Thủ Thuật Word Văn Phòng / Top 11 Xem Nhiều Nhất & Mới Nhất 9/2023 # Top Trend

Thủ thuật word văn phòng cơ bản Ẩn dòng gạch chân soát lỗi chính tả

Nếu bạn cảm thấy khó chịu với những dòng gạch đỏ và xanh dưới văn bản, hãy tắt chúng đi bằng cách vào FILE – Options – Proofing – tích vào Hide grammar errors in this document only – OK

Định dạng sai có thể làm hỏng tài liệu, dù bạn đã tự chỉnh sửa nó hay paste từ nơi khác. Bôi đen đoạn văn bải cần xóa định dạng – Sử dụng Ctrl + Space hoắc nhấp vào công cụ Clear All Formatting (Chữ A có hình cục tẩy) để xóa định dạng khỏi văn bản.

Xóa các đoạn văn bản cùng lúc

Bạn muốn xóa các từ, các câu hay các đoạn ở vị trí khác nhau trong tài liệu? Bạn không cần phải xóa tùng thứ một. Chỉ cần giữ Ctrl – Bôi đen những đoạn cần xóa – Ấn Backspace. Vậy là xong!

Bạn đang làm việc trên một tài liệu quan trọng và gặp vấn đề (như mất điện) trước khi kịp lưu nó. Đừng lo lắng, có thể lấy lại tài liệu đang làm việc một cách đơn giản bằng cách vào FILE – ở Vesions chọn Recover Unsaved Documents. Sau đó, bạn sẽ thấy danh sách những tệp word chưa lưu hiện ra. Tìm tài liệu bị mất của mình ở đây!

Bạn gửi một tài liệu cho đối tác hoặc khách hàng và họ gửi cho bạn một phiên bản sửa đổi, bạn muốn biết những thay đổi đó là gì? Hay sử dụng chức năng so sánh văn bản của Word.

Để so sánh tài liệu song song, chọn tab REVIEW – ở Compare chọn Compare… (Compare two version of a document…) từ trình đơn thả xuống – Hộp thoại hiện ra – Chọn 2 văn bản mà bạn muốn so sánh – OK. Những thay đổi sẽ được đánh dấu.

Gõ ở bất kỳ vị trí nào trong trang

Bạn muốn gõ ở một vị trí bất kỳ trong trang mà không phải đầu dòng hay cuối dòng? Bạn đang ấn phím cách cật lực để đến được vị trí mong muốn? Đương nhiên cách này cùng được, nhưng nó tốn quá nhiều thời gian. Bạn chỉ cần nháy đúp vào vị trí mong muốn là con trỏ sẽ được đặt đúng vị trí đó rồi (Word sẽ tự động thêm khoảng trắng cho bạn!)

Thủ thuật nâng cao cho người dùng Word Chụp ảnh màn hình và chèn luôn vào văn bản Word

Trước đây, khi muốn ẩn một đoạn văn bí mật nào đó đi, người ta thường tô trắng nó. Tuy nhiên, cách này quá lộ liễu và dễ bị phát hiện. Để ẩn nội dung văn bản theo cách “xịn” hơn, bạn hãy bôi đen đoạn văn bản đó – Ctrl+D – Tích vào Hidden. Đoạn văn bản đó sẽ biến mất không dấu vết.

Để xem lại nội dung này, ấn Ctrl + Shift + 8 để hiện toàn bộ ội dung ẩn trong văn bản trên.

Xuất tất cả hình ảnh trong văn bản

Microsoft Word là công cụ gắn bó mật thiết với mỗi người dân công sở. Việc tối ưu trong lúc soạn thảo là hết sức cần thiết, giúp rút ngắn thời gian làm việc. Do đó, hiểu rõ một số thủ thuật word trong lúc soạn thảo văn bản rất hữu ích, đặc biệt là người thường xuyên phải soạn báo cáo, hợp đồng. VPA đã tổng hợp những thủ thuật word hay và bổ ích, mời các bạn cùng xem qua

8 thủ thuật Word không phải ai cũng biết 1/ Chuyển đổi nhanh một đoạn văn hay câu chữ từ chữ viết thường sang chữ viết IN HOA

Đôi khi bạn sẽ gặp trường hợp: Khi hoàn thành soạn thảo một đoạn văn bản, bạn chợt nhận ra ưu cầu của nó là IN HOA toàn đoạn. Lúc này, gõ lại sẽ rất mất thời gian và công sức của bạn. Nhưng với 1 thao tác chưa tới 3s, bạn sẽ có thể chuyển toàn bộ đoạn chữ thường thành chữ viết IN HOA.

Ngay lập tức bạn đã chuyển đổi toàn bộ văn bản đã chọn từ chữ thường sang chữ viết IN HOA

Bắt đầu trình phiên bản MS Word 2013, Microsoft đã tích hợp thêm bộ engine phiên dịch Microsoft Translator. Mặc dù không thể tối ưu bằng Google Translate, nhưng trong trường hợp khẩn cấp, bạn vẫn có thể sử dụng Microsoft Translator

Chọn đoạn văn bản hay câu chữ dịch

Sau khi chọn xong ngôn ngữ, nhấn mũi tên xanh để tiền hành dịch thuật. Lúc này MS word sẽ xác nhận bạn có muốn tiếp tục trên trang web không, chọn YES.

Ngay lúc này đoạn văn bản của bạn sẽ được chuyển đến web dịch, kèm theo đó là nội dung đã được dịch sẵn

Đây là thủ thuật word rất được hay sử dụng trong Word và Excel.

Bạn sử dụng tổ hợp phím: SHIFT + ALT + D

Bạn sử dụng tổ hợp phím: SHIFT + ALT + T

Theo cách truyền thống, bạn sẽ phải dùng phím PrintScreen trên bàn phím, sau đó dùng 1 phần mềm chỉnh sửa ảnh và Paste vào, sau đó điều chỉnh cắt xén hình cho phù hợp. Từ phiên bản MS Word 2013, Word hỗ trợ bạn chèn nhanh hình ảnh của một cửa sổ ứng dụng đang chạy trên máy tính vào văn bản đang soạn thảo.

Ngay lúc nào MS word sẽ hiện những ứng dụng đang chạy trên Windows. Bạn chỉ cần bấm vào hình cần chụp, ngay lập tức nó sẽ xuất hiện trên văn bản của bạn

Nếu như ở những phiên bản trước đây, bạn phải bôi trắng đoạn văn bản muốn ẩn đi. Cách này rất cổ định và thường dễ bị phát hiện bằng cách bôi đen đoạn chữ trắng đó. Ngoài ra nó sẽ không tự nhiên, chừa 1 khoảng trắng dài. Từ phiên bản MS Word 2013, tính năng này đã được tích hợp và tối ưu hơn so với cách truyền thống.

Lúc này đoạn văn bản bạn cần ẩn sẽ biến mất không để lại giấu vết.

Để xem lại đoạn văn bản này các bạn phải bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8 để hiện toàn bộ nội dung ẩn có trong văn bản lên.

Thông thường, bạn không thể chỉnh sửa được file PDF. Thông thường, đa số người dùng thường dùng phần mềm thứ ba để chuyển từ file PDF về file Word để dễ chỉnh sửa. Nhưng từ MS 2013, việc chỉnh sửa file PDF dễ dàng hơn bao giờ hết.

Bấm chuột phải vào file PDF cần chỉnh sửa.

Đây là thủ thuật Word rất hữu dụng mà mọi người thường bỏ qua. Thông thường, khi muốn gõ văn bản tại một vị trí bất kì, người soạn thảo thường di chuyển con trỏ chuột tới dòng mình cần gõ, sau đó dùng phím cách di chuyển con trỏ tới vị trí cần soạn thảo.

Rê chuột tới vị trí cần soạn thảo.

Sau đó nhấp đúp chuột vào vị trí đó, lúc này con trỏ chuột lập tức xuất hiện tại vị trí bạn mong muốn.

Chắc hẳn ai cũng đã gặp trường hợp văn bản soạn thảo của mình khi mang ra tiệm photo hay sử dụng trên máy tính khác bị nhảy lỗi font, định dạng. Và bạn phải mất thời gian để chỉnh sửa nó về định dạng ban đầu. Tuy nhiên một số phiên bản Word cũ lại không nhận điện được các bản Word từ phiên bản mới hơn. Để khắc phục điều này, MS Word 2013 đã tích hợp chức năng kiểm tra sẵn trong ứng dụng của mình

Lúc này word sẽ kiểm tra cho bạn những phần nào trong văn bản của bạn không tương thích so với phiên bản cũ và liệt kê ra cho bạn chỉnh sửa.

Hy vọng rằng với những thủ thuật Word đơn giản kể trên sẽ phần nào giúp ích cho công việc soạn thảo văn bản của bạn nhanh và chuyên nghiệp hơn.

Chúng ta đã quá quen thuộc với màn hình soạn thảo mặc định dạng nền trắng chữ đen trong MS Word. Tuy nhiên, chính màn hình trắng sáng này rất dễ làm mắt chúng ta mau chóng mệt mỏi và đau khi làm việc lâu với nó.

Điều này về lâu dài sẽ có những tác động rất xấu đến mắt và sức khỏe của bạn. MS Word có một cách giúp bạn tránh được sự tác động của nền sáng trắng này khi làm việc. Đó là thay đổi màu nền và màu chữ mặc định từ nền trắng chữ đen thành nền xanh chữ trắng.

Bạn có thể làm như sau: vào ToolsOptions…, chọn thẻ General trong hộp thoại xuất hiện và đánh dấu kiểm vào mục Blue ground, white text, xong nhấn OK. Với cách này, màn hình soạn thảo sẽ trở nên rất dễ chịu mà vẫn đảm bảo tốt sự tương phản cần thiết giữa nền và chữ.

Lưu ý: văn bản khi in vẫn giữ nguyên dạng nền trắng chữ đen.

2. Khắc phục lỗi nhảy cách chữ có dấu

– Khi soạn thảo các văn bản bằng ngôn ngữ có dấu, thường gặp là tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “cu a s o ti n ho c”…

Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là… tự nhiên.

Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools Options… từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục . Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và nhấn OK hai lần.

3. Xóa Password trong Word-Excell

Khi tạo một file văn bản bằng MS-Word hoặc file bảng tính bằng MS-Excel, chúng ta có thể bảo mật bằng cách thiết lập mật khẩu. Sau một thời gian, có thể bạn sẽ quên mật khẩu đã thiết lập, vậy phải làm thế nào ?

Trước khi xóa password, bạn cần download phần mềm Free Word and Excel password recovery (FWEpr) về máy.

– Thẻ Welcome: Giới thiệu tổng quan về chương trình và địa chỉ website.

– Thẻ Select file: Bấm vào nút Select a file, chỉ đến vị trí của file word hoặc excel cần phục hồi mật khẩu (chú ý file word có phần mở rộng là .doc còn file excel có phần mở rộng là .xls, lựa chọn tại khung File of Style).

– Thẻ Dictionary recovery: Được sử dụng nếu trước đó chúng ta có một file dạng text (*.txt) ghi nhớ mật khẩu của file này trong một danh sách có nhiều mật khẩu khác. Nên đánh dấu chọn cả 4 ô trong Recovery options. Bấm nút Select Dictionary chỉ đến file dạng txt hoặc dic cần thiết. Bấm nút Go để chương trình tiến hành tìm kiếm mật khẩu thích hợp.

– Thẻ Brute force recovery: Được sử dụng khi chúng ta không có một danh sách mật khẩu từ trước (ứng dụng trong trường hợp trên). Trong đó:

+ Khung Characters: Cho phép thu hẹp phạm vi tìm kiếm khi chọn là số từ 0-9 hoặc ký tự a-z (có thể là chữ hoa hoặc chữ thường) và những ký tự đặc biệt khác.

+ Khung From ( length) quy định số lượng ký tự có thể có trong mật khẩu.

Quy định xong bấm nút Go để chương trình tiến hành dò tìm. Mật khẩu ngắn, đơn giản thì FWEpr tìm càng nhanh và ngược lại.

4. Thao tác nhanh trong văn bản với các phím tắt thông dụng. 5. Tùy biến chữ trong Word

Tính đến thời điểm này, Word Art là cách duy nhất để bạn xoay ngang xoay dọc hay kéo dài chữ. Hãy thử một cách khác, dễ dàng và nhiều chức năng hơn cả Word Art.

Lúc này, đoạn text đã được “hoàn trả” dưới dạng một bức ảnh, và bạn có thể thoải mái di chuyển, quay nghiêng, kéo dài… Tóm lại, thực hiện tất tần tật những thứ có thể làm với một tấm ảnh (ảnh).

Bạn thường soạn thảo văn bản trên Word và thường hay dùng đi dùng lại một từ nào đó. Thay vì vắt óc ngồi nhớ ra từ đồng nghĩa để “thay đổi không khí”, hãy dùng đến sự trợ giúp của MS Word. Có lẽ bạn chưa biết MS Word có “tàng trữ” từ điển đồng nghĩa (thesaurus) cho tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng Tây Ban Nha.

Cách phục hồi lại file Excel 2023 khi chưa kịp save:

Bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 2: Kéo màn hình xuống cuối và bấm chọn Recover Unsaved Workbooks

Bước 3: Các file tự động được lưu ở mục này.

Cách 2: Lấy lại file Excel từ OneDrive:

Cách thực hiện này chỉ có thể áp dụng khi bạn đồng bộ hoặc sao lưu tài liệu trong máy tính bằng OneDrive.

Truy cập vào Bước 1: onedrive.live.com

Bước 2: Tìm file tài liệu bạn đã xóa mà muốn khôi phục lại, nhấp chuột phải, sau đó chọn Version history.

Tìm đến file tài liệu bạn cần khôi phục, nhấp chuột phải lên nó, chọn Version history.

Bước 3: Lúc này bạn sẽ thấy danh sách những thư mục mà OneDrive đã lưu trữ. Bạn có thể xem lại từng mục rồi chọn đúng thư mục cần khôi phục để ghi đè lên phiên bản hiện tại hoặc bám tải xuống bản sao.

Phục hồi lại File Word, Excel 2010 chưa kịp save:

Trong Microsoft đã trang bị cho cho người dùng tính năng cho bộ sản phẩm office văn phòng. Giúp bạn khôi phục lại những file chưa kịp lưu. Để sử dụng tính năng này bạn cần thực hiện theo đúng quy trình sau:

Sử dụng AutoSave và AutoRecover cho Microsoft và phải đang kích hoạt.

Mở ứng dụng Office.

Chọn Tab File.

Chọn Recent.

Để khôi phục Word 2010 bạn chọn Recover Unsaved Documents, khôi phục Excel 2010 chọn Recover Unsaved Workbooks, với PowerPoint 2010 là Recover Unsaved Presentations

Khi phục hồi file Word, Excel bằng tính năng này, những thư mục lưu trữ các bản nháp. Phần Draft văn bản sẽ được hiển thị. Người dùng tìm đến File cần sử dụng và chọn open, khi đã tìm được file dữ liệu cần khôi phục thì chọn Save As vào thư mục bạn muốn lưu trên máy tính.

Thư mục lưu trữ file nháp có thể lưu trữ ở những địa chỉ khác nhau, tùy thuộc vào hệ điều hành bạn đang sử dụng. Tuy nhiên, người dùng không nên thay đổi đường dẫn lưu File nhá này của office, các file sẽ được lưu trữ 4 ngày từ thời gian tạo file.

Phục hồi file Word, Excel 2023 chưa được lưu trong vài giây:

Nếu bạn từng gặp trường hợp thoát khỏi file nhưng chưa kịp lưu thì giờ đây bạn không còn phải khó chịu về tình trạng này nữa. Bạn có thể khôi phục lại nhanh chóng với những chia sẻ sau.

Khi bạn đang thực hiện đánh máy một file Word, Excel vô tình bạn bấm vào đấu đóng lại file. Lúc này sẽ có một cửa sổ hiện lên hỏi bạn có muốn lưu file không? Nếu không đọc nhanh bạn sẽ chọn Don’t save. Thật tệ phải không?

Sử dụng nhấp đúp vào file cần mở. Ở dưới Ribbon. Bạn sẽ thấy xuất hiện dòng chữ This is a recovered file that is temporarily stored on your computer, bấm vào Save As và lưu lại file này, chọn Save.

Tuy nhiên, trường hợp không thể phục hồi file Word, Excel và gặp sự cố khi mở lại file, có thể các file này đã bị hỏng. Lúc này bạn thao tác nhấp vào file danh sách và nhấp tiếp vào mũi tên drop-down bên cạnh open, bạn chọn tiếp Open and Repair để khắc phục sự cố.

Khôi phục tài liệu chưa kịp lưu trong Microsoft Office 2023

Việc đầu tiên bạn cần làm là mở Microsoft Office mà bạn đang sử dụng. Lúc này bạn sẽ thấy bảng điều khiển Microsoft Office Document Recovery. Bảng điều khiển này sẽ liệt kê những file chưa được save trước khi xảy ra những sự cố hệ thống.

Bạn chọn file muốn khôi phục từ danh sách và lưu lại trên máy tính của bạn.

Khôi phục file trong Microsoft Office 2023 thủ công

Bên cạnh cách làm trên thì để khôi phục tài liệu trong Microsoft Office 2023 thủ công thì chúng tôi còn giúp bạn khôi phục nhanh bằng thủ công như sau:

Thủ thuật xóa mật khẩu trong Word

Khi tạo một tệp văn bản bằng MS-Word, chúng ta có thể bảo mật bằng cách cài đặt mật khẩu. Sau một thời gian, có thể bạn sẽ bỏ xót mật khẩu đã thiết lập, vậy phải làm thế nào ?

Trước khi xóa mật khẩu, bạn cần tải về ứng dụng Free Word and Excel password recovery (FWEpr) về máy.

Link download: Free Word and Excel mật khẩu recovery

Sau khi thiết lập, tiến hành phục hồi pasword theo trình tự sau:

– Thẻ Welcome: Giới thiệu tổng quan về chương trình và địa chỉ website.

– Thẻ Dictionary recovery: Được dùng nếu trước đây chúng ta có một tệp dạng text (*.txt) ghi nhớ password của file này trong một danh sách có nhiều mật khẩu khác. Nên đánh dấu chọn cả 4 ô trongRecovery options. Bấm nút Select Dictionary chỉ đến file dạng txt hoặc dic quan trọng. Bấm nút Gođể chương trình tiến hành tìm kiếm mật khẩu phù hợp.

– Thẻ Brute force recovery: Được dùng khi chúng ta vẫn chưa có một danh sách mật khẩu từ trước (ứng dụng trong trường hợp trên). Trong đó:

+ Khung Characters: Cho phép thu hẹp phạm vi tìm kiếm khi chọn là số từ 0-9 hoặc ký tự a-z (có thể là chữ hoa hoặc chữ thường) và những ký tự đặc biệt khác.

+ Khung From (length) quy định số lượng ký tự có thể có trong password.

Quy định xong bấm nút Go để chương trình tiến hành dò tìm. Mật khẩu ngắn, đơn giản thì FWEpr tìm càng nhanh và trái lại.

Thủ thuật vô hiệu hoá phím Insert trong Word

– Mở Word, vào menu Tools/Macro/Record New Macro.

– Trong mục Macro name, bạn gõ DoNothing.

– Nhấn nút Keyboard.

– Tại mục Press new shortcut key, nhấn phím Insert. Từ Insert sẽ xuất hiện. Kế tiếp, bạn nhấn Assign, nhấn Close.

– Quay lại hộp thoại chính, một thanh công cụ Stop Recording sẽ xuất hiện. Bạn phải nhấn chọn Stop nagy tức thì.

Như vậy, bạn đã tạo một Macro có công dụng “không làm gì cả” cho phím Insert. Lần sau, khi mà bạn nhấn Insert, nó sẽ chẳng làm gì cả.

Thủ thuật tính toán trong Word

Trong nhiều trường hợp, người dùng có mong muốn tính toán trong văn bản của mình. Biết vậy nên MS Word được trang bị một công cụ để chiều lòng các “thượng đế”, đó là trường (field), dùng để tính cả ở trong bảng lẫn mọi nơi trên văn bản.

Nếu như nhìn thấy phương pháp =SUM(LEFT) hoặc =SUM(ABOVE) cứ trơ như đá khi mà bạn sao chép hoặc chỉnh sửa giá trị của các ô, bạn chớ vội tưởng công thức này chỉ có giá trị một lần và sao chép sang vị trí khác thì không sử dụng được.

Thủ thuật so sánh tài liệu trong Word Thủ thuật Word – Gõ ở bất kỳ vị trí nào trong trang Thủ thuật chèn ngày, giờ tự động trong Word Thủ thuật ẩn nội dung bí mật trong Word

Bôi đen đoạn văn bản bạn mong muốn ẩn đị.

Dùng tổ hợp phím: Ctrl + D, sau đó tích vào dấu Hidden.

Cách thực hiện

Để nhìn lại đoạn văn bản này các bạn phải bấm tổ hợp phím Ctrl + Shift + 8 để hiện toàn bộ nội dung ẩn có trong văn bản lên.

Thủ thuật chuyển chữ thường sang chữ hoa trong Word

Chọn đoạn văn bản bạn phải cần in hoa, bôi đen toàn bộ.

Dùng tổ hợp phím: SHIFT + F3

Thủ thuật dịch toàn bộ văn bản trong Word

Cách thực hiện

Tiếp tục trình phiên bản MS Word 2013, Microsoft đã tích hợp thêm bộ engine phiên dịch Microsoft Translator. Mặc dù không thể tối ưu bằng Google Translate, nhưng trong trường hợp khẩn cấp, bạn vẫn có thể dùng Microsoft Translator

Chọn đoạn văn bản hay câu chữ dịch

Sau khi chọn xong ngôn ngữ, nhấn mũi tên xanh để tiền hành dịch thuật. Lúc này MS word sẽ xác nhận bạn có muốn bắt đầu trên trang website không, chọn YES.

Ngay lúc này đoạn văn bản của bạn có thể được chuyển đến web dịch, kèm theo đấy là nội dung đã được dịch sẵn

Cách thực hiện