Thủ Thuật Word Cho Dân Văn Phòng / TOP 7 # Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 3/2023 # Top View

Thủ thuật word văn phòng cơ bản

Ẩn dòng gạch chân soát lỗi chính tả

Nếu bạn cảm thấy khó chịu với những dòng gạch đỏ và xanh dưới văn bản, hãy tắt chúng đi bằng cách vào FILE – Options – Proofing – tích vào Hide grammar errors in this document only – OK

Định dạng sai có thể làm hỏng tài liệu, dù bạn đã tự chỉnh sửa nó hay paste từ nơi khác. Bôi đen đoạn văn bải cần xóa định dạng – Sử dụng Ctrl + Space hoắc nhấp vào công cụ Clear All Formatting (Chữ A có hình cục tẩy) để xóa định dạng khỏi văn bản.

Xóa các đoạn văn bản cùng lúc

Bạn muốn xóa các từ, các câu hay các đoạn ở vị trí khác nhau trong tài liệu? Bạn không cần phải xóa tùng thứ một. Chỉ cần giữ Ctrl – Bôi đen những đoạn cần xóa – Ấn Backspace. Vậy là xong!

Bạn đang làm việc trên một tài liệu quan trọng và gặp vấn đề (như mất điện) trước khi kịp lưu nó. Đừng lo lắng, có thể lấy lại tài liệu đang làm việc một cách đơn giản bằng cách vào FILE – ở Vesions chọn Recover Unsaved Documents. Sau đó, bạn sẽ thấy danh sách những tệp word chưa lưu hiện ra. Tìm tài liệu bị mất của mình ở đây!

Bạn gửi một tài liệu cho đối tác hoặc khách hàng và họ gửi cho bạn một phiên bản sửa đổi, bạn muốn biết những thay đổi đó là gì? Hay sử dụng chức năng so sánh văn bản của Word.

Để so sánh tài liệu song song, chọn tab REVIEW – ở Compare chọn Compare… (Compare two version of a document…) từ trình đơn thả xuống – Hộp thoại hiện ra – Chọn 2 văn bản mà bạn muốn so sánh – OK. Những thay đổi sẽ được đánh dấu.

Gõ ở bất kỳ vị trí nào trong trang

Bạn muốn gõ ở một vị trí bất kỳ trong trang mà không phải đầu dòng hay cuối dòng? Bạn đang ấn phím cách cật lực để đến được vị trí mong muốn? Đương nhiên cách này cùng được, nhưng nó tốn quá nhiều thời gian. Bạn chỉ cần nháy đúp vào vị trí mong muốn là con trỏ sẽ được đặt đúng vị trí đó rồi (Word sẽ tự động thêm khoảng trắng cho bạn!)

Thủ thuật nâng cao cho người dùng Word

Chụp ảnh màn hình và chèn luôn vào văn bản Word

Trước đây, khi muốn ẩn một đoạn văn bí mật nào đó đi, người ta thường tô trắng nó. Tuy nhiên, cách này quá lộ liễu và dễ bị phát hiện. Để ẩn nội dung văn bản theo cách “xịn” hơn, bạn hãy bôi đen đoạn văn bản đó – Ctrl+D – Tích vào Hidden. Đoạn văn bản đó sẽ biến mất không dấu vết.

Để xem lại nội dung này, ấn Ctrl + Shift + 8 để hiện toàn bộ ội dung ẩn trong văn bản trên.

Xuất tất cả hình ảnh trong văn bản

Cách phục hồi lại file Excel 2016 khi chưa kịp save:

Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 2: Kéo màn hình xuống cuối và bấm chọn Recover Unsaved Workbooks

Bước 3: Các file tự động được lưu ở mục này.

Cách 2: Lấy lại file Excel từ OneDrive:

Cách thực hiện này chỉ có thể áp dụng khi bạn đồng bộ hoặc sao lưu tài liệu trong máy tính bằng OneDrive.

Truy cập vào Bước 1: onedrive.live.com

Bước 2: Tìm file tài liệu bạn đã xóa mà muốn khôi phục lại, nhấp chuột phải, sau đó chọn Version history.

Tìm đến file tài liệu bạn cần khôi phục, nhấp chuột phải lên nó, chọn Version history.

Bước 3: Lúc này bạn sẽ thấy danh sách những thư mục mà OneDrive đã lưu trữ. Bạn có thể xem lại từng mục rồi chọn đúng thư mục cần khôi phục để ghi đè lên phiên bản hiện tại hoặc bám tải xuống bản sao.

Phục hồi lại File Word, Excel 2010 chưa kịp save:

Trong Microsoft đã trang bị cho cho người dùng tính năng cho bộ sản phẩm office văn phòng. Giúp bạn khôi phục lại những file chưa kịp lưu. Để sử dụng tính năng này bạn cần thực hiện theo đúng quy trình sau:

Sử dụng AutoSave và AutoRecover cho Microsoft và phải đang kích hoạt.

Mở ứng dụng Office.

Chọn Tab File.

Chọn Recent.

Để khôi phục Word 2010 bạn chọn Recover Unsaved Documents, khôi phục Excel 2010 chọn Recover Unsaved Workbooks, với PowerPoint 2010 là Recover Unsaved Presentations

Khi phục hồi file Word, Excel bằng tính năng này, những thư mục lưu trữ các bản nháp. Phần Draft văn bản sẽ được hiển thị. Người dùng tìm đến File cần sử dụng và chọn open, khi đã tìm được file dữ liệu cần khôi phục thì chọn Save As vào thư mục bạn muốn lưu trên máy tính.

Thư mục lưu trữ file nháp có thể lưu trữ ở những địa chỉ khác nhau, tùy thuộc vào hệ điều hành bạn đang sử dụng. Tuy nhiên, người dùng không nên thay đổi đường dẫn lưu File nhá này của office, các file sẽ được lưu trữ 4 ngày từ thời gian tạo file.

Phục hồi file Word, Excel 2016 chưa được lưu trong vài giây:

Nếu bạn từng gặp trường hợp thoát khỏi file nhưng chưa kịp lưu thì giờ đây bạn không còn phải khó chịu về tình trạng này nữa. Bạn có thể khôi phục lại nhanh chóng với những chia sẻ sau.

Khi bạn đang thực hiện đánh máy một file Word, Excel vô tình bạn bấm vào đấu đóng lại file. Lúc này sẽ có một cửa sổ hiện lên hỏi bạn có muốn lưu file không? Nếu không đọc nhanh bạn sẽ chọn Don’t save. Thật tệ phải không?

Sử dụng nhấp đúp vào file cần mở. Ở dưới Ribbon. Bạn sẽ thấy xuất hiện dòng chữ This is a recovered file that is temporarily stored on your computer, bấm vào Save As và lưu lại file này, chọn Save.

Tuy nhiên, trường hợp không thể phục hồi file Word, Excel và gặp sự cố khi mở lại file, có thể các file này đã bị hỏng. Lúc này bạn thao tác nhấp vào file danh sách và nhấp tiếp vào mũi tên drop-down bên cạnh open, bạn chọn tiếp Open and Repair để khắc phục sự cố.

Khôi phục tài liệu chưa kịp lưu trong Microsoft Office 2019

Việc đầu tiên bạn cần làm là mở Microsoft Office mà bạn đang sử dụng. Lúc này bạn sẽ thấy bảng điều khiển Microsoft Office Document Recovery. Bảng điều khiển này sẽ liệt kê những file chưa được save trước khi xảy ra những sự cố hệ thống.

Bạn chọn file muốn khôi phục từ danh sách và lưu lại trên máy tính của bạn.

Khôi phục file trong Microsoft Office 2019 thủ công

Bên cạnh cách làm trên thì để khôi phục tài liệu trong Microsoft Office 2019 thủ công thì chúng tôi còn giúp bạn khôi phục nhanh bằng thủ công như sau:

1. Tham chiếu ngay một số phép tính

Thủ thuật này khá đơn giản, đó là lựa chọn khối dữ liệu dạng số, các bạn để ý thanh trạng thái bên dưới xuất hiện kết quả: Sum, Avergage, Count …

Bạn có thể thêm, bớt các phép tính bằng cách nhấn chuột phải vào thanh trang thái để tích chọn hay bỏ chọn các phép tính trong menu Customize Status Bar.

2. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại

Exel cho phép bạn “hoán đổi” các cột thành dòng và ngược lại với dữ liệu chọn trước. Đây là tính năng khá hay và thay tác cũng khá đơn giản của excel:

Bạn chọn vùng dữ liệu cần hoán đổi cột thành dòng (hay dòng thành cột), nhấn Ctr C để copy dữ liệu. Tại ô đầu tiên bạn muốn dán dữ liệu rồi nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn 

Paste Special

, bạn chọn Transpode (T) để thấy kết quả ngay lập tức.

→ Value rồi nhấn OK .

Ẩn nội dung trong ô excel có nhiều cách, chẳng hạn như chọn font chữ (màu trắng) trùng với nền bảng tính.

Trong bài viết này, chúng tôi muốn giới thiệu với các bạn cách ẩn nội dung trong ô excel thông qua Format Cells:

Chọn vùng dữ liệu cần ẩn nội dung, nhấn chuột phải vào vùng chọn (để gọi menu đơn). Tiếp theo, bạn chọn Format Cells, chọn Custom trong hộp Category. Tại hộp Type, nhập vào ; (dấu chấm phẩy), nhấn OK các bạn sẽ thấy nội trong vùng chọn sẽ bị ẩn ngay.

5. Điền nhanh dữ liệu giống nhau

Để điền nhanh dữ liệu giống nhau, đặt con trỏ tại ô đầu tiên của cột dữ liệu (text, số hoặc công thức), nhấp đúp chuột vào dấu + (ở góc dưới ô khi rê chuột vào). Lập tức sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột.

6. Chuyển đổi dạng text thành số

Trong excel, ký tự (‘) đi kèm với số được hiểu là text, chẳng hạn như ‘090 là text dạng số. Vì dạng text nên excel không thực hiện được các phép tính, và khá rối khi chúng ta cần xử lý dữ liệu từ một file excel có chứa text số dạng này.

Câu hỏi đặt ra là chúng ta có thể bỏ hàng loạt dấu (‘) để trở về dạng số được không? Câu trả lời là được, chúng ta có thể bỏ tất cả các dấu (‘) khi thực hiện một số thao tác sau:

Chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Nhấp chọn menu Data Text To Column. Nhắp vào Next hai lần và cuối cùng nhắp vào Finish để có kết quả.

7. “Đóng băng” dòng tiêu đề

Khi phải thao tác trên bảng tính lớn, công việc nhập dữ liệu sẽ rất khó khăn vì dòng tiêu đề “trôi” mất và khá mỏi tay khi phải rê chuột liên tục. Để “đóng băng” dòng tiêu đề chúng ta có thể thực hiện một số thao tác sau:

Từ menu View, chọn Freeze Panes rồi chọn tiếp 

Freeze Panes

nếu cố định dòng và cột

 đối với word 2016 (như hình trên).

8. Trích xuất nội dung thành dạng ảnh

Bạn có một biểu đồ trên Excel hoặc một bảng số liệu cần trích xuất ra ngoài theo dạng ảnh để dán lên các tệp văn bản, chia sẻ qua email, hay đơn giản không cho người khác chỉnh sửa bảng tính của bạn?

Để làm được điều này, bạn chỉ cần chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C để copy. Tại ô muốn copy vùng dữ liệu dạng ảnh, nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn Paste Special, bạn chọn Picture (U) như trên hình để thấy kết quả.

Đối với word 2003 thì phức tạp hơn, chọn khối vùng cần trích xuất và nhấn Ctr + C sau đó nhấp vào mũi tên bên dưới biểu tượng Paste, chọn As Picture/Copy As Picture. Trong hộp thoại Copy Picture bạn chọn “As Shown on Screen”, nhấp OK, sau đó bạn có thể dán (Ctrl+V) vào các trình chỉnh sửa ảnh hoặc một văn bản nào đó.

9. Phân tích nhanh số liệu

Bạn có một bảng kết quả số liệu, bạn muốn hiển thị dạng biểu đồ thể hiện tăng/giảm để người đọc dễ hình dung hơn thì phải làm thế nào?

Biết và Sử dụng thủ thuật sẽ giúp bạn tiết kiệm khá nhiều thời gian, bên cạnh đó còn hướng đến bạn sự chuyên nghiệp hơn 🙂

Mail merge – trộn thư, là tính năng hữu ích trong Microsoft Word, tính năng này giúp các bạn giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,… và có thể in hàng loạt chỉ bằng một vài thao tác đơn giản.

Xem hướng dẫn cách trộn thư:

Hướng dẫn cách sử dụng trộn thư (mail merge) để tạo hợp đồng lao động, xuất phiếu lương cho nhân viên, thư mời, thông báo,…

2/ Chèn file pdf hoặc word vào file excel Do nhu cầu công việc cần liên kết các file với nhau nên đôi lúc chúng ta cần chèn file word hay pdf vào bảng tính excel, vì vậy Webketoan sẽ hướng dẫn chi tiết giúp bạn dễ thực hiện theo đường dẫn sau:

Hướng dẫn cách chèn file pdf hoặc word vào file excel

3/ Tạo ghi chú ghi nhớ công việc trên màn hình máy tính

Thông thường chúng ta thường hay sử dụng giấy ghi nhớ để lưu lại hay ghi nhớ công việc, lịch hẹn,…. Tuy nhiên việc này sẽ bất tiện khi chúng ta làm việc thường xuyên trên máy tính

Sticky Notes là tiện ích được tích hợp sẵn trong hệ thống Windows giúp bạn tạo các ghi chú trên Desktop nhằm ghi lại các hoạt động, sự kiện, nhiệm vụ, … Nhờ có nó bạn sẽ không phải lo sẽ bỏ lỡ cuộc hẹn, sự kiện quan trọng nào.

Để xem hướng dẫn, vui lòng nhấn vào đường dẫn:

Hướng dẫn cách tạo ghi chú ghi nhớ công việc trên màn hình máy vi tính

4/ Thu hồi, lấy lại email đã gởi trong gmail

Email là 1 công cụ hữu ích trong việc trao đổi thư từ với nhau thông qua Internet, trong rất nhiều trường hợp như: công việc, học tập, giao lưu… Nếu bạn từng soạn email, rất có thể đôi khi sau khi nhấn nút gửi xong rồi chợt phát hiện ra một số sai sót, thiếu phần nào đó có thể gây hiểu lầm hoặc ảnh hưởng tới công việc. Lúc đó bạn tự hỏi, làm sao để xóa, hủy, thu hồi email đã gửi mà người nhận không nhận được nữa?

Hoàn tác thư đã gởi là một trong những chức năng tiện ích của Gmail, nó giúp chúng ta thu hồi lại email đã gởi nhanh chóng, tuy nhiên tính năng này của Gmail không được bật sẵn, vì thế chúng ta phải tiến hành thiết lập.

Để xem hướng dẫn, độc giả nhấn vào đường dẫn sau:

Hướng dẫn cách thu hồi, lấy lại email đã gởi trong gmail

5/ Đánh số tự động cho dòng, cột excel

Như các bạn đã biết, cột STT hầu như không thiếu ở các bảng tính và chúng ta vẫn thường hay dùng là nhập 2 số thứ tự đầu (ví dụ số 1, 2) sau đó bôi đen cả hai ô đó rồi di chuột đến phía dưới góc bên phải của ô thứ hai khi xuất hiện dấu “+” bạn kéo xuống hết cột muốn đánh số thứ tự. Nhưng cách dùng này sẽ rất bất tiện nếu bảng tính excel của bạn rất dài, nếu kéo hết chắc sẽ là rất mỏi tay 😥

Vì thế, WKT sẽ hướng dẫn các bạn cách đánh số thứ tự dòng, cột tự động 🙂 theo đường dẫn:

Hướng dẫn cách đánh số thứ tự cột, dòng tự động trong excel

6/ Cách in ấn chuyên nghiệp trong excel

7/ Cách đổi chữ hoa thành chữ thường và ngược lại