lên hoặc xuống để di chuyển dòng đó đi lên hoặc xuống trong sách.

Việc cuối cùng bạn phải làm là chỉnh sửa lại thứ tự đếm đối với danh sách đánh số đầu dòng là xong. Thủ thuật này cực kỳ hiệu nghiệm đối với danh sách được gạch đầu dòng.

Võ Tình Thương votinhthuong9@gmail.com

9 Thủ Thuật Word 2013 Cho Nhân Sự – Thư Viện Quản Trị Nhân Sự

Có thể nói Microsoft Office là một trong những bộ công cụ văn phòng được nhiều người ưa chuộng nhất hiện nay. Với nhiều ứng dụng riêng lẻ ở bên trong như Word, Excel, Powerpoint, Outlook,…nó cho phép người dùng dễ dàng tùy biến được bất kì nội dung.

1) Lựa chọn văn bản nhanh chóng:

Trong Microsoft Word, bạn có thể chọn được toàn bộ một đoạn văn khi nhấp chuột ba lần vào bất cứ nơi nào trong đoạn văn bản đó. Hoặc nhấn phím Ctrl và nhấp vào một vị trí bất kì trong câu để chọn toàn bộ câu.

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể dễ dàng chọn một khối văn bản bất kì, tương tự như công cụ Marquee trong Photoshop, và áp dụng các định dạng cho khối văn bản được chọn. Để làm được điều này, bạn nhấn phím Alt và kéo chuột để chọn một khu vực bất kì.

2) Clipboard mở rộng:

Word có một tính năng khá hữu ích là Spike, mà bạn có thể sử dụng để cắt (di chuyển) văn bản và hình ảnh từ nhiều địa điểm khác nhau trong một tài liệu, rồi sau đó dán tất cả cùng lúc đến một vị trí bất kì.

Đầu tiên bạn phải chọn các đoạn văn bản và hình ảnh cần sử dụng rồi nhấn Ctrl + F3để chuyển vùng chọn đó vào Spike, nếu muốn thêm tiếp các nội dung khác thì bạn cũng thực hiện lại thao tác này một lần nữa. Sau đó, nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + F3 để dán nội dung trong Spike vào bất cứ nơi nào trong tài liệu mà bạn muốn.

3) Di chuyển xung quanh nhanh hơn:

Nếu đang làm việc với một tài liệu dài, bạn có thể nhấn Shift + F5 để truy cập đến các điểm mà bạn đã chỉnh sửa gần đây nhất. Ngoài ra, khi bạn mở một tài liệu hiện có hoặc được chèn trong Word, tổ hợp phím tắt Shift + F5 sẽ giúp bạn trở về vị trí đang chỉnh sửa cuối cùng trước khi đóng tài liệu.

4) Thay đổi định dạng văn bản:

Lựa chọn đoạn văn bản cần thay đổi trong Word rồi nhấn Shift + F3 để nhanh chóng chuyển toàn bộ các nội dung này sang chữ hoa, chữ thường hay chữ cái đầu tiên được viết hoa. Tính năng này khá thuận tiện nếu chẳng may vô tình bạn bật nhầm nút CAPS LOCK khi nhập văn bản.

5) Viết tại vị trí bất kì trên một trang:

Có lẽ đa số chúng ta đều không biết rằng, Word có thể được sử dụng như một tấm bảng, và bạn có thể viết văn bản ở bất cứ nơi nào trên trang. Chỉ cần kích đôi vào nơi mà bạn muốn rồi bắt đầu viết là được

6) Chuyển đổi sang Plain text:

Khi bạn sao chép một đoạn mã trên các trang web vào Word, tất cả các styles và định dạng đều được giữ lại. Tuy nhiên, có một cách khá dễ dàng để loại bỏ được những thứ này là chỉ cần chọn phần nội dung đó, rồi nhấn Ctrl + Space Bar, tất cả những văn bản có định dạng và style sẽ được chuyển đổi về dạng văn bản đơn thuần ngay lập tức

7) Di chuyển văn bản mà không cần Copy – Paste:

Hầu hết mọi người thường sử dụng Ctrl + X để cắt và Ctrl + V để dán văn bản, nhưng có một cách khác đơn giản hơn sẽ giúp bạn thay thế được việc này. Đầu tiên, bạn chỉ cần đánh dấu đoạn văn bản cần di chuyển, nhấn F2 và đặt con trỏ vào vị trí cần đến. Nhấn Enter và mọi thứ sẽ được thực hiện ngay lập tức.

8) Chèn kí tự Unicode:

9) Tính toán trực tiếp trong Word:

Lúc này, bạn sẽ thấy xuất hiện một biểu tượng hình tròn màu xám, và chỉ khi bạn tô đen biểu thức cần tính toán thì nó mới chuyển thành màu xanh. Đầu tiên, bạn cần viết biểu thức Toán trong tài liệu của bạn, đánh dấu nó và nhấn nút Calculate, ngay lập tức kết quả sẽ được hiển thị ở trên thanh trạng thái bên dưới cùng.

Nguồn: Sưu tầm

Một Số Thủ Thuật Ít Người Biết Với Microsoft Word

A. Tạo văn bản tự động.

Trong quá trình giảng dạy, thay vì phải mở một văn bản có sẵn hoặc copy một đoạn văn bản nào đó từ internet để minh họa, các bạn có thể sử dụng 2 lệnh sau đây để Word tự tạo ra các đoạn văn bản cho mình. Thao tác như sau:

    Khởi động Word (file Word mới hoặc file đã soạn thảo)

    Gõ 1 trong 2 lệnh sau vào vị trí muốn chèn thêm các đoạn văn bản (bấm liên tiếp không có khoảng cách).

    =rand(p,w) =lorem(p,w)

    Bấm phím Enter.

    Trong đó:

    p: là số đoạn văn bản muốn tạo.

    w: là số câu trong một đoạn.

    B. Thêm ngày giờ.

    Trong khi soạn thảo đôi khi bạn muốn chèn ngày giờ của hệ thống vào trong văn bản, đơn giản bạn chỉ cần:

    Để chèn ngày hiện tại vào văn bản của bạn, nhấn tổ hợp phím Shift + Alt + D.

    Nếu muốn chèn giờ hiện tại thì thực hiện tổ hợp phím Shift + Alt + T.

    Nếu vào thời điểm khác bạn muốn cập nhập lại các giá trị ngày giờ đã chèn hãy bấm vào vị trí ngày, giờ muốn cập nhập và bấm phím F9.

    C. Thay đổi kiểu chữ.

    Khi soạn thảo văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi kiểu chữ thành tất cả in hoa, tất cả in thường, viết hoa đầu câu hay viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ… bằng cách chọn đoạn văn bản muốn đổi, chọn nút lệnh Change Case trong thẻ Home rồi chọn:

    Sentence case: Viết hoa chữ cái đầu câu.

    lowercase: tất cả viết chữ in thường.

    UPPER CASE: TẤT CẢ VIẾT CHỮ IN HOA.

    Capitalize Each Word: Viết Hoa Chữ Cái Đầu Tiên Của Mỗi Từ.

    tOGGLE cASE: cHỮ cÁI đẦU tIÊN cỦA mỖI tỪ vIẾT tHƯỜNG, cÁC cHỮ cÁI cÒN lẠI tRONG tỪ vIẾT hOA.

    Tuy nhiên bạn có thể thao tác nhanh hơn bằng cách chọn đoạn văn bản rồi bấm tổ hợp phím Shift +F3. Bạn cứ nhấn tổ hợp phím này đến khi được kiểu chữ bạn muốn thì nháy chuột ra ngoài vùng chọn để kết thúc.

    Nếu bạn muốn viết chữ hoa ở dạng nhỏ(small cap) thì nhấn tổ hợp phím là Ctrl+Shift+K

    D. Gõ văn bản ở vị trí bất kỳ (tab nhanh).

    Nếu muốn nhập văn bản ở một vị trí nào đó giữa trang giấy, thông thường bạn sẽ bấm enter và space/tab nhiều lần để đến được vị trí muốn nhập. Có một cách khác nhanh hơn đó là đưa con trỏ chuột tới vị trí muốn nhập và nhấp đúp chuột (nhấn nút trái 2 lần liên tiếp), dấu nháy sẽ ngay lập tức xuất hiện để bạn nhập văn bản vào.

    E. Ẩn/Hiện nội dung bí mật trong Word.

    Trong quá trình soạn thảo văn bản, bạn muốn ẩn một số nội dung đi, đơn giản bạn hãy chọn (bôi đen) đoạn văn bản đó và bấm Ctrl+D mở hộp thoại Font, đánh dấu tích vào Hidden rồi chọn OK, đoạn văn bản sẽ bị ẩn đi,

    Muốn hiển thị (hoặc ẩn) đoạn văn bản đã bị ẩn, hãy bấm tổ hợp Ctrl+Shift+8 (thật ra tổ hợp phím tắt mở mã của Word là Ctrl +*, vì dấu * nằm ở trên phím số 8 do đó phải bấm thêm Shift) hoặc nháy nút Show/Hide (Ctrl+*).

    Tuy nhiên nếu bạn đang để chế độ hiển thị mã điều khiển thì bạn chỉ thấy đoạn văn bản muốn ẩn có các dấu gạch chân.

    F. Xóa hết định dạng Tab, Paragraph.

    Khi bạn copy một nội dung nào đó mà văn bản đấy có quá nhiều định dạng bạn không muốn giữ lại ngoài việc bạn dùng chức năng Keep Text Only khi dán để xóa hết định dạng, thì còn một cách khác là hãy chọn đoạn văn bản muốn xóa định dạng và bấm tổ hợp phím Ctrl +Q.

    G. Mở nhanh hộp thoại Page Setup.

    0

    0

    votes

    Article Rating

Một Số Thủ Thuật Cho Outlook 2013

Về cơ bản, cách dùng Outlook 2013 không có nhiều khác biệt so với các phiên bản Outlook trước đó. Nhưng có một số tính năng mới được thêm vào giúp cho trải nghiệm người dùng trên Outlook tốt hơn.

Giao diện Outlook 2013

Thay đổi cửa sổ trả lời – chuyển tiếp

Theo mặc định khi bạn trả lời hay chuyển tiếp 1 email nào đó trong các phiên bản trước thì một cửa sổ mới sẽ được mở ra. Tuy nhiên với Outlook 2013 thì khi bạn bấm vào trả lời/chuyển tiếp 1 tin nhắn từ bên trong cửa sổ đọc thì sẽ được chuyển sang khung trả lời như vị trí của khung đọc. Nhiều người dùng có thể cảm thấy không thích với cửa sổ trả lời thư như thế này, muốn trở về khung trả lời tại 1 cửa sổ mới thì thực hiện 1 số thay đổi như bên dưới chuyển về phong cách cũ.

Từ giao diện Outlook 2013, truy cập bản tùy chọn bằng cách vào File/Options. Vào thẻ Mail, kéo xuống dưới mục Replies and forwards. Gỡ bỏ đánh dấu khỏi dòng Use inline replies when replying or forwarding. Cuối cùng bấm Ok và trở ra kiểm tra kết quả. Từ đây khi bạn bấm vào nút trả lời hay chuyển tiếp thì sẽ được đưa đến cửa sổ riêng giống các phiên bản trước. Lưu ý rằng khi bạn tạo 1 thư mới thì vẫn được mở ra với cửa sổ mới theo mặc định, tùy chỉnh ở đây chỉ có tác dụng khi bạn trả lời hoặc chuyến tiếp 1 nội dung bất kỳ.

Thay đổi đơn vị đo nhiệt độ trong Outlook 2013

Một tính năng khá thú vị trong Outlook 2013 là có hiển thị thông tin nhiệt độ thời tiết được nằm phía trên cùng của bảng lịch. Và mặc định thông tin thời tiết được hiển thị là ở New York và nó không phụ thuộc vào múi giờ cấu hình trong Outlook. Bạn bấm vào mũi tên bên cạnh địa điểm và chọn Add location rồi nhập địa điểm cần nhập vào. Công cụ này rất hữu ích khi bạn có kế hoạch cho các chương trình và sự kiện. Ví dụ như bạn có thể xem trước được thời tiết của những ngày tiếp theo trước khi lên kế hoạch cho 1 chương trình, sự kiện nào đó và chắc chắn ngày đó có nhiệt độ tốt, trời không mưa hay âm u. Tuy nhiên, theo mặc định thì thông tin thời tiết hiển thị theo độ F(Fahrenheit) – đơn vị nhiệt độ ít ai để ý hay sử dụng đối với Việt Nam. Để chuyển sang đơn vị đo nhiệt độ thông thường là C thì bạn hãy thực hiện theo 1 vài bước đơn giản sau.

Từ cửa số Outlook, truy cập bảng tùy chon bằng cách vào File/Options. Vào thẻ Calendar và kéo xuống dưới cuối trang để tìm mục chỉnh sửa thời tiết – Weather. Bạn chuyển sang hiển thị bằng đơn vị C (Celsius) bằng cách chọn sang nó rồi bấm Ok. Cài đặt thời tiết sẽ thay đổi từ F sang C ngay lập tức.

Thay đổi chế độ xem trước nội dung

Theo mặc định Outlook sẽ hiển thị 1 dòng mô tả của mỗi email để người dùng có thể xem trước và tìm email dễ dàng. Tính năng này rất tốt nhưng có thể tiết lộ chút ít thông tin nhạy cảm bên trong các email đó mà bạn không muốn người khác nhìn thấy. Nếu bạn cần bảo mật thì có thể tắt chế độ xem trước trong Outlook, và ngược lại nếu người dùng muốn mở rộng nội dung tin nhắn cần xem trước thì có thể bổ sung thêm.

Khi chọn thay đổi hiển thị, Outlook sẽ hỏi bạn có muốn áp dụng cho thư mục hiện hành hoặc là tất cả email trong thư. Chỉ cần chọn 1 trong 2 cái mà bạn muốn và sau đó quá trình sẽ bắt đầu. Sự thay đổi sẽ như thế này, ở đây tác giả thực hiện với quá trình tắt bỏ và hiển thị 3 dòng xem trước.

Thay đổi Font và màu của thư chưa đọc

Theo mặc định trong Outlook 2013 thì các là thứ chưa đọc sẽ có thông báo màu xanh và được in đậm lên. Tuy nhiên như thế vẫn khó phát hiện đối với những người không quen. Để đơn giản hóa việc tìm kiếm để xem các tin nhắn mới đến, người dùng có thể tùy chỉnh việc thay đổi màu sắc văn bản hoặc có thể thay đổi Font hiển thị cho những thư chưa đọc.

Đối với Outlook, mặc định hiển thị cho thư là văn bản màu đen trên nền trắng. Và tin mới chưa đọc sẽ được in đậm nhưng chỉ hiển thị trong phần mô tả. Để làm nổi bật các tin nhắn mới, người dùng có thể thường xuyên thay đổi màu sắc hoặc font chữ cho các email này.

Tại giao diện Outlook đang sử dụng, chuyển sang thẻ View và chọn View Settings bên trong thẻ View này. Trong cửa sổ View Settings, bạn tìm chọn và bấm vào nút Conditional Formating. Tại cửa sổ tùy chọn thiết lập, bạn chọn vào mục Unread messenges, sau đó bấm vào nút Font để thay đổi phông chữ, kiểu chứ và màu hiển thị cho các lá thư chưa đọc.

Tùy chọn này sẽ cho phép người dùng thay đổi phông chữ mà màu sắc cho nhiều những loại thư khác nhau như: thư chưa đọc, nhóm thư…

Thêm đường viền giữa các Email

Trong phiên bản Outlook 2013, mặc định các email trong hộp thư đến hiển thị trên nền trắng mà không có bất kỳ dải phân cách nào giữa các email. Điều này làm cho việc tìm kiếm và quản lý email trong Outlook trở nên khó khăn hơn. Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi các thiết lập mặc định trong Outlook, và tùy chọn hiển thị đường phân cách giữa các Email, điều này sẽ giúp cải thiện khả năng hiển thị bằng cách cho phép người dùng tùy chọn phân biệt giữa các Email dễ dàng hơn.

Từ giao diện sử dụng của Outlook, bạn chuyển sang thẻ View, rồi bấm vào nút View Settings.