CÁC THỦ THUẬT CẦN THIẾT KHI SỬ DỤNG
MICROSOFT WORD 2003
Microsoft Word có thể nói là phần mềm ứng dụng được sử dụng nhiều nhất ở Việt Nam . Phiên bản năm 2003 đang thịnh hành mặc dù cho đến năm 2008, Microsoft đã tung ra trên thị trường phần mềm nhiều sản phẩm mới hơn. Học tin học văn phòng không thật sự quá khó, tuy nhiên việc xử lý các vấn đề nảy sinh trong quá trình soạn thảo càng khó hơn nhiều, bởi vì các vấn đề đó không những nhiều mà còn rất đa dạng, ở một phạm vi rộng hơn nội dung các giáo trình đã giới thiệu. Bài viết nhằm mục đích cung cấp cho bạn đọc những thủ thuật ngắn gọn, chính xác, giúp các bạn giải quyết những nhu cầu nảy sinh trong thực tế sử dụng phần mềm.
1- Tắt các tính năng kiểm tra chính tả, chức năng tự động đánh số…, hạn chế các lỗi do tính tự khớp (AutoText và AutoCorrect) trong Microsoft Word
2- Một số thao tác chú ý khi làm việc với bảng
Thao tác làm việc với bảng rất hay gặp trong khi sử dụng Microsoft Word. ở đây chúng ta coi như các thao tác tạo bảng, chèn hàng, chèn cột, định dạng, căn lề dữ liệu trong bảng là các thao tác cơ bản đã biết, và chúng ta chỉ xét những thao tác sau đây:
– Kỹ thuật đánh số tự động trong bảng
Bước 1: Bạn tạo một bảng mới, có 3 hàng 3 cột chẳng hạn. Cột đầu tiên sẽ là cột được chọn để đánh số thứ tự.
– Kỹ thuật giữ nguyên tiêu đề các cột khi bảng có độ dài trải rộng trên nhiều trang giấy
Khi độ dài của bảng vượt ta ngoài phạm vi một trang giấy, phần tiêu đề của các cột chỉ hiện thị ở trên trang đầu tiên, còn các trang sau thì rất kho để biết được tiêu đề cột là gì. Để giải quyết khó khăn này, bạn thực hiên các thao sau:
Bước 2: Để kiểm tra xem tiêu đề của các cột có được giữ nguyên khi sang trang hay không, bạn đưa con trỏ vào một dòng trong bảng, ấn Tab liên tục để chèn thêm dòng vào trong bảng, chèn đền khi độ dài vượt quá một trang, bạn sẽ thấy dòng đầu tiên của trang tiếp theo là tiêu đề của các cột trong bảng. Khi đó thì dùng bảng có dài bao nhiêu đi chăng nữa, bạn vẫn luôn hiểu được ý nghĩa của các cột trong bảng là gì.
– Kỹ thuật chuyển nội dung trong bảng thành ngoài bảng và ngược lại
3- Bảo mật và cấm sửa nội dung văn bản
Trong Microsoft Word có một nhược điểm là các đối tượng, đặc biệt là đối tượng hình ảnh có hiện tượng “trôi”. Đây là hiện tượng mà các hình ảnh trên tài liệu bị dịch chuyển vị trí so với lúc thiết kế. Việc ngăn cấm không cho chỉnh sửa sẽ giải quyết hoàn toàn vấn đề “trôi”. Cách cấm không cho sửa đổi nội dung văn bản như sau:
Ví dụ một đoạn nội dung tài liệu của bạn như sau:
1- Tình hình thế giới
2- Sự chuyển biến về kinh tế, xã hội Việt Nam
Bước 1: Thiết lập các Heading cho các tiêu đề : bôi đen tiêu đề I, chọn phần Style (là menu sổ xuống gần chỗ chọn Font chữ, xem ảnh) , và chọn tuỳ chọn là Heađing 1 . Tiếp theo lại bôi đen tiêu đề 1, chọn phần Style và chọn tuỳ chọn là Heading 2 . Tiếp tục bôi đen tiêu đề 2 và chọn phần Style là Heading 2 . Bôi đen tiêu đề II, chọn phần Style và chọn tuỳ chọn là Heađing 1 . Tổng quát hoá ta thấy rằng, các tiêu đề lớn thì để ở Heađing 1, các tiêu đề ở cấp nhỏ hơn ở Heađing 2…và bạn có thể phần nhiều cấp hơn và sử dụng các Heađing 3… Chú ý là hai tiêu đề cùng cấp thì phải được thiết lập cùng một Heading.
Chú ý: Việt thiết lập các Heading cho các tiêu đề có thể làm thay đổi Font và cỡ chữ của các tiêu đề, do vậy sau khi thiết lập xong Heađing cho tiêu đề bạn có thể thiết lập lại Font và cỡ chữ phù hợp cho tiêu đề mà không sợ làm ảnh hưởng đến việc làm menu tự động của chúng ta.
5- Kỹ thuật phân đoạn tài liệu để tạo những đoạn tài liệu có những định dạng khác nhau
Như vậy tuỳ trường hợp định dạng từng trang văn bản mà ta đặt con trỏ và chọn loại ngắt phù hợp. Một số tình huống cụ thể trong kỹ thuật ngắt trang:
a) Tạo trang ngang xen kỹ trang dọc
Nếu không sử dụng ngắt trang thì văn bản của chúng ta hoặc tất cả đều là trang ngang, hoặc tất cả đều là trang dọc. Giả sử ta có tình huống: văn bản có 50 trang, từ trang 1 đến trang 25 là trang dọc, từ trang 26 đến 30 là trang ngang và từ trang 30 đến 50 lại là trang dọc, thì ta làm như sau:
Như vậy bạn đã thấy văn bản của mình có trang ngang xen lẫn trang dọc. Từ nay, bạn không cần phải vất vả đưa các trang ngang sang file văn bản khác để xử lý mà có thể xử lý ngay trong file đó. Điều này còn giúp bạn giải quyết khó khăn trong việc đánh số trang các tài liệu có trang ngang xen kẽ trang dọc.
b) Tạo Heađer và Footer trang chẵn và trang lẻ khác nhau
Bạn hãy xem sách, thấy rất nhiều sách có dụng Header và Footer, và ở trang chẵn ghi tên tác giả, ở trang lẻ ghi tên tác phẩm, làm thế nào để toạn được điều đó trong văn bản.
Như vậy ở đây, bạn hãy chọn tuỳ chọn Different odd and even.
– Đánh số dòng cho trang:
Vì một lý do nào đó, văn bản của bạn buộc phải đánh số dòng. Đừng lo, bạn hãy thực hành theo hướng dẫn sau:
– Restart each section : đánh số lại sau mỗi đoạn(phần 5 :kỹ thuật phân đoạn)
Ô Start at : thiết lập số bắt đầu. Ô Count by : xác định bước nhảy. Ô from text : xác định khoảng cách từ chỗ đánh số đến phần nội dung của văn bản.